Добавил:
ivanov666
Опубликованный материал нарушает ваши авторские права? Сообщите нам.
Вуз:
Предмет:
Файл:Технологии документационного и инновационного обеспечения управления. Учебное пособие
.pdf
г) Автобиография — документ, составленный в произволь-
ной форме кандидатом на должность и содержащий изложенные
в определенной последовательности сведения об основных этапах его жизни и трудовой деятельности. В автобиографии должны быть указаны фамилия, имя, отчество, год и место рождения,
образование (какие учебные заведения были окончены, по какой
специальности), трудовая деятельность, семейное положение,
основные сведения о ближайших родственниках и др.
Автобиография отличается от анкеты тем, что в ней данные отражаются более полно, то есть, например, могут быть
указаны причины увольнения с предыдущего места работы,
обосновано желание работать именно в этой организации и т.п.
Автобиография подписывается и датируется составителем,
хранится в личном деле сотрудника (Приложение 13).
д) Личное дело – это совокупность документов. содержа-
щих наиболее полные сведения о сотруднике. Его заводят после
издания приказа о приеме работника. Все документы, относящиеся к личному делу, по мере поступления подшиваются в
папку – скоросшиватель.
Личные де
ла заводятся на руководящий состав и ведущих
специалистов, а для остальных работников оформляются личные
карточки.
В состав личного дела входят следующие документы:
* внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле;
* резюме или автобиография;
(расторжении) трудового договора с работником (увольнении)», № Т-8а
«Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с
работниками (увольнении)», № Т-9 «Приказ (распоряжение) о направлении
работника в командировку», № Т-9а «Приказ (распоряжение) о направлении
работников в командировку», № Т-10 «Командировочное удостоверение», №
Т-10а «Служебное задание для направления в командировку и отчет о его
выполнении», № Т-11 «Приказ (распоряжение) о поощрении работника», №
Т-11а «Приказ (распоряжение) о поощрении работников») распространяются
на организации независимо от формы собственности, осуществляющие деятельность на территории Российской Федерации.
61
* анкета или личный листок по учету кадров;
* копии документов об образовании;
* характеристики на работника; Характеристика — офици-
альный документ, в котором содержится оценка деловых и
личных качеств работника. В характеристике указывают анкетные данные работника, его должность, время работы в данной
организации (на данном предприятии), квалификация, сведения
о его отношении к работе, профессиональном росте, моральных
качествах, чертах характера и т.д.
Характеристика составляется представителем администрации и подписывается руководителем предприятия, заверяется
печатью. Лицо, подписавшее характеристику, несет ответственность за ее достоверность (Приложение 14).
комендательное письмо включает те же сведения, что и
* Ре
характеристика. В ряде случаев при поступлении на работу
претендента просят представить рекомендации с прежнего места, поэтому многие работники предпочитают получать такие
документы заранее и в резюме сообщать об их наличии (Приложение 15).
* трудовой контракт;
* копии приказов о назначении, перемещении, увольнении;
* дополнения в анкете или личному листу по учету кадров;
* различные справки, относящиеся к данному работнику.
Личные дела сотрудников хранятся в сейфе и выдаются во
временное пользование только определенным должностным лицам. Записи и изменения в личные дела вносятся лицами, ответственными за их ведение.
Личные дела уволенных или умерших работников должны
передаваться в архив и храниться 75 лет.
е) Трудовая книжка является основным документом о
трудовой деятельности рабочих и служащих. Прием на работу
без трудовой книжки не допускается. Лица, поступающие на работу впервые, обязаны представить администрации справку о
62
последнем занятии, выданную по месту жительства, а уволенные
из Вооруженных Сил РФ предъявляют военный билет.
Заполнение трудовой книжки впервые производится администрацией организации в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приема на работу.
В трудовую книжку вносятся:
- сведения о работнике: Ф.И.О., дата рождения, образование,
профессия, специальность;
- сведения о работе: прием на работу, перевод на другую работу, увольнение;
- сведениях о награждениях и поощрениях в соответствии с
действующим законодательством (ордена, медали, почетные
звания, поощрения за успехи в работе т т.п.);
Взыскания в т
На титульном листе обязательно ставится подпись лица, вы-
давшего трудовую книжку, и печать предприятия, где она была
впервые заполнена.
Если в трудовой книжке заполнены все страницы любого из
разделов, то она дополняется вкладышем, который заполняется в
том де порядке, что и трудовая книжка. Вкладыш без трудовой
книжки недействителен. При выдаче вкладыша на титульном
листе трудовой книжки ставится штамп с надписью «Выдан
вкладыш» и указывается серия и номер вкладыша.
ж) Приказ по личному составу – это правовой акт, изда-
ваемый по вопросам регулирования трудовых правоотношений
граждан с администрацией предприятия.
Приказ по личному составу может быть простым и сложным. В простом приказе оформляется только одно распорядительное действие. Если оно совершается с одним работающим,
приказ называется индивидуальным, а если действие распространяется на несколько работающих, то приказ считается сводным. Сложный приказ содержит несколько распорядительных
действий по отношению к нескольким работающим.
Реквизиты п
рудовую книжку не записываются.
риказа по личному составу:
63
- наименование организации;
- наименование вида документа;
- дата;
- индекс (состоит из порядкового номера документа, через
тире или косую черту добавляются буквы «л», «л/с», «о/к»);
- место издания;
- заголовок к тексту в простом приказе «О назначении Фе-
дорова Е.А.»; в сводных и сложных приказах «По личному составу»)
- текст;
- подпись;
- визы;
- отметка об исполнении документа и направлении его в дело.
Каждый п
обозначение распорядительного действия – принять,
назначить, зачислить, освободить, считать, возложить;
Ф.И.О гражданина (если назначено несколько, то фа-
милии располагаются в алфавитном порядке)
профессию (специальность) или должность;
наименование структурного подразделения;
дату начала трудового договора или его срок;
условия оплаты труда, здесь же указываются необхо-
димые надбавки;
испытательный срок;
Ниже указывается основание – наименование документа
(документов), в соответствии с которым данный пункт включен
в приказ, его дата, автор резолюции.
Приказ издается в 3–дневный срок и оформляется в тех –
четырех экземплярах: 1-й – в дело; 2- й в личное дело сотрудника; 3 – й – в бухгалтерию; 4 – й на доску приказов (при необходимости).
з) Р
претендента на ту или иную должность в социальном аспекте.
ункт приказа должен включать в себя:
езюме – краткая профессиональная характеристика
64
В настоящее время резюме является одним из самых распространенных документов при приеме на работу, так как сведения, отраженные в нем, помогают руководителю очень быстро найти подходящую кандидатуру на вакантную должность.
Как правило, резюме составляет сам работник. В этом документе должны быть указаны следующие сведения: фамилия,
имя, отчество; домашний адрес и контактный телефон; уровень
образования (здесь можно указать знание языков); должность,
на которую претендует кандидат; квалификацию по должности,
на которую он претендует; список предыдущих мест работы;
патенты; публикации; общественная деятельность; контрактная
служба; личные данные (гражданство, семейное положение,
состояние здоровья и т.д.). Кроме того, в резюме может быть
отражена информация о складе ума, о предрасположенности к
данной профессии; могут быть определены уровень заработной
платы и желаемый распорядок дня. Такие отступления объясняются тем, что резюме не является документом, несущим правовую нагрузку. Особенностью резюме является то, что сведения об образовании и список прежних мест работы располагаются в обратном хронологическом порядке.
Резюме лиц, не принятых на работу, хранятся один год;
резюме работающих сотрудников хранятся в личных делах либо в отдельной папке, где такие документы располагаются по
алфавиту (Приложение 16).
к) Анкета – типовой документ с фотокарточкой, составляемый при трудоустройстве работником собственноручно.
В анкете содержатся сведения, необходимые для того, чтобы
занять данную должность. Все эти сведения должны быть подтверждены документально, проверены работниками кадровой
службы и заверены его подписью и печатью организации (учреждения, предприятия).
К анкете прилагаются копия диплома или заменяющего
его документа и копия свидетельства (письма) организации, в
которой кандидат проходил стажировку, с указанием специализации и срока прохождения стажировки.
65
В анкете следует указать все места работы и занимаемые
должности, дату поступления и увольнения с занимаемой
должности; по работе в банковской системе — указать дополнительно характер работы в каждой должности и причину
увольнения (освобождения от занимаемой должности). Сроки
работы, место, должность и причины освобождения сверяются
уполномоченным лицом действующей кредитной организации
с трудовой книжкой, копия которой заверяется его подписью и
печатью кредитной организации.
Кандидат вправе представить один экземпляр анкеты, заполненный собственноручно, а остальные — в виде копий,
подписанных кандидатом собственноручно. Исправления в анкете заверяются словами «исправленному верить» и собственноручной подписью кандидата (Приложение 17).
Контрольные вопросы:
1. Назовите ос
автобиографии.
2. Что представляет собой заявление о приеме на работу?
3. Расскажите основные положения и виды трудового до-
говора.
4. Чем различаются характеристика и рекомендательное
письмо?
5. Каковы правила заполнения личной карточки?
«ТЕХНОЛОГИЯ И ОРГАНИЗАЦИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В
1. Формы регистрации и учета документов
окументы, не подлежащие регистрации
2. Д
3. К
онтроль сроков исполнения документов
обенности составления резюме, анкеты и
Тема 6
УПРАВЛЕНИИ»
План:
66
1. В соответствии с перечнем, имеющимся на предприятии (в
учреждении, организации) все документы подразделяются на
регистрируемые и нерегистрируемые.
Регистрация документа — запись необходимых сведений
о документе и проставление на нем регистрационного номера
(индекса) и даты регистрации. Основное назначение регистрации состоит в придании документу юридической силы, подтверждении его создания или поступления. Регистрация обеспечивает учет, контроль и поиск документов.
Документы регистрируются однократно: входящие – в день
поступления, исходящие и внутренние – в день подписания.
Обязательной регистрации подлежат все документы, требующие исполнения, учета и последующего использования в
справочных целях (распорядительные, кадровые, учетные, бухгалтерские и др.); документы, поступающие из вышестоящих,
подведомственных или сторонних организаций; важнейшие внутренние документы (приказы по основной деятельности, по личному составу, протоколы и др.); заявления и жалобы граждан.
Система регистрации может быть централизованной, децентрализованной или смешанной. Наиболее эффективна централизованная система, которая заключается в том, что все регистрационные действия осуществляются одной службой (или одним лицом). Децентрализованная система предполагает регистрацию документов в местах их создания и исполнения (в структурных подразделениях), то есть, например, приказы по кадрам регистрируют
в отделе кадров, бухгалтерскую документацию — в бухгалтерии и
т.д. При этом документы делят на группы, каждую из которых
регистрируют отдельно (входящие документы, исходящие документы, внутренние документы, договоры и т.д.), используя валовую (порядковую) нумерацию в пределах каждой группы.
Индекс документа составляют исходя из принципа формирования дел, принятого для данного массива. Обязательный
элемент индекса — порядковый номер в пределах регистрируемого массива (как правило, за год), в дополнение к которо-
67
му указывают код места исполнения и хранения документа и
т.д. Например, индекс 13/1-3 состоит из порядкового номера
(13) и номера дела (1-3), в котором хранится документ.
Документы регистрируют в журналах или на карточках, а
также с использованием компьютерных технологий (Приложение 18).
Основное отличие формы электронной регистрационной
карточки от традиционной состоит в том, что в ней отсутствует
графа «Подпись исполнителя», а графы «Номер», «Дата поступления» заполняются автоматически. Компьютерная база данных ведется в соответствии с программным обеспечением. Выбор технологии ведения информационно-поисковой системы
находится в сфере компетенции руководства организации.
Учет электронных документов (ЭД) осуществляется в соответствии с требованиями и по учетным формам Основных
правил работы архивов организаций, одобренных решением
Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г. (далее – Основные
правила работы архивов организаций). Сведения о каждой единице учета электронных документов вводятся в учетную базу
данных электронных документов или в учетную карточку электронного документа.
Электронные документы учитывают в составе архивного
фонда организации-фондообразователя по описям, единицам
учета и единицам хранения. Информационный объем электронных документов указывают в мегабайтах (Мбайт).
За единицу учета электронных документов принимают
единицу хранения или комплект единиц хранения с записью
файла или несколько файлов, составляющих единый программно-информационный объект (текст, гипертекст, мультимедийный объект, база данных, банк данных, база знаний), а также
сопроводительную документацию. За единицу хранения электронного документа принимают физически обособленный носитель (дискету, жесткий диск, компакт-диск и др.) с сопроводительной документацией.
68
2. Перечень документов, не подлежащих регистрации, кон-
кретизируется с учетом специфики предприятия, организации
или учреждения. Существует практика составления единого
перечня таких документов, который может включать:
– письма, присланные для сведения (копии);
– сообщения о заседаниях, совещаниях и повестке дня;
– графики, наряды, заявки, разнарядки;
– сводки и информацию, присланные для сведения;
– учебные планы, программы;
– рекламные извещения, плакаты, программы совещаний,
конференций;
– прейскуранты;
– поздравительные письма;
– пригласительные билеты;
ечатные издания (книги, журналы, бюллетени);
– п
– корреспонденцию, адресованную работникам предприятия с пометкой «лично»;
– объяснительные записки.
3. Документ считается исполненным, когда решен поставлен-
ный в нем вопрос и корреспонденту дан ответ. Документы
подлежат исполнению в определенный срок, который может
быть:
• типовым;
• индивидуальным.
Типовые сроки исполнения установлены для определенных, наиболее часто создаваемых документов указами Президента РФ, законами РФ, правительственными нормативными
актами (например, для передачи документов постоянного хранения из ведомственных органов в государственные и др.), а
также ведомственными подзаконными актами (например, для
предоставления статистической и финансовой отчетности, для
предъявления претензий по качеству продукции и др.);
Индивидуальный срок исполнения указывается в тексте
документа или устанавливается резолюцией руководителя учреждения (в том случае, если этот срок отсутствует в составе
69
типовых или отличается от установленного автором). При установлении срока исполнения учитываются практические возможности учреждения (наличие оргтехники, количество работников и др.), а также содержание документа.
Срок исполнения входящего документа исчисляется с момента поступления его в учреждение, а создаваемого – с момента доведения его до исполнителя (если не оговорен другой
срок). Исполнение наиболее важных входящих, исходящих и
внутренних документов подлежит контролю, который возлагается на профессионально организованную службу. На контролируемых документах проставляется штамп «К» или «Контроль». После исполнения документ снимается с контроля.
Право сделать это имеет только то должностное лицо, которое
поставило его на контроль (Приложение 19).
Контрольные вопросы:
чем суть регистрации документов?
1. В
2. Какие документы подлежат регистрации и какие не
подлежат?
3. Назовите основные формы регистрации документов.
4. Как осуществляется учет документов?
5. Что такое срок исполнения документов?
Тема 7
«СИСТЕМАТИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ И ФОРМИРОВАНИЕ
ДЕЛ»
План:
1. Номенклатура дел
2. Фо
рмирование и хранение дел предприятия
70
Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]