Добавил:
ivanov666
Опубликованный материал нарушает ваши авторские права? Сообщите нам.
Вуз:
Предмет:
Файл:Технологии документационного и инновационного обеспечения управления. Учебное пособие
.pdf
Следует отдавать себе отчет в том, что компьютерные вирусы действительно представляют собой большую проблему,
особенно если не предпринимать профилактические меры. Последствия вирусной атаки могут быть очень тяжелыми, и самым страшным из них является невосстановимая потеря информации вследствие ее уничтожения вирусом.
Вирусы постоянно совершенствуются и модифицируются
(их создателями), обладают мощной способностью к размножению. Передаются зараженными программами СОМ, ЕХЕ, а с
недавних пор и файлами данных – DOS-файлами для MS Word
for Windows.
Следует систематически проверять свой компьютер на отсутствие вирусов с помощью специальных антивирусных программ, а также проверять программы и данные, переписываемые на диск, в случае малейших подозрений об источнике.
Действие целого ряда вирусов приводит к повреждению
или уничтожению данных, самый крайний вариант которого –
вызванное вирусом переформатирование жесткого диска, означающее полную и окончательную потерю всей содержащейся
на нем информации.
Другими характерными признаками наличия в памяти
компьютера вируса могут быть: зависание компьютера, периодическая самопроизвольная перезагрузка, появление на экране
посторонних знаков или записей (один студент-умелец несколько лет назад написал «безобидный» вирус, выдававший на
экран сообщение: «Ваш винчестер залило водой», сопровождаемое звуком льющейся воды, после чего компьютер перезагружался), заметное замедление в работе компьютера, нарушение файловой структуры диска и т.д.
До недавнего времени компьютерные вирусы жили и распространялись только в программной среде. И было невозможно получить вирус, скажем, с текстовым файлом. Теперь это не
так. Обнаружено несколько новых вирусов, которые, в отличие
от большинства, заражают файлы-документы в формате MS
Word for Windows 6.0, 7.0, 97, 2000. Эти вирусы заслуживают
101
особого внимания, поскольку представляют непосредственную
угрозу для документов, с которыми вы работаете.
Для обезвреживания вирусов можно порекомендовать
следующие антивирусные программы:
• AVP (AntiViral Toolklit Pro, бесплатное обновление ко-
торой всегда можно скачать с сайта www.avp.ru (если вы подключены к Интернет);
• программа-сканер DRWEB (Doctor Web);
• AIDSTEST;
• ревизор диска.
Можно выделить следующие элементарные правила, соблюдение которых многократно снижает риск заражения:
1. Проводите систематическую антивирусную профилак-
тику. Рекомендуется делать это ежедневно.
тарайтесь иметь свежие версии антивирусных
2. С
средств. Вирусная технология постоянно развивается, и набор
антивирусов годичной давности может оказаться бесполезным.
3. Проверяйте все поступающие к вам дискеты, прежде
чем приступить к каким-либо операциям с записанными на них
данными.
4. Особую осторожность проявляйте в отношении пере-
писываемых игр. В большинстве случаев вирусы распространяются именно с игровыми программами, естественно, полученными нелегальным способом. В официально купленных
программных продуктах вирусов не бывает.
Начинающему пользователю ПК рекомендуем ознакомиться с памяткой, в которой приведен целый ряд полезных
советов.
4. Всю историю развития технологий подготовки управленческой документации, опуская упоминания о сопутствующих
фактах и процессах, можно изложить в нескольких словах: перо
(ручка) – пишущая машинка – персональный компьютер (персональная ЭВМ).
Персональный компьютер благодаря своим функциональным возможностям обеспечил появление новых информацион-
102
ных (компьютерных) технологий, оказавших и оказывающих
колоссальное влияние на технический и социальный прогресс
человеческого общества.1
С точки зрения документационного обеспечения управления (ДОУ) персональный компьютер позволил представить
управленческую информацию в электронно-цифровой форме,
то есть в виде электронного документа, обеспечив тем самым
важнейшее условие для автоматизации основных функций
ДОУ.
Автоматизация делопроизводства за более чем тридцатилетнюю историю прошла путь от использования ПЭВМ на начальном этапе в качестве электронной пишущей машины (типа
«Роботрон», пишущих автоматов «Ортекст», «Фокелайтер» и
др.) до системных решений, охватывающих процессы ДОУ в
отдельных организациях, корпорациях и отраслях государственного управления.
Очевидно, что эффективное управление любой организацией невозможно без непрерывного отслеживания состояний
коммерческого и финансового рынка, без оперативной координации работы своих сотрудников, структурных подразделений,
филиалов. Решение данного рода сложных задач требует совместного участия в управлении большого числа специалистов,
часто территориально удаленных друг от друга. Поскольку автономный персональный компьютер не всегда может помочь в
решении трудоемких задач вследствие определенного ограничения памяти, ресурсов и доступа к информации, объединение
ПЭВМ в таком положении в единую компьютерную сеть позволяет создать достаточно мощную и гибкую рабочую среду
для решения многих проблем управления и его документирования.
1
Под новыми информационными технологиями будем понимать систему со-
временных методов и способов сбора, передачи, накопления, обработки, хранения, представления и использования информации на основе современных
технических средств.
103
Одной из основных тенденций в развитии средств передачи информации, сложившейся в последние десятилетия прошлого века, явилось широкое распространение информационных технологий в виде локальных вычислительных сетей
(ЛВС). Локальные сети объединили все рабочие места с набором соответствующих терминалов (ПЭВМ и др.) в единую систему обработки управленческой информации, чем резко повысили эффективность управления. Здесь уместным будет пояснить, что понятие «вычислительная сеть» в настоящее время
неточно отражает сущность компьютерной сети, основной
функцией которой стало не выполнение разного рода трудоемких расчетов, а обеспечение пользователя мощным коммуникационным потенциалом. Основным назначением сети стала организация коллективного использования распределенных сетевых ресурсов. Во многих случаях ЛВС, обслуживающая свою
локальную информационную систему, связана с другими вычислительными сетями, внутренними или внешними, вплоть до
региональных или глобальных сетей.
С технической точки зрения локальная сеть представляет
собой совокупность ПЭВМ, коммуникационных устройств и
каналов связи, объединяющих компьютеры в структуру с определенным размещением элементов сети (конфигурацией), а
также сетевого программного обеспечения – сетевой операционной системы и приложений, управляющих работой всей сети.
Кроме того, большинство сетей также требуют установки в каждую ПЭВМ интерфейсной платы (адаптера) для обеспечения
связи с сетью. Непременным элементом сетевой информационной технологии являются базы данных (БД), которые подчас
даже считают основой существующих систем управления в современных организациях.
Использование сетевой информационной технологии предоставило пользователям персональных компьютеров огромные преимущества. С помощью компьютеров, объединенных в
сеть, стали возможными:
104
• автоматизация обмена информацией и программными
средствами между отдельными ПЭВМ;
• создание распределенных баз данных (БД), размещае-
мых на разных компьютерах;
• организация параллельной обработки информации
многими пользователями;
• специализация отдельных ПЭВМ для эффективного
решения отдельных задач;
• повышение загрузки компьютерной техники, включая
дорогое периферийное оборудование;
• взаимозаменяемость отдельных компьютеров и участ-
ков сети, что позволяет быстро восстанавливать работу сети на
любом участке;
• сочетание различных режимов работы, включая пакет-
ный, диалоговый и режим-запрос, режим-ответ;
• свободный доступ к обширным информационным ре-
сурсам, накопленным человечеством.
Известны четыре основные геометрические разновидности (топологии) размещения элементов сети: шинная, кольцевая, звездная и ячеистая.
Контрольные вопросы:
акие средства предназначены для составления доку-
1. К
ментов?
2. Назовите виды и особенности средств хранения, поиска
и передачи документов.
3. Какие виды средств обработки документов Вы знаете?
4. Назовите принципы работы различных видов копиро-
вально-множительной техники.
5. Расскажите о средствах связи, которые находят приме-
нение в современном делопроизводстве.
асскажите о возможностях современных ПК.
6. Р
7. Н
азовите основные блоки ПК.
8. Что такое программное обеспечение ПК?
105
9. Расскажите о компьютерной безопасности.
10. Для чего необходима автоматизация ДОУ?
11. Как осуществляется автоматизация ДОУ?
Тема 9
«ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТООБОРОТ –
ИННОВАЦИОННАЯ ТЕХНОЛОГИЯ УПРАВЛЕНИЯ»
План:
1. Основные понятия электронного документооборота
2. Системы управления электронным документооборо-
том
3. Электронный документооборот органов власти
1. Документооборот — движение документов в организации с
момента их создания или получения до завершения исполнения
или отправления (ГОСТ Р 51141-98); комплекс работ с документами: прием, регистрация, рассылка, контроль исполнения, формирование дел, хранение и повторное использование документации, справочная работа.
Электронный документооборот (ЭДО) — единый механизм
по работе с документами, представленными в электронном виде,
с реализацией концепции «безбумажного делопроизводства».
Основные принципы электронного документооборота:
• Однократная регистрация документа, позволяющая одно-
значно идентифицировать документ в любой инсталляции
данной системы;
• Возможность параллельного выполнения операций, по-
зволяющая сократить время движения документов и повышения оперативности их исполнения;
• Непрерывность движения документа, позволяющая иден-
тифицировать ответственного за исполнение документа
106
(задачи) в каждый момент времени жизни документа
(процесса);
• Единая (или согласованная распределённая) база доку-
ментной информации, позволяющая исключить возможность дублирования документов;
• Эффективно организованная система поиска документа,
позволяющая находить документ, обладая минимальной
информацией о нём;
• Развитая система отчётности по различным статусам и
атрибутам документов, позволяющая контролировать
движение документов по процессам документооборота и
принимать управленческие решения, основываясь на данных из отчётов.
Машиночитаемый документ — документ, пригодный для
автоматического считывания содержащейся в нём информации,
записанный на магнитных, оптических и других носителях информации.
Электронный документ (ЭД) — документ, созданный с помощью средств компьютерной обработки информации, подписанный электронной цифровой подписью (ЭЦП) и сохранённый
на машинном носителе в виде файла соответствующего формата.
Электронная цифровая подпись (ЭЦП) — аналог собственноручной подписи, являющийся средством защиты информации,
обеспечивающим возможность контроля целостности и подтверждения подлинности электронных документов.
2. Системы управления документами (СЭД) - программные
комплексы, применимые для решения ряда задач, в том числе и
для построения корпоративных систем электронного документооборота. В рамках автоматизации процесса обработки документа
в организации с момента его создания или получения до момента отправки корреспонденту или завершения исполнения и списания в дело должно быть обеспечено решение следующих
функций:
107
• регистрация входящих в организацию документов, исхо-
дящих из организации документов и внутренних документов;
• учет резолюций, выданных по документам руководством
организации, и постановка документов на контроль;
• централизованный контроль исполнения документов;
• списание документов в дело;
• ведение информационно-справочной работы;
• формирование делопроизводственных отчетов по органи-
зации в целом.
Чем быстрее росло количество внутрикорпоративной инфор-
мации, тем все более очевидной становилась неэффективность
обмена традиционными бумажными документами, однако бурный рост СЭД испытали лишь с конца прошлого—начала нынешнего века. Только тогда организации целого ряда развитых
стран — как правительственные учреждения, так и частные компании различных размеров — начали активный переход на безбумажный документооборот. В 2000 году рост мирового рынка
СЭД достиг темпа в 89% в год. Именно тогда, в условиях настоящего бума в развитии интернет-технологий во всем мире,
начало становиться реальностью решение основной трудности
при внедрении СЭД — инерционности мышления, нежелания
проводить глубокие изменения в инфраструктуре компании на
уровне как высшего руководства, так и рядовых сотрудников.
Количество компьютеров, установленных в организациях, и
компьютерная грамотность работников неуклонно росли, что
позволило без ощутимых потерь переходить на принципиально
новые методы управления бизнесом. Российские предприниматели, привыкшие обращаться к опыту Западных стран при решении вопросов менеджмента, немного отставали, перенимая достижения зарубежных коллег. Но уже в то время, как в США
принимались законы, определившие в том числе жесткие требования к документообороту и финансовой отчетности всех публичных компаний американского фондового рынка, в России на
108
правительственном уровне существовало четкое понимание преимуществ, даваемых СЭД и подобными системами.
Использование системы электронного документооборота позволяет организовать передачу данных о ходе исполнения документов в электронном виде, что качественно меняет организацию контроля исполнения документов. Карточки зарегистрированных централизованно документов с резолюциями руководства рассылаются в электронном виде сотрудникам соответствующих подразделений. Они дополняют их резолюциями по исполнению документов, выдаваемыми руководителями структурных подразделений. По мере появления данных о ходе исполнения документов эти данные вносятся в систему. При этом система автоматически отслеживает наступление даты предварительного уведомления о приближении срока исполнения и наступление самого этого срока. Заинтересованные пользователи системы информируются о названных сроках.
истема электронного документооборота обязательно вклю-
С
чает текущий электронный архив, который решает проблемы
оперативного доступа к информации и наличия возможности
одновременного использования документа несколькими сотрудниками. Такая форма организации хранения значительно снижает вероятность потери информации и повышает оперативность
работы за счет сокращения времени поиска нужного документа.
Хранение текстов документов в электронном виде позволяет
реализовывать полнотекстовый поиск, что открывает принципиально новые возможности при ведении информационносправочной работы, например, позволяет делать тематические
подборки документов по их содержанию. Использование электронного архива избавляет от необходимости создавать фонд
пользования архивных документов, так как по запросу в любой
момент может быть выдана электронная копия документа.
Классификация СЭД:
• Системы с развитыми средствами хранения и поиска ин-
формации (электронные архивы);
109
• Системы с развитыми средствами workflow - рассчитаны
на обеспечение движения неких объектов по заранее заданным маршрутам. С помощью этих систем можно организовать работы, для которых заранее прописываются
все этапы следования и работы;
• Системы, ориентированные на поддержку управления ор-
ганизацией и накопление знаний. Сочетают в себе элементы двух предыдущих;
• Системы, ориентированные на поддержку совместной ра-
боты. Их задача - обеспечить совместную работу людей в
организации, даже если они территориально удалены, и
сохранить результаты этой работы;
• Системы, имеющие развитые дополнительные сервисы.
Например, сервис управления связями с клиентами,
управления проектами, биллинга, электронной почты.
Такие системы могут быть как автономными, так и функционировать в структуре любого из перечисленных классов систем.
Мож
электронного документооборота:
Бесплатные : «Регистрация документов организации от ком-
пании Аракс Групп», «СЭД для организаций - участников бюджетного процесса предоставляет Федеральное казначейство».
Платные: «1С:Предприятие», «Акта 1.5», «Босс-референт»,
«ЕВФРАТ-документооборот», «Дело» и другие.
3. В соответствии с положениями ФЦП «Электронная Россия» и
Концепцией формирования в Российской Федерации электронного правительства до 2010 года, перед органами государственной власти и местного самоуправления стоят задачи создания
условий для повышения качества оказания государственных услуг с использованием современных информационных технологий (внедрения электронного документооборота, создания порталов госуслуг и т. п.).
но выделить бесплатные и платные Российские системы
110
Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]