Добавил:
ivanov666
Опубликованный материал нарушает ваши авторские права? Сообщите нам.
Вуз:
Предмет:
Файл:Технологии документационного и инновационного обеспечения управления. Учебное пособие
.pdf
Система реализуется на базе системы электронного докумен-
тооборота БОСС-Референт и платформы IBM Lotus. Эти системы позволяют решить целый комплекс задач по автоматизации
документооборота и других направлений работы органов власти:
• обеспечить сокращение трудозатрат и времени на обра-
ботку и подготовку документов, принятие управленческих решений;
• повысить уровень исполнительской дисциплины и упро-
стить механизм ее контроля;
• обеспечить оперативность (соблюдение установленных
законодательством сроков) предоставления услуг населению;
• ускорить взаимодействие с подведомственными органи-
зациями, иными органами власти, подразделениями, расположенными в других городах или отдаленных офисах;
• обеспечить отк
рытость и доступность информации о деятельности органов государственной власти и местного
самоуправления, а также предоставляемых ими услугах;
• снизить расходы органов власти на обеспечение взаимо-
действия между собой и с населением.
Для решения данных задач федеральные и региональные ор-
ганы законодательной и исполнительной власти, а также органы
местного самоуправления организовывают: электронный документооборот внутри организации, межведомственный электронный документооборот, архивное хранение электронных документов, предоставление государственных услуг по принципу
«единого окна» и автоматизацию административных регламентов, порталы с информацией о госуслугах.
Преимущества электронного документооборота внутри организации:
• все документы (входящие и исходящие) хранятся в еди-
ной системе — формируется единое информационное
пространство организации независимо от территориальной удаленности подразделений;
111
• вероятность потери документов при безбумажном доку-
ментообороте снижается до минимума в отличие от работы с бумажными документами;
• на поиск необходимого документа требуется всего не-
сколько минут — средства атрибутивного поиска обеспечивают быстрое нахождение электронного документа даже по неполным реквизитам, а при введении системы
штрих-кодирования возможен моментальный поиск по
штрих-коду;
• согласование документов и принятие решений по доку-
ментам занимает от нескольких часов до 2-3 дней, даже
если один согласующий сидит в Калининграде, а второй
— во Владивостоке;
• участники проц
есса согласования имеют доступ к рецен-
зиям иных согласующих, а также к версиям документа;
• экономятся время и ресурсы для обеспечения взаимодей-
ствия сотрудников внутри организации за счет автоматизации служебных записок, заявок, внутренних правил
движения документов, назначения поручений и формирования отчетов по исполнительской дисциплине, быстрого
и контролируемого ознакомления сотрудников с новыми
документами, упрощения управления документооборотом;
• с обращениями граждан работа ведется оперативно и чет-
ко с соблюдением сроков — они также заносятся в систему, которая направляет их по заложенным в нее регламентам и контролирует сроки подготовки ответных решений;
• документы могут быть даже подписаны в электронном
виде при использовании в организации ЭЦП (электронной цифровой подписи);
• руководители раз
личных уровней имеют целостную кар-
тину происходящих процессов.
Преимущества межведомственного электронного документооборота:
112
• документы из одного ведомства (организации) в другое
передаются за считанные минуты: например, из органа
исполнительной власти края в орган местного самоуправления краевого центра распоряжение губернатора поступает через несколько минут после подписания;
• снижаются затраты на обеспечение взаимодействия меж-
ду разными органами власти, упрощается администрирование этого процесса;
• появляются инструменты для отслеживания сроков пре-
доставления иными органами власти данных и документов, необходимых для принятия решений и предоставления госуслуг;
• документы могут быть даже подписаны в электронном
виде при использовании в организациях ЭЦП (электронной цифровой подписи) — передача подписанных ЭЦП
документов может считаться достаточной и не требовать
дублирования бумажными документами;
• поиск документов, н
езависимо от организации их подготовившей, занимает несколько минут, если межведомственный документооборот двух и более организаций реализован в едином информационном пространстве — все
организации работают фактически в единой системе.
Преимущества архивного хранения электронных документов:
• все документы собраны в едином хранилище документов
— для организации, имеющей множество подразделений
по всей России (или всему региону), достаточно создания
единого архива документов;
• поиск документов в электронном архиве занимает не-
сколько минут, тогда как в бумажном - может занять до
нескольких суток;
• контроль доступа к документам гораздо проще организо-
вать при работе с электронными документами и их архивном хранении — права доступа определяются ролью
специалиста в системах (СЭД БОСС-Референт и электронный архив);
113
• работать с электронным документом из архива могут од-
новременно несколько специалистов, тогда как использовать бумажный документ может только один сотрудник;
• найти бумажный документ также становится проще, так
как в электронном архиве хранится информация о местонахождении бумажного экземпляра документа;
• списание дела в архив происходит из системы электрон-
ного документооборота, доступ к документам в архиве
также может осуществляться непосредственно из СЭД
БОСС-Референт;
• снижается стоимость хранения документов, так как элек-
тронный архив документов занимает значительно меньшую площадь и требует меньших расходов на обслуживание.
Организация архивного хранения документов в электронном
виде возможна как средствами самой системы БОСС-Референт,
так и путем интеграции СЭД с электронным архивом (при особенно больших объемах электронных документов).
Преимущества предоставления государственных услуг по
принципу «единого окна» и автоматизации административных
регламентов:
• предоставление услуг государственными служащими
осуществляется по принятому регламенту, заложенному в
систему, гарантирующему надлежащее качество предоставляемой услуги и соблюдение сроков;
• снижается влияние человеческого фактора на качество
оказываемых государственными органами услуг;
• уменьшается стоимость операционных издержек на пре-
доставление госуслуг;
• система «единого окна» снижает количество контактов
гражданина с госслужащим и количество предоставляемых заявителями документов;
• существенно сок
ращается время предоставления услуг,
так как при реализации принципа «единого окна» существует единая точка сбора всех документов у заявителя, а
114
в рассмотрение вовлекаются, согласно регламенту, госслужащие различных организаций.
Преимущества порталов с информацией о госуслугах:
• порталы дают гражданам возможность получать инфор-
мацию о сроках и правилах предоставления государственными органами услуг;
• портал может использоваться как виртуальная приемная
руководителей органов власти и местного самоуправления;
• для размещения на портале документов требуется мини-
мум времени, так как при интеграции электронного документооборота и портала публикация документов возможна прямо из СЭД;
• размещение подроб
ной информации об услугах позволяет
снизить расходы на первичную работу с населением, обработку заявок.
Порталы (на платформе IBM Lotus), электронные архивы,
системы по принципу «единого окна» являются дополнительными услугами, и не входят в комплект базовой поставки системы БОСС-Референт.
Специальная версия БОСС-Референт: Госуправление, учитывающая специфику задач государственных служащих - разработана для автоматизации работы государственных органов и органов государственной власти.1
Контрольные вопросы:
1. Что такое электронный документооборот?
2. В чем заключаются плюсы и минусы бумажного доку-
ментооборота и электронного документооборота?
3. Какие системы электронного документооборота вы знае-
те?
ак электронный документооборот отражается на взаи-
4. К
модействии между органами власти?
1
http://www.boss-referent.ru/br/tasks/government /
115
5. В чем состоят преимущества электронного архива?
6. Какую роль играет электронный документооборот в го-
сударственных и муниципальных органах власти?
7. Что такое электронный административный регламент?
8. Какова роль электронного документооборота в предос-
тавлении государственных услуг гражданам?
116
ГЛОССАРИЙ
А
Адресат – лицо или организация - получатель документа.
Адресант – отправитель корреспонденции.
Адресование документа – указание получателя документа
путем проставления реквизита «адресат» в верхнем правом углу.
Акт – документ, составленный несколькими лицами и под-
тверждающий конкретные факты или действия.
Аннотация – краткая характеристика содержания книги,
отчета, статьи, документа.
Архив – организация или ее структурное подразделение,
осуществляющие прием и хранение архивных документов с целью использования.
Б
Бланк документа – стандартный лист бумаги с реквизита-
ми, идентифицирующими автора официального документа.
Бланк письма – бланк документа, используемый для веде-
ния переписки.
Бланк конкретного вида документа – бланк документа,
предназначенный для составления документов определенного
вида.
117
В
Ведомость – перечень (список) каких-либо данных, распо-
ложенных в определенном порядке.
Вид документа – принадлежность письменного документа
к системе документации по признакам содержания и целевого
назначения.
Виза официального документа – реквизит документа, вы-
ражающий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа.
Внешний документ – документ, отправленный другим ор-
ганизациям (лицам) или полученный от них (исходящий или
входящий).
Внутренний документ – официальный документ, не выхо-
дящий за пределы подготовившей его организации.
Внутренняя опись – учетный документ, содержащий пе-
речень документов дела с указанием порядковых номеров документов, их индексов, названий, дат, номеров листов.
Входящий документ – документ, поступивший в учрежде-
ние.
Г
Гербовый бланк – бланк документа с воспроизведением
Государственного герба РФ, герба субъекта РФ или муниципального образования.
118
Государственный стандарт – нормативный документ,
разрабатываемый на продукцию, работы и услуги, имеющие
межотраслевое значение, содержащий требования и основные
характеристики продукции, работ и услуг.
Государственная система документационного обеспече-
ния управления (ГСДОУ) – совокупность правил, устанавли-
вающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами на
предприятиях различных организационно-правовых форм.
Гриф ограничения доступа к документу – реквизит офи-
циального документа, свидетельствующий об особом характере
информации, ограничивающий круг пользователей документа.
Гриф согласования – реквизит официального документа,
выражающий согласие учреждения или его органа, не являющегося автором документа, с его содержанием.
Гриф утверждения – реквизит официального документа,
придающий нормативный или правовой характер его содержанию.
Д
Дата официального документа – реквизит официального
документа, содержащий указанное на документе время его создания и/или подписания, утверждения, принятия, согласования,
опубликования.
Дело – совокупность документов, относящихся к одному
вопросу признаку, помещенных в твердую обложку, оформленную по определенным правилам.
119
Делопроизводство – это деятельность, обеспечивающая
документирование и организацию работы с официальными документами.
Договор – документ, фиксирующий соглашение двух или
более сторон об установлении, изменении или прекращении отношений и условий их регулирования.
Доверенность – документ о предоставлении права доверенному лицу на совершение каких-либо действий от лица доверителя (предприятия или гражданина).
Докладная записка – документ, адресованный руководителю предприятия или структурного подразделения, содержащий изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.
Документ – 1) это материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве; 2) это материальный объект с закрепленной в
нем информацией для передачи ее во времени и пространстве.
Документация – оформленная по единым правилам совокупность документов.
Документирование – запись информации на различных
носителях по установленным правилам.
Документооборот – движение документов в организации с
момента их создания или получения до завершения исполнения
или отправки.
Должностная инструкция – правовой акт, издаваемый в
целях регламентации организационно-правового положения ра-
120
Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]