Добавил:
ivanov666
Опубликованный материал нарушает ваши авторские права? Сообщите нам.
Вуз:
Предмет:
Файл:Технологии документационного и инновационного обеспечения управления. Учебное пособие
.pdf
Внутренние документы делят на группы (по видам), и
каждую группу регистрируют отдельно. Документам присваивают регистрационные номера в пределах каждой группы, для
чего используют, как правило, простую порядковую нумерацию.
Удобство регистрации документов на карточке состоит в
том, что инициативные и ответные документы можно регистрировать на одной карточке. Календарная шкала карточки позволяет следить за сроками исполнения документов. Картотеки
делятся на две части — по исполненным и неисполненным документам.
Форма регистрационной карточки
УЧЕТНО-КОНТ
Вид документа
ОТ КОГО:
Город
Организация
Подписал
Исходящий №
Содержание:
Резолюция:
Срок исполнения:
Исполнено:
Исходящий номер ответа:
РОЛЬНАЯ КАРТОЧКА (00.00.2004)
Дата поступ-
ления
Гриф
Дата
исполнения:
Дата:
ндекс
Исполнители
ящий №
171
Приложение 19
да,
7
Форма справки о состоянии исполнения документов 1
Сведения об исполнении документов
по состоянию на
дата
№
Наименование ви
п/п
номера и дата, заго-
ловок (краткое со-
держание) докумен-
та (исполненного,
исполненного с
нарушением срока)
2 3 4 5 6
Всего
поставле-
но на
контроль
Референт Подпись Расшифровка подписи
Примечания:
1. Последовательность расположения граф может ме-
няться.
2. Сведения, отраженные в графах 2 и 3, могут быть
представлены в различных формах и вариантах:
• в виде отдельных самостоятельных таблиц;
• по структурным подразделениям; по входящим и
внутренним (приказам, протоколам, докладным запискам) документам; с различными процентными соотношениями —
сколько всего поступило документов (из них взято на контроль,
по сравнению с предыдущим периодом) и т.д.; или с сочетанием различных вариантов.
Исполнено Находятся на
исполнении
в срок
с наруше-
нием срока всего
с истек-
шим
сроком
исполне-
ния
1
Форма с
архивов организаций.
оответствует образцу, содержащемуся в Основных правилах работы
172
Приложение 20
Форма номенклатуры дел структурного подразделения органи-
зации1
Наименование организации
Наименование структурного подразделения
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ
№
(место составления)
На год
Индекс
дела
1 2 3 4 5
Заголовок
дела
Количество еди-
ниц хранения
Название раздела
Срок хранения и
номера статей по
перечню
Примеча-
ние
Наименование должности
руководителя структурного
подразделения Подпись Расшифровка подписи
Дата
СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭК структурного подразделения
от №
Наименование должности
руководителя архива
(лица, ответственного за архив) Подпись Расшифровка
подписи
Дата
1
Форма соответствует образцу, содержащемуся в Основных правилах работы архивов
организаций.
173
Приложение 21
ра
статей по
Форма акта о выделении к уничтожению
документов, не подлежащих хранению1
Наименование организации УТВЕРЖДАЮ
Наименование должности
АКТ руководителя организации
№
(место составления) Подпись Расшифровка
подписи
о выделении к уничтожению Дата
документов, не подлежащих
хранению
На основании
(название и выходные данные перечня документов
с указанием сроков их хранения)
Заголовок
дела или
групповой
заголовок
документов
2 3 4 5 6 7 8
Край-
ние
даты
Номе
описей
Индекс дела
по номенкла-
туре или но-
мер дела по
описи
Количе-
ство еди-
ниц хра-
нения
Сроки
хранения
и номера
перечню
При-
меча-
ние
Итого ед.хр. за годы.
(цифрами и прописью)
Описи дел постоянного хранения за годы утверждены,
по личному составу
согласованы с ЭПК
1
Форма соответствует образцу, содержащемуся в Основных правилах работы архивов
организаций.
174
(наименование архивного учреждения)
отобраны к уничтожению, как не имеющие научно-исторической
ценности и утратившие практическое значение, документы фонда №
(название фонда)
(протокол от № ).
Наименование должности лица,
проводившего экспертизу
ценности документов Подпись Расшифровка под-
писи
Дата
СОГЛАСОВАНО
Протокол ЦЭК (ЭК)
от
Документы в количестве ед. хр.,
весом кг сданы в
на переработку по приемо-сдаточной накладной от №
Наименование должности
работника, сдавшего документы Подпись Расшифровка
Дата
Изменения в учетные документы внесены.
Наименование должности
работника архива,
внесшего изменения
в учетные документы Подпись Расшифровка
службы делопроизводства подписи
Дата
№
(цифрами и прописью)
(наименование организации)
подписи
175
Приложение 22
Форма внутренней описи документов дела1
ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ
документов ед. хр. №
№
Индекс
п/п
документа
1 2 3 4 5 6
Дата
документа
Заголовок
документа
Номера листов
единиц хранения
Приме-
чание
Итого документов.
(цифрами и прописью)
Количество листов внутренней описи:
(цифрами и прописью)
Наименование должности лица,
составившего внутреннюю опись
документов дела Подпись Расшифровка подписи
Дата
.
1
Форма соответствует образцу, содержащемуся в Основных правилах работы
архивов организаций.
176
Приложение 23
Форма листа-заверителя дела1
ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА №
В деле подшито и пронумеровано листов,
(цифрами и прописью)
в том числе:
литерные номера листов: ;
пропущенные номера листов:
+ листов внутренней описи: .
Особенности физического
Номера листов
состояния и формирования де-
ла
1 2
Наименование должности Подпись Расшифровка подписи
работника
Дата
1
Форма соответствует образцу, содержащемуся в Основных правилах работы
архивов организаций.
177
Приложение 24
мер
(для базы
Форма описи электронных документов постоянного хранения1
ОПИСЬ
электронных документов постоянного хранения
УТВЕРЖДЕНА
протоколом ЭПК
(название архива)
Дата №
Фонд №
Опись №
За
Номер
едини-
учета
Но
едини-
цы
1 2 3 4 5 6 7 8 9
цы
хране-
ния
Заго-
ловок
едини-
цы
учета
год
Дата
созда-
ния
Объем
(Мбайт)
Количе-
ство
записей
данных)
Фор-
мат
данных
Состав
текстовой со-
проводи-
тельной
докумен-
тации
При-
ме-
чани
е
В данный раздел описи включено
(цифрами и прописью)
ед. учета с № по № ;
ед.хр. с № по
(цифрами и прописью)
объемом Мбайт.
Всего в опись включено
(цифрами и прописью)
ед.учета с №
по № ;
ед.хр. с № по №
1
Форма соответствует образцу, содержащемуся в Основных правилах работы архивов
организаций.
178
(цифрами и прописью)
объемом Мбайт.
Наименование должности
составителя описи Подпись Расшифровка
подписи
Дата
СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭК (ЦЭК) организации №
Председатель ЭК (ЦЭК) организации
(должность, подпись)
(расшифровка подписи)
179
Приложение 25
Образец архивной справки1
Наименование организации
Архивная справка
630082, Омск,
Жуковского ул.,
30.09.2005 № 04-5/173 д. 105/2, кв. 5,
Петрову Б. И.
Москва
На № 310 от 26.09.2005
В документах архивного фонда Всероссийского объединения хлебопродуктов «Росхлебопроду», в ведомостях на выдачу
заработной платы рабочим и служащим за апрель–декабрь 1962
г., значится Петров Борис Иванович в должности инженера.
Основание: ф. 50, оп. 2, д. 3, лл. 105-106.
Справка выдана для предоставления по месту работы.
Наименование должности
руководителя структурного
подразделения, в состав которого
входит архив организации Подпись Расшифровка
подписи
Заведующий архивом
(лицо, ответственное за архив
организации) Подпись Расшифровка
подписи
Гербовая печать организации
1
Форма соответствует образцу, содержащемуся в Основных правилах работы архивов
организаций.
180
Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]