Добавил:
ivanov666
Опубликованный материал нарушает ваши авторские права? Сообщите нам.
Вуз:
Предмет:
Файл:Технологии документационного и инновационного обеспечения управления. Учебное пособие
.pdf
тельства». Основным материальным носителем деловой информации в настоящее время является бумага.
Часть делопроизводства, непосредственно связанная с созданием документов, называется документированием. Документирование развивается по двум направлениям: документирование по общим вопросам управления и документирование специальных сторон управленческой деятельности.
Вопросы движения и учета документов охватываются понятием документооборот. Документооборот – движение доку-
ментов в организации с момента их создания или получения до
завершения исполнения или отправки.
Принципы организации делопроизводства: оперативность;
современное техническое оснащение; целесообразность всех делопроизводственных операций; умелое сочетание документационного обеспечения управления с бездокументным.
Фо
децентрализованная; смешанная (частично централизованная).
Документ выполняет следующие функции: информационную, организационную, коммуникативную, юридическую и воспитательную.
Важнейшей среди названных функций является информационная функция. В документе фиксируются факты, события,
явления практической и мыслительной деятельности человека.
Организационная функция документа заключается в обес-
печении воздействия на группы людей для организации и координации их деятельности.
Внешние связи предприятий и организаций обеспечивает
коммуникативная функция документов.
Документ несет юридическую функцию, поскольку его со-
держание используется в качестве доказательства при рассмотрении спорных вопросов сторонами отношений, не говоря уже
об органах следствия, суда и прокуратуры. Ряд документов изначально наделен юридической функцией (договорная документация, нотариально заверенные документы, правовые акты органов государственного управления и т. д.).
рмы организации делопроизводства: централизованная;
11
Наконец, документ несет воспитательную функцию. Он
дисциплинирует исполнителя, требует повышенного уровня образовательной подготовки, а хорошо оформленный документ
воспитывает эстетический вкус управленческих кадров, повышает престиж организации.
Документы используются в различных областях деятельности, отраслях знаний, сферах жизни и являются объектом исследования многих научных дисциплин, поэтому содержание
понятия «документ» многозначно и зависит от того, в какой отрасли и для каких целей он используется. Так для юристов документ служит, прежде всего, способом доказательства или свидетельства чего – либо; для историка – историческим источником; для кибернетика – документалиста – носителем информации, а специалисты в области управления считают его средст-
вом фиксации и передачи управленческих решений.
2. В Р
делопроизводство. Приказами в то время именовались органы
государственной власти. Документы имели форму свитка, составляющего иногда в длину десятки и даже сотни метров.
При Петре I было введено коллежское делопроизводство,
более прогрессивное по сравнению с приказным. Коллегиями
назывались центральные учреждения, ведавшие отдельными отраслями государственного управления. В коллегиях были созданы канцелярии, введена должность секретаря, сложилась журнальная форма регистрации документов.
В начале XIX века коллегии были заменены министерствами, коллегиальность в руководстве сменилась единоначалием.
Сложилось исполнительное делопроизводство. Появились
бланки служебных документов, началось внедрение механизации конторского труда.
В годы Советской власти было выработано делопроизводство, характерное для централизованного управления народным
хозяйством. В практике делопроизводства был установлен единый порядок документирования, внедрены стандартные требования к форме и структуре документов. Установлен типовой со-
оссии к началу XVII века первым сложилось приказное
12
став информационных элементов документов. Была предпринята
попытка внедрения Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД). В целях применения средств вычислительной
техники в ряде отраслей осуществлялось освоение унифицированных систем документации, позволяющих одновременно использовать их и при традиционных методах обработки документов.
В настоящее время сложившаяся система обработки документов развивается с учетом специфики рыночных отношений,
механизации и компьютеризации делопроизводства, базируясь
на Государственной системе документированного обеспечения
управления (ГСДОУ).
С 01.07.1998 года в Российской Федерации введен в действие ГОСТ Р 6.30-97 [3], внесший существенные изменения в
оформление управленческой документации в связи с компьютеризацией делопроизводства.
окумент в управленческой деятельности выступает как
3. Д
предмет труда и результат труда.
В настоящее время существует значительная нормативноправовая база делопроизводства, представляющая собой систему
законов, нормативных, правовых актов и методических документов, регламентирующих технологию создания, обработки,
хранения и использования документов в текущей деятельности
учреждения, а также регламентирующие работу службы делопроизводства - ее структуру, функции, штаты, техническое
обеспечение и некоторые другие аспекты.
По юридической силе можно выделить следующие виды
нормативно-правовых актов в области делопроизводства.
1. Законодательные акты Российской Федерации в сфере
информации и документации.
2. Указы и распоряжения Президента Российской Федерации, регламентирующие вопросы документационного обеспечения.
13
3. Постановления и распоряжения Правительства Россий-
ской Федерации, регламентирующие вопросы документационного обеспечения на федеральном уровне.
4. Правовые акты федеральных органов исполнительной
власти (министерств, комитетов, служб, агентств и др.) общеотраслевого и ведомственного характера.
5. Правовые акты органов представительной и исполнительной власти субъектов Российской Федерации и их территориальных образований, регламентирующие вопросы делопроизводства.
В зависимости от предмета и объема регулирования можно
классифицировать нормативно-правовые акты в области делопроизводства следующим образом.
1. Государственные стандарты на документацию.
нифицированные системы документации.
2. У
3. Общероссийские классификаторы технико–экономической и социальной информации.
4. Государственная система документационного обеспе-
чения управления (ГСДОУ). Основные требования к документам
и службам документационного обеспечения.
5. Нормативные документы по организации управленческого труда и охране труда.
6. Нормативные документы по организации архивного
хранения документов.
На территории нашей страны действуют следующие нормативные акты по стандартизации: государственные стандарты
Российской Федерации (ГОСТ);
- применяемые в установленном порядке международные
(региональные) стандарты;
- правила, нормы и рекомендации по стандартизации;
- общероссийские классификаторы технико-
экономической и социальной информации;
тандарты отраслей;
- с
- стандарты предприятий;
14
- стандарты научно-технических, инженерных и других
общественных объединений.
Контрольные вопросы:
1. Что такое делопроизводство?
2. Какие функции документа вы знаете?
3. В чем состоят особенности документирования, доку-
ментооборота?
4. Каковы основные этапы становления делопроизводст-
ва в России?
5. Какой ГОСТ определяет оформление управленческой
документации в современных условиях?
о каким признакам классифицируют нормативно-
6. П
правовые акты в области делопроизводства?
7. Какие нормативно-правовые акты по стандартизации,
действующие на территории РФ, вы знаете?
«ПОДГОТОВКА И ОФОРМЛЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ»
Тема 2
План:
1. Общие нормы и правила оформления документов.
2. Правила оформления управленческих документов.
3. Комплекс реквизитов и стабильный порядок их рас-
положения. у
4. Составление бланков документов.
1. Все виды документов оформляются на бумаге определен-
ных размеров — форматов, соответствующего качества (плотности и белизны), установленных ГОСТ 9327.
П
обеспечивает экономию бумаги, дает возможность использовать
средства механизации и автоматизации при составлении и обработке документов.
15
рименение стандартных форматов в делопроизводстве
Согласно ГОСТ Р 6.30-97 для деловых писем, приказов и
других организационно-распорядительных (управленческих) документов предусматриваются поля следующих размеров: левое
— не менее 20 до 35 мм, верхнее — не менее 20 мм, правое и
нижнее — не менее 10 мм. Размер поля 35 мм установлен для
первой страницы (бланков) многостраничных документов. Размеры полей второй и последующих страниц многостраничных
документов выбираются в указанных пределах, но одинаковыми
для данного документа.
Левое поле предназначено для подшивки документов, правое и нижнее оставляют на случай износа бумаги; верхнее — для
указания страниц в многостраничных документах. При пользовании оборотной стороной листа левое поле должно составлять
10 мм, правое — 20 мм, то есть наоборот по отношению к лицевой стороне.
В с
следующий порядок нумерации страниц для многостраничных
документов. Все страницы, кроме первой, нумеруются. Если
текст документа печатается с обеих сторон листа, то лицевые
стороны нумеруются нечетными цифрами, а оборотные - четными.
Номер страницы наносится на верхнем поле листа посередине, на расстоянии не менее 10 мм от верхнего обреза. Номер
страницы пишется арабскими цифрами без знаков препинания
(точки), без указания слова "страница", его сокращенных вариантов "стр." или "с." и знаков тире ("черточек").
Применяются следующие способы оформления дат, оговоренные ГОСТ Р 6.30-97: цифровой и словесно-цифровой.
Цифровой способ является наиболее экономичным, поскольку сокращает длину написания даты и может одновременно служить кодом при обработке документов. Элементы даты
приводятся одной строкой арабскими цифрами, отделенными
точками, без переносов, в такой последовательности: число, месяц, год. Например: 1 сентября 2000 года пишется 01.09.2000.
оответствии со сложившейся практикой установился
16
Словесно-цифровой способ имеет несколько разновидно-
стей. На документах со сведениями финансового характера предыдущий пример выглядит следующим образом: 01 сентября
2000 года, или 01 сентября 2000 г. Обозначения некалендарных
сроков, начинающихся в одном году и заканчивающихся в другом, оформляются по примеру: в отчетном 1999/2000 году.
Ссылка на длительный период времени делается следующим образом: 1999 — 2005 гг.
В документах допускаются общепринятые сокращения
слов, а также сокращения, оговоренные нормативными доку-
ментами.
В документах встречаются многозначные целые числа,
простые и десятичные дробные числа, буквенно-цифровые и
словесно-цифровые сочетания. Существуют определенные правила оформления в документах написания чисел.1
Н
аименования, обозначения и правила применения единиц
физических величин оговорены ГОСТ 8.417[6].
Математические формулы в документах отделяются от
текста сверху и снизу расстоянием в три интервала. Существуют
специальные требования к написанию математических формул в
документах.2
Таблицами называют особую форму подачи цифровых или
словесных сведений, в которых они (сведения) располагаются в
определенном порядке. Таблицы используются для лучшей наглядности и сравнения показателей.
Существуют требования к оформлению таблиц в документе.3
Наконец, существуют требования к оформлению в документах знаков препинания и символов4 и требования к использованию корректурных знаков, использующихся при правке деловых документов.5
1
http://www.nuru.ru/delo/010.htm
2
http://www.nuru.ru/delo/012.htm
3
http://www.nuru.ru/delo/013.htm
4
http://www.nuru.ru/delo/014.htm
5
http://www.nuru.ru/delo/015.htm
17
2. Документы состоят из отдельных элементов, которые при-
нято называть реквизитами (от лат. requisitum — требуемое,
необходимое). Совокупность реквизитов документа отражает его
форму. Следовательно, для того чтобы документ отвечал своему
назначению, он должен быть составлен в соответствии с формой, принятой для данной категории документов. От полноты и
качества оформления документов зависит их доказательная
(юридическая) сила, так как они служат свидетельством, подтверждением конкретных фактов, явлении, событий.
Постановлением Госстандарта РФ от 31 июля 1997 г. № 273
принят и введен в действие с 1 июля 1998 г. ГОСТ Р 6.30-97
«Унифицированная система организационно-распорядительной
документации». Постановлением Госстандарта РФ от 21 января
2000 г. №9 в настоящий стандарт внесены изменения. Этот стандарт определяет состав реквизитов организационнораспорядительных документов, правила их оформления и место
расположения на документах, требования к изготовлению бланков и к учету бланков с воспроизведением Государственного
герба Российской Федерации и гербов субъектов РФ.
Д
тов, обязательных для данного вида документов. Например, обя-
зательные реквизиты для письма — наименование организации,
почтовый адрес, адресат, заголовок к тексту, дата, индекс, текст,
подписи, фамилия исполнителя и номер его телефона.
В процессе подготовки и оформления документа состав
реквизитов может быть дополнен другими реквизитами, если
того требуют назначение документа, его обработка и т.д.
3. Изображение Государственного герба Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Поло-
жением о Государственном гербе Российской Федерации.
Изображение герба субъекта Российской Федерации по-
мещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов РФ.
Эм
вания) помещают на бланках организаций в соответствии с ус-
окумент имеет юридическую силу при наличии реквизи-
блему организации или товарный знак (знак обслужи-
18
тавом (положением об организации). Эмблему не воспроизводят
на бланке, если на нем помещен Государственный герб РФ или
герб субъекта РФ.
Код организации по Общероссийскому классификатору
предприятий и организаций (ОКПО) проставляют в верхней части документа.
Код формы документа по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД) проставляют тоже в
верхней части документа.
Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в
ее учредительных документах. Его также помещают в верхней
части документа.
Над наименованием организации указывают сокращенное,
а при его отсутствии — полное наименование вышестоящей организации.
Н
ции, где в качестве государственных языков используются и
русский, и национальный, печатают на двух языках — русском и
национальном.
Сокращенное наименование организации приводят в тех
случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают
ниже полного.
Наименование на иностранном языке воспроизводят в тех
случаях, когда оно закреплено в уставе (положении об организации). Наименование на иностранном языке располагают ниже
наименования на русском языке.
Наименование филиала, территориального отделения,
представительства, структурного подразделения организации
указывают в том случае, если эта структура является автором
документа, и располагают ниже наименования организации.
А
ставляющее организацию.
аименования организаций субъектов Российской Федера-
втором документа может быть должностное лицо, пред-
19
Справочные данные об организации включают почтовый
адрес, номера телефонов и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.).
Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, регламентируется уставом (положением
об организаций) и должно соответствовать видам документов,
предусмотренным Унифицированной системой организационнораспорядительных документов ОКУД (класс 0200000).
В письме наименование вида документа не указывают.
Датой документа считается дата его подписания или ут-
верждения, для протокола — дата заседания (принятия решения), для акта — дата события. Если авторами документа являются несколько организаций, то датой документа будет наиболее
поздняя дата подписания.
Ре
рядкового номера, который можно дополнять по усмотрению
организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией
о корреспонденте, исполнителях и др. Регистрационный номер
документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров, присваиваемых
документу каждой из этих организаций. Эти номера проставляются через косую черту в порядке указания авторов в документе.
Ссылка на регистрационный номер и дату документа
включает регистрационный номер и дату документа, на который
дается ответ.
Место составления или издания документа указывают
в том случае, если затруднено их определение по реквизитам
«наименование организации» и «справочные данные об организации». Место составления или издания указывают с учетом
принятого административно-территориального отделения, и оно
включает только общепринятые сокращения.
Гри
конфиденциально и др.) проставляют без кавычек на первом лис-
те документа. Его можно дополнять данными, предусмотренны-
гистрационный номер документа состоит из его по-
ф ограничения доступа к документу (секретно,
20
Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]