Добавил:
ivanov666
Опубликованный материал нарушает ваши авторские права? Сообщите нам.
Вуз:
Предмет:
Файл:Стилистика и культура речи. Часть 2. Практикум
.pdf
91
Приложение 1
Рекомендации по созданию документов с помощью
электронных шаблонов и мастеров MS Word
СОДЕРЖАНИЕ
1. Общие сведения о шаблонах и мастерах MS Word.
2. Создание документа с помощью шаблона MS Word.
1. Общие сведения о шаблонах и мастерах MS Word
Основные требования к оформлению документации изменяются редко,
поэтому одна и та же комбинация параметров документа может повторяться
многократно. При компьютерном ведении делопроизводства для экономии
трудозатрат целесообразно использовать шаблон – файл или файлы,
содержащие структуру и инструменты для создания таких элементов
законченных файлов, как стиль и макет страницы.
Каждый документ Microsoft Word основан на шаблоне. Шаблон – это
модель для создания нового документа. В шаблоне хранятся разнообразные
элементы, составляющие основу документа Word:
постоянный текст, графика документа вместе с назначенными им
атрибутами формата;
параметры печатной страницы документа;
список доступных стилей;
макрокоманды (последовательность действий, автоматизирующих
работу с документом);
элементы автотекста для вставки в документ текстовых или
графических фрагментов;
пользовательские панели инструментов, меню и сочетания клавиш.
Шаблон позволяет использовать все сделанные ранее установки:
параметры форматирования, стиль, элементы автоматизации. При изменении
шаблона легко изменить тип документа, при этом его содержание может
остаться прежним. Так, служебная записка может быть трансформирована в
деловое письмо или отчет, в результате чего изменятся параметры
оформления отдельных реквизитов, а суть дела останется прежней. Шаблон
остается присоединенным к документу, и последний имеет доступ к его
элементам.
В текстовом редакторе Word все документы по умолчанию основаны на
обычном шаблоне, который содержит определенный набор установок, в том
числе стандартные встроенные стили и общие для документов данного типа
фрагменты текста. Шаблон, используемый только для какого-либо
определенного типа документов, называется специальным. MS Word
содержит целый ряд встроенных шаблонов. Так, существуют шаблоны
резюме, повесток, записок, отчетов, факсов, писем, оформления конвертов,
92
календарей. Стили, доступные во всех шаблонах, для удобства использования
объединены в Библиотеку стилей.
Начинающие пользователи MS Word могут обратиться к мастерам –
программам, задающим вопросы, а затем использующим полученные ответы
для создания таких объектов, как форма или веб-страница. Более опытные
пользователи могут на основе обычного или специального шаблона
разработать собственный шаблон (например, при появлении в
делопроизводстве нового вида документов).
Нужно иметь в виду, что в MS Word специальный шаблон имеет
приоритет над общим, а документ имеет приоритет над специальным
шаблоном. Это значит, что установки общего шаблона блокируются
установками специального, а они, в свою очередь, могут быть заблокированы
установками конкретного документа.
2. Создание документа с помощью шаблона MS Word
Новый документ, создаваемый при запуске программы Word или с
помощью кнопки Создать (панель инструментов Стандартная), основан на
шаблоне “Обычный”.
Шаблон “Обычный” служит для хранения стандартных параметров
форматов документа Word, стандартных меню, панелей инструментов,
определений стандартных стилей. Настроенные пользователем элементы,
хранимые в шаблоне “Обычный”, доступны в любом документе.
Для создания документа, базирующегося на другом шаблоне, нужно
выполнить команды меню Файл – Создать – выбрать шаблон по своему
усмотрению.
На доступность шаблонов, которые отображаются при выборе команды
Создать (меню Файл), а также на расположение этих шаблонов на вкладках
окна “Создание документа” влияют два фактора:
расположение шаблона (место хранение файла),
параметры, в которых указывается расположение Шаблонов
пользователя и Общих шаблонов (Сервис - Параметры).
Если вы хотите, чтобы созданный вами шаблон отображался по команде
Создать, необходимо сохранить его в папке Шаблоны
(обычно…\Program Files\Microsoft Office\Шаблоны) или в одной
из вложенных папок папки Шаблоны (Записки, Публикации и т.д.).
Кроме того вы можете изменить папку, в которой команда Создать
ищет шаблоны, - для этого следует выполнить команды Сервис –
Параметры, на вкладыше Расположение изменить значения поля
Шаблоны пользователя (любая папка на вашем диске).
Параметр Общие шаблоны указывает на расположение общих для сети
шаблонов. Данные шаблоны располагаются на сервере с ограниченным
правом доступа и имеют атрибут только для чтения.
Создание шаблона
I способ. Изменение документа и сохранение его в виде шаблона.
Откройте документ, на основе которого создается новый шаблон.
93
Выполните команды меню Файл – Сохранить как;
в поле Тип файла укажите значение Шаблон документа;
в поле Папка необходимо выбрать папку, в которой будет храниться ваш
шаблон;
в поле Имя файла укажите название нового шаблона.
Добавьте текст и рисунки, которые должны появляться во всех новых
документах, основанных на данном шаблоне, и удалите все элементы,
которые не должны появляться в документах.
Внесите необходимые изменения в размеры полей и страниц, определите
ориентацию страниц, стили и другие параметры форматирования.
Сохраните изменения.
II способ. Модификация существующего шаблона и сохранение его
под новым именем.
Выполните команды меню Файл – Создать.
Установите переключатель Создать в положение Шаблон.
Выберите нужный шаблон на вкладышах окна “Создание документа”.
Нажмите кнопку ОК.
Внесите все необходимые изменения.
Сохраните шаблон.
Создание нового шаблона схоже с созданием нового документа. Только в
данном случае вы готовите тот текст и те изображения, которые должны
появляться в каждом документе, создаваемом с помощью данного шаблона.
Изменение шаблона
Шаблоны Word можно изменять разными способами. Прежде всего,
шаблоны изменяются в результате следующих действий:
- Создание элементов автотекста, макросов, панелей инструментов и
структур меню. При сохранении любого из этих элементов можно
выбрать между сохранением его в шаблоне Обычный или в шаблоне
документа, если они отличаются.
- Нажатие кнопки По умолчанию в окнах Шрифт, Язык или
Параметры страницы. Это действие сохраняет атрибуты символов,
языка или параметры страницы в шаблоне документа.
- Можно сознательно изменить содержание одного или нескольких
шаблонов с помощью Организатора. Он позволяет копировать,
удалять элементы шаблонов – стили, элементы автотекста, макросы,
меню, панели инструментов.
- Последний способ изменения шаблонов - открыть файл шаблона и
отредактировать его так, как редактируется документ. Для этого:
Выполните команды Файл – Открыть.
в поле Тип файла укажите Шаблон документа;
в поле папка укажите месторасположение шаблона (если это не
стандартная папка для хранения шаблонов).
Отредактируйте и отформатируйте шаблон теми же приемами, которыми
вы пользуетесь для работы с документами.
Сохраните шаблон.
Копирование элементов шаблона
94
Изменять содержание шаблонов можно с помощью Организатора. Он
позволяет удалять, переименовать и копировать между шаблонами стили,
элементы автотекста, пользовательские панели инструментов и макросы.
Для открытия окна организатора выполните команды меню Сервис –
Шаблоны и надстройки – кнопка Организатор. В окне Организатор
выберите вкладку, соответствующую типу элемента шаблона, с которым вы
хотите работать и выполните нужные операции.
95
Приложение 2
Рекомендации по подготовке и защите самопрезентации в рамках
изучения дисциплины «Стилистика и культура речи»
СОДЕРЖАНИЕ:
Введение
1. Понятие и виды самопрезентации
2. Этапы подготовки самопрезентации
3. Слагаемые успешной самопрезентации (в том числе при прохождении
собеседования)
3.1. Условия успешной самопрезентации
3.1.1. Внешность
3.1.2. Речь
3.1.3. Деловой этикет
3.1.4. Невербальная коммуникация
3.2. Самопрезентация на собеседовании
3.3. Несколько советов по подготовке самопрезентации
4. Критерии оценки подготовленной самопрезентации в рамках изучения
дисциплины «Стилистика и культура речи»
ВВЕДЕНИЕ
Проблема трудоустройства выпускников после окончания учебных
заведений является чрезвычайно актуальной. Чтобы повысить уровень
конкурентоспособности на современном рынке труда, необходимо овладевать
навыками преподнести себя, рассказать о своих профессиональных навыках,
так как эффективная самопрезентация при приеме на работу производит
основное впечатление на работодателя.
Рекомендации по подготовке и защите самопрезентации
предназначены для обучающихся 1 курса (на базе среднего (полного) общего
образования) всех специальностей, осваивающих дисциплину «Стилистика и
культура речи».
Защита обучающимися подготовленной самопрезентации
осуществляется на итоговом занятии и является формой контроля
приобретенных умений и знаний по дисциплине «Стилистика и культура
речи». Знания в области самопрезентации необходимы для подготовки к
экзамену по дисциплине и формирования профессиональных компетенций
обучающихся, они являются необходимыми и при трудоустройстве будущих
специалистов.
Основными целями подготовки самопрезентации обучающимися
являются:
приобретение практических навыков самопрезентации личности;
96
совершенствование навыков публичного выступления;
формирование умения заявить о себе как о потенциальном
работнике в целях повышения конкурентоспособности на рынке
труда;
подготовка к экзамену по дисциплине «Стилистика и культура
речи».
При подготовке и защите самопрезентации обучающийся должен
продемонстрировать следующие знания и умения:
должен уметь:
строить свою речь в соответствии с языковыми, коммуникативными
и этическими нормами;
правильно употреблять элементы системы русского языка (выбирать
и комбинировать их с другими элементами) при продуцировании в
речи и правильно интерпретировать при понимании речи;
участвовать в различных ситуациях общения, устанавливать речевой
контакт, обмениваться информацией с другими членами коллектива;
свободно владеть устной и письменной речью;
строить монологические и диалогические тексты на разные темы в
соответствии с коммуникативными намерениями говорящего и
ситуацией общения;
владеть навыками публичного выступления.
должен знать:
правила продуцирования текстов разных жанров;
правила построения текста самопрезентации;
особенности построения ораторской речи.
1. ПОНЯТИЕ И ВИДЫ САМОПРЕЗЕНТАЦИИ
Что такое «самопрезентация» и зачем она нужна? С феноменом
самопрезентации мы сталкиваемся каждый день. Зачастую, даже не
подозревая, что у нас в подсознании существует проект собственной
презентации, мы, общаясь с разными людьми, участвуя в различных
кампаниях, выбирая себе стиль одежды и поведения, внедряем этот проект в
жизнь. Такая стратегия носит название «природная самопрезентация».
Существует, как вы уже догадались, и осознанно заранее спланированная
тактика позиционирования своей персоны, которая именуется
«искусственной презентацией». Слово «самопрезентация» происходит от
американского слова «презентация» и русского «сам себя», хотя сам феномен
выявили американцы (в США данное понятие звучит так: «own presentation»).
Самопрезентация – это управление впечатлением, которое оратор
производит на аудиторию с целью влияния на неё; это вербальная и
невербальная демонстрация собственной личности в системе внешних
коммуникаций. Самопрезентация - это то, как вы выглядите и что
представляете собой в глазах всего вашего окружения, будь то
профессиональная сфера коммуникаций, или общение с родственниками, или
же просто прогулка по улицам города.
97
Самопрезентация – это умение эффектно и выигрышно подавать себя в
различных ситуациях, индивидуальный стиль общения, неповторимый образ,
который не только нравится самому себе, но привлекателен для окружающих.
Большинство людей осознанно или неосознанно стремятся влиять на процесс
формирования впечатления о себе.
Различаются следующие виды самопрезентации:
1) «Природная самопрезентация» – свойственна всем людям,
приобретается человеком с рождения. С младенчества человек начинает
формировать свой образ, это происходит естественно, без обдумываний и
прогнозирования. Это естественный процесс определения человека в
структуре общественного сознания. Однако человек не может
контролировать и корректировать процесс в рамках именно этой презентации,
так как индивидуум не выбирает, положительной ли будет его природная
самопрезентация или она будет носить негативный характер.
2) «Искусственная самопрезентация» направлена на завоевание
лояльности со стороны группы людей, значимой для «презентуемого».
Иными словами, чтобы завоевать расположение важных для нас людей, мы
выстраиваем алгоритм процесса общения с аудиторией.
2. ЭТАПЫ ПОДГОТОВКИ САМОПРЕЗЕНТАЦИИ
1. Проанализируйте «потенциальную аудиторию», на которую будет
направлен процесс самопрезентации, место и время.
2. Определите, что будете представлять (содержание самопрезентации) и как
представлять (форму подачи). Целесообразно написать сценарий
выступления и прорепетировать его перед зеркалом (на время).
3. При подготовке текста самопрезентации рекомендуется придерживаться
следующего плана:
1) Фамилия, имя, отчество.
2) Место и дата рождения.
3) Семейное положение.
4) Ваше образование (учебное заведение, которое Вы окончили).
5) Учебное заведение, в котором вы обучаетесь на сегодняшний день,
специальность, курс.
6) Причина выбора данной специальности.
7) Опыт работы.
8) Работа, которую Вы ищете.
9) Описание Ваших профессиональных навыков.
10) Ваши достоинства.
11) Знания о профессии и о компании, в которой вы хотели бы работать.
12) Ваши увлечения.
4. Чтобы сделать самопрезентацию наглядной и интересной для аудитории,
целесообразно подготовить сопроводительную компьютерную презентацию,
на слайды которой следует вынести основные тезисы вашего выступления,
поместить фотографии, изображения (например, ваши личные фотографии,
фото ваших достижений – грамот, наград, дипломов и т.п.).
98
5. При подготовке слайдов компьютерной самопрезентации необходимо
учитывать следующие правила:
Слайды должны содержать только основные моменты вашего
выступления.
Тексты не должны быть большими (следует выносить на слайд
только тезисы). Они должны легко читаться.
Следует соблюдать единый стиль, цветовое оформление слайдов.
Чтобы информация на слайде легко читалась, рекомендуется
использовать темный фон и светлые тона текста.
Наиболее важные тезисы необходимо выделить.
Не следует перегружать слайды спецэффектами.
Необходимо четко рассчитать время на показ слайдов.
Не создавайте «лишних» слайдов, отвлекающих от основной
информации.
6. Проверьте текст вашего выступления и слайдов презентации в
соответствии с качествами культуры речи.
7. Подготовив свое выступление, попробуйте оценить его, ответив на
следующие вопросы:
Выдержаны ли рамки отведенного времени?
Все ли будет понятно слушателям, и сможет ли ваш рассказ
заинтересовать аудиторию?
Убедительны ли вы?
Правильно ли расставлены смысловые и эмоциональные акценты?
Не содержит ли излагаемый материал ошибок, неточностей?
«Играет» ли материал?
3. СЛАГАЕМЫЕ УСПЕШНОЙ САМОПРЕЗЕНТАЦИИ
(в том числе при прохождении собеседования)
3.1. Условия успешной самопрезентации
Самопрезентация происходит независимо от наших желаний. В любом
случае мы производим какое-то впечатление на окружающих, хотим мы этого или
нет. Но этими впечатлениями можно управлять сознательно.
Важность самопрезентации понимали еще наши предки. Достаточно
вспомнить пословицы и поговорки на эту тему: «Встречают по одежке – провожают
по уму», «По одежке протягивай ножки», «По Сеньке шапка», «Не в свои сани
не садись» и т. д.
Успех самопрезентации во многом зависит от того, насколько тщательно
вы к ней подготовились, и от имеющегося опыта.
Самопрезентация требует определенной подготовки, которая нужна для
того, чтобы ваши способности, знания, навыки, опыт, личные качества и даже
внешность преподнести в лучшем виде, раскрыть все выше перечисленное в
выгодном свете. Подготовка должна быть всесторонней, то есть как с
внешней, так и с внутренней стороны.
99
Под внешней стороной будем подразумевать ваш внешний вид, то, как
вы выглядите. Как вы себя чувствуете, когда вы хорошо одеты? Ответить на
этот вопрос не сложно – комфортно; хочется выпрямить спину, пройтись
неторопливой, твердой походкой. При этом чувство уверенности в себе
вырастает. А уверенность в себе – это как раз то качество, которое
работодатель очень ценит.
Подготавливая себя с внутренней стороны, ответьте на следующие
вопросы:
как я хочу, чтобы меня воспринимали другие люди, какое хочу
создать впечатление?
какие качества при этом нужно подчеркнуть?
каким образом подчеркнуть эти качества?
Таким образом, достижению успеха самопрезентации способствует
целый ряд факторов.
3.1.1. Внешность
а) Стиль одежды
Внешний вид является своеобразной визитной карточкой выступающего.
Психология одежды рассматривает оформление внешности как информацию
о личности. При формировании первого впечатления о человеке одежда
всегда фиксируется как знак привлекательности или непривлекательности.
Умение хорошо выглядеть равносильно умению грамотно управлять
самопрезентацией.
Если вам трудно придумать, как одеться для собеседования, одевайтесь
консервативно. Существует такое понятие, как "офисный стиль". Для
мужчины это темный костюм и галстук, подобранный в тон рубашке. Для
женщины сейчас популярным является строгий костюм и блузка.
При выборе костюма старайтесь избегать ярких кричащих тонов. Если
ваше материальное положение не позволяет вам выглядеть так, как хотелось
бы, не огорчайтесь и сделайте основную ставку на скромность и опрятность.
По мнению большинства людей, опрятность в одежде ассоциируется с
аккуратностью в делах.
Большое значение имеет цвет выбранной вами одежды. Каждый цвет
создает определенное настроение. А это, как вы помните, очень важно для
первого впечатления о вас.
Так, синий цвет – это цвет порядка, дисциплины, принадлежности
команде.
Красный – цвет агрессии.
Одежда черного цвета используется либо в торжественных случаях,
либо демонстрирует стремление человека к самоограничению.
Белый – цвет невинности, чистоты и поэтому белый цвет
используется в свадебных нарядах, а у восточных народов это цвет
траура.
100
б) Украшения
К их использованию необходимо подходить очень осторожно. Не стоит
увлекаться украшениями. Это относится не только к количеству одетой на вас
бижутерии (здесь лучше ограничить себя, чем переусердствовать).
Психологи считают неподходящими для деловой встречи изделия из
дерева, кожи и меха. Старайтесь не одевать одновременно украшения из
разных металлов. Будьте очень осторожны с драгоценностями: пришедшая
устраиваться на работу секретаря девушка в бриллиантовом колье вызовет
скорее недоумение, чем восхищение.
в) Макияж
Соблюдайте умеренность в использовании косметики и особенно духов.
Помните, что запах ваших духов должен чувствоваться только на близком
расстоянии, а "полная боевая раскраска" и "километровый шлейф" вызывает
негативную реакцию. Не стоит увлекаться парфюмерными излишествами и
мужчинам.
г) Обувь
Особое внимание уделите обуви. Известно, что 90% женщин и 70%
мужчин особое внимание уделяют обуви собеседника. Обувь, прежде всего,
должна быть чистой. Если ваших средств хватает либо на новый костюм,
либо на новую пару обуви, лучше отдать предпочтение обуви. Желательно,
чтобы ваша обувь была качественной, но не экстравагантной. Кроссовки всех
цветов радуги, ковбойские сапоги, ботфорты и прочее в деловой ситуации
неуместны.
3.1.2. Речь
При выступлении необходимо тщательно подготовить, продумать свою
речь, избавившись от жаргонизмов, сленга, слов – «паразитов», непонятных
аудитории терминов.
Необходимо постараться убрать из своей речи отрицательные слова и
высказывания. Преподносимый образ должен содержать только позитив.
Например, рассказ девушки о себе: «Я не очень хорошо знаю английский, его
плохо преподавали в школе и университете, потом я пошла на курсы, но так
их и не закончила» – может звучать по-иному: «Я знаю английский язык. Я
изучала его в школе и университете, затем год ходила на курсы».
Информация не изменилась, но изменилось её восприятие!
К сожалению, иногда без «не» не обойтись. Положительный образ
создаётся тогда, когда с Вами приятно и комфортно общаться. Необходимо
постараться ввести в свою речь «Я-высказывания». Вместо «Вы меня
неправильно поняли» лучше сказать «Я, наверное, не совсем точно объяснил
Вам суть дела». Первое высказывание может восприниматься собеседником
как выпад в его сторону, в ответ на который вы увидите отрицательную
реакцию. В результате можно потерять возможность разъяснить нужный
аспект дела, ведь никто не любит признавать свои ошибки. Употребив «Я-
Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]