Добавил:
ivanov666
Опубликованный материал нарушает ваши авторские права? Сообщите нам.
Вуз:
Предмет:
Файл:Системы менеджмента качества аккредитованных организаций, оказывающих услуги в области обеспечения единства измерений. Учебное пособие
.pdf
Если в соответствии с законодательством или договорными отношениями АО
должен раскрыть конфиденциальную информацию, то он уведомляет заказчика
или иное заинтересованное лицо о раскрытии информации, в случае если это не
запрещено законодательством.
Информация о заказчике, полученная не от самого заказчика (например, лица,
направившего жалобу, регулирующих органов), является конфиденциальной
между заказчиком и АО.
Сведения о поставщике (источнике) этой информации конфиденциальны для
АО и не передаются заказчику, если это не согласовано с источником данной
информации.
Работники, включая любых членов комитетов, подрядчиков, работники
внешних органов или отдельных лиц, действующих от имени АО, должны
соблюдать конфиденциальность информации, полученной или созданной в ходе
выполнения работ и оказания услуг по ОЕИ, за исключением случаев,
предусмотренных законодательством.
Обеспечение конфиденциальности при осуществлении деятельности АО,
например, включает:
- обязательства соблюдения конфиденциальности информации, поступившей
из внешних источников, и результатов деятельности по ОЕИ СИ;
- разделение доступа к информации, включая информацию, поступившую из
внешних источников, о результатах ОЕИ для конкретных работников АО;
- процедуры СМК АО, позволяющие обеспечить конфиденциальность
информации и прав собственности заказчиков работ;
- наличие архива ограниченного доступа для хранения результатов ОЕИ.
Конфиденциальность деятельности в области ОЕИ обеспечивается:
- структурой АО и организацией работ, ограничивающих состав
подразделений и персонала, имеющих доступ к информации заказчиков;
- наличием электронных паролей, обеспечивающих доступ к информации
заказчиков в электронном виде;
- ограничением состава персонала, имеющего доступ к архиву для хранения
результатов ОЕИ;
- учетом рисков для конфиденциальности и действиями в отношении
значимых рисков;
- разделением функций персонала, регистрирующего заявки на работы по
ОЕИ, оформляющего договоры (контракты) и персонала, участвующего
в непосредственно деятельности и принимающего решения по результатам ОЕИ;
- требованиями в отношении сохранения информации, изложенными
в положениях о подразделениях и должностных инструкциях персонала;
- практикой подписания персоналом соглашений о неразглашении
конфиденциальной информации (при необходимости).
Ведении архива документов, образуемых в результате деятельности в области
обеспечения единства измерений, осуществляется в соответствии
с документированной процедурой.
21
Персонал АО соблюдает конфиденциальность информации,
Аспекты
управления документацией,
формализованные критериями аккредитации
Наличие нормативных правовых актов, документов по
работам (услугам) по ОЕИ, в соответствии с областью аккредитации
Утверждение и регистрация документов, а также ознакомление
работников с документами
Актуальность документов, в том числе содержащихся в ФИФ
технических регламентов и стандартов
Резервное копирование и восстановление документов (отчетов,
технических записей, протоколов) испытаний
Систематизация и ведение архива документов, условия передачи
в архив и выдачи из архива, сроки хранения, регистрация документов,
поступающих в архив, условия хранения документов
Фиксация даты внесения в документы изменений и конкретного
работника, внесшего соответствующие изменения
Пересмотр документов и внесения изменений в рамках
управления документацией
Наличие документов в местах применения работниками,
осуществляющими деятельность в области аккредитации
Хранение и архивирование документов, в том числе правила
хранения и архивирования
проинструктирован об ответственности за разглашение сведений об объемах
и результатах работ по ОЕИ.
В случае намеренного нарушения работником АО правил сохранения
информации, он несет ответственность в соответствии с действующими
внутренними процедурами.
Разрешение на доступ к материалам ОЕИ работникам других подразделений
АО может быть дано только высшим руководством.
1.7. Управление документацией
Управлению в СМК подвергается документация, регламентирующая
деятельность персонала по ОЕИ, в том числе отражающая результаты этой
деятельности (рисунок 9).
стандартизации и иных документов, устанавливающих требования к
Рис. 9. Аспекты управления документацией в АО
22
Правила управления документацией изложены в процедурах по разработке
и внесению изменений во внутреннюю НД, а также по управлению записями
осуществленной деятельности в рамках документооборота, которое включает их
идентификацию, хранение, защиту, резервное копирование, архивирование,
а также поиск, установление срока хранения и уничтожение.
Отсутствие архива для хранения записей в области ОЕИ является
несоответствием АО законодательству РФ, что влечет отказ в аккредитации или
приостановление действия аккредитации (приказ Минэкономразвития России от
17 октября 2024 года № 649.
АО сохраняет записи в течение периода, установленного договорными
обязательствами с заказчиками.
Записи доступны для персонала. Доступ к записям соответствует
обязательствам АО в области обеспечения конфиденциальности информации.
Руководство АО обеспечивает полноту и целостность документации СМК
при планировании и осуществлении изменений в деятельности.
В АО действуют правила, обеспечивающие наличие в бумажном и (или)
электронном виде, в том числе с использованием электронных справочных
правовых систем, нормативных правовых актов, документов по стандартизации
и иных документов, устанавливающих требования к работам (услугам) по ОЕИ.
Для организации деятельности в области ОЕИ информационный отдел АО
должен осуществлять:
- комплектование информационного фонда, приобретение стандартов
и других НД из программы «Автоматизированная информационная система
«Распространение стандартов» (АИС «РСТ») по договору с ФГБУ «РСТ»;
- получение информации в области нормативного обеспечения работ по
метрологии в ФГУП «ВНИИМС» и ГНМИ по заявкам;
- получение актуальных версий электронного указателя «Государственный
реестр средств измерений» от реестродержателя с описанием типов СИ;
- получение информации из ФИФ.
АО заключает договора на поставку и сопровождения Систем
КонсультантПлюс, информационно-справочных систем «Кодекс» и «Техэксперт».
Фонд стандартов и других НД хранится в информационном отделе АО
и доступен для специалистов подразделений.
Учтенная в АО бумажная копия НД имеет штамп информационного отдела,
карточку учета с количеством экземпляров.
Правила сохранения и восстановления документов АО в области ОЕИ
обеспечивается в соответствии с документированной процедурой.
Управление НД включает правила утверждения и регистрации документов.
В АО действуют процедуры, регламентирующие порядок разработки,
утверждения, выпуска, учета, распределения и доведения до сведения
пользователей содержания внутренних НД и принятых изменений к ним.
Порядок разработки, утверждения и регистрации НД приведены во
процедурах, разработанных на основе ГОСТ Р 1.5, ГОСТ 2.503, ГОСТ 19.701.
23
Правила управления документами устанавливают, что работники
ознакомлены с документами СМК, в том числе с изменениями, под подпись
в листе ознакомления и имеют доступ к документации СМК, которая применяется
в сфере его ответственности, в том числе с использованием внутренней
электронной сети АО.
Информационные системы подразделений защищены от
несанкционированного вмешательства, от искажения или потери данных.
Информационные системы функционируют в условиях окружающей среды,
обеспечивающих сохранность записей, включая ограничение доступа и наличие
паролей, а также архивирование и резервирование.
Защита, хранение, резервное копирование и восстановление данных на
электронных носителях возложены на отдел АСУ в соответствии с его
обязанностями и полномочиями.
Подразделения АО ведут и сохраняют записи работ по ОЕИ с целью
подтверждения соблюдения требований НД.
В подразделениях обязательному хранению с последующей передачей
в архив подлежат следующие записи (документы):
- свидетельства (сертификаты) о проведении работ ОЕИ, например, об
аттестации эталонов, извещения о непригодности СИ (при их оформлении);
- протоколы работ по ОЕИ (при их оформлении);
- рабочие журналы, содержащие первичные записи работ по ОЕИ;
- свидетельства, сертификаты;
- аттестаты, протоколы контроля нормируемых характеристик
испытательного и (или) вспомогательного оборудования;
- графики в области ОЕИ: поверки и калибровки СИ, аттестации и ТО
оборудования.
Правила сохранения информации (оперативной, архивной) в электронном
виде, предусматривают её ежедневное сохранение, осуществляемое отделом АСУ
в накопительном режиме.
Срок хранения данных в электронном виде установлен процедурами.
Восстановление электронной информации производится отделом АСУ при
письменном обращении начальника канцелярии АО.
Обеспечение актуальности документации СМК проводится согласно плану по
стандартизации в соответствии с утвержденными процедурами, а также
в оперативном порядке проведением изменений в действующую НД.
Доступ к информации о действующих документах обеспечивается через
ежегодные указатели национальных стандартов, указатели по метрологии,
указатели отмененных и замененных стандартов, ежемесячные списки новых
поступлений, а также картотеку, обрабатываемую на основании ежемесячных
информационных указателей стандартов.
Сведения о движении документов вносятся в справочно-поисковый аппарат
(в картотеки, библиографические базы) информационного отдела.
Ответственность за общую организацию работ по актуализации действующих
НД несет руководитель информационного отдела АО.
24
Информационный отдел АО выполняет правила обеспечения актуальности
используемых подразделениями версий документов, содержащихся
в Федеральном информационном фонде технических регламентов и стандартов,
предоставляет информацию о наличии, актуальности и сроках действия,
о внесенных изменениях, поправках, замене и отмене документов, продлении
срока действия, информацию о разработчике документа и утвердившем его
органе, документы и копии документов на бумажном носителе.
Информация предоставляется работникам подразделений на плановой основе
и в режиме разовых запросов.
Запросы принимаются по телефону, электронной почте, по служебным
запискам, по заявкам при обслуживании в информационном отделе АО, в том
числе по системе документооборота «1С предприятия».
На рабочих местах руководителей подразделений, осуществляющих работы
в области ОЕИ, установлены АИС «Консультант плюс», «Техэксперт» для
обеспечения персонала актуальными версиями документов (ФЗ, Постановления
Правительства РФ, приказы Росстандарта, ГОСТ и др.) в режиме реального
времени.
В исключительных (обоснованных) случаях при необходимости
использования отмененного НД на работы в области ОЕИ руководитель
подразделения оформляет служебную записку, заместитель руководителя или
главный метролог принимает решение об использовании данных документов. При
положительном решении, например, для работ по поверке СИ информационный
отдел проставляет на отмененном документе штамп с указанием номеров
госреестра СИ, для которых разрешается применение конкретных отмененных
документов.
Наличие необходимых документов в местах их применения для персонала,
осуществляющего деятельность по ОЕИ, обеспечивается доступностью НД из
программы «Автоматизированная информационная система «Распространение
стандартов» (АИС «РСТ»), а также внутренней, расположенной
в соответствующей внутренней АИС АО.
При необходимости, информационный отдел обеспечивает работников,
осуществляющих работы в области ОЕИ, бумажной копией требуемого НД.
В деятельности АО (для регистрации сведений о заказчиках, для учета
эталонов, СИ, испытательного и вспомогательного оборудования, ПО и др.),
применяется соответствующая автоматизированная информационная система.
Ответственными по процедурам управления документацией в подразделениях
являются их руководители.
Правила пересмотра и внесения изменений во внутренние документы
осуществляется в соответствии с действующими процедурами АО.
Информация об изменениях во внешних НД доводится до сведения
пользователей с простановкой штампа «Смотри изменение», «Смотри поправку»,
«Заменен на ГОСТ», «Заменен на ГОСТ в части», «Отменен на территории РФ.
Действует ГОСТ Р», «Отменен. Действует», «Отменен на территории РФ в части.
Действует ГОСТ Р», «Отменен на территории РФ без замены», «Отменен.
25
Руководствоваться», «Срок введения в действие перенесен», «Срок действия
продлен до», «Ограничение срока действия отменено», «Восстановлено
применение на территории РФ» на титульном листе документа с указанием
основания для внесения изменения, датой и подписью ответственного лица.
Отмененные и замененные документы изымаются и переводятся в архив.
Архивные документы хранятся отдельно от действующих документов.
Документация, принятая в архив, регистрируется и хранится в установленном
порядке.
Правила, предусматривающие фиксацию в системе управления
документацией даты внесения в документы соответствующих изменений
и конкретного работника, внесшего изменения отражены в соответствующих
документированных процедурах СМК АО.
Система хранения и архивирования документов АО определена процедурой.
АО располагает отдельным помещением для организации хранения архивных
документов. Помещение имеет ограниченный доступ, оборудовано
металлическими запирающимися шкафами, средствами пожаротушения
и охранной сигнализацией, системой поддержания и контроля параметров
окружающей среды.
Система хранения и архивирования документов предусматривают сбор
руководителем подразделений документов по окончании календарного года,
комплектование дел (единиц хранения) в соответствии с номенклатурой дел
подразделений и передачу их в архив.
Правила хранения и архивирования, управление архивными записями,
поиска, срока хранения и уничтожения по процедурам делопроизводства.
Правила систематизации и ведения архива документов, в том числе условия
передачи документов в архив, условия выдачи документов из архива, сроки
хранения в архиве документов (групп документов), правила регистрации
документов, поступающих в архив, условия хранения документов в соответствии
с процедурами делопроизводства.
Передача в архив предусматривает формирование подразделениями
электронных версий архивных документов и размещение их в папку по
установленному адресу внутренней электронной сети.
Для получения сведений из документов, хранящихся в архиве, руководитель
подразделения обращается к заведующему канцелярией со служебной запиской.
Заведующий канцелярией выдает руководителю подразделения копию
запрашиваемых сведений.
Для получения оригинала документа, руководитель подразделения оформляет
соответствующую служебную записку и согласовывает ее с руководством АО.
Выдача документа фиксируется на служебной записке под подпись лица,
получившего документ и фиксацией даты получения. По возврату документа для
передачи в архив заведующий канцелярией проставляет подпись в получении
и дату возврата на служебной записке.
Срок хранения данных о работах в области ОЕИ в архиве АО не менее
установленного срока. Сроки хранения документов на эталоны до окончания
использования эталонов.
26
В АО разработаны и поддерживаются процедуры идентификации, сбора,
Заказчики:
тендеры, договоры,
письма, спецификации,
перечни, графики,
протоколы, акты, счета
Работники:
образование, повышение
квалификации и
аттестация, прохождение
стажировок, контроль
выполнения работ
Инфрастируктура:
здания и помещения
(в том числе арендуемые),
контроль рабочих мест,
параметры внешней среды
Оборудование:
перечни, графики, сведения об
аттестации эталонов и иных СИ, ТО
испытательного и вспомогательного
оборудования, сведения о клеймах,
этикетки и др.
Работы в области ОЕИ:
приема и выдачи оборудования
(документов) заказчиков, журналы,
протоколы, данные программного
обработки,, свидетельства, сертификаты,
аттестаты и др.
доступа, систематизации, хранения, ведения и изъятия технических записей, в том
числе в области качества, которые подтверждают соответствие деятельности
установленным требованиям (рисунок 10).
Рис. 10. Группы записей технического характера в области ОЕИ
Записи по качеству включают отчеты о внутренних аудитах, результаты
анализа СМК со стороны руководства и др.
Записи хранятся на бумажных и (или) электронных носителях
в подразделениях, проводивших работы, в условиях, обеспечивающих их
доступность, сохранность, восстанавливаемость, конфиденциальность.
В АО порядок документооборота установлен процедурами делопроизводства
и управления записями.
Для хранения оперативной информации в электронном виде установлены
адреса папок во внутренней электронной сети.
Обеспечивается прослеживаемость изменений, вносимых в технические
записи, к предыдущим версиям либо к первичным наблюдениям. И первичные,
и измененные данные и файлы сохраняются с указанием даты внесения
изменений, сведений об аспектах, претерпевших изменения, и лицах,
ответственных за данные изменения.
Подразделения обеспечивают наличие в технических записях для каждого
вида деятельности достаточной информации, позволяющей идентифицировать
факторы, влияющие на результат работ в ОЕИ, а также обеспечить возможность
повторного проведения данной деятельности в условиях, максимально близких
к первоначальным значениям, или восстановить последовательность получения
первоначальных результатов.
в аккредитованной области, которые могут вестись в свободной форме и должны
сохраняться для реализации возможности восстановить, в том числе с целью
проверки, осуществленные ранее действия.
Значение имеют рабочие журналы специалистов, осуществляющих работы
27
Технические записи включают дату, условия проведения работ,
наименование оборудования и сведения о персонале, который несет
ответственность за деятельность и за проверку данных и результатов.
Первичные наблюдения, данные и расчеты записываются в момент, когда они
были получены, и отождествляются с конкретной работой.
Записи о результатах работ в области ОЕИ в соответствии с требованиями
НД, передаются владельцу СИ по заявлению.
Так, например, порядок проведения поверки СИ, оформления результатов
поверки СИ и передача сведений о результатах поверки в ФИФ по ОЕИ
установлены Приказом Минпромторга России от 31.07.2020 № 2510.
Требования к содержанию свидетельств о поверке СИ, СИ, применяемых
в качестве эталона, протокола поверки, извещения о непригодности к применению
и рекомендации по их оформлению приводятся в документированной процедуре.
Обнаруженные ошибки во внутренних (рабочих) документах аккуратно
перечеркиваются, а рядом пишется правильное значение.
Все изменения и исправления подписываются работниками, внесшими
данные исправления, указывается дата внесения изменения.
В документах, выдаваемых заказчику, исправления не допускаются. Такие
документы аннулируются, вместо них выписываются новые.
Работники, ведущие записи о работах в области ОЕИ, должны обеспечить их
удобочитаемость, соблюдать установленные НД формы, предотвращать
несанкционированный доступ, порчу или потерю данных.
В подразделениях имеется номенклатура дел, которая включает в себя индекс
дела (приказы и распоряжения, положения о подразделениях, должностные
инструкции, планы-отчеты, документация СМК, журналы, графики, папки
документации рабочих мест, НД, свидетельства и протоколы поверки эталонов
и иных СИ, документы по аттестации эталонов и т.д.) для обеспечения
идентификации записей о деятельности.
Для обеспечения конфиденциальности информации доступ к документам,
в том числе на электронных носителях, разрешен только персоналу
подразделений, в которых хранятся документы. Доступ посторонних лиц
возможен только с разрешения руководителя АО и в присутствии представителей
подразделений.
В связи имеющимися рисками несвоевременной актуализации НД СМК
рекомендуется в тексте использовать примечание со следующим содержанием:
«Примечание - При пользовании настоящим документом целесообразно
проверить действие ссылочных документов. Если ссылочный документ заменен
(изменен), то при пользовании настоящим документом следует руководствоваться
замененным (измененным) документом. Если ссылочный документ отменен без
замены, то положение, в котором дана ссылка на него, применяется в части, не
затрагивающей эту ссылку».
Послесловие
Документация и записи функционирования ключевых элементов СМК
отражают конкретную деятельность, в том числе работу менеджмента АО.
28
Документация и записи являются отправным моментом не только для
демонстрации выполнения КА, но также для поддержания деятельности
в управляемых условиях, обеспечения результативности функционирования СМК
и улучшения процессов в области ОЕИ.
1.8. Учет, приемка, хранение и возврат объектов ОЕИ
Учет, приемка, регистрация, хранение и возврат объектов ОЕИ, на которые
распространяются работы в области аккредитации, осуществляются в АО согласно
документированной процедуры.
Объекты ОЕИ предоставляются в АО:
- с эксплуатационными документами, например установленными при
утверждении типа СИ;
- с методикой выполнения работ, например, с методикой поверки в комплекте
СИ;
- с сопроводительными документами, отражающими историю работ,
например, со свидетельством о последней поверки (для СИ, применяемых
в качестве эталонов единиц величин и прошедших поверку до вступления в силу
приказа Минпромторга России от 31.07.2020 № 2510);
- с дополнительными устройствами, входящими в комплект объекта,
например, необходимыми для проведения поверки в соответствии с методиками.
При наличии у АО эксплуатационной документации на объект проведения
работ по ОЕИ, например, методики поверки или наличии ее в ФИФ представление
эксплуатационного документа и (или) методики поверки вместе с СИ на
выполнение работ является необязательным.
Необходимость представления в АО на выполнение работ вместе с объектом
эксплуатационных документов, методик поверки, дополнительных устройств,
входящих в комплект оборудования, согласуется до представления оборудования
в работу.
При приемке объекта на выполнение работ в области ОЕИ работник,
ответственный за приемку и хранение, визуально проверяет внешний вид
и отсутствие повреждений, загрязнений, консервационных смазок,
представленную документацию, маркировку, соответствие заводских (серийных
или буквенно-цифровых обозначений) номеров, указанных в документации.
При установлении несоответствия вышеизложенному происходит возврат
объекта выполнения работ заявителю на оказание услуг.
Объекты на выполнение работ в области ОЕИ, эксплуатируемые в (на)
агрессивных (специальных) средах, принимаются в АО обеззараженными,
нейтрализованными, дезактивированными, при наличии документа,
подтверждающего выполнение заказчиком необходимых мероприятий по
обеззараживанию, нейтрализации, дезактивации.
Устанавливаются требования к следующим этапам работ:
- прием оборудования для оказания услуг в области обеспечения единства
измерений;
- обработка информации о принятом оборудовании;
29
- оформление документов при приеме и выдаче оборудования;
- идентификация оборудования;
- перемещение и хранение принятого оборудования;
- оформление документов при проведении оценки метрологических
характеристик оборудования на месте эксплуатации;
- прием, перемещение оборудования, оформление документов на оплату
и закрытие оказанных услуг, выполняемых филиалами по договору (контракту).
Регистрация объектов, принятых на выполнение работ в области ОЕИ,
ведется ответственным специалистом соответствующего подразделения (бюро
приема, отделом по работе с клиентами и т.д.) в информационной базе данных АО
и в журнале выдачи и приема.
Прием и передача заказчику объекта осуществляется по оформлению счета
и акта оказания услуг. О передаче объекта заказчику делается запись в журнале,
и представитель заказчика расписывается в специальной графе журнала.
При получении объекта на проведение работ в области ОЕИ отклонения от
установленных условий регистрируются.
Перед тем как продолжить работу бюро приема, отдел по работе с клиентами
или подразделение обращается к заказчику за объяснениями и, при
необходимости, регистрирует результаты дополнительного обсуждения.
Условия хранения и идентификации объекта работ заказчика исключают их
порчу, коррозию, потерю.
Параметры окружающей среды контролируются, регистрируются
и поддерживаются.
При несоответствии параметров окружающей среды установленным
требованиям осуществляются коррекции (температуры, влажности воздуха и др.),
а при необходимости планируются корректирующие действия.
Проведенные коррекции параметров окружающей среды регистрируются,
о чем делается соответствующая запись в журнале.
После коррекции осуществляется повторный контроль параметров
окружающей среды и делается соответствующая запись в журнале.
Для идентификации каждому объекту прикрепляют этикет-ленту с указанием
регистрационного номера счета или осуществляют штрихкодирование объектов.
Перемещение объекта работ по территории АО производится способом,
исключающим их повреждение и потерю.
АО обеспечивает заказчиков необходимой информацией о порядке приемки
и выдачи объекта работ по ОЕИ при оказании услуг, а также о состоянии
выполнения работ по договору с заказчиком.
Эталоны, СИ, вспомогательное оборудование и приспособления,
нормативные и технические документы на объекты работ, являющиеся
собственностью заказчика, после проведения ОЕИ возвращаются заказчику.
Документы, содержащие информацию о результатах работ в области ОЕИ,
проведенных на основе договоров с заказчиком, имеют конфиденциальный
характер, не подлежат разглашению и переходят в собственность заказчика после
оплаты проведенных работ.
30
Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]