Добавил:
ivanov666
Опубликованный материал нарушает ваши авторские права? Сообщите нам.
Вуз:
Предмет:
Файл:Системы менеджмента качества аккредитованных организаций, оказывающих услуги в области обеспечения единства измерений. Учебное пособие
.pdf
Досрочное прерывание наставничества, в том числе в случаях увольнения наставника,
перевода его на другую работу, длительной болезни или командировки, замена наставника
оформляются на основе служебной записки руководителя подразделения и приказом по АО.
Замена наставника может быть осуществлена по письменной просьбе наставника,
стажера или руководителя подразделения при наличии обстоятельств, препятствующих
процессу наставничества, на основании служебной записки руководителя подразделения.
Оплата дополнительной работы наставника осуществляется в соответствии
с действующими положениями АО.
Б.3.4.2 Наставничество в аккредитованных видах деятельности
Задачей наставничества в аккредитованных видах деятельности является выполнение
требований к аккредитации и обеспечение соответствия деятельности АО КА.
Для сотрудников, выполняющих работы в аккредитованной области деятельности АО,
в соответствии с КА процедуры наставничества реализуются в обязательном порядке.
Длительность наставничества в данном случае может составлять от продолжительности
испытательного срока и до трех лет в соответствии с видами деятельности работника,
соответственно.
Организация наставничества осуществляется в соответствии с действиями показанными
выше.
Для вновь принимаемых сотрудников АО, выполняющих работы в аккредитованных
видах деятельности, а именно связанных с поверкой, калибровкой, испытаниями и т.д., сроки
наставничества определяются требованиями КА, включающими испытательный срок при
приеме на работу по трудовому договору. План подготовки стажера в аккредитованных видах
деятельности в отношении вновь принятого сотрудника состоит из двух этапов:
- стажировка в течение испытательного срока при приеме на работу по трудовому
договору в целях проверки соответствия сотрудника профессиональной пригодности
и поручаемой работе;
- последующая работа под контролем наставника для приобретения соответствующих
навыков, опыта и стажа.
После положительного выполнения первого этапа плана подготовки стажера в течение
испытательного срока вновь принятый сотрудник продолжает работать под контролем
наставника для приобретения соответствующих навыков, опыта и стажа.
При невыполнении первого этапа плана подготовки стажера в течение испытательного
срока применяются соответствующие правила настоящего документа.
Наставничество устанавливается в обязательном порядке в отношении следующих
категорий сотрудников, осуществляющих работу в аккредитованных видах деятельности:
- впервые принятых на работу в МС для выполнения работ и (или) оказания услуг
в области ОЕИ по МЭ и (или) аттестации МИ в случае отсутствия у них опыта работы в течение
трех лет по ОЕИ по профилю, соответствующему области аккредитации метрологической
службы;
- впервые принятых на работу в МС для выполнения работ и (или) оказания услуг
в области ОЕИ по поверке СИ, калибровке СИ в случае отсутствия у них опыта работы в
течение одного года по поверке СИ и калибровке СИ по профилю, соответствующему области
аккредитации МС;
- впервые принятых на работу в испытательную лабораторию для выполнения работ по
исследованиям (испытаниям), измерениям в случае отсутствия у них опыта работы в течение
трех лет по исследованиям (испытаниям), измерениям по профилю, соответствующему области
аккредитации испытательной лаборатории;
- впервые принятых на работу в орган по сертификации для выполнения работ по
сертификации в случае отсутствия у них опыта работы в течение трех лет по подтверждению
соответствия по профилю, соответствующему области аккредитации органа по сертификации.
В отношении стажеров, допущенных к самостоятельной работе, главный метролог,
руководители подразделений (лабораторий, органов по сертификации) АО сообщают в ФСА об
121
изменении состава работников, принимающих участие в работах, осуществляемых
в соответствии с областью аккредитации АО.
В соответствии с приказом Минэкономразвития России от 24.10.2020 № 704 такие
сведения должны быть предоставлены в ФСА в течение последующих 10 рабочих дней со дня,
когда изменения произошли, но не позже дня, когда работники приступили к проведению
самостоятельных работ.
Руководитель подразделения оценивает и согласовывает с заместителем руководитела
АО финансовые затраты на обучение (профессиональную переподготовку, повышение
квалификации) конкретного специалиста. Затраты на обучение специалиста учитываются
планово-экономическим отделом в соответствующей статье бюджета организации.
Обучение стажеров, работающих в аккредитованных видах деятельности АО,
осуществляется в организациях, имеющих лицензию на образовательную деятельность
в установленном порядке.
Б.3.4.3 Другие случаи наставничества
Необходимость реализации функций наставничества в отношении сотрудников
организации, переведённых на новую работу (рабочее место), которым изменены обязанности
и/или которым вменено выполнение дополнительных обязанностей, определяет
соответствующий руководитель подразделения.
Для выполнения КА обязательному наставничеству подлежат сотрудники, переведённые
на новую работу (перемещенные на другие рабочие места), которым изменены обязанности
и/или которым вменено выполнение дополнительных обязанностей в аккредитованной области
деятельности АО.
Организация наставничества осуществляется в соответствии вышеприведенными
действиями.
Сроки наставничества и план подготовки стажера для конкретного специалиста
определяется руководителем подразделения в зависимости от степени профессиональной
подготовки и опыта работы стажера и может составлять от одного до трех месяцев (для
специалистов, работающих в неаккредитованных видах деятельности АО) и до трех лет
наставничества в соответствии с требованиями настоящего документа.
Наставничество, осуществляемое для сохранения неформализованных знаний АО, в том
числе при организации работ по совмещению, совместительству и обеспечению
взаимозаменяемости сотрудников в обеспечении деятельности служб и подразделений АО,
осуществляется аналогичным образом.
Б.3.5 Руководство наставничеством
Руководитель подразделения:
- определяет кандидатуру наставника;
- разрабатывает с привлечением наставника план подготовки стажера и определяет сроки
наставничества, в зависимости от компетентности стажера и объема выполняемой им работы;
- оформляет служебную записку на имя руководителя АО о начале наставничества,
прикладывает к ней для утверждения план подготовки стажера;
- создает необходимые условия для совместной результативной работы наставника
и стажера;
- проводит мониторинг выполнения плана подготовки стажера (для своевременного
завершения);
- осуществляет контроль деятельности наставника и деятельности стажера, вносит
необходимые изменения и дополнения в их работу;
- определяет уровень подготовки стажера наставником;
- осуществляет оценку выполнения отдельных работ плана подготовки стажера,
заполняет графу плана «Контроль результатов»;
- осуществляет оценку выполнения плана подготовки стажера в целом;
- оформляет служебную записку на имя руководителя АО о завершении наставничества,
прикладывает к ней заполненный в части выполнения план подготовки стажера, а для стажеров
122
в области поверки СИ оформляет отзыв-характеристику и осуществляет другие действия,
необходимые для аттестации стажера в качестве поверителя;
- оформляет необходимые документы и передает необходимые средства (инструменты,
оснастку, оборудование и др.) для осуществления самостоятельной работы сотрудника
в подразделении;
- по итогам месяца вместе с табелем рабочего времени предоставляет докладную записку
на имя руководителя АО с указанием фамилии, имени, отчества наставника, стажера
и отработанного ими количества дней по наставничеству.
Отдел кадров (специалист по кадрам) АО осуществляет документационное
сопровождение работы по наставничеству, заключающееся в:
- выпуске приказов по личному составу (начале и завершении наставничества),
оформленных в соответствии с требованиями;
- внесении в личные дела стажеров записей и копий документов, в том числе
подтверждающих обучение, аттестацию и сертификацию.
Заместитель руководителя, главный метролог АО осуществляют организационное
сопровождение наставничества, заключающееся в изучении опыта работы наставников
и результатов наставничества, а также оказании наставникам и стажерам в рамках компетенции
необходимой помощи.
Ход осуществления процесса наставничества может быть предметом рассмотрения на
производственных совещаниях подразделений и на заседаниях руководства АО, где:
- анализируется деятельность участников работ по наставничеству;
- разрабатываются мероприятия по улучшению процесса наставничества;
- оказывается помощь в разрешении проблем наставничества.
Основным критерием результативности процесса наставничества является выполнение
в полном объеме плана подготовки стажера.
Составляющими результативности процесса наставничества считаются:
- уровень освоения и использования стажером НД АО и подразделения,
регламентирующих исполнение обязанностей;
- уровень приобретения навыков в работе и применения полученных знаний, а также
самостоятельности стажера;
- уровень дисциплинированности и исполнительности при выполнении распоряжений
и указаний, связанных с работой;
- уровень выполнения должностных обязанностей и производственных заданий.
Б.3.6 Обязанности и права наставника
Наставник обязан:
- участвовать в разработке и выполнять план подготовки стажера;
- содействовать ознакомлению стажера с направлениями деятельности АО,
с обязанностями и полномочиями, а также порядком исполнения приказов, распоряжений
и указаний руководства АО, связанных с работой стажера;
- оказывать поддержку стажеру, способствуя его адаптации в коллективе подразделения
и в АО;
- обеспечить изучение стажером законодательства, нормативных правовых актов,
нормативных и организационно-распорядительных документов, регламентирующих исполнение
должностных обязанностей и выполнение закрепленных работ;
- выявлять и совместно устранять допущенные ошибки в деятельности стажера;
- выполнять, в качестве примера, отдельные поручения, должностные обязанности
и работы совместно со стажером;
- передавать стажеру знания, умения, опыт и навыки, оказывать индивидуальную помощь
в овладении практическими приемами и способами качественного выполнения заданий
и поручений;
- передавать стажеру профессиональное мастерство, обучать наиболее рациональным
приемам и оптимальным методам работы;
123
- быть требовательным к стажеру, своевременно и принципиально реагировать на
проявление недисциплинированности, используя индивидуальные методы убеждения
и воздействие коллектива;
- проявлять чуткость и внимательность, в корректной форме давать оценку результатам
работы, терпеливо и тактично помогать стажеру в преодолении недостатков;
- личным примером развивать положительные качества, привлекать к участию
в общественной жизни коллектива, при необходимости корректировать поведение стажера;
- периодически докладывать руководителю подразделения о ходе процесса адаптации
стажера, его дисциплине и поведении, результатах профессионального становления.
Наставник имеет право:
- принимать участие в обсуждении вопросов, связанных с наставничеством;
- вносить предложения руководителю подразделения о поощрении (моральном:
благодарность, грамота или материальном: премия) стажера, применении мер воспитательного
и дисциплинарного воздействия;
- осуществлять контроль деятельности стажера в форме личной проверки заданий,
поручений и качества выполненной работы;
- контролировать обеспеченность стажера рабочим местом с предъявляемыми к нему
требованиями, в том числе документами, оборудованием и инструментами, а также оказывать
содействие в создании необходимых условий его работы.
Наставник, отвечающий требованиям КА, своей подписью подтверждает записи стажера,
сделанные в документах регистрации данных проверок, исследований (испытаний) и измерений,
не являющихся единственными итоговыми документами результатов работы.
Порядок подтверждения записей стажера со стороны наставника включает проверку
записей, сделанных стажером, и простановку своей подписи после подписи стажера.
Б.3.7 Обязанности и права стажера
Обязанности стажера:
- выполнять требования должностной инструкции и соблюдать настоящее положение;
- изучать требования законодательных, нормативных правовых актов РФ, нормативных
и организационно-распорядительных документов организации, определяющих обязанности
и права работника, вопросы его профессиональной подготовки;
- знать направления деятельности, изучать свои должностные обязанности и полномочия
при работе в организации, в том числе должностную инструкцию и инструкции по эксплуатации
(применению) используемых оборудования, оснастки, инструмента, материалов;
- выполнять указания и рекомендации наставника, учиться практическому выполнению
работ, отвечающих установленным требованиям;
- совершенствовать навыки, практические приемы и способы качественного выполнения
работ, устранять допущенные ошибки и предупреждать их повторное появление в будущем;
- сообщать наставнику о трудностях, возникших в связи с исполнением обязанностей;
- проявлять дисциплинированность, организованность и культуру в работе.
Стажер имеет право:
- пользоваться документами подразделения и АО в рамках своих обязанностей и прав;
- в индивидуальном порядке обращаться к наставнику за советом, помощью по вопросам,
связанным с осуществлением своей деятельности;
- при невозможности установления личного контакта с наставником выходить
с соответствующим ходатайством к руководителю подразделения, в отдел кадров (специалист
по кадрам) АО;
- подписывать записи в журналах (листах) регистрации данных проверок, исследований
(испытаний) и измерений, не являющихся единственными итоговыми документами
о результатах работы, при условии подтверждения указанных записей подписью наставника,
отвечающего требованиям критериев аккредитации.
124
Стажеры, не отвечающие требованиям КА и перечню документов, подтверждающих
соответствие заявителя, аккредитованного лица критериям аккредитации, утвержденных
приказом Минэкономразвития России от 26.10.2020 № 707, не имеют права подписания
протоколов исследований (испытаний) и измерений, а также журналов (листов) регистрации
результатов исследований (испытаний) и измерений в случае, если эти журналы (листы)
являются единственными итоговыми документами о результатах исследований (испытаний)
и измерений.
Б.4 Ведение архива документов, образуемых в деятельности в области ОЕИ
Б.4.1 Область применения
Документ устанавливает порядок архивирования документов и ведение архива
документов, образуемых в результате деятельности АО в области ОЕИ.
Требования данного положения распространяются на все подразделения АО,
оказывающие услуги в области ОЕИ, в том числе по поверке и калибровке СИ, МЭ документов,
испытаний средств измерений в целях утверждения типа, аттестации МИ.
Б.4.2 Термины и определения
Б.4.2.1 архив: структурное подразделение организации, осуществляющее комплектование,
учет, хранение и использование архивных документов.
Б.4.2.2 учетные документы (архива): Комплекс документов установленной формы,
фиксирующих поступление, выбытие, количество, состав и состояние архивных документов
в единицах учета.
Б.4.3 Общие положения
Управление документацией, образуемой в результате деятельности АО в области ОЕИ,
в соответствии с требованиями КА (приказ Минэкономразвития России от 26.10.2020 № 707,
пункты 46.7и, 46.7к) предусматривает наличие системы хранения и архивирования документов,
в том числе правил хранения и архивирования.
Система хранения и архивирования документов, образуемых в результате деятельности
АО в области ОЕИ (далее по тексту - архив), включает:
- отдельное помещение (выделенное, идентифицированное, изолированное, имеющее
рациональную планировку и приспособленное для хранения документов), находящееся
в производственном здании, отвечающим общим требования безопасности;
- средства ограничения доступа посторонних лиц в помещение архива (информационный
трафарет на входе, двери и окна повышенной технической укрепленности, замки усиленной
секретности, охранная сигнализация);
- оборудование, в том числе кондиционер (сплит-систему), жалюзи, мебель, шкафы,
стеллажи, стремянку (тумбочку) и др.;
- сейфовый шкаф, для хранения документов ограниченного доступа;
- организационную технику, в том числе компьютерную с периферийными устройствами и
программным обеспечением, включенную во внутреннюю электронную сеть, копировальную
(множительную) технику и технику для просмотра документов;
- средства измерения параметров окружающей среды в помещении;
- систему пожаротушения и инструкцию о мерах пожарной безопасности;
- инструкции по охране труда для работника архива;
- порядок обеспечения санитарно-гигиенических режимов, в том числе по поддержанию
порядка и чистоты в помещении.
Система хранения и архивирования документов предусматривает формализацию
в положении подразделения дополнительной функции по управлению архивом документов,
в том числе по созданию и обеспечению функционирования архива.
Помещение архива документов, образуемых в результате деятельности в области ОЕИ,
приказом директора АО закрепляется за подразделением.
В штатном расписании подразделения выделяется работник с обязанностями ведения
архива (далее работник архива), с необходимыми полномочиями и ответственностью, в том
числе за ведение делопроизводства в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.
125
Работник архива, выполняя правила передачи документов в архив, осуществляет
комплектование архива, проводит регистрацию поступающих документов, а также обеспечивает
их сохранение, выдачу документов из архива, а также подготавливает уничтожение документов
по истечении сроков их хранения.
Правила хранения и архивирования включают правила систематизации и ведения архива
документов, образуемых в деятельности АО в области ОЕИ.
Систематизация архивного фонда осуществляется по хронологическому признаку,
а именно по исторически сложившимся входящим комплектам документов в бумажном виде
(в соответствии периодами времени их и поступления в архив) и логически связанными
в последовательности их создания при выполнения работ по оказанию услуг заказчикам
в области ОЕИ.
Архивный фонд формируется из документов оперативного хранения, образовавшихся
в процессе деятельности подразделений АО в области ОЕИ по тематическому и объектному
признакам, а именно по поверке СИ, калибровке СИ, МЭ документов, испытаний средств
измерений в целях утверждения типа, аттестации МИ в отношении источников комплектования
архива (соответственно).
Допускается (в обоснованных случаях) вне фондовое хранение архивных документов,
имеющих важное значение для деятельности АО в области ОЕИ, в первую очередь,
электронных, фото и аудиовизуальных документов, имеющих необходимую идентификацию
и регистрацию.
Особые условия хранения видеодокументов и электронных документов, например, на
носителях с магнитным рабочим слоем, должны дополнительно устанавливаться
подразделениями, обеспечиваться и выполняться в архиве.
Б.4.4 Условия хранения архивных документов
На входе в помещение архива должен быть размещен трафарет (непосредственно на двери
или на стене рядом с дверью) с наименованием архива, а также информацией по ограничению
доступа для посторонних лиц.
Стеллажи, шкафы, сейфы и их полки в помещении архива должны быть пронумерованы:
- стеллажи, шкафы и сейфы - последовательно слева направо от входа в помещение;
- полки стеллажей, шкафов и сейфов - сверху вниз, слева направо.
Архивные документы (первичные средства хранения) подлежат рациональному
размещению на стеллажах, в шкафах, сейфах и полках:
- в коробках, конвертах, связках (для бумажных носителей);
- в коробках и бюксах (банках), ящиках упаковочных (яуфах), конвертах
(для аудиовизуальные носителей);
- в упаковке, рекомендованной производителями (для электронных носителей).
Не допускается размещение архивных документов в помещении архива на полу
и подоконниках, в транспортной таре.
Упакованные архивные документы снабжается заголовком, в котором указывается
необходимая учетная информация.
Электронные документы на физически обособленных носителях снабжаются вкладышами
(этикетками) с необходимой учетной информацией.
В архиве должен соблюдаться установленный режим хранения архивных документов,
а именно температурно-влажностный, световой и санитарно-гигиенический режимы.
Архивные документы должны храниться в вентилируемом (периодически
проветриваемом) помещении, обеспечивающим рециркуляцию воздуха и стабильность
температурно-влажностных характеристик воздушной среды.
В помещении архива должен быть установлен кондиционер (сплит система).
Условия хранения документов в архиве обеспечивают сохранность документов
в установленные сроки хранения.
В помещении архива поддерживается нормальный температурно-влажностный режим,
параметры которого устанавливаются с учетом приказа Федерального архивного агентства от
02.03.2020 года № 24, а именно:
126
- температура - (20 ± 5)°С,
- относительная влажность воздуха - (50 ± 20)%.
Контроль за температурно-влажностным режимом в архиве обеспечивается размещением
на высоте не менее одного метра, вдали от отопительных и вентиляционных систем, комплекта
поверенных контрольно-измерительных приборов в составе: термометр и гигрометр или
термогигрометра.
Измерения температурно-влажностных параметров воздушной среды в помещении архива
производятся в одно и то же время один раз в неделю.
В журнале регистрации параметров окружающей среды, ведущимся в произвольной
форме, отражаются даты измерения, измеренные значения температуры и влажности, а также
выполненные корректирующие действия, предпринятые для нормализации температурновлажностного режима в случаях его нарушения.
Журналы находятся в оперативном хранении в соответствии с номенклатурой дел сроком
3 года, после завершения заполнения.
В помещении архива допускаются естественное и искусственное освещение.
В необходимых случаях для защиты от действия света поступающие в архив документы
размещаются в шкафах, что обеспечивает их длительную сохранность.
На документы архивного фонда не должен попадать прямой солнечный свет из окон
помещения архива.
Надлежащее санитарно-гигиеническое состояние помещения обеспечивается проведением
не реже одного раза в месяц влажной уборки полов, обеспыливания оборудования, обработки
цокольных частей шкафов, стеллажей, плинтусов, подоконников водными растворами
антисептиков.
Не допускается появление в помещении архива грызунов, плесени и грибка, периодически,
не менее чем один раз в год, убирается пыль с первичных средств хранения, а также
образовавшаяся на полках, шкафах и сейфах архива.
Правила обеспечения конфиденциальности документированной информации, находящейся
в архиве, устанавливаются в соответствии с установленными требованиями.
Нахождение в помещении архива посторонних лиц, а также работников АО, без
ответственного работника за ведение архива запрещено.
В отсутствие работника архива помещение архива (в рабочее и нерабочее время) должно
быть закрыто на замок.
Архивные документы, ограниченного доступа, подлежат хранению в запираемых
и опечатываемых сейфах или шкафах помещения архива.
В помещении архива должны соблюдаться правила пожарной безопасности в соответствии
с установленными требованиями.
Б.4.5 Правила ведения архива
Оперативное накопление и хранение документов, подлежащих архивированию, в течение
календарного года осуществляется в подразделениях АО согласно утвержденной номенклатуре
дел подразделений.
Накопление документов в подразделениях направлено на обеспечение прослеживаемости
выполнения работ, а именно от документов, представленных заказчиком на проведение работ,
до результатов деятельности, включая первичные записи.
Состав документов, подлежащих оперативному хранению, устанавливается в соответствии
с требованиями, указанными в руководствах по качеству по каждому виду деятельности
в области ОЕИ.
В начале нового года (до 31 января) каждое структурное подразделение, выполняющее
работы в области ОЕИ, формирует архивное дело за прошедший годовой период времени.
Архивное дело подразделения может содержать ряд томов, как совокупности документов,
накопленных за определенный (например, месячный) промежуток времени года.
Формирование подразделением архивного дела включает следующие действия:
127
- комплектование соответствующего дела (тома) номенклатуры дел подразделения, а также
последующий анализ с целью изъятия ненужных (лишних) документов и добавления (при
необходимости) недостающих документов;
- проверку состояния документов и систематизацию накопленных документов внутри дела
(тома), в том числе правильную типовую раскладку (по времени, заказчикам, СИ и т.п.);
- повторную проверку комплектности дела (тома) сформированных документов,
правильности их размещения;
- составление заголовков архивного дела (тома), отражающих учетную информацию
(таблица), включая индекс и срок хранения дела (сокращения в заголовке не допускаются);
- сканирование (при необходимости) архивного дела (томов) в формате PDF, которое
подвергается резервному копированию и сохранению электронных версий документов согласно
документированной процедуре;
- упаковывание документов (размещение в папки, скоросшиватели, конверты, связки)
и нумерация страниц документов дела (тома);
- прошивка единиц хранения документов, прошнуровывание и скрепление печатью
(штампом) подразделения (при наличии) и подписью руководителя подразделения;
- составление передаточной описи документов (томов) архивного дела из подразделения
в архив (таблица), если дело состоит из нескольких томов, каждый том заносится
в передаточную опись под своим порядковым номером.
Страницы дела (тома) нумеруются шариковой ручкой синего цвета внизу страницы
в правом углу, а листы, имеющие текст с двух сторон, нумеруются с каждой стороны листа.
Документы на бумажном носителе в связках завертываются работником подразделения
в упаковочную бумагу при передаче дела в архив после проверки работником архива.
Заголовок оформляется на листе формата А4 или А5 и наклеивается (прикрепляется
скотчем) на лицевой стороне каждой единицы хранения документов.
Сроки хранения архивных дел в области ОЕИ в архиве в заголовке архивного дела
записывается согласно утвержденной на соответствующий год номенклатуры дел
подразделения.
Передаточная опись архивного дела, подготовленная структурным подразделением для
сдачи в архив, составляется в двух экземплярах.
Экземпляры передаточной описи вместе с подготовленным для сдачи архивным делом
передаются в архив, сроки передачи устанавливаются графиком, разработанным работником
архива в свободной форме и подписанной начальником подразделения.
График передачи архивных дел подразделений в архив рассылается работником архива
руководителям подразделений, выполняющим работы в области ОЕИ, до 15 декабря года,
архивные дела за который сдаются в архив.
Ответственный за ведение архива работник проверяет архивное дело подразделения на
соответствие передаточной описи и анализирует на:
- соответствие перечню томов (документов), указанных в передаточной описи;
- правильность заголовка архивного дела подразделения;
- сроки хранения архивного дела на соответствие утвержденной номенклатуре дел
подразделения, действовавшей в соответствующем году;
- наличие на заголовке архивного дела подписей руководителя подразделения
и ответственного за делопроизводство в подразделении.
128
Таблица 21
Форма заголовка архивного дела
Наименование структурного подразделения
(отдела):_________________________________________
Индекс дела (тома) по номенклатуре:
______________________________________________________
Заголовок дела:
_________________________________________________________________________
Крайние даты дела (тома):
________________________________________________________________
Срок хранения дела (тома) по
номенклатуре:_________________________________________________
Количество страниц в деле (томе)
__________________________________________________________
Дополнительная информация (вид работ, заказчик, доступ и
др.)________________________________
Форма передаточной описи архивного дела
№
п/п
Сведения из номенклатуры дел
подразделения
За период
времени
Кол-во
страниц
Срок
хранения
Подпись
работника
архива
Индекс
Заголовок
Форма сводной описи архивных дел подразделений
№
п/п
Отдел
(наименование)
Заголовок дела (тома)
за период времени
Кол-во
страниц
Срок
хранения
Запись об
уничтожении
Форма журнала учета выдачи документов из архива
№
п/п
Дата
выдачи
Дело № __,
документы,
наименование, количество
страниц
Кому
выдано
(ФИО,
отдел)
Подпись
за
получение,
дата
Срок
возврата,
дата
Подпись
за
возврат,
дата
Формы документов архива АО в области ОЕИ
Прием дел производится работником архива в присутствии ответственного за
делопроизводство структурного подразделения, передающего архивное дело подразделения
в архив.
Работник архива имеет право в обоснованных случаях (наличие ошибок, неаккуратное
оформление, плохое упаковывание и др.) не принимать к архивное дело в архив и возвращать
его для доработки в подразделение.
Проверенные архивные дела подразделений регистрируются работником архива в журнале
учета архивных документов (таблица).
Зарегистрированные архивные документы подразделений систематизируются и хранятся
в архиве по годам, подразделениям и видам деятельности.
129
После завершения передачи подразделениями архивных дел документов, образовавшихся
в результате деятельности в области ОЕИ за прошедший год, работник архива формирует
сводную опись дел архива (таблица), которая сохраняется согласно номенклатуре дел
подразделения.
Полученные от подразделений экземпляры передаточных описей архивных дел
прикладываются в качестве приложений к сводной описи дел архива за прошедший год.
Последующий свободный доступ к архиву имеют только работник архива и начальник
подразделений, которому принадлежит архив.
Б.4.6 Правила выдачи документов из архива
Выдача документов во временное пользование из архива осуществляется в следующих
случаях:
- при разработке отчетов о проведенной работе для вышестоящих организаций;
- при подготовке ответов на поступившие вопросы от заказчиков;
- при запросах государственных органов исполнительной власти, в том числе органов суда
и прокуратуры;
- при проведении проверок со стороны Федеральной службы аккредитации.
Доступ к информации, хранящейся в архиве, а именно выдача документов во временное
пользование или копий отдельных документов осуществляется работником архива по
служебной записке руководителей служб, подразделений в адрес заместителя руководителя АО,
курирующего деятельность в области ОЕИ.
Служебные записки с резолюцией заместителя руководителя АО на выдачу документов
сохраняются в архиве согласно номенклатуре дел.
Лицам, не являющимися работниками АО, выдача документов из архива производится
только по письменным распоряжениям директора или заместителя директора, которые
сохраняются в архиве согласно номенклатуре дел.
Работником архива ведется журнал выдачи документов (дел, томов, копий отдельных
документов) из архива по форме (таблица 21).
Работники АО, получившие документы из архива, обеспечивают их сохранность
и конфиденциальность содержащейся в них информации, включая своевременное и надежное
уничтожение копий документов.
Документы из архива выдаются на срок не более десяти рабочих дней.
Работник архива осуществляет контроль за своевременным возвратом документов в архив,
что регистрируется в журнале учета выдачи документов.
Б.4.7 Уничтожение документов
Выделение документов к уничтожению и уничтожение архивных дел после истечения
срока хранения в архиве осуществляется в соответствии с процедурами и правилами,
установленными в АО.
В начале каждого года (до 31 января) работник архива производит отбор архивных дел на
уничтожение с истекшими сроками хранения.
Уничтожение документов производится путем сдачи дел в организацию, уполномоченную
на прием и вывоз макулатуры.
После передачи архивных дел с истекшими сроками хранения на уничтожение работник
архива вносит соответствующую запись в сводную опись с указанием соответствующей даты.
Б.5 Обучение (техническая учеба) в подразделениях
Б.5.1 Область применения
Процедура относится к менеджменту знаний и устанавливает требования к проведению
обучения работников подразделений АО в рамках технической учебы.
Процедура подлежит применению во всех подразделениях АО.
Б.5.2 Термины и определения
Б.5.2.1 компетентность: Способность применять знания и навыки для достижения
намеченных результатов.
130
Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]