Добавил:
ivanov666
Опубликованный материал нарушает ваши авторские права? Сообщите нам.
Вуз:
Предмет:
Файл:Нотариат. Учебное пособие для студентов вузов, обучающихся по специальности «Юриспруденция»
.pdf
жировку у частнопрактикующего нотариуса, трудовой договор заключает нотариальная палата, и из ее же фонда будет производиться оплата его труда.
Срок стажировки для лиц, имеющих стаж работы по юридической специальности не менее трех лет, может быть сокращен совместным решением органа юстиции и нотариальной палаты, но
продолжительность стажировки не может быть менее шести месяцев. Срок стажировки может быть продлен на время болезни стажера или его отсутствия по другим уважительным причинам совместным решением органа юстиции и нотариальной палаты.
 обязанности стажера входит следующее:
• прием посетителей;
• правовая оценка представленных документов;
• консультирование граждан и юридических лиц по вопросам
совершения нотариальных действий;
• ведение работы по учету законодательства;
• подготовка ответов на письменные запросы юридического
характера;
• ведение архивного производства.
За время стажировки стажер должен освоить:
1) законодательство Российской Федерации о нотариате;
2) основные нормативные акты законодательной и исполни-
тельной власти;
3) приказы и инструкции, регламентирующие деятельность но-
тариуса.
По окончании стажировки руководитель составляет соответствующее заключение по ее итогам и представляет его в орган юстиции или в нотариальную палату (в зависимости от того, где проходила стажировка — в государственной нотариальной конторе или у
нотариуса, занимающегося частной практикой). После прохождения стажировки те лица, которые хотят стать нотариусами, сдают
квалификационный экзамен. Для этого они должны не позже чем
за месяц подать заявление по установленной органом юстиции
форме.
Информация о сроках, месте приема и перечне документов, которые требуются для сдачи экзамена, а также перечень вопросов,
включенных в экзаменационные билеты, размещается для всеобщего обозрения в помещениях органа юстиции и нотариальной палаты за два месяца до проведения экзамена.
Задача и задание, а также теоретические вопросы, входящие в
экзаменационные билеты, разрабатываются квалификационной комиссией.
Решение квалификационной комиссии, принимающий экзамен,
о его результатах может быть обжаловано в апелляционную комис-
81
сию в месячный срок со дня вручения его копии заинтересованному лицу. Если решение комиссии было положительным, то стажер,
претендующий на должность нотариуса, должен не позднее пяти
дней со дня принятия относительно его решения подать в орган
юстиции заявление о выдаче лицензии на право нотариальной деятельности.
5.2. Полномочия лица, замещающего частнопрактикующего
нотариуса, и оплата его труда
В соответствии со ст. 20 Основ в случае временного отсутствия нотариуса (отпуск, болезнь и другие уважительные причины) по его
предложению органом юстиции по согласованию с нотариальной палатой назначается лицо, замещающее нотариуса. Это лицо должно отвечать всем требованиям, предъявляемым к нотариусу, которые перечислены в ст. 20 Основ:
• быть гражданином Российской Федерации;
• иметь высшее юридическое образование;
• пройти стажировку сроком не менее одного года в государ-
ственной нотариальной конторе или у нотариуса, занимающегося частной практикой;
• сдать квалификационный экзамен и иметь лицензию на
право занятия нотариальной деятельностью.
Наделение полномочиями лица, замещающего временно отсутствующего нотариуса, производится на основании соглашения, которое заключается между соответствующим нотариусом и лицом, желающим исполнять его обязанности. Для этого нотариус направляет
соответствующее ходатайство в орган юстиции, которое должно
быть согласовано с нотариальной палатой. К ходатайству прилагаются копии документов, подтверждающих соответствие лица, предложенного нотариусом, требованиям ст. 20 Основ:
• копия диплома о высшем образовании;
• копия лицензии на право занятия нотариальной деятельно-
ñòüþ;
• копия соглашения между нотариусом и лицом, желающим
исполнять его обязанности.
Одновременно лицом, желающим временно исполнять обязанности нотариуса, должны быть предъявлены в орган юстиции подлинники следующих документов: диплом о высшем юридическом образовании; лицензия на право занятия нотариальной деятельностью; паспорт; военный билет; личная карточка по учету кадров (форма Т-2).
В соответствии с ходатайством орган юстиции наделяет лицо, заменяющее нотариуса, занимающегося частной практикой, полномочиями нотариуса на срок, указанный в ходатайстве. Наделение такого
лица полномочиями нотариуса без указания конкретных периодов íå
82
допускается. Возможно наделение полномочиями заранее с определением оснований невозможности исполнения нотариусом служебных
обязанностей, которые могут возникнуть в течение календарного года.
Возникновение полномочий лица, замещающего временно отсутствующего нотариуса, занимающегося частной практикой, относится
к моменту наделения его правом совершения нотариальных действий и непосредственного исполнения служебных обязанностей.
Окончание полномочий связано с моментом их сдачи нотариусу, временно отсутствовавшему и вновь приступившему к своей работе.
Существенным положением является то, что нотариус не вправе со-
вершать нотариальные действия в период исполнения должностных
обязанностей лицом, временно его замещающим.
При отсутствии нотариуса, занимающегося частной практикой,
по любой причине на рабочем месте в течение одной недели и более, он обязан известить о своем отсутствии соответствующую нотариальную палату.
Лицо, замещающее временно отсутствующего нотариуса, совершает все нотариальные действия и получает за это денежное воз-
награждение, обусловленное его соглашением с нотариусом, которого
он замещает.
Все требования, предъявляемые к лицу, временно замещающему
нотариуса, направлены на повышение его ответственности за совершение нотариальных действий, поскольку непосредственную
ответственность за ущерб, причиненный его действиями, в том
числе и имущественную, несет сам нотариус. Нотариус же имеет
право предъявить к лицу, исполнявшему его обязанности и допустившему нарушение, регрессный иск в порядке гражданского судопроизводства в размере нанесенного ущерба.
83
Нотариальное делопроизводство
6
6.1. Понятие и основные правила ведения нотариального
делопроизводства
Нотариальное делопроизводство осуществляется нотариусами в
соответствии с правилами, утвержденными Министром юстиции
РФ совместно с Федеральной нотариальной палатой (ст. 9 Основ
законодательства РФ о нотариате).
Нотариальное делопроизводство разрабатывается на основе рекомендаций Единой государственной системы делопроизводства,
требований стандартов на управленческую документацию. В настоящее время действуют Инструкция по делопроизводству в государственных нотариальных конторах, утвержденная Минюстом
РСФСР 19 августа 1976 г. за ¹ 32, и Инструкция Минюста СССР
от 29 декабря 1973 г. с дополнениями от 4 мая 1984 г., а также приказы Министерства юстиции РФ «Об утверждении Методических
рекомендаций по совершению отдельных нотариальных действий
нотариусами Российской Федерации» от 15 марта 2000 г. ¹ 91 и
«Об утверждении форм реестров для регистрации нотариальных
действий, нотариальных свидетельств и удостоверительных надписей на сделках и свидетельствуемых документах» от 10 апреля
2002 г. ¹ 99.
Нотариальное делопроизводство можно разделить на три взаимосвязанные части:
1) делопроизводство в нотариальных конторах;
2) порядок ведения реестров регистрации нотариальных действий;
3) заполнение нотариальных свидетельств и удостоверительных
надписей.
В соответствии со ст. 9 Основ законодательства РФ о нотариате
контроль за исполнением правил нотариального делопроизводства нотариусами, работающими в государственных нотариальных конторах, осуществляют органы юстиции республик в составе РФ, автономной области, автономных округов, краев, областей, городов
Москвы и Санкт-Петербурга, а нотариусами, занимающимися частной практикой, — органы совместно с нотариальными палатами.
Такая организация контроля за нотариальным делопроизводством
позволит обеспечить единообразие его ведения.
Делопроизводство нотариуса объединяет в себе следующие
функции:
• введение документации по совершению различных нотари-
альных действий;
• ведение организационно-распорядительной документации;
84
• разбор жалоб, заявлений и писем от физических и юридиче-
ских лиц, контроль за их рассмотрением;
• составление номенклатур;
• ведение канцелярии и архива нотариальной конторы.
Нотариусы для совершения нотариальных действий имеют личную печать, а также штампы удостоверительных надписей, личные
бланки или бланки нотариальной конторы.
За организацию ведения нотариального делопроизводства и работы с архивом несет ответственность нотариус, на которого эта
обязанность возложена приказом органа юстиции. Нотариус, занимающийся частной практикой, лично отвечает за правильное ведение делопроизводства, заполнение нотариальных свидетельств и
удостоверительных надписей.
Для учета документов и контроля за их исполнением в нотариальной конторе ведутся журналы входящей и исходящей корреспонденции. Контроль за сроками и качеством исполнения документов осуществляет нотариус.
При поступлении на входящих документах в правом нижнем углу первой страницы проставляются регистрационный штамп и дата
поступления документа. Документы, которые необходимо зарегистрировать, учитываются в журнале входящей корреспонденции. На
входящем документе помимо даты поступления проставляется номер регистрации в журнале и номер дела (наряда), в котором документ будет подшит. После регистрации входящий документ в день
его поступления или на следующий день должен быть первично
рассмотрен нотариусом, который должен решить вопрос о порядке
и сроках исполнения. Входящий документ считается исполненным
после решения всех поставленных в нем вопросов. На исполненном
входящем документе проставляется отметка об исполнении и на-
правлении его в дело. Отметка об исполнении располагается на нижнем поле первого листа документа, если нет места, то на его обороте. Отметка об исполнении — это краткая справка об исполнении
документа, которая содержит слова «в дело» и номер дела, в которое должен быть подшит исполненный документ.
Исходящие документы подлежат регистрации в журнале исходящей корреспонденции. Исходящий документ содержит порядковый
номер по журналу исходящей корреспонденции, номер дела, в котором хранится копия исходящего документа. В соответствии со
ст. 5 Основ нотариус отвечает за сохранность документов. Сведения
(документы) о совершенных нотариальных действиях выдаются по
требованию суда, прокуратуры, органов следствия в связи с находящимися в их производстве уголовными или гражданскими делами. Такое изъятие документов возможно только с разрешения нотариуса и с обязательным составлением заверенной копии изъятого
документа, протокола выписки или запроса суда.
85
Нотариусы выдают выписки из реестров для регистрации нотариальных действий по письменному заявлению физических или
юридических лиц, по поручению или в отношении которых совершались нотариальные действия, а также по письменному требованию суда, прокуратуры, органов следствия и дознания, в связи с
находящимися в их производстве уголовными или гражданскими
делами, а также по требованию арбитражных судов в связи с разрешаемыми ими спорами. В случае же утраты документов, удостоверенных или выданных нотариусами указанным лицам или органам, им выдаются дубликаты утраченных документов. Нотариусы
также выдают дубликаты завещаний, поступивших на хранение от
должностных лиц, имеющих право на удостоверение завещаний в
соответствии с законодательством РФ.
Выдача дубликатов документов производится с соблюдением
требований российского законодательства о сохранении тайны совершения нотариальных действий. На дубликате, который должен
содержать весь текст удостоверенного или выданного документа,
совершается удостоверительная надпись по установленной форме.
Дубликат завещания может быть выдан завещателю, а после его
смерти — указанным в завещании наследникам по представлении
свидетельства о смерти завещателя. В случае смерти наследников,
которые были указаны в завещании, его дубликат может быть выдан их наследникам по представлении ими свидетельства о смерти
завещателя и умершего наследника, после которого они наследуют,
а в необходимых случаях и документов, подтверждающих родственные отношения наследников с наследодателем (если эти документы
не были представлены ранее). По представлении указанных документов наследникам умершего гражданина может быть выдан и
дубликат документа, подтверждающего принадлежность наследодателю наследственного имущества.
6.2. Порядок ведения нотариальных дел
Делопроизводство в государственной нотариальной конторе и у
частнопрактикующего нотариуса подчиняется одним и тем же требованиям, закрепленным в Инструкции по делопроизводству. Соответствующая законодательству организация делопроизводства в
нотариальных конторах имеет важное значение для надлежащего
исполнения всеми нотариусами принятых на себя обязательств.
Для учета документов и контроля за их исполнением в нотариальной конторе должны вестись:
• журнал входящей корреспонденции;
• журнал исходящей корреспонденции:
• разносная книга для местной корреспонденции;
86
• книга жалоб и предложений;
• контрольная картотека или папка.
За правильную организацию и ведение делопроизводства в государственной нотариальной конторе ответственность несет åå ðóêî-
водитель, а в конторе частнопрактикующего нотариуса — îí ñàì.
Частнопрактикующему нотариусу дано право своим распоряжением
назначать ответственного, если кроме него есть другие нотариусы
или помощник нотариуса, занимающегося частной практикой.
Служебные документы подготавливаются в соответствии с правилами, установленными Министерством юстиции РФ, а также
требованиями сохраняющими силу соответствующими нормативноправовыми актами РСФСР и СССР. Это касается ведения реестров
для регистрации нотариальных действий, оформления нотариальных документов, в том числе и для действия за границей.
При составлении документов организационно-распорядительного
характера следует руководствоваться названной Инструкцией по
делопроизводству, а также необходимо соблюдать требования Основных положений Единой государственной системы делопроизводства.
Так, на любом документе должно быть указано его наименование: приказ, справка, отчет, сведения и т.д.; кроме того, должен
быть составлен заголовок, который формулируется составителем и
должен быть предельно кратким и точно отражать содержание документа.
Определенные правила должны быть соблюдены и при написании адреса: кому адресуется документ, наименование учреждения
или его структурного подразделения указывается в именительном
падеже, а должность и фамилия адресата в дательном; почтовый
адрес указывается после названия учреждения. Дата на документе
проставляется путем написания числа и года цифрами, а месяца —
прописью — 20 января 1997 г. (или тремя парами арабских цифр —
20.01.97 ã.).
Если документ составлен на чистом листе бумаги, а не на бланке, то дата проставляется слева внизу ниже подписи. В состав подписи входит обозначение должности лица, подписывающего документ, его личная подпись и расшифровка.
Регистрации подлежат все документы, поступающие в контору
и требующие исполнения. Не регистрируются письма в адрес обще-
ственных организаций, личная переписка, любые другие документы, не связанные с деятельностью конторы. На всех входящих документах в правом нижнем углу первой страницы проставляется
регистрационный штамп. Все документы, подлежащие регистрации,
вносятся в Журнал входящей корреспонденции под порядковым номером; этот номер указывается в регистрационном штампе. В журнале
87
обязательно указывается и номер наряда, в котором будет храниться этот документ после его исполнения.
Важно знать и строго выполнять следующее требование правил
делопроизводства. Заявление о принятии наследства, выдаче свидетельств о праве на наследство, об отказе от наследства, об оплате
расходов за счет наследственного имущества, претензии кредиторов, извещения о наложении запрещении отчуждения жилых домов, сообщения судебных и следственных органов о наложении
арестов на жилые дома обязательно регистрируются в Журнале входящей корреспонденции, если они поступили по почте, а затем передаются нотариусу для исполнения. После этого они подлежат
обязательной последующей регистрации в соответствующих книгах
и журналах согласно.
Документ считается исполненным, когда решены все поставленные в нем вопросы и дан, если это необходимо, ответ корреспонденту. После исполнения документ подшивается в соответствующий наряд, на нем делается отметка об исполнении, если нет
документа, к примеру, ответа, подтверждающего факт исполнения
документа. Отметка об исполнении представляет собой краткую
справку об исполнении, а также слова «в наряд» или «в дело», где
этот документ будет храниться. Такая отметка делается на первой
странице первого листа, а если там нет места — на его обороте,
Все исходящие документы регистрируются в Журнале исходящей
корреспонденции. На зарегистрированных в нем документах ставится
номер, соответствующий порядковому номеру по Журналу исходящей корреспонденции и номеру наряда (дела), в котором копия
этого документа будет храниться. Корреспонденция отправляется
по почте или через рассыльного. Рассыльный вручает документ адресату под расписку в Разносной книге.
Контроль за сроками и качеством исполнения документов осуществляет руководитель государственной нотариальной конторы и
нотариус в конторе частнопрактикующего нотариуса.
Для более четкой организации деятельности нотариальной конторы и удобства делопроизводства в каждой нотариальной конторе
составляется номенклатура дел. В каждой конторе составляется своя
номенклатура, но ее основой является примерная номенклатура. В
номенклатуру дел должны быть включены все наряды (дела), которые ведутся в данной нотариальной конторе, а также реестры, книги, журналы. В конце каждого года номенклатура уточняется и
вновь вводится с 1 января следующего года, В номенклатуре должны быть предусмотрены резервные номера на тот случай, если в
течение года возникнет необходимость введения нового, не предусмотренного ранее наряда. По окончании года в номенклатуре делается итоговая запись о количестве заведенных нарядов (дел) и их
экземпляров.
88
Экземпляр номенклатуры дел с итоговой записью является
учетным документом для дел временного хранения, в связи, с чем
хранится в архиве нотариальной конторы постоянно.
Все имеющиеся в нотариальной конторе документы после их
исполнения формируются в наряды. Документы, поступившие в
нотариальную контору и связанные с оформлением наследственных
прав, подшиваются в соответствующие наследственные дела. Åñëè
наследственное дело в течение года не закончено производством,
оно переходит в следующий год под тем же номером и перерегистрации не подлежит. При формировании нарядов учитываются документы одного делопроизводственного (календарного) года. Внутри наряда документы располагаются в хронологическом порядке.
Годовые планы и отчеты хранятся в нарядах того года, к которому
они относятся по содержанию, независимо от времени их составления. Черновики, проекты, а также документы, не имеющие отношения к нарядам, в них не подшиваются.
6.3. Правила архивного хранения дел, ведения реестров
и удостоверительных документов
По окончании года нотариус готовит дела для архивного хранения. Листы дел нумеруются в правом верхнем углу простым каран-
дашом, а в конце дела на отдельном чистом листе делается заверительная надпись, что в деле прошито и пронумеровано такое-то
количество листов. Ставится подпись, указывается должность лица,
которое оформило данное дело. Проставляется дата и скрепляется
печатью. На обложке дела указывается год образования наряда в
делопроизводстве нотариальной конторы. Заголовок переносится из
номенклатуры дел. Цифрами указывают количество листов в данном деле. Надписи на обложках дел постоянного хранения следует
выполнять четко и разборчиво. Дела постоянного хранения содержат опись, которая представляет собой перечень заголовков дел, а
также необходимые сведения о их составе и содержании.
Одновременно с подготовкой документов на хранение отбираются документы, которые подлежат уничтожению.
В процессе подготовки документов к дальнейшему хранению
создается экспертная комиссия, которая проводит экспертизу научной и практической ценности документов, решает вопрос о дальнейшем их хранении или уничтожении.
Все документы до сдачи их в архив должны храниться в закрывающихся шкафах, предохраняющих документы от пыли, воздействия солнечного света, и в условиях, обеспечивающих сохранность.
Изъятие и выдача каких-либо документов из нарядов не разрешается. В исключительных случаях по требованию суда, прокуратуры,
89
органов следствия и дознания в связи с находящимися в их производстве уголовными или гражданскими делами такое изъятие может
быть произведено с обязательным оставлением заверенной копии
изъятого документа, составлением протокола выемки или запроса
суда.
В случае расторжения договора отчуждения из архива конторы
выдается правоустанавливающий документ продавцу (дарителю),
имевшийся у него до заключения расторгаемого договора об отчуждении имущества. По окончании года в нотариальной конторе производится подготовка дел для архивного хранения: уточняется систематизация документов в нарядах (делах), производится их оформление, дела постоянного и долговременного хранения заключаются
в твердую обложку документы перекладываются в хронологическом
порядке и прошиваются прочной ниткой в три—четыре прокола.
Листы нарядов (дел) нумеруются карандашом в правом верхнем
углу каждого листа документа. Если на листах уже была нумерация,
но она не совпадает с новой, то прежние номера зачеркиваются
простым карандашом, а новые ставятся рядом. В конце каждого
наряда производится запись о количестве прошитых и пронумерованных листов с подписью ответственного лица. На обложке наряда
должен быть заголовок в соответствии с номенклатурой дел, другие
необходимые надписи — о количестве листов, годе образования. Записи должны быть совершены четко, светостойкими чернилами или
тушью.
В ст. 10 Основ закреплен принцип национального языка в нотариальном делопроизводстве: оно ведется на языке, предусмотрен-
ном законодательством республик в составе РФ и автономных областей. Если лицо не владеет соответствующим языком, на котором
ведется нотариальное делопроизводство, тексты оформленных документов должны быть переведены ему нотариусом либо переводчиком.
В соответствии с законодательством о нотариате все нотариальные действия, совершаемые нотариусами, кроме депозитных операций, регистрируются в реестре для регистрации нотариальных дей-
ствий. Формы реестров регистрации нотариальных действий устанавливаются Министерством юстиции РФ. В зависимости от количества сотрудников нотариальной конторы и объема работы в нотариальных конторах могут вестись несколько реестров. В этом случае каждому реестру присваивается самостоятельный индекс. Номера в реестре и на документах обозначаются таким образом: ¹ 1—1,
¹ 1—2; ¹ 1—3 и т.д., где первая цифра обозначает номер индекса,
а вторая — порядковый номер записи. Номер индекса в каждом
реестре сохраняется без изменений в течение года. У нотариусов,
занимающихся частной практикой, индексом совершаемых нотари-
90
Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]