Менеджмент. Учебное пособие-4

Кейс 14. Организационная структура торгового предприятия

мативными документами, должностной инструкцией, методическими материалами, правилами трудового распорядка, приказами и распоряжениями директора предприятия;

––заведующий магазином должен знать порядок и организацию товароведения; основы этики и эстетики, аспекты работы с коллективом; основы менеджмента и маркетинга, а также трудовое законодательство РФ; назначение и виды торгово-технологического оборудования; правила работы предприятия торговли; задачи и функции подразделений; он обеспечивает исполнение приказов и распоряжений директора и заместителя директора;

––заведующий магазином контролирует своевременный выход продавцов на работу; присутствие работников в течение рабочего дня на рабочем месте; контролирует опрятный вид сотрудников. Обеспечивает исполнение работниками приказов и распоряжений директора; осуществляет контроль над выполнением личного плана продаж каждого сотрудника; следит за состоянием товарных запасов и маркировок на определенные виды изделий и фирм; смотрит на культуру обслуживания; следит за санитарно-техническим состоянием магазина; осуществляет по доверенности все необходимые действия по ККМ; проверяет и производит выкладку ассортимента продукции, осуществляет мероприятия по проведению рекламных акций магазина. Администратор подчиняется непосредственно директору или заместителю

директора. Проводит организацию сезонных распродаж; вносит данные о продажах за каждый день в базу данных; в отсутствие администратора все обязанности его выполняет старший продавец. Администратор снимается с должности и назначается заместителем директора или директором.

••Продавцы-консультанты и их должностные обязанности. Продавец-консультант утверждается и снимается с должности директором или заместителем директора, с учетом мнения заведующего магазином. Продавец-консультант должен знать инструкции, нормативные и правовые акты, положения, которые касаются работы компании, занимающейся торговой деятельностью. Также он должен хорошо знать: ассортимент и свойства товара; их качественные характери-

151

Глава 2. Практические задания по менеджменту

стики; стоимость; производителей; условия их хранения; технологии продаж; порядок оформления применяемой документации; главных конкурентов компании; техническую базу фирмы; организацию и проведение акций и дисконтных программ; принимать товар по маркам. В обязанности продавца-консультанта входит: осуществление выкладки товара на стеллажи торгового зала; выполнение работ по соблюдению порядка и чистоты в магазине. Предоставление квалифицированных консультаций покупателям; работа с кассовым аппаратом; общение с покупателями; разрешение проблемных вопросов с покупателями, а также осуществление контроля над наличием полного ассортимента товара на витрине; оформление витрин и торгового зала; оформление заказов покупателей; выполнение личного плана продаж.

••Обязанности старшего продавца: выполнение индивидуального плана продаж; работа с жалобами и пожеланиями клиентов; ведение клиентской базы; консультирование покупателей; работа с документацией; работа на кассе; оформление товарных накладных и прием товара; ведение отчетности; информирование покупателей о проходящих акциях; работа с клиентами. Смотрит за сроками реализации товаров; внешним видом стеллажей и ценников на товаре. Принимает товар по накладным. Производит постановку магазина на охрану. Старший продавец имеет право проводить списание просроченной и бракованной продукции; производить контроль товарных остатков на складе магазина; осуществлять пополнение товара в торговом зале, участвовать в формировании заказа товаров для магазина. Старший продавец-консультант отвечает за продавцов-консультантов и в отсутствие администратора магазина является главным. Назначается и снимается на должность заместителем директора, с учетом замечаний заведующего обувным магазином. В отсутствие администратора старший продавец выполняет его обязанности.

•• Маркетолог (далее – специалист отдела маркетинга, менеджер по продвижению товара) относится к категории специалистов. Маркетолог назначается на должность и освобождается от нее приказом директора, с учетом мнения заместителя директора.

152

Кейс 14. Организационная структура торгового предприятия

Специалист по продвижению товара, в отсутствие директора, подчиняется непосредственно заместителю директора. На время отсутствия специалиста отдела маркетинга его права и обязанности переходят к другому должностному лицу – заместителю директора, о чем объявляется в приказе по организации. Специалист отдела маркетинга изучает основные технологические и технические особенности потребительских свойств реализуемых товаров, изучает мотивацию отношений потребителей к товарам. Осуществляет поиск поставщиков и ведет всю деятельность с уже имеющимися поставщиками. Специалист отдела маркетинга использует в своей работе приказы и распоряжения руководства, законы РФ. Выполняет работу по изучению потребителей и их поведенческого спроса и потенциальных конкурентов; изучает спрос и предложение на отдельные виды товаров, торговые марки, возраст и т. д. Разрабатывает и предлагает на усмотрение директору или заместителю директора ценовую политику предприятия.

Организует систему скидок и поощрений, а также наказаний с учетом мнения вышестоящего руководства. Наблюдает за маркетинговыми кампаниями конкурентов, анализирует их, вносит коррективы в собственные маркетинговые мероприятия. Обязанности и должностные инструкции специалиста отдела маркетинга схожи с выполнением обязанностей заместителя директора, в его отсутствие их выполняет специалист отдела маркетинга или заместитель директора.

Задания к кейсу

1.Постройте схематично организационную структуру предприятия, описанную в кейсе.

2.К какому типу относится организационная структура компании? Какие достоинства и недостатки свойственны структурам данного типа?

3.Как бы вы оценили систему организации работ на предприятии? Какими достоинствами и недостатками она обладает?

4.Предложите свой вариант оптимизации организационной структуры компании. Какой эффект дадут ваши предложения?

153

Глава 2. Практические задания по менеджменту

Кейс 15. Организационная структура языкового центра

ИП Сидорова Ю. В. зарегистрировано в 2015 году, что подтверждается «Свидетельством о внесении записи в Единый государственный реестр индивидуальных предпринимателей».

ИП Сидорова Ю. В. осуществляет свою деятельность в форме языкового центра «LC» и предоставляет своим клиентам услуги по изучению иностранных языков.

Языковая школа не имеет филиалов.

Языковой центр «LC» предлагает обучение для желающих выучить иностранные языки. Школа использует новейшие методики и современные учебные материалы зарубежных издательств. Профессиональный преподавательский состав, используя коммуникативный подход, осуществляет качественное обучение английскому, французскому, испанскому, немецкому и турецкому языкам. Языковой центр «LC» предлагает различные программы обучения для взрослых, школьников, студентов, а также увлекательные занятия для детей от 5 лет. Занятия проходят на иностранном языке с современным оснащением. Особое внимание уделяется аудированию, восприятию на слух и разговорной речи.

Услуги, предоставляемые центром:

1)курсы английского, французского, немецкого, испанского и турецкого языков для взрослых, школьников и студентов;

2)подготовка к зарубежным экзаменам, ОГЭ и ЕГЭ;

3)увлекательные уроки для детей от 5 лет.

Языковой центр «LC» существует на рынке коммерческого изучения языков 2 года.

Главной целью работы ИП Сидорова Ю. В. является получение прибыли как основного показателя организации.

Рост прибыли в данной организации реализуется за счет следующих факторов:

––позиция на рынке, связанная с желанием занять лучшее место;

––взаимоотношения среди сотрудников;

––высококвалифицированный преподавательский состав;

––минимизация издержек и т. д.

Миссия организации заключается в обучении юридических и физических лиц, разных возрастных категорий, иностран-

154

Кейс 15. Организационная структура языкового центра

ным языкам, с использованием передовых образовательных технологий.

Рассмотрим подробнее организационную структуру предприятия. Бухгалтерия как структурная единица ИП Сидорова Ю. В.

включает двух сотрудников – главного бухгалтера и подотчетного ему бухгалтера-кассира. Главный бухгалтер несет административную, уголовную ответственность за бухгалтерию и реализует следующие функции:

––ведет работу с бухгалтерской отчетностью, внутренней и внешней документацией и корреспонденцией;

––занимается отчетами и перечислениями в налоговые и другие государственные органы;

––своевременно подготавливает платежные поручения;

––ведет расчет заработной платы;

––осуществляет операции, которые связаны с движением денежных и основных средств.

Бухгалтер-кассир выполняет следующие функции:

––своевременно и в полном объеме оформляет поступление наличных денежных средств в кассу компании;

––осуществляет контроль за соблюдением лимита остатка кассы, установленного в компании путем ежедневного подсчета денежных средств, и т. д.

Секретарь в ИП Сидорова Ю. В. имеет следующие должностные обязанности:

––приемка и сортировка корреспонденции, поступающей для начальника;

––приемка личных заявлений от сотрудников для подписи начальника;

––подготовка документов и материалов, которые необходимы начальнику для работы;

––работа с компьютерной, копировальной и другой оргтехникой;

––правильное ведение внутренней документации;

––регистрация, строгий учет и передача документов в архив на хранение;

––печать документов, которые необходимы начальнику для работы;

155

Глава 2. Практические задания по менеджменту

––выполнение работы по подготовке различных совещаний, заседаний и прочих встреч;

––организация приема посетителей.

Заместитель директора языкового центра возглавляет 2 отдела: отдел по работе с клиентами и учебную часть.

Основными направлениями деятельности заместителя директора языкового центра по учебной работе являются:

––организация учебно-воспитательного процесса в центре, руководство им и контроль за развитием этого процесса;

––методическое руководство педагогическим коллективом;

––обеспечение режима соблюдения норм и правил техники безопасности в учебном процессе;

––проведение процедур обучения преподавателей и распределения задач;

––оценка, продвижение преподавателей, дача рекомендации по продвижению и повышению заработной платы;

––поддержка хороших рабочих отношений;

––содействие подчиненным в решении их повседневных про-

блем, дает индивидуальные советы.

В свою очередь, отдел по работе с клиентами ИП Сидорова Ю. В. включает: менеджера по работе с клиентами и администратора по работе с клиентами.

Основными функциями менеджера по работе с клиентами являются:

––осуществление коммуникации с клиентами лично или посредством связи при заключении договоров;

––создание долгосрочного сотрудничества с юридическими лицами;

––осуществление подготовки, подписания, переоформления договоров с клиентами;

––анализ качества оказанных услуг преподавателем;

––проведение личных бесед с клиентами с целью определения степени их удовлетворенности учебным процессом;

––проведение переговоров с клиентами о предоставлении услуг, их оплате.

Главная задача администратора по работе с клиентами состоит в качественной коммуникации с клиентами. Основными его обязанностями являются:

156

Кейс 15. Организационная структура языкового центра

––поддержка деловых отношений с клиентами;

––информирование клиентов по любым вопросам, касающимся языкового центра;

––своевременное оповещение клиентов об изменениях в рабочем графике;

––слежение за соблюдением сроков оплаты;

––прием и переадресация входящих звонков;

––прием претензий и заявок от клиентов.

Учебная часть включает: методиста и преподавательский состав.

Методист в ИП Сидорова Ю. В. организовывает и курирует педагогическую работу. Он проверяет перспективные и календарные планы, отвечает за образовательный документооборот, составляет расписание и т. д.

Преподавательский состав формируется в ИП Сидорова Ю. В. из преподавателей английского (2 человека), немецкого (2 человека), французского (1 человек), турецкого (2 человека) и испанского (1 человек) языков.

Функции преподавателя:

––проведение обучения обучающихся в соответствии с требованиями государственных образовательных стандартов;

––организация и контроль их самостоятельной работы;

––использование наиболее эффективных форм, методов и средств обучения, новых педагогических технологий;

––формирование у обучающихся профессиональных умений и навыков, подготовка их к применению полученных знаний в практической деятельности;

––участие в разработке образовательных программ, ответственность за реализацию их в полном объеме в соответствии с учебным планом и графиком учебного процесса, качество подготовки выпускников;

––соблюдение прав и свобод обучающихся;

––обеспечение выполнения учебных планов и программ, соблю-

дение требований безопасности труда в учебном процессе.

В ИП Сидорова Ю. В. от преподавательского состава зависит успешная репутация центра, спрос на предоставляемые услуги. Поэтому очень важно иметь команду высококвалифицированных преподавателей. На должность преподавателя назначается лицо,

157

Глава 2. Практические задания по менеджменту

имеющее высшее профессиональное или среднее специальное образование.

Заместитель директора по административно-хозяйственному обеспечению возглавляет отдел административно-хозяйственного обеспечения, в который входят: офис-менеджер, мастер чистоты и охранник.

Главными функциями заместителя директора по админи­ стративно-хозяйственному обеспечению являются:

––осуществление руководства хозяйственной деятельностью языкового центра;

––составление плана закупок, определение потребностей в материалах, необходимых для трудового процесса (бумага, фломастеры, принадлежности для уборки, кулер и т. д.);

––контроль за деятельностью офис-менеджера.

В обязанности офис-менеджера входят:

––контроль работы мастера чистоты;

––контроль работы охранника;

––учет материалов, предназначенных для административнохозяйственного обеспечения центра;

––контроль за рациональным расходованием материалов. Отдел маркетинга возглавляет главный маркетолог, в подчине-

нии у которого находится менеджер по рекламе и связям с общественностью.

Отдел маркетинга в ИП Сидорова Ю. В. осуществляет:

––анализ рынка услуг по обучению иностранных языков;

––мониторинг основных нововведений в области образовательных технологий;

––продвижение центра на рынке, разработка и реализация рекламной компании;

––разработка рекомендаций по повышению качества предоставляемых услуг и т. д;

––анализ потребностей клиентов;

––анализ конкурентов.

Директор ИП Сидорова Ю. В. руководствуется следующими внутренними документами: свидетельство индивидуального предпринимателя, коллективный договор, положения об оплате труда, правила внутреннего трудового распорядка, трудовые договоры.

158

Кейс 15. Организационная структура языкового центра

Центр ИП Сидорова Ю. В. несет полную ответственность по своим долгам и своим обязательствам всем принадлежащим ему имуществом.

Прибыль от деятельности направляется на возмещение материальных затрат, осуществление обязательных платежей и отчислений (уплату налогов, оплату труда работникам и т. д.). Оставшаяся чистая прибыль используется на развитие и расширение центра и другие цели по усмотрению директора.

Численность сотрудников ИП Сидорова Ю. В. составляет 22 человека.

Вопросы, связанные с наймом и увольнением, формой, системой и размером оплаты труда, а также другие виды доходов работников решаются Ю. В. Сидоровой самостоятельно на базе законодательства РФ.

Система оплаты труда для сотрудников выстроена на использовании повременно-премиальной формы. Оплата труда сотрудников построена на основе должностных окладов и зависит от величины отработанного времени и достижения конечных результатов деятельности организации.

У каждого сотрудника организации ИП Сидорова Ю. В. имеются личные должностные обязанности.

Руководство деятельностью предприятия ИП Сидорова Ю. В. осуществляет директор, который:

––заключает договора с юридическими и физическими лицами (поставщики мебели, учебников, аудиторного оборудования);

––реализует оперативное руководство деятельностью всех сотрудников;

––защищает имущественные интересы и деловую репутацию организации;

––заключает и расторгает трудовые договора с работниками с соблюдением действующего законодательства и штатного расписания;

––определяет состав, численность и заработную плату сотрудникам;

––занимается поиском и отбором персонала компании.

159

Глава 2. Практические задания по менеджменту

Задания к кейсу

1.Постройте схематично организационную структуру предприятия, описанную в кейсе.

2.К какому типу относится организационная структура компании? Какие достоинства и недостатки свойственны структурам данного типа?

3.Как бы вы оценили систему организации работ на предприятии? Какими достоинствами и недостатками она обладает?

4.Предложите свой вариант оптимизации организационной структуры компании. Какой эффект дадут ваши предложения?

Кейс 16. Система организации работ торгового предприятия

ИП Ковалев А. Г. – торговая организация, занимающаяся продажей упаковочных материалов. Работает на территории

г.Ростова-на-Дону и Ростовской области.

Вданной организации наблюдались проблемы с системой организации работ. По результатам проведенной диагностики была предложена новая организационная структура, повлекшая за собой совершенствование всего процесса организации деятельности на данном предприятии.

По итогу введения новой организационной структуры необходимо заняться распределением должностных обязанностей между новыми сотрудниками. Данная задача необходима для того, чтобы как и руководители, так и сами новые кадры четко понимали, что им необходимо делать, какие задачи вести и достижение каких целей зависит целиком от каждого сотрудника в отдельности.

Вновой организационной структуре управления добавлены

следующие должности:

••менеджер по мелкооптовым продажам;

••специалист отдела по мелкооптовым продажам;

••менеджер по крупнооптовым продажам;

••специалист по проведению переговоров;

••помощник бухгалтера по финансовым вопросам;

160