3.3. РАЗВИТИЕ ПОСТОЯННЫХ СВЯЗЕЙ С ПОСТАВЩИКАМИ

Предприятие, которое давно функционирует и стремится расширять собственную продукцию, должно иметь налаженные связи с рядом поставщиков, которые будут способствовать поддержанию производства на желаемом уровне и его росту.

Осуществление закупок покупателями связано с принятием ими решений, конкретное число которых зависит от типа закупок. Бывает три типа закупок: повторная закупка без изменений, повторная закупка с изменениями, закупки для решения новых задач.

В случае повторной закупки без изменений покупатель периодиче-

ски заказывает поставщику новые партии продукции. При этом поставщика выбирают заранее из списка производителей качественной продукции и часто используют систему автоматического повторного заказа, чтобы не тратить время на его оформление заново. Остальные поставщики пытаются получить пробный заказ с тем, чтобы впоследствии увеличить размер поставляемой партии.

Повторная закупка с изменениями требует участия большого коли-

чества сотрудников с обеих сторон, потому что вносятся изменения в технические характеристики товаров, изменения в ценах, что заставляет поставщика немного нервничать, предпринимаются меры для сохранения покупателя. Для поставщиков, не входящих в «узкий круг», появляются новые возможности поставок.

Чем выше стоимость или риск закупки товаров для решения новых задач, тем большей информацией необходимо обладать о поставщике. В этом случае на закупку будет уходить больше времени, если поставщик опять новый.

Разумеется, минимальное число решений принимается при повторной закупке без изменений, максимальное число таких решений принимается при закупках для решения новых задач, поскольку нужно согласовать основные условия поставок, касающиеся видов продукции, их

65

технических характеристик, цен, сроков поставок, условий оплаты, размеров партии и другие возможные вопросы.

Многие покупатели отдают предпочтение одному поставщику и осуществляют у него комплектные закупки. История развития практики комплектных закупок была положена правительственными закупками вооружений и коммуникационных систем. Очень удобно заключать контракты на поставку с генеральным подрядчиком, ответственным за координацию остальных работ, ведь в этом случае генеральный подрядчик полностью решает проблему заказчика. Сама комплектная поставка может иметь различные формы, например, когда производитель продает клей и приспособления для его нанесения на поверхность. Один из успешных и перспективных вариантов, когда поставщик берет на себя обязательство поставлять полностью все материалы, необходимые покупателю для технического обслуживания и ремонта купленного оборудования. В этой связи налаживание долгосрочных связей с поставщиками является очень правильной и верно выбранной стратегией, тем более если речь идет о масштабном производстве или строительстве.

Очень важно учитывать, что поставщики и предлагаемые ими товары должны появляться на предприятии тогда, когда в них есть потребность, то есть спрос со стороны покупателя, а не товар появляется тогда, когда его предложили. В этой связи большее количество информации о потенциальных поставщиках будет болееправильным для предприятия.

Использование на предприятии постоянно обновляемых каталогов позволит увидеть историю развития взаимоотношений с поставщиками и оценить их эффективность.

Следует иметь в виду, что для успешного развития взаимодействия с поставщиками важно придерживаться этических правил или этических норм партнерства. Эти правила не только облегчают работу с поставщиками и банковской сферой, но и упрочивают положение предприятия на рынке, помогают выживать в конкурентной борьбе. Кратко сформулировать правила можно следующим образом: в основе успешной подготовки

66

и производства продукции лежат хорошие отношения между предпринимателем с одной стороны и кредиторами и поставщиками с другой.

Рекомендуется придерживаться основных принципов взаимодействия с поставщиками:

1)обращаться с поставщиками так же, как с клиентами фирмы;

2)не забывать демонстрировать на деле общность интересов;

3)знакомить поставщика со своими задачами и быть в курсе деловых операций, в которых он участвует;

4)соблюдать принятые обязательства;

5)также учитывать интересы поставщика;

6)поддерживать стабильные контакты в деловой сфере [18, c. 92].

3.4. КОНТРОЛЬ И АНАЛИЗ ЗАКУПОЧНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

На оптимизацию логистической цепи «закупка» оказывают влияние внешние факторы, такие как тип рынка, поставщики, развитие новых областей экономики. Однако не менее важными являются внутренние факторы, обусловленные различным пониманием оптимальной деятельности

ицелями других подразделений предприятия, что вызывает необходимость поиска компромисса между различными структурными подразделениями компании. Успешное осуществление закупок предполагает наличие обширной информации о рынках, где они осуществляются. А что касается исследования рынка закупок, то важна регулярность сбора и оценки подробной информации для определения емкости рынка

исоздания предпосылок для оптимизации закупок. Начальным пунктом исследования рынка становится точно сформулированная постановка проблемы. Толчком к проведению рыночных исследований могут явиться изменения в программе сбыта, повышение доли фирмы на рынке, ненадежность поставщиков, неясность величины предложения, высокая конкуренция и другие причины.

67

Простейший алгоритм исследования рынка будет состоять из нескольких этапов: постановка проблемы, анализ потребности в информации, поиск источников информации, получение информации, обработка информации, хранение информации. При анализе определяют также тип рынка, который необходимо исследовать. Бывают, например, непосредственные рынки (обеспечивающие потребность в сырье и материалах), опосредованные рынки (рынки, используемые поставщиками), рынки заменителей, новые рынки.

Полученная информация должна отражать такие категории, как спрос, предложение, рыночный баланс.

Качество товаров должно удовлетворять предъявляемым требованиям, а отсутствие контроля качества может привести к дополнительным издержкам, связанным с возвратом недоброкачественных товаров, с потерей доверия потребителей, и даже к остановке производства и судебным искам.

Важное значение при выполнении плана закупок имеют приемка продукции, документальное оформление поставок, проверка качества

иколичества товаров.

Вцелях экономии времени и усилий сотрудников, для минимизации затрат труда на погрузочно-разгрузочных работах необходимо предусмотреть, чтобы склады, места разгрузки и погрузки товаров были расположены недалеко друг от друга. График поставок, согласованный со всеми поставщиками, необходим для улучшения производственного процесса.

Вобязанности менеджера по закупкам могут входить:

−вопросы доставки и определения оптимальной партии доставки товаров и сроков доставки;

−поиск новых поставщиков (местных и международных), ведение деловых переговоров, контроль и заключение договоров и дополнений

кним;

68

−работа с поставщиками по получению информации об актуальных ценах, скидках, новинках и т. д.;

−ведение электронного и бумажного документооборота, относящегося к закупам;

−взаимодействие с государственными органами и переписка с ними;

−анализ продаж и ежедневное обновление остатков.

Иногда менеджер по закупкам может также участвовать в осуществлении расчетов себестоимости товара и предоставлении их отделу продаж. При необходимости в ряде случаев менеджер по закупкам и логистике может даже участвовать в процедуре таможенной очистки для легализации иностранных товаров, которые перемещают из-за рубежа. Менеджеру по закупкам часто приходится работать с программой 1С, тесно работать с отделом продаж и бухгалтерией, выполнять другие поручения руководства.

К типичным ошибкам при управлении закупками можно отнести следующие.

Ошибка 1. Отсутствие современных подходов к оптимизации управления.

Отдел закупок – это подразделение компании, которое призвано не только обеспечивать необходимым сырьем для изготовления продукции, но и повышать конкурентоспособность компании, качество конечного продукта, снижать сопутствующие расходы. Устаревший подход к планированию, к организации процесса формирования закупки, работа по прежним регламентам – все это сильно тормозит деятельность отдела. Лучшим решением будет автоматизация части процессов – так можно сократить сроки организации поставок.

Ошибка 2. Отсутствие мотивации у персонала.

Наиболее правильный выход из ситуации, когда персонал не выполняет показатели компании, – это установление конечных целей и привязка к ключевым показателям эффективности. Так возможно улучшение работы отдела логистики.

69

Ошибка 3. Отсутствие разделения ответственности между отделами. Когда нет элементарного разграничения ответственности между отделами или сотрудниками, это может привести к ошибкам в работе с п о-

ставщиками.

Ошибка 4. Закупки производятся хаотично, без какого-либо четкого плана, либо работниками других отделов. Неучастие службы закупок в выборе поставщика и контроле закупок может привести к росту затрат.

Ошибка 5. Низкая квалификация персонала отдела закупок. Незнание рынка, поставщиков или особенностей закупаемого сырья

может быть критичным при организации закупок или при выстраивании логистической цепочки.

Ошибка 6. Отсутствие закупочной стратегии.

Бывают ситуации, когда главные силы предприятия направлены на развитие реализации, поскольку руководство компании в первую очередь интересует получение прибыли и ее распределение на дальнейшее развитие. Цели, направленные на развитие закупочной деятельности, не являются основополагающими при формировании стратегии развития компании. И это серьезная ошибка, поскольку результаты работы отдела закупок напрямую влияют на финансовые показатели компании в целом.

Ошибка 7. Длительное согласование контракта, а иногда отсутствие контроля со стороны руководства.

Очень важным для специалиста по контролю закупок является умение договариваться с поставщиками об условиях сотрудничества (для чего, например, необходимо знание внешнеэкономической деятельности в части поставок товаров, таможенного оформления).

По мере продвижения компании к намеченным целям должны постоянно отслеживаться промежуточные результаты и контролироваться происходящие изменения. Бизнес-среда может оставаться относительно стабильной какое-то время, но чаще всего она развивается, и это можно прогнозировать, за исключением тех моментов, когда обстановка изменяется непредсказуемо в моменте и стремительно.

70

Менеджмент должен быть уверен в том, что промежуточные задачи выполняются, а компания движется и развивается в соответствии с изменениями окружающей среды.

3.5.УПРАВЛЕНИЕ ТЕХНОЛОГИЧЕСКИМИ ПРОЦЕССАМИ

ИИХ РАЗВИТИЕ

Переход к инновационной экономике ставит перед Россией задачу преодоления отставания в уровне развития от стран – мировых экономических лидеров. В качестве фактора решения данной проблемы выступает необходимость формирования качественно новых способов управления социально-экономическими системами, которые точно и быстро реагируют на изменения внешней и внутренней среды. Возможность достижения важнейших целей социально-экономического развития России возникает с развитием новейших технологий [16].

Основными тенденциями логистики закупок в отечественной практике за последние десятилетия являются следующие:

−создание стратегических закупочных центров, позволяющих увеличить конкурентные преимущества за счет выбора партнеров исходя из имеющейся цепи поставок и оказания влияния на них;

−процесс оценки поставщиков превратился в один из основных видов деятельности, позволяя тщательно анализировать и выбирать лучших при управлении закупками;

−рост значимости взаимовыгодных переговоров и возрастание роли стратегических союзов с поставщиками;

−координация деятельности и управление поставщиками через их ассоциации;

−регулярный обмен информацией между членами цепей поставок посредством сети Интернет;

71

−рост профессионализма в области договорных отношений и межличностной коммуникации;

−автоматизированное решение закупочных задач.

Закупочная деятельность из технической функции превратилась в важную стратегическую. Определенную роль в этом играют такие факторы, как:

−рост специализации на рынке (все большая зависимость компа- ний-изготовителей от поставщиков и закупаемых у них материалов, товаров и услуг);

−рост технической сложности закупаемых составных частей и комплектующих;

−повышение доли материальных составляющих в общих затратах предприятий.

Управление интегрированной цепью поставок (поставщиков) – это весьма актуальное направление совершенствования закупочной деятельности предприятий. Деятельность закупочных подразделений в нашей стране постепенно преобразуется от стандартного приобретения матери- ально-технических ресурсов на рынке к выбору поставщика как гаранта стабильного, регулируемого и контролируемого процесса обеспечения наличия необходимых материальных ресурсов и управлению взаимоотношениями с ним на основе продолжительного сотрудничества.

Оптимизация процесса управления закупками включает в себя важные направления, к которым относятся: пошаговый процесс организации закупки, автоматизация внутренних процессов, улучшение взаимодействия с поставщиками и стандартизация договора и этапов его согласования. Так, пошаговый процесс организации закупки заключается в выборе поставщика и проведении качественного анализа характеристик закупаемого продукта, чтобы избежать риска приобретения некачественного сырья. Обязательной является автоматизация внутренних процессов, а также использование различных программных продуктов при взаимодействии

споставщиками. Это может помочь сократить расходы, будет способ-

72

ствовать более быстрому оформлению заявок на поставки, позволит упростить контроль и складской учет при приемке товара. Ручной учет может приводить к потере бумажной документации, к ошибкам при оформлении и в конечном итоге к неконтролируемым расходам.

Улучшение взаимодействия с поставщиками – это ключ к успеху, поскольку слаженная работа, взаимовыгодные условия позволяют расти предприятию и наращивать объемы производства.

Очень важным направлением является стандартизация договора и этапов его согласования и подписания. Есть ряд документов, которые заполняются при заключении и реализации договора поставки (образец запроса на поставку товара, товарно-транспортная накладная, отгрузочные документы). Создание шаблона контракта необходимо предприятию, чтобы сократить цикл заключения контракта и свести к минимуму возможные разногласия с партнером. Контроль сроков действия, настройка уведомлений при ведении автоматизированного учета – все это способствует своевременному продлению договора.

К документам, которые нужны для грамотного ведения процесса закупок, относят отчет об остатках товаров, базу данных поставщиков с информацией о ценах, скидках, характеристике, комплектности, сроках годности. По сути, база данных поставщиков – это личный рабочий инструмент менеджера по закупкам, и в этом документе должна прису т- ствовать исчерпывающая информация, важная для логистики.

Можно привести несколько примеров, когда современные технологии в области логистики выводят компанию на новый

уровень.

Первый пример – это международная компания Nestle, которая занимается производством и продажей продуктов питания и напитков. Для успешной работы на международном рынке Nestle использует логистическую стратегию, которая позволяет компании быстро и эффективно доставлять продукцию до потребителей.

73

Одним из ключевых элементов логистической стратегии Nestle является использование современных технологий и инновационных решений для оптимизации процессов доставки. Компания использует системы управления складами и транспортировками, которые позволяют автоматизировать процессы и сократить время на выполнение заказов.

Кроме того, Nestle активно сотрудничает с партнерами и поставщиками, чтобы обеспечить своевременную доставку продукции на рынки. Компания также использует мультимодальные перевозки, чтобы сократить время доставки и снизить затраты на транспортировку.

Вторым примером может служить компания «Авентис» – это производитель и поставщик оборудования для производства и обработки пищевых продуктов. Одной из главных задач компании является обеспечение своевременной и качественной доставки своей продукции потребителям. Для этого компания использует логистическую стратегию, которая включает в себя ряд важных элементов. Компания «Авентис» использует программное обеспечение для управления цепочкой поставок, которое позволяет планировать и контролировать весь процесс доставки от производителя до потребителя. Кроме того, персонал «Авентиса» занимается оптимизацией транспортных маршрутов: разрабатывает оптимальные маршруты для перевозки продукции, учитывая время доставки, расстояние, наличие пробок и другие факторы. Это позволяет сократить время доставки и минимизировать затраты на транспортировку. Активное использование современных технологий позволяет компании оптимизировать процессы доставки: это системы отслеживания грузов, системы управления складами и т. д. Сотрудничество с партнерами по бизнесу дает дополнительные конкурентные преимущества, поскольку компания «Авентис» активно сотрудничает с транспортными компаниями и другими партнерами для обеспечения качественной и своевременной доставки своей продукции. Важную роль также играет управление запасами: «Авентис» управляет запасами своей продукции на складах с помощью современных систем управления запасами, что позволяет мини-

74

мизировать простои в процессе доставки. Обучение персонала также находится в приоритете и на особом контроле у руководства, компания регулярно проводит обучение своего персонала по вопросам логистики, что помогает улучшить качество и эффективность процесса доставки.

Таким образом, логистическая стратегия «Авентис» направлена на обеспечение качественной и своевременной доставки продукции потребителям с использованием современных технологий, оптимизации транспортных маршрутов и эффективного управления запасами.

Для оптимизации параметров логистики закупок в промышленных компаниях можно использовать следующие методы и подходы:

1.Анализ текущих процессов закупок, выявление узких мест и про-

блем, которые могут быть решены с помощью оптимизации.

2.Оптимизация маршрутов доставки товаров с использованием различных методов, таких как метод кратчайшего пути, метод наименьшего времени, метод максимального использования грузоподъемности ит. д.

3.Внедрение системы управления запасами, которая позволит оп-

тимизировать количество и время доставки товаров и уменьшить затраты на хранение запасов.

4.Использование электронных систем закупок для автоматизации процессов закупок и снижения затрат на обработку бумажных документов.

5.Внедрение новых технологий, таких как RFID-метки, GPS-тре-

кинг, облачные системы хранения данных, для улучшения процессов отслеживания и контроля за товарами.

6.Обучение персонала новым методам и технологиям, связанным

соптимизацией логистики закупок, а также повышение мотивации труда. Экономическая безопасность определяет способность экономической системы поддерживать нормальные условия жизнедеятельности страны, устойчивое обеспечение экономической системы ресурсами, а также последовательную реализацию национальных интересов государства и собственников предприятия. В связи с возрастанием угроз кадровой безопасности в некоторых регионах России могут возникнуть в будущем

75

проблемы с реализацией проектов регионального экономического развития, в частности, инновационных проектов, что может отрицательно сказаться на уровне конкурентоспособности региона и качестве жизни населения. Для предотвращения выявленных негативных тенденций и снижения уровня кадровых угроз следует развивать производство и социальную сферу, снижать количество рабочих мест с низкой заработной платой и тяжелыми условиями труда и стимулировать создание и сохранение рабочих мест с достойной оплатой труда [5, с. 125].

7.Анализ конкурентной среды в области логистики закупок и использование лучших практик для улучшения собственных процессов.

8.Интеграция с поставщиками для оптимизации процессов поставок и уменьшения затрат на логистику.

9.Проведение аудита процессов закупок для выявления проблем

иузких мест, которые можно решить с помощью оптимизации логистики.

10.Разработка стратегии оптимизации логистики закупок с учетом целей и задач компании, а также рыночных тенденций и изменений в отрасли.

Межорганизационная координация – это согласование действий фо-

кусной компании цепи поставок, поставщиков, посредников, потребителей и логистических контрагентов для достижения поставленных целей цепи поставок [22].

Межорганизационная координация является не менее важным аспектом в оптимизации уровня качества логистического сервиса. Развитие отношений между поставщиком и потребителем помогает интегрировать отношения в пределах логистических каналов и тем самым повышать уровень сервиса. Например, обеспечение штрих-кодами грузовых единиц, что делает обращение с ними и учет более легким для всей цепи поставок [22, с. 33]. При этом логистическим каналом признают частично управляемое множество различных посредников, осуществляющих до-

76