6.Сроки поставки и количество поставляемых товаров.

7.Описание товаров.

8.Адрес поставки.

9.Цена.

10.Расчетный счет.

Как правило, составляют четыре экземпляра заказа. Первый экземпляр отправляют поставщику, который обязывает его поставить товары согласно оговоренным условиям. Второй экземпляр отправляют в финансовый отдел и принимают как основание для оплаты счета. Третий экземпляр отправляют в отдел материально-технического снабжения для проверки соответствия количества и качества товаров по бланку заказа и транспортной накладной. Четвертый экземпляр оставляют для контроля, применяют для разрешения конфликтных ситуаций.

1.7. ОПРЕДЕЛЕНИЕ ЗАТРАТ И РАСЧЕТ ОПТИМАЛЬНОЙ ПАРТИИ ЗАКУПКИ

При определении потребности предприятия в материалах для производства продукции применяется несколько методов.

Метод прямого счета. Потребность в материале определяется умножением нормы расхода материала на плановый объем производства продукции. В общем виде метод прямого счета может быть представлен

ходуется i-й материал. Норма расхода материала включает в себя полез-

27

ный расход материала, дополнительные затраты материала, вызванные технологическим процессом, и затраты материала, не связанные с производством.

Косвенный метод (метод динамических коэффициентов). Опреде-

ление потребности в материалах при применении данного метода осу-

ственной программы в планируемом периоде по сравнению с предпла-

новымКн;– коэффициент (индекс) изменения нормы расхода материала. Для обеспечения бесперебойной и ритмичной работы предприятия

потребность в материалах определяется не только на товарный выпуск, но и на незавершенное производство (НЗП):

ставщиков, то можно выбрать один из пяти методов в зависимости от сложности конечного продукта.

28

Итак, возможны следующие методы закупки, у каждого из которых есть свои преимущества и недостатки.

Первый метод – закупка товара одной партией, что предполагает поставку большой партии за один раз. К преимуществам относят большие торговые скидки, меньше бумажной волокиты с оформлением и проверкой договоров, а к недостаткам – потребность в складских помещениях, замедление оборачиваемости капитала.

Второй метод заключается в закупке регулярно мелкими партиями, то есть покупатель делает регулярные заказы небольшими партиями в течение какого-то периода. К преимуществам относят ускорение оборачиваемости капитала, экономию складских помещений, сокращение затрат на документирование поставок. Недостатками являются вероятность заказа избыточного количества товаров, необходимость оплаты всего количества товаров в заказе.

Третий метод – ежедневные или ежемесячные закупки по котировочным ведомостям. Это имеет прямое отношение к дешевым и быстро потребляемым товарам. В котировочную ведомость включают полный перечень товаров, количество имеющегося товара и требуемое количество. К преимуществам относят снижение затрат на складирование, своевременные поставки, улучшение оборачиваемости капитала.

Четвертый метод – получение товаров по мере необходимости, схожий в некоторой степени с регулярными поставками товаров, но со своими особенностями:

1)количество товаров к поставке определяется приблизительно;

2)оплате подлежит только поставленное количество товаров;

3)поставщики перед выполнением заказа связываются с покупа-

телем;

4)покупатель не обязан покупать и оплачивать товары по истечении срока контракта.

Пятый метод – закупка товара с немедленной сдачей. Такой метод необходимо применять при мелких размерах заказов и для нечасто ис-

29

пользуемых товаров. Товар заказывают только когда он требуется и вывозят со склада поставщика. Недостаток – в увеличении издержек, связанных с детальным оформлением документации и множеством поставщиков.

Оптимальный размер заказа по критерию минимизации совокупных затрат на хранение запаса и повторение заказа рассчитывается по фор-

где ОРЗ – оптимальный размер заказа, шт.;– затраты на поставку единицы заказываемого продукта, руб.;

– потребность в заказываемом продукте, шт.;

– затраты на хранение единицы заказываемого продукта, руб./шт. Затраты на поставку единицы заказываемого продукта включают

следующие элементы:

1)стоимость транспортировки заказа;

2)затраты на разработку условий поставки;

3)стоимость контроля исполнения заказа;

4)стоимость форм документов [18].

Документальное оформление поставок

Для правильного выполнения операций, связанных с поставками товаров, необходимо внимательно работать с отражающими их документами.

Копия заказов должна быть направлена в подразделение-потреби- тель для проверки на соответствие уведомлениям о поставке фактически поступившего товара. При проверке используют и спецификации, то есть описание товара. Уведомление об отгрузке направляет поставщик после подготовки продукции к отправке. В нем указываются сведения об отгрузке (номер заказа и время поставки). Сопроводительное письмо подтверждает поставку товаров определенной фирме.

30

Документ поставщика применяется, когда поставщик пользуется транспортом другой фирмы. В этом документе указывают название и адрес отправителя, описание продукции, особенности транспортировки, наименование поставщика, сведения о массе, весе. Подтверждение получения поставки используют для информирования подразделенийполучателей о фактической доставке товаров и для контроля в бухгалтерии. В книге регистрации товаров указываются: номер сопроводительного письма, дата поставки, отправитель, способ транспортировки, краткое описание товаров. В отдельном документе необходимо фиксировать брак и другие недостатки полученного товара, так как отдел закупок сможет потом принять необходимые меры, то есть это страховые документы на случай недобросовестности поставщика.

1.8.ПРАВОВАЯ И НОРМАТИВНАЯ БАЗА, ПРИМЕНЯЕМАЯ

ВКОММЕРЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ПО ЗАКУПКАМТОВАРОВ

Законодательное регулирование закупочной деятельности необходимо в первую очередь для того, чтобы упорядочить эту деятельность, установить единые и прозрачные правила ее проведения и условия для открытой конкуренции за право заключить договор с заказчиком. Все это в совокупности должно обеспечивать минимизацию риска злоупотреблений при проведении закупок и повышать их эффективность.

В обобщенном виде иерархию нормативных правовых и локальных актов, посвященных закупкам, можно представить в следующем виде.

Государственные нормативно-правовые акты:

1)Гражданский кодекс Российской Федерации;

2)Федеральный закон от 26.07.2006 г. № 135-ФЗ «О защите конкуренции» [3];

3)Федеральный закон от 05.04.2013 г. № 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государ-

ственных и муниципальных нужд» [2];

31

4)Федеральный закон от 18.07.2011 г. № 223-ФЗ «О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц» [1].

Локальные нормативные акты, которые могут использоваться на предприятии:

1)корпоративный закупочный стандарт;

2)корпоративные регламенты работы структурных подразделений при проведении закупок и регламенты отдельных элементов закупочной работы;

3)план закупок;

4)извещение о закупках;

5)закупочная документация, в том числе техническое задание и проект контракта;

6)итоговый протокол закупки.

Все перечисленные документы являются юридически значимыми, то есть влияющими на установление правоотношений между заказчиком и поставщиком либо прямо определяющими содержание этих правоотношений.

В России закупочная деятельность разных организаций регулируется законодательством неодинаково. Это обусловлено различными уровнями рисков при проведении закупок разными категориями заказчиков. Наиболее детально урегулированы закупки государственных и муниципальных заказчиков: строгость требований законодательства о государственных закупках обусловлена, во-первых, тем, что эти закупки призваны обеспечивать оказание гражданам государственных и муниципальных услуг на высоком уровне, а во-вторых, тем, что эти закупки финансируются за счет бюджетных средств.

Расходование бюджетных средств имеет следствием то, что без жестких и детализированных требований, контроля и неотвратимости наказания для нарушителя риск злоупотреблений существенно повышается. Если государственные и муниципальные закупки проводятся ненадлежащим образом, не приходится надеяться на предоставление госу-

32

дарственных и муниципальных услуг надлежащего качества. Таким образом, негативные последствия злоупотреблений при проведении государственных закупок для государства выше, чем от нарушений при проведении коммерческих закупок.

Для закупок естественных монополий, государственных компаний, организаций коммунального хозяйства и иных субъектов законодательством предусмотрены определенные рамки, устанавливающие пределы усмотрения компании в организации собственной закупочной деятельности, поскольку, с одной стороны, эти компании не расходуют бюджетные средства и имеют внутреннюю экономическую мотивацию к рациональному использованию собственных средств, но, с другой стороны, эффективность их закупок влияет, в том числе, на уровень тарифов, а следовательно, имеет социальную значимость. Иными словами, если субъект Закона № 223-ФЗ провел закупку неэффективно или потратил на нее лишние деньги, то это может увеличить расходы конечного потребителя, хотя связь между этими закупками и качеством оказания услуг не столь непосредственная, как в ситуации с государственным заказом. Наконец, для коммерческих организаций гражданским и антимонопольным законодательством установлены обязательные, но вместе с тем общие требования, поскольку у таких компаний, рискующих при осуществлении своей хозяйственной деятельности собственными деньгами, существует наибольший внутренний стимул к эффективному расходованию этих средств при проведении закупок.

Социальный эффект от деятельности большинства коммерческих организаций не такой значительный, чтобы устанавливать жесткие законодательные требования к их закупкам. Общие гражданско-правовые и антимонопольные требования, установленные в гл. 28 ГК РФ и ч. 1 ст. 17 Закона «О защите конкуренции», обязательны для всех [3]. При этом субъектами Закона № 223-ФЗ, а также государственными и муниципальными заказчиками эти требования применяются с учетом особенностей, установленных отраслевым законодательством, а также с учетом допол-

33

нительных требований, установленных законодательством. Заказчик может проводить в электронной форме закупки всеми способами – в том числе с помощью электронного конкурса, электронного аукциона, электронного запроса предложений, электронного запроса цен, электронных конкурентных переговоров и т. п.

Правительством РФ утвержден перечень продукции, которую заказчик обязан закупать только в электронной форме. При этом, даже закупая продукцию из этого перечня, заказчик вправе использовать любой электронный способ размещения заказа, а не только аукцион.

Итак, исключительно в электронной форме закупаются:

1)природная вода и лед;

2)целлюлоза, бумага, картон и изделия из них;

3)полиграфическая и печатная продукция;

4)канцелярские принадлежности;

5)оргтехника;

6)аппаратура радио, телевидения и связи;

7)фото- и киноаппаратура;

8)медицинская аппаратура;

9)средства измерения;

10)часы;

11)автомобили, их детали и принадлежности;

12)транспортные средства;

13)услуги по торговле, ТО и ремонту автомобилей;

14)услуги по ремонту оргтехники для офисов;

15)услуги по уборке зданий.

Закупка товаров, работ и услуг, включенных в этот перечень, не осуществляется в электронной форме:

1)если информация о закупке содержит сведения, составляющие государственную тайну;

2)если Правительством РФ принято решение проводить данную закупку в закрытом режиме;

34

3)если потребность в закупке возникла вследствие произошедшей аварийной ситуации, обстоятельств непреодолимой силы, необходимости срочного медицинского вмешательства, чрезвычайных ситуаций природного или техногенного характера, а также в целях предотвращения угрозы их возникновения;

4)если закупка осуществляется у единственного поставщика в соответствии с положением о закупке самой регулируемой организации. При этом регулируемая организация имеет право закупать в электронной форме и продукцию, не входящую в перечень, утвержденный Правительством РФ.

Таким образом, проведение закупок является необходимой составляющей деятельности каждой организации. Эта деятельность должна быть целостным, системным процессом, цель которого – с минимальными затратами сил и средств своевременно получить все те товары, работы и услуги, которые необходимы организации. Поэтому необходимо учитывать правовое регулирование закупочной деятельности. Частные закупки – закупки, проводимые в соответствии с Законом «О закупках товаров, работ, услуг...». Как известно, некоторые виды заказчиков, подпадающие под сферу действия Федерального закона от 05.04.2013 г.

№44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд» [2], вправе в случаях, предусмотренных законом, применять в своей закупочной деятельности нормы Федерального закона от 18.07.2011 г. № 223-ФЗ «О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц» [1]. В частности, речь идет о бюджетных учреждениях, которые согласно положениям ч. 2 ст. 15 ФЗ № 44 вправе осуществлять закупки товаров, работ, услуг, руководствуясь ФЗ № 223.

По общему правилу, бюджетное учреждение вправе производить закупки товаров, работ, услуг на основании норм ФЗ № 223 в следующих случаях:

35

1)за счет грантов, передаваемых безвозмездно и безвозвратно гражданами и юридическими лицами, в том числе иностранными гражданами

ииностранными юридическими лицами, а также международными организациями, получившими право на предоставление грантов на территории РФ в установленном Правительством РФ порядке, субсидий (грантов), предоставляемых на конкурсной основе из соответствующих бюджетов бюджетной системы РФ, если условиями, определенными грантодателями, не установлено иное;

2)когда бюджетное учреждение выступает в качестве исполнителя по контракту и привлекает на основании договора в ходе исполнения данного контракта иных лиц (например, договор субподряда) для поставки товара, выполнения работы или оказания услуги, необходимых для исполнения предусмотренных контрактом обязательств данного учреждения;

3)в отношении средств, полученных при осуществлении бюджетным учреждением иной приносящей доход деятельности от физических лиц, юридических лиц (за исключением средств, полученных на оказание и оплату медицинской помощи по обязательному медицинскому страхованию). Как показывает практика, многие представители организаций положительно оценили подобную альтернативу законодателя, которая позволила проводить закупочные процедуры с соблюдением требований двух федеральных законов – ФЗ № 44 и ФЗ № 223.

Вместе с тем организации сталкиваются с большими трудностями при применении норм ФЗ № 223 в ходе своей практической работы,

иэто вполне обоснованно и логично, поскольку ФЗ № 44 более «процедурный» закон, он гораздо детальнее, в отличие от положений ФЗ № 223, описывает и регламентирует все этапы осуществления закупок. Закон «О контрактной системе...» предусматривает более жесткие сроки для совершения действий, направленных на достижение конечного результата – удовлетворение потребности организации в необходимых товарах,

36