разделение имеет в составе структуру линейных подразделений, занимающихся закупкой сырья, оборудования, комплектующих; транспортным обслуживанием, управлением складским хозяйством. Служба мате- риально-технического обеспечения имеет централизованное управление

инепосредственно обеспечивает снабжение, сбыт, а также планирование

иконтроль производства. Такая схема подходит для производств крупных партий товаров с близкой номенклатурой.

Преимущества децентрализованной формы снабжения:

−пользователь лучше осведомлен о потребности отдела-заказчика;

−более быстрое удовлетворение потребности в материальных ресурсах.

Недостатки децентрализованной формы снабжения:

−за решением оперативных вопросов служащие подразделения могут не заметить тенденции изменений планирования в организации;

−недостаточный профессионализм служащих и вероятность проблем определения возможностей снабжения;

−недостаточность возможностей для проведения функционального анализа в сферах работы с таможней, транспортных услуг, складирования, управления запасами и т. д.

1.4. КРИТЕРИИ И МЕТОДЫ ВЫБОРА ПОСТАВЩИКА

При поиске и контакте с поставщиком необходимо обратить внимание на следующие аспекты.

1. Компетентность поставщика, т. е. умение решать поставленные задачи. Товар должен подходить по ассортиментной матрице, должны выполняться гарантийные обязательства со стороны поставщика, должны выполняться условия по доставке. Поставщик должен быть рационально мыслящим торговым партнером. Пример из практики доказывает эту мысль. Покупатель в лице фирмы по закупкам товаров срочно искал товар для продажи, наконец товар нашелся, но производитель не обладал

17

умением продвигать свой товар, а предполагал, что за продвижение торговой марки возьмется закупщик. При этом фирма-производитель не желала признать и дать эксклюзивные права на закупку, вследствие чего сделка не состоялась.

2.Мощности, которые способны удовлетворить потребности торговой сети. При переговорах нужно учитывать возможный будущий спрос на продукцию, которую фирма желает закупить, и рассчитывать на определенную глубину производственных мощностей.

3.Обязательства, которые с готовностью должен брать на себя поставщик. К их числу относят: поставка товаров вовремя, поставка качественного товара, поставка согласованного ассортимента, наличие товара на складе.

4.Системы контроля качества продукции, системы контроля запасов издержек, бюджета, персонала и информации. Это важный параметр, так как при отсутствии у поставщика системы контроля за качеством или складом покупателю самому придется разбираться с его последствиями

усебя на складах. При недостаточном контроле за качеством могут иметь место недовольство со стороны покупателей, возвраты и прочие последствия. При отсутствии контроля за отпуском продукции могут быть недопоставки, есть риск пересортицы и тому подобных вещей.

5.Ресурсы наличности и финансовой стабильности. Это очень важный аспект взаимоотношений, так как от поставщика можно ожидать более глубокие скидки, маркетинговые программы и прочее (например, обучение, создание складского запаса под объемы закупок). Свидетельствами стабильности и благополучия могут быть прямые отчеты о финансовых потоках, пресс-релизы, участие в маркетинговых программах и акциях.

6.Соответствие цены качеству и уровню обслуживания.

7.Стабильные поставки и стабильное качество товаров.

8.Общие ценности.

9.Соответствие требованиям законодательства и безопасности.

18

При выборе поставщика нужно учитывать, что и у мелких, и у крупных поставщиков есть свои преимущества и недостатки, важны потребности. К преимуществам мелких поставщиков можно отнести более внимательное отношение к потребностям потребителя и ритейлера, так как более заинтересованы в сбыте. Есть, однако, и недостатки, такие как небольшая глубина скидок, отсутствие крупных производственных мощностей и, следовательно, складских запасов в достаточном количестве.

У крупных поставщиков, разумеется, имеются возможности дополнительных поставок в крупном объеме, они более финансово устойчивы и смогут поддержать в трудной ситуации. К минусам можно отнести негибкие бюрократизированные системы, и с представителями таких компаний труднее выстраивать взаимоотношения: они больше подчинены понятиям выгоды, чем понятиям взаимопомощи.

Самой распространенной формой поиска поставщиков являются тендерные торги, которые выгодны как поставщику, так и потребителю. Поставщик получает сведения об условиях работы с потребителем, а потребитель может выбрать себе наилучшего поставщика. В проведение тендера входят такие этапы, как реклама, разработка тендерной документации, ее опубликование, прием и оценка тендерных предложений, подтверждение квалификации участников торгов, предложение контракта.

Оценка тендерных предложений ведется в соответствии с критериями, заданными тендерной документацией, и рассматриваются только те предложения, которые отвечают требованиям, изложенным в тендерной документации. Тендерная комиссия составляет отчет об оценке тендерных предложений и присуждает контракт конкретному отвечающему требованиям исполнителю.

Отсутствие переговоров между участниками характерно именно для тендерных предложений.

Вторым вариантом получения предложения от потенциального поставщика являются письменные переговоры между поставщиком и потре-

19

бителем. В процессе письменных переговоров потребитель получает официальное предложение на поставку товаров от выбранного поставщика.

При выборе поставщика также можно воспользоваться одним из следующих испытанных методов.

Метод «Идеальный поставщик». Состоит в том, что определяется показатель идеального поставщика, и каждый из потенциальных поставщиков сравнивается с идеалом.

Метод доминирующих характеристик. Заключается в сосредоточе-

нии на одном выбранном параметре (критерии). Этот параметр может быть наиболее низкой ценой, наилучшим качеством, графиком поставок, внушающим наибольшее доверие, и т. п. Преимущество данного метода –

впростоте, а недостаток – в игнорировании остальных факторов – критериев отбора.

Метод оценки затрат. Иногда его называют затратно-коэффициен- тным методом или «методом миссий». Метод заключается в том, что весь исследуемый процесс снабжения делится на несколько возможных вариантов (миссий) и для каждого тщательно рассчитываются все расходы и доходы. В результате получают данные для сравнения и выбора вариантов решений (миссий). Для каждого поставщика рассчитываются все возможные издержки и доходы (при этом учитываются логистические риски). Затем из набора вариантов (миссий) выбирается наиболее выгодный (по критерию общей прибыли). По существу, здесь имеет место разновидность метода ранжирования (критериев) по стоимости. Метод интересен с точки зрения стоимостной оценки, поскольку позволяет определять «стоимость» выбора поставщика. Недостаток метода состоит

втом, что он требует большого объема информации и анализа значительного объема информации по каждому поставщику.

Метод категорий предпочтения. В этом случае оценка поставщика (в том числе и выбор способа его оценки) зависит от информации, стекающейся из многих подразделений компании. Инженерные службы делают свою оценку способности поставщика производить высокотехноло-

20

гичную продукцию и могут компетентно судить о ее качестве; диспетчерская докладывает о сроках доставки закупаемых материальных ресурсов; производственные отделы дают заключение о простоте и удобстве пользования материальными ресурсами в производственном процессе. Такой метод подразумевает обработку разнообразной информации из множества источников.

Переговоры впроцессе закупки

Самый действенный и самый популярный инструмент управления поставщиками – это переговоры. У закупщика нет другого более эффективного способа управления и достижения собственных целей, как проведение переговоров. Переговоры – это взаимный обмен информацией, в ходе которого стороны приходят к решению, что каждая из них получит и что ей придется отдать взамен; по сути, это обмен выгодами.

К примеру, презентация торговым представителем товаров или услуг – это не переговоры, а предложение, которое может рассмотрено, то есть это просто попытка продать товар. Если организация в ультимативной форме ставит условия своему партнеру – это тоже не переговоры, а только выдвижение условий, которые можно и не принять. При переговорах должно быть обсуждение позиций сторон. Просьбы о чем-то (будь то попытка установить неформальный контакт, или лесть, или другие приемы) – это тоже не переговоры, ведь нет обсуждения взаимных выгод сторон. При этом сами по себе переговоры могут включать в себя и манипуляции, и выдвижение условий, и презентацию товара. А менеджеру по закупкам важны переговоры, и у каждой из сторон должны быть области допустимых решений. Есть область принятия решения о сотрудничестве, то есть желаемый идеальный вариант и предельный вариант как для поставщика, так и для покупателя. К примеру, поставщик готов выйти на переговоры со скидкой 12 % (готов уступить покупателю в этом размере от цены), а максимальный размер скидки, который допустим для поставщика, – это 18 % (это предел). Покупатель же идеальной для себя

21

считает скидку в 20 %, но будет готов купить и при 15%-ной скидке поставщика (это тоже его предел). В итоге областью заключения сделки будет диапазон между 15 % и 20 %.

Если минимальный допустимый предел одной стороны превышает максимальный допустимый предел другой стороны, то область торга отсутствует и возникает тупик. Выйти из тупика можно, если вести переговоры не по одному, а сразу по нескольким вопросам поставки. Пакет соглашений обеспечит некоторую гибкость, которая облегчает выход из тупика.

1.5. ЗАКЛЮЧЕНИЕ И РЕАЛИЗАЦИЯ ДОГОВОРОВ ИКОНТРАКТОВ

Грамотное заключение договоров и контрактов на покупку или на реализацию предполагают знание основ хозяйственного права.

К основным правовым элементам контракта можно отнести:

1)предложение и принятие предложения;

2)финансовые условия;

3)законность, то есть легитимность с точки зрения юридических норм страны;

4)право заключать контракты, то есть уполномоченное на то лицо заключает и подписывает контракт.

Все необходимые условия контракта должны найти отражение в документах и быть четко выраженными или подразумеваемыми из основных условий. После заключения контракта поставщик теряет право собственности на предмет договора. В контракте могут быть предусмотрены возмещение убытка за несвоевременную поставку продукции, то есть за нарушение сроков поставки. Ответственность сторон предусматривает штраф за неисполнение договорных обязательств или выплату неустойки.

В контракте обычно указаны покупатель и продавец, предмет договора, количество товаров, спецификации как его неотъемлемая часть,

различные сертификаты соответствия товара, удостоверения завода-

22

изготовителя, сумма контракта и порядок расчета, данные о поставке товара и о приемке товара. Обычно приемка товара осуществляется по приемо-сдаточному акту между продавцом и покупателем.

Отдельной строкой прописываются случаи наступления форсмажорных обстоятельств, по которым стороны освобождаются от ответственности. В контракте также указываются прочие условия (например, момент вступления в силу или возможность изменений и дополнений) и юридические адреса и реквизиты сторон.

Согласование условий договора является одним из условий экономической эффективности самого договора и договорной работы в целом. Экономическая эффективность договора в том, чтобы получить коммерческую прибыль от исполнения договора и при этом сохранить имеющееся имущество. Согласование условий осуществляется как на уровне структурных подразделений предприятия, так и на уровне контрагентов, в данном случае поставщиков. На уровне структурных подразделений целью согласования является выработка общей концепции приобретения необходимой продукции с учетом имеющихся потребностей и финансовых возможностей. Для этого рекомендуется разработать маршрутную карту движения договора и разослать всем сотрудникам организации. В маршрутной карте надо обозначить те службы, в которых любой договор проходит обязательное согласование. К таким службам относятся бухгалтерия, непосредственно отдел закупки, подразделения, сформировавшие заявки на нужные им материальные ресурсы, руководитель направления и юристы.

В зависимости от вида договора допускается применение упрощенного маршрута согласования, только в этом случае необходимо четко определить, когда и при каких условиях это возможно. Если у служб возникают замечания к договору, об этом делается отметка в листе согласования, которая заверяется подписью проверяющего. При наличии замечаний служб ответственный исполнитель передает проект договора с листом согласования, в котором указаны замечания юристу, а он,

23

в свою очередь, устраняет указанные замечания (при необходимости) и передает обратно ответственному лицу.

По завершении процедуры согласования договор со всеми прилагающимися документами подписывается руководителями (уполномоченными лицами) сторон договора и поступает в исполнение.

Предварительный проект договора необходимо согласовать и с поставщиками (потребителями) конкретного материального ресурса в силу того, что условия договора часто сформулированы в пользу подготовившей его стороны. В связи с этим необходима корректировка договора другой стороной с ее позиций, в результате чего устанавливается баланс интересов и происходит распределение рисков неисполнения обязательств между сторонами, т. е. достигается соглашение по всем условиям договора. Процедура регистрации и хранения договоров направлена на обеспечение сохранности заключенных договоров. Целесообразно поручить регистрацию подписанных договоров юридическому отделу. При регистрации договора должна быть отражена информация о дате его заключения, о наименовании контрагента, номере договора, предмете, сроке действия, данные об ответственной службе (отделе).

В случае заключения к договору дополнительного соглашения эту информацию также необходимо фиксировать. То же самое касается спецификаций и других приложений, которые являются неотъемлемой частью договора. Любому договору присваивается регистрационный номер, который может состоять из нескольких цифровых обозначений. Например, цифровое обозначение вида договора, порядкового номера договора, месяца или года его заключения (сквозная нумерация), проставляемого через горизонтальную и/или косую черту (№ Х-Х/Х).

Каждому виду договора может быть присвоен определенный цифровой индекс (состоящий, к примеру, из арабских цифр): Купля-продажа – 01; Поставка – 02; Услуги – 03 и т. д. Оригиналы подписанных договоров надлежит хранить в специальных папках-регистраторах в юридическом отделе организации. Папки-регистраторы с оригиналами договоров фор-

24

мируются (наполняются) по календарным годам в хронологическом порядке. К каждой папке-регистратору должна быть приложена опись содержащихся в ней договоров. Каждый оригинал договора хранится в отдельном прозрачном пластиковом конверте (файле, или мультифоре) с приложением оригиналов протокола разногласий, дополнительных соглашений, приложений, спецификаций и иных документов, относящихся к договору. Еще лучше, если все документы будут отсканированы и помещены в общедоступную электронную базу, чтобы каждый желающий по мере необходимости мог ознакомиться с договором, не вставая с рабочего места и не отвлекая других работников.

Оплата поставок происходит путем получения и оплаты счетов от предприятия-поставщика по условиям заключенного контракта. Работник, ответственный за оплату, должен удостовериться, что счет предназначен именно данному предприятию и что в документах нет противоречий. Затем происходит факт оплаты либо наличным платежом, либо безналичным, возможны расчеты по аккредитиву, чеками и другими формами, предусмотренными законом.

1.6. ФОРМИРОВАНИЕЗАКАЗАНАЗАКУПКУ ПРОДУКЦИИ

При проведении анализа важным инструментом исследования рынка закупок производственных товаров будет спрос потенциальных потребителей. Исследования рынка закупок можно вполне рассматривать как инструмент решения проблемы характеристики нового сырья, которая возникает в ходе научных исследований и конструкторских разработок. Важная информация также может быть получена в ходе анализа внутрифирменных отчетов и документации, например о наметившейся тенденции развития рынка закупок сырья и материалов. Оценку рынка с целью закупок сырья и комплектующих проводят параллельно с разработкой новой продукции. Например, в машиностроении она начинается и проводится на стадии конструирования изделий. При этом задачей органов

25

снабжения является обеспечение конструкторов каталогами, описаниями и проспектами по направлению выполняемой работы. Но в каталогах обычно нет информации о ценах, поэтому прямой задачей органов снабжения является сбор и анализ ценовой информации, чтобы добиться выгодных решений относительно закупок, сроков поставки, транспортных расходов. Количество материальных ресурсов, дата начала поставки, сроки поставки зависят от производственной программы предприятия.

Изучив рынок и выбрав какого-то поставщика, закупщики должны определить потребность предприятия в поставках. Это базируется на стратегии управления запасами на предприятии. Определение потребностей означает выявление товаров и услуг по качеству, по количеству

восновном такими методами:

1)определение потребностей на базе заказов;

2)определение потребностей на базе понесенных расходов.

На базе заказов можно определить потребность; например, в машиностроении – путем разнесения спецификации на отдельные комплектующие и с учетом имеющихся на складе запасов. Первичными будут потребности в готовых изделиях, вторичными – потребности в узлах, третичными – в деталях, из которых изготавливаются узлы.

В случае если метод определения потребностей на базе заказов нецелесообразно применять, то используют метод определения потребностей на основе расходов при помощи простейших расчетных операций. В дополнение к этому методу еще применяют метод на основе интуитивного прогноза, когда нет явного воздействия внешних факторов.

Документальное оформление заказа включает в себя следующие позиции:

1.Название документа.

2.Порядковый номер.

3.Название и адрес компании.

4.Ответственность за заказ.

5.Дата, наименование и адрес поставщика.

26