книги из ГПНТБ / Савицкий Б.П. Механизация и централизация учета в грузовых автотранспортных предприятиях

%

50

При составлении расчета следует исходить из того, что, как правило, документы на МСБ поступают в течение месяца нерав­ номерно, причем наиболее значительное количество документов поступает обычно в первой и в третьей декаде месяца.

Для обеспечения бесперебойной работы МСБ в периоды «пик» необходимо проводить совмещение профессий работников с целью использования их на разных участках работы, например опера­ торов суммирующих машин переводить на работы на бухгалтер­ ской, вычислительной или фактурной машине и т. д. С этой же целью следует в отдельные дни организовывать работу МСБ в пол­ торы-две смены и удлинять рабочий день для работников МСБ, имея в виду, что при учете рабочего времени работников МСБ следует руководствоваться распоряжением Совета Министров

СССР от 17 ноября 1950 г. № 18715, по которому предприятиям и организациям, имеющим машиносчетные установки, разрешен помесячный учет рабочего времени работников этих установок с тем, чтобы общая продолжительность рабочего времени в течение месяца не превышала количества рабочих часов в месяц по норме.

Объем работ МСБ подсчитывают по участкам учета, отделам и цехам, по типам машин и производимым ими действиям.

В табл. 2.1 дан примерный расчет месячного объема работ МСБ автотранспортного предприятия с количеством автомобилей 320—350 и численностью работающих 750—800 чел.

Расчет количества вычислительной техники. Количество кла­ вишных машин, необходимых для выполнения работ, определяют исходя из установленного объема работ. Для этой цели объем работ по каждому виду машин делят на среднечасовую выработ­ ку, полученную трудоемкость — на фонд работы одной машины (170 ч при односменной работе) (табл. 2.2).

51

Расчет штата МСБ. Основой для определения численности опе­ раторов и других работников машиносчетного бюро служит ко­ личество машин, находящихся в эксплуатации. При односменной ра­ боте количество операторов, как правило, должно соответствовать количеству клавишных машин. При этом на контрольных опера­ циях (контроль таксировки и подсчета) на бухгалтерских и фак­ турных машинах, где требуется более квалифицированный труд, предусматривается должность старшего оператора.

При определении численности операторов следует также учи­ тывать некоторые особенности работы МСБ:

вдни максимальной загрузки МСБ операторы фактурных и бухгалтерских машин могут быть использованы для работы на вычислительных и суммирующих машинах;

вобычные дни операторы вычислительных и суммирующих машин могут быть использованы для выполнения ручных опе­ раций (сортировка документов, разноска данных и др.).

Кроме этого, при определении численности операторов необхо­ димо учесть также период очередных отпусков, отпусков, связан­ ных с учебой, днями болезни и т. п.

Таким образом, примерная численность операторов для маши­ носчетного бюро, рассчитанная с учетом приведенных выше ко­ личества клавишных вычислительных машин и других условий, на первый период работы МСБ составит: один ст. оператор на фактурных машинах; два оператора на суммирующих .машинах; три оператора на вычислительных машинах; четыре ст. операто­ ра на бухгалтерских машинах.

В качестве операторов клавишных машин целесообразно ис­ пользовать работников предприятий (бухгалтеров, нормировщи­

52

ков, диспетчеров, техников, экономистов и т. п.), на которых ор­ ганизуются МСБ. Каждый из них, кроме чисто технической ма­ шинной работы, будет выполнять также работу по контролю, так­ сировке и сортировке документов, а' также их первичному ана­ лизу.

По существующим нормам технического обслуживания вычис­ лительных клавишных машин один электромеханик должен в сме­ ну обслужить одну группу машин из нижеприведенного перечня:

Нормы распространяются только на действующие машины (без резервных), работающие с полной загрузкой в течение смены.

На период организации работы МСБ, учитывая, что машинное оборудование в основном новое и используется не на полную мощность, можно иметь одного электромеханика на два маши­ носчетных бюро.

Всоответствии с типовым проектом организации МСБ руко­ водство МСБ осуществляет начальник бюро, который назначает­ ся при количестве операторов не менее 10 чел.

Вмашиносчетных бюро с числом машин свыше 18 необходи­ мо в штате предусмотреть должность оператора по приемке пер­ вичных документов.

Помещение машиносчетного бюро, порядок размещения машин и вспомогательного оборудования. Машиносчетное бюро должно размещаться в изолированном помещении, находящемся по воз­ можности в непосредственной близости к отделам и службам ав­ тотранспортного предприятия, создающим и подготавливающим документацию.

Размер помещения рассчитывают исходя из количества рабо­ чих мест и норм площади на различные виды машин и вспомога­ тельного оборудования. Площадь, потребную для размещения суммирующих и вычислительных машин, рассчитывают не по ко­ личеству машин, а по числу операторов.

Для электромеханика необходимо выделить отдельное поме­ щение из общей площади, потребной для МСБ.

В норму площади для оператора входит площадь для разме­ щения стола с машиной, стула для оператора, а также площадь для прохода.

Примерный расчет площади помещения машиносчетного бюро приведен в табл. 2.3.

53

Стены и ' потолок машиносчетного бюро должны быть покры­ ты звукопоглощающими материалами. Для обеспечения санитар­ но-гигиенических условий работы рекомендуется пол в МСБ по­ крыть линолеумом, так как это облегчает удаление пыли.

Помещение МСБ должно иметь достаточное естественное и искусственное освещение и хорошую вентиляцию. Мощность электроламп должна быть не менее 150 вт. Желательно оборудо­ вать помещение МСБ специальными светильниками типа СК-300.

При выборе помещения для машиносчетного бюро необходимо также учесть, что оно должно быть сухим и в нем должна под­ держиваться температура 20—22°С.

Примерная планировка размещения вычислительных машин и вспомогательного оборудования в машиносчетном бюро приве­ дена на рис. 2.2.

Ввод машиносчетного бюро в эксплуатацию. О вводе МСБ о действие составляется акт с участием представителя ЦСУ СССР,

который может указать на недостатки в организации машино­ счетного бюро и свои замечания приложить к акту.

В акте о вводе в действие содержатся сведения, характери­ зующие утвержденный штат МСБ и фактическое укомплектова­ ние его на дату ввода, указывается, кем зарегистрировано штат­ ное расписание, количество машин по видам, моделям и годам выпуска. Кроме того, в акте отмечается, какое помещение пре­ доставлено для МСБ, его площадь и количество комнат, как бу­ дет осуществляться техническое обслуживание (своим штатом ме­ хаников или по договору с организацией).

54

В акте также указывают мебель, имеющуюся в МСБ, специаль­ ную мебель для суммирующих и вычислительных машин, где и как

Рабочее место оператора суммирующей машины включает стол для суммирующей машины, состоящий из двух частей: стола и тумбочки, на которую устанавливается машина (рис. 2.4).

55

Бухгалтерская машина устанавливается на металлический стенд, с обеих сторон которого находятся специальные деревянные тумбы. Одна из этих тумб служит для хранения шин управления машиной, а вторая для хранения личных вещей, инструктивных материалов и т. п. Клавиатура машины расположена напротив оператора.

Рис. 2.4. Стол и тумбочка к суммирующей машине

Набор знаков на клавиатуре производится пальцами обеих рук. Документы, подлежащие обработке, раскладываются на ле­ вой части стола, а обработанные документы — на его правой части.

Рабочее место оператора фактурной машины. Машина уста­ навливается на металлический стол, где слева и справа имеются навесные части стола или тумбочки. Документы для обработки находятся в левой части машины, а отработанные документы — в правой.

56

Рабочее место начальника МСБ. Рабочее место оборудуют обычным канцелярским столом, на котором может быть установ­ лена суммирующая или вычислительная машина.

Рядом со столом начальника МСБ или старшего оператора располагаются шкафы-стеллажи для хранения принятых докумен­ тов и подготовки их для обработки, отработанных и подлежащих возврату документов и т. п.

Рабочее место электромеханика. Рабочим местом электроме­ ханика являются верстак и стол. Стол снабжен полочками для хранения мелких деталей ремонтируемой машины и инструментов. Запасные части для машин и вспомогательные материалы хранят­ ся в шкафах.

Рабочее место электромеханика должно быть обеспечено элек­ троточками (розетками) для испытания машин во время ремон­ та. Наряду с'этим в распоряжение электромеханика должны быть предоставлены точильный и сверлильный станки, настоль­ ные тиски, а также набор инструментов, необходимых для его работы.

Работники МСБ в целях повышения качества и упрощения их работы должны быть снабжены таблицами ставок для исчисле­ ния налогов, таблицами разрядов рабочих, копиями коллектив­ ных договоров, положениями об оплате труда рабочих и служа­ щих, справочниками по трудовому законодательству, образцами подписей начальников цехов (отделов), мастеров и других лиц, имеющих право подписи первичных документов, а также табли­ цами, способствующими упрощению расчетов с рабочими и слу­ жащими, таксировки материалов, учетными. номенклатурами и шифрами и т. д.

Внутренний распорядок рабочего дня машиносчетного бюро ус­ танавливается в соответствии с правилами, действующими на пред­ приятии. Помимо обеденного перерыва, распоряжением началь­ ника МСБ устанавливается дополнительный 5-минутный перерыв после каждых 2 ч работы для проведения производственной гим­ настики, так как беспрерывная продолжительная работа на кла­ вишных машинах переутомляет операторов.

Продолжительность рабочего дня работников МСБ в дни «пик» может быть увеличена, при этом общая месячная длитель­ ность рабочего времени не должна превышать календарное коли­ чество рабочих часов данного месяца.

Т а б л и ц а 2,4

П р и м е ч а н и е . В — выходной день. За месяц — 22 рабочих дня (180,4 ч).

Для обеспечения своевременного выполнения работ, падаю­ щих на период дней «пик», целесообразно составить график выхо­ дов на работу (табл. 2.4).

Оперативно-производственное планирование. Ритмичная сдача документов в МСБ влияет на своевременное составление отчетных данных, представление баланса и соблюдение сроков выдачи за­ работной платы. Для обеспечения своевременной сдачи докумен­

сроками поступления документов в МСБ, который утверждается начальником (главным бухгалтером) централизованной бухгал­ терии и директором предприятия.

График составляют на квартал, полугодие или год. Выполне­ ние графика контролируют по каждому разделу учетно-вычис­ лительных работ.

Оперативно-производственное планирование работы машино­ счетного бюро должно обеспечить регулярное и равномерное по­ ступление документов на обработку, предотвращение простоев и равномерную загрузку машин и работников в течение месяца, со­

ментов в МСБ следует немедленно выявить причины и конкрет­ ных виновников, доложив об этом директору 'предприятия.

Для контроля за прохождением документов внутри МСБ, а также для контроля за выполнением операторами установленных сроков механизированной обработки документов для каждого МСБ разрабатывается и утверждается директором предприятия и начальником (главным бухгалтером) централизованной бухгал­ терии график выполнения учетно-вычислительных работ (фор­ ма 2.1).

Форма 2.1

График учетно-вычислительных работ

Порядок поступления документов на обработку и возврат их цехам, колоннам и отделам. Прием документов на обработку, проверка и возврат их производится начальником МСБ. Прини­ маются только те документы и регистры, которые подлежат ма­

58

шинной обработке. При приемке документов начальник МСБ конт­ ролирует правильность и четкость заполнения сдаваемых доку­ ментов.

Неправильно и неясно заполненные документы в обработку не принимаются и возвращаются обратно для исправления. Все ис­ правленные документы должны быть оговорены подписью лица, которым было сделано исправление.

Документы заполняются чернилами четко, ясно, с проставле­

контрольных чисел, в котором по отдельным колонкам указыва­ ются: дата, отдел, номер, наименование, количество документов или пачек, контрольные числа и роспись в получении. Журнал открывается на длительное время (квартал, полугодие, год) и ведется в хронологическом порядке. Для удобства обработки, а также осуществления учета и контроля за обработкой все доку­ менты комплектуются в пачки.

В каждую пачку включаются документы только одной формы. Комплектовка заключается в следующем: подбираются одинако­ вые формы документов так, чтобы в пачке было 75—100 документострок, на каждую пачку документов выписывается сопро­ водительный листок. Пачке присваивается порядковый номер и заполняются соответствующие показатели сопроводительного листка.

При сдаче последних документов за отчетный период соответст­ вующее подразделение (цех, колонна или отдел) уведомляет об этом начальника МСБ, при этом на сопроводительном листке цветным карандашом проставляется надпись «последняя за месяц».

Принятые и обработанные документы хранятся в ячейках стел­ лажа или шкафах, закрепленных постоянно за каждым отделом, цехом или колонной.

Стеллаж (шкаф) для лучшего распределения работ между опе­ раторами и наблюдения за сроками обработки и возврата выпол­ ненных работ разделяется на две части: документы на обработку и обработанные документы.

Учет выработки операторов и оплаты труда работников МСБ.

Выработка операторов учитывается по видам машин, операциям обработки и видам работ. Первичным документом по учету вы­ работки операторов при сдельной оплате труда служит рабочий наряд, который выписывают на длительный срок (две недели или месяц). В него ежедневно записывают все работы, выполняемые оператором по одной операции (суммирование, вычисление, конт­ роль вычислений и т. п.). Если оператор выполняет более ^ о п е ­ раций (видов работ), то по каждой операции ему выписывают отдельный наряд (форма 2.2).

Каждый оператор ежедневно записывает в свой наряд выра­ ботку по данной операции за день, номер пачки и ярлыка, дату выполнения работы. В наряде для записи сдельной выработки

59