книги из ГПНТБ / Савицкий Б.П. Механизация и централизация учета в грузовых автотранспортных предприятиях

Учет топлива, выданного водителям, ведется на субсчете 06.2 «Топливо в баках автомобилей».

Топливо, выданное водителям, учитывается на карточках учета работы автомобилей за каждым водителем.

Учет топлива в баках автомобилей ведется по приходу и рас­ ходу. Расход топлива учитывается по норме и фактически в литрах на основании путевых листов.

Ежемесячно, не позднее 3-го числа следующего за отчетным месяца, техник по учету топливо-смазочных материалов сдает учетно-контрольной группе (отделу) отчет о движении топлива в баках автомобилей (форма 5.3).

Учетно-контрольная группа проверяет количество выданного

Итого:

Техник по учету топлива

(подпись)

208

Этот отчет после проверки утверждается руководителем авто­ транспортного предприятия и передается в централизованную бух­ галтерию. На основании утвержденного отчета о движении топлива производятся бухгалтерские записи в учете. Стоимость израсходо­ ванного топлива на эксплуатацию автомобилей за вычетом 60% стоимости топлива, перерасходованного по вине отдельных води­ телей, списывается со счета 06 субсчет 2 «Бензин и дизельное топливо в баках автомобилей» в дебет счета 22 «Расходы по экс­ плуатации автомобильного транспорта» на статью «Топливо».

Одновременно с этим в дебет этого счета списываются транс­ портно-заготовительные расходы по топливу и суммы начисленных водителям премий за экономию топлива.

Расчеты с водителями за экономию или перерасход топлива осуществляются по результатам месячного учета топлива.

Инвентаризация топлива во всех местах хранения и у всех материально-ответственных лиц, в том числе и топлива в баках автомобилей, производится ежемесячно и результаты ее записыва­ ют в форму 5.4.

Ф о р м а 5.4

(автотранспортное

предприятие)

Инвентаризационная опись наличия топлива в подотчете у водителей

на 1-е ______________ 19 ___ г.

Наименование топлива _______________________

209

СОСТАВЛЕНИЕ УЧЕТНЫХ РЕГИСТРОВ ПО ДВИЖЕНИЮ И ОСТАТКАМ МАТЕРИАЛЬНЫХ ЦЕННОСТЕЙ НА БУХГАЛТЕРСКИХ МАШИНАХ «АСКОТА-170/45»

В учетно-контрольных группах и в МСБ предприятий на ос­ новании первичных документов учитывают движение материалов: поступление на склад, выдача со склада, расход на эксплуата­ цию, ремонт и техническое обслуживание подвижного состава и т. п. По учету материальных ценностей изготовляют на бух­ галтерских машинах «Аскота-170/45» с электронной умножающей приставкой ТМ-20 следующие учетные регистры:

ведомость оборотов и остатков материальных ценностей с рас­ пределением расхода по цехам, колоннам и отдельным статьям бухгалтерского учета;

сводную контрольную ведомость оборотов и остатков (по складу);

ведомость поступления материалов и журнал-ордер № 6 по рас­ четам с поставщиками и подрядчиками (по кредиту балансового счета 60);

ведомость отпуска материалов на сторону; ведомость результатов инвентаризации;

контрольную оборотную ведомость по спецодежде, малоценно­ му инвентарю и инструментам в эксплуатации;

накопительную ведомость оборотов и остатков малоценного инвентаря, спецодежды и инструментов в эксплуатации.

Ведомость оборотов и остатков составляют на основании пер­ вичных документов и карточек складского учета с одновременным распределением расхода материалов по направлениям затрат н выведением сальдо.

Для выполнения работы но составлению указанной ведомости шина управления бухгалтерской машины «Аскота-170» настраи­ вается по схеме, приведенной в форме 5.5.

Ведомость печатается на основании карточек складского уче­

номенклатурный номер и нажимает моторную клавишу. Каретка передвигается к графе «Цена», на цифровой клавиатуре оператор набирает цену и нажимает моторную клавишу, затем устанавли­ вает на цифровой клавиатуре количество прихода и нажимает моторную клавишу. Сумма печатается автоматически. После этого на цифровой клавиатуре набирает количество отпущенного ма­ териала для 1-й автоколонны и нажимает моторную клавишу. Машина передвинется в графу «Сумма». В этой графе после вы­ полнения умножения автоматически напечатается произведение в соответствии с настройкой шины управления. Аналогичным обра­

210

зом заполняют графы, где печатаются данные по расходу 2, 3 и 4-й автоколонн.

В графе «Разные» предварительно нажимают номер счетчикареіистра, количество набирают на цифровой клавиатуре и нажи­ мают моторную клавишу.

Графы «Сумма» печатаются автоматически в соответствии с на­

с карточки складского учета набирается количество и нажимается моторная клавиша. Произведение в графе «Сумма» печатается автоматически.

Каретка возвращается в первую графу и оператор начинает обработку данных по следующему номенклатурному номеру.

Для списания итогов по группе материалов или субсчету рычаг переключения настройки необходимо опустить вниз и нажать моторную клавишу. За один рабочий ход машина напечатает все итоги. Затем рычаг переключения настройки нужно вернуть в ис­ ходное положение.

Для расшифровки графы «Разные» следует: каретку установить в данной графе;

рычаг V опустить вниз (для работы по вертикали); выключить счетчики I и II;

списать итоги с 10 по 31 счетчик, нажимая клавишу номера барабана, клавишу номера счетчика и клавишу окончательного итога регистров;

погасить нажатые клавиши регистров (рычаг V опустить вниз и поднять вверх);

нажать клавишу окончательного итога счетчиков III, IV; вернуть все рычаги в исходное положение (поднять вверх); вернуть каретку в первую графу.

Сводная контрольная ведомость оборотов и остатков (форма 5.6) разрабатывается на основании сводной контрольной ведомо­ сти прошлого месяца и ведомостей оборотов и остатков текущего месяца.

Ведомости составляются после обработки всех приходных и расходных документов. Цель изготовления этих регистров — полу­ чение балансов по движению материалов в суммовом выражении.

Методика печатания ведомости сводится к следующему: поряд­ ковые номера заполняются на цифровой клавиатуре, а наименова­ ние группы или номер ее — на пишущей клавиатуре, все остальные графы — на цифровой клавиатуре. Остаток на начало месяца берется со сводной контрольной ведомости предыдущего месяца.

Сумма прихода и расхода печатается с ведомости оборотов и остатков, а графа «Остаток на конец месяца» (по документам) пе­ чатается машиной автоматически в соответствии с настройкой шины управления.

Графа «Остаток на конец месяца» (по ведомости) заполняется

211

213

212

to

сл

туре набирает месяц, год и нажимает моторную клавишу, затем набирает номер счета и нажимает моторную клавишу, ..печатает краткое наименование поставщика и материалов и суммы в со­ ответствующих графах, за исключением графы «Сумма счета по­ ставщика», которая не заполняется.

Суммы оплаты, произведенной со счетов 51 и 67, набираются па цифровой клавиатуре и передаются моторной клавишей. Если оплата произведена с прочих балансовых счетов, то такие суммы передаются в соответствующие счетчики барабанов. Для этого нажимают номер барабана и номер счетчика согласно следующим шифрам: счет 50 — счетчик 30, счет 55 — счетчик 31, счет 71 — счетчик 32 и т. д.

Если оплата сальдо произведена не полностью, то в графе «Саль­

жать клавишу «—» счетчика I. В графе «Сальдо на конец месяца (кредит)» нажать клавишу окончательного итога счетчика /, т. е. списать неоплаченную сумму. Графа «Сумма счета поставщика» и в этом случае не заполняется.

Если сальдо осталось неоплаченным, то эту сумму печатают

вграфах «Сальдо на начало месяца (кредит)» и «Сальдо на конец месяца (кредит)».

По учету неотфактурованных поставок оператор заполняет ве­ домость по форме 5.7. Если материалы были оприходованы по приходным ордерам и вынесены как кредитовое сальдо, то при по­ ступлении материалов и оплате счетов следует заполнить тексто­ вые графы, отпечатать данные в графе «Сумма счета поставщика»

вграфе «Сальдо на начало месяца (кредит)», вручную нажать

клавишу «—» счетчика II, заполнить графы «Дата оплаты счета» и «Оплата» по балансовым счетам. Данные в графе «Отклонения» напечатаются автоматически в соответствии с настройкой шины управления.

По учету материалов в пути операторы на бланке формы 5.7 осуществляют следующее: если материалы находились в пути в течение предыдущего и отчетного месяца, то такие суммы печата­ ются на начало и конец месяца в графе дебетового сальдо; если материалы, числившиеся на начало месяца в пути, поступили в от­ четном месяце, то следует заполнить графы: «Месяц и год», «Номер

затем напечатать поступление в графах соответствующих коррес­ пондирующих счетов. Сумма отклонений печатается автоматичес­ ки. Если счет оплачен, а материалы не поступили, то заполняют графы: «Месяц и год»; «Номер счета»; «Наименование поставщи­ ка»; «Дата оплаты счета», затем печатают оплаченные суммы по соответствующим балансовым счетам. Эту же сумму набирают на цифровой клавиатуре и печатают в графе «Сальдо на конец месяца (дебет)».

После этого заполняют в журнале-ордере данные оплаченных

218

документов текущего месяца. Оператор печатает необходимые сведения во всех графах, кроме граф «Сальдо на начало месяца» и «Сальдо на конец месяца». Если к одному счету приложено не­ сколько приходных ордеров, то нужно машину установить для работы по вертикали, сумму каждого приходного ордера напеча­ тать отдельно, а сумму счета поставщика, как обычно, в одной строке.

Закончив разноску данных по оплаченным счетам текущего месяца, оператор приступает к печати данных по неоплаченным счетам. По таким счетам заполняют следующие графы: «Месяц и год»; «Номер счета»; «Наименование поставщика»; «Сумма счета поставщика»; «Поступление материалов по учетным ценам» (по соответствующим балансовым счетам). Сумма отклонений печата­ ется автоматически. Далее оператор набирает на цифровой кла­ виатуре сумму счета поставщика и печатает ее в графе «Сальдо на конец месяца (кредит)».

Для печатания итогов следует в тех графах, где настроены счет­ чики, нажать клавишу окончательного итога регистров, кроме графы «Отклонения», данные в которой печатаются автоматиче­ ски. В графе «Разные», кроме клавиши окончательного итога ре­ гистров, следует нажать вручную номера соответствующих счет­ чиков барабанов.

Сличительная ведомость по результатам инвентаризации разра­ батывается на бухгалтерской машине «Аскота-170/45» с пристав­ кой ТМ-20, которая настраивается по схеме формы 5.8.

Перед тем как приступить к работе на бухгалтерской машине «Аскота», необходимо убедиться в правильности выбора шины на данный вид работы и в точной установке ее на каретке. После этого необходимо погасить все счетчики.

Сличительную ведомость составляют только по тем номенкла­ турным номерам, по которым были расхождения. Техника ее за­ полнения сводится к следующему: в графе «Номенклатурный номер» оператор на цифровой клавиатуре набирает цифры, соот­ ветствующие номенклатурному номеру, и нажимает моторную кла­ вишу. Машина печатает номенклатурный номер и автоматически переключается на запись текста; графы «Наименование материа­ лов» и «Единица измерения» заполняются на пишущей клавиатуре. Далее на цифровой клавиатуре с карточки складского учета на­ бирается «Цена» и «Остаток по данным бухгалтерского учета», при этом в первом и во втором случаях нажимают моторную клавишу. После этого приставка ТМ-20 производит умножение и печатает ав­ томатически сумму.

«Количество фактического остатка» набирается с акта инвен­ таризации на цифровой клавиатуре и нажимается моторная кла­ виша, после этого происходит умножение и автоматически печа­ тается сумма фактического остатка.

Результат сравнения «Излишки» или «Недостачи» по количе­ ству и сумме также печатается автоматически согласно настройке шины управления.

219

Ф о р м а 5.8

Сличительная ведомость по результатам инвентаризации материалов

Настройка дополнительной шины

Схема 2-й настройки шины управления

220