книги из ГПНТБ / Савицкий Б.П. Механизация и централизация учета в грузовых автотранспортных предприятиях

выполнение операции осуществляется обычно на другой машине и другим оператором.

Контроль выполнения работ разными способами состоит в том, что выполнение той же операции осуществляется иными ме­ тодами или с помощью других технических средств. Например, проверка правильности таксировки счетов, выписанных на фактур­ ной машине, осуществляется на вычислительных машинах.

Метод контрольных чисел заключается в создании общих ито­ гов, получаемых обычно путем просчета данных первичных доку­ ментов на суммирующих машинах. При дальнейшей работе с ис­ ходными данными (при группировке, разноске, составлении отчет­ ных сводок) полученные итоги сверяются с контрольными итогами первоначального просчета. Этот метод широко применяется при составлении накопительных регистров и отчетных сводок.

Балансовый контроль применяется в тех случаях, когда меж­ ду несколькими подсчитываемыми графами документа или отчет­ ной сводки есть арифметическая зависимость, что дает возмож­ ность проверить правильность работы оператора и машины.

Приведенные методы контроля могут быть сплошными или вы­ борочными. В первый период работы МСБ на операциях таксиров­ ки и суммирования применяется сплошной контроль. По мере того как операторы овладевают навыками работы, можно применять выборочный контроль на этих операциях. Выборочный контроль применяется и при приемке первичной документации в обработку.

Документы при приемке обычно проверяют зрительным или логическим методом. Однако на ряде МСБ, кроме того, осуществ­ ляют контроль по существу (правильность оформления тех или иных операций, составления расценок и т. д.). Таксировку конт­ ролируют обычно путем сплошного повторного выполнения опера­ ций на тех же машинах. Если таксировка произведена на фактур­ ных машинах, то ее можно проверить на вычислительных машинах или путем составления накопительных ведомостей по одинаковым признакам. В последнем случае правильность таксировки прове­ ряется путем умножения общего количества на цену. Если общий итог подсчитан правильно, то он должен быть равен полученному произведению.

Суммирование проверяют обычно методом повторного выпол­ нения операции, последовательным вычитанием или путем провер­ ки полученного результата с контрольным итогом.

При изготовлении накопительных регистров и отчетных сводок применяют зрительный и логический контроль для проверки четко­ сти печати, сопоставимости итогов и т. д., метод контрольных чи­ сел— для сверки итогов, полученных в результате составления от­ четных документов; балансовый метод, если в документе имеется арифметическая зависимость между графами.

Для удобства работы и быстрейшего внедрения проекта на каждую операцию технологического процесса разрабатывают тех­ ническую инструкцию, в которой указывают порядок обработки учетных данных на клавишных машинах.

120

В соответствии с перечнем операций технологического процесса необходимо составить следующие технические инструкции: по под­ готовке первичных документов к сдаче на обработку в машино­ счетное бюро; по приемке, контролю и регистрации принятых до­ кументов в МСБ; по таксировке и ее контролю; по суммированию и его контролю; по регистрации контрольных чисел; по сортировке документов; по составлению учетных регистров; накопительных ве­ домостей и отчетных сводок; по контролю и выпуску учетных ре­ гистров и отчетных сводок. В технических инструкциях даются подробные указания операторам о характере и технологии вы­ полнения работ, о настройке счетных машин и т. д.

Особое внимание необходимо уделить разработке инструкций по изготовлению накопительных, группировочных ведомостей и от­ четных сводок. В инструкции указывают методику составления сводки, порядок списания итогов, исправления ошибок и т. д. По­ скольку все накопительные регистры и отчетные сводки в основном составляются на бухгалтерских и фактурных машинах, то к инст­ рукциям прилагаются схемы настройки машин или программы (ес­ ли используются, например, электронные фактурные машины).

Схема настройки бухгалтерской машины «Аскота-170» оформ­ ляется на форме бланка учетного регистра или отчетной сводки. На бланке указывается схема 1-й и 2-й настройки (с указанием делений, где должны быть расставлены колонные стопсы, номеров счетчиков и накапливающих счетчиков). Далее показывается, ка­ кие стопсы установлены по первой и второй настройке. Располо­ жение стопсов на шине управления показывают дробью: числи­ тель обозначает номер ряда шины управления, а знаменатель — номер стопса. Кроме того, в графах проставляют и условные обоз­ начения для пояснения тех или иных элементов управления авто­ матикой машины «Аскота-170». Наиболее часто встречающиеся условные обозначения в схемах настройки приведены в табл. 2.14.

Схема настройки шины фактурной машины выполняется обыч­ но на бланке, имеющем форму самой шины, с указанием расста­ новки в шине пластин с соответствующими кулачками или степ­ сами.

Схема настройки бухгалтерских односчетчиковых машин типа СДМ-133 содержит сведения о расположении полеустановителей, степсах, ограничивающих движение каретки из одной графы в дру­ гую, и о пользовании функциональными клавишами в соответст­ вующих графах.

Внедрение проекта. Заключительным этапом проектирования механизации учета является внедрение проекта. Для этого вначале проводят размножение кодов учетных номенклатур в виде спра­ вочников; печатание бланков измененных форм первичных доку­ ментов, учетных регистров и отчетных сводок, технических инст­ рукций и программ (схем) настройки шин.

Наряду с этим осуществляется опробование машин по состав­ лению учетных регистров и проводится инструктаж работников тех служб и отделов, в которых намечается внедрение проекта.

121

Внедрение проекта проводят постепенно по разделам учета, на­ чиная с трудоемких участков и кончая разработкой журналов-ор­ деров. Каждый раздел внедряют по одному из следующих трех ва­ риантов: параллельно, последовательно (по отдельным подразде­ лениям) и полное внедрение.

При первом варианте одни и те же учетные работы выполняют­ ся вручную и механизированным способом. Этот вариант ведет к перегрузке конторских работников. По истечении определенного срока ручное ведение учета по данному участку отменяется.

122

Второй вариант предполагает внедрение механизации последо­ вательно по отдельным объектам предприятия (цехам, складам) без выполнения этих работ вручную. Основной недостаток — более продолжительные сроки внедрения.

При третьем варианте проект определенного раздела учета внедряется по всем подразделениям полностью. Обычно TaKöj ва­ риант применяется в действующих МСБ. Его основное достоинст­ во — сокращение сроков внедрения при минимальных затратах средств.

Таким образом, из рассмотренных вариантов наиболее эффек­ тивным является третий.

Внедрение проекта обычно начинают с первого числа месяца. Предварительно за 10—15 дней внедряют разработанные коды и первичные документы, проводят инструктаж работников соответст­ вующих служб. В период внедрения необходимо следить за соблю­ дением сроков сдачи в МСБ первичных документов, правильностью их обработки и составлением соответствующих регистров.

После окончания отчетного периода необходимо подвести итоги внедрения, проанализировать допущенные ошибки и принять меры к их устранению. После этого, если необходимо, вносят изменения в соответствующие разделы проекта и составляют акт о сдаче-при­ емке проекта.

СИСТЕМА КОДОВ УЧЕТНЫХ НОМЕНКЛАТУР

Для всех предприятий и организаций, обслуживаемых центра­ лизованной бухгалтерией, должны применяться унифицированные коды учетных номенклатур.

Рационально разработанные коды обеспечивают механизацию всех учетных работ, полное и качественное ведение текущего бух­ галтерского учета, составление форм отчетности, осуществление внутрихозяйственного расчета, анализа, контроля и ревизий произ­ водственно-хозяйственной деятельности автотранспортных пред­ приятий и организаций.

Для механизации учета технико-эксплуатационных показате­ лей и других учетных работ применяются коды цехов, колонн и от­ делов предприятия, видов перевозок и грузов, направлений и рас­ стояний, простоев автомобилей, министерств и ведомств, договор­ ной клиентуры, марок автомобилей, прицепов и полуприцепов, ка­ тегорий работающих, фамилий работающих (табельных номеров), профессий, видов оплат и удержаний, материальных ценностей по развернутой номенклатуре (номенклатурных номеров), балансо­ вых счетов, субсчетов и шифров аналитического учета.

Рассмотрим принципы построения отдельных кодов учетных номенклатур, используемых в условиях централизации и механиза­ ции учетных работ.

К о д ц е х о в ( а в т о к о л о н н ) и о т д е л о в предприятия строится по серийной системе и содержит два знака. Подразделе­ ния предприятия группируют по производственному принципу: ав-

123

томобильные колонны, вспомогательные цехи и мастерские, непро­ мышленные хозяйства и др.:

транспортных предприятий Московского управления автомобиль­ ных дорог Главмосавтотранса:

124

»станкостроительной и инструментальной промышлен­

К о д м а р о к а в т о м о б и л е й строят по серийной системе в пределах двух знаков. Серия номеров отводится для характеристи­ ки марок автомобилей одной колонны (табл. 2.16).

К о д к а т е г о р и й р а б о т а ю щ и х — однозначный, строят по порядковой системе:

125

К о д ф а м и л и й р а б о т а ю щ и х (табельных номеров) стро­ ится по серийной системе. Серия номеров с учетом резерва на случай увольнения, перемещения отводится каждому подразделе­ нию (отделу). Каждому работающему присваивается определен­ ный табельный номер.

Закрепленный за каждым работающим табельный номер ука­ зывают во всех документах по учету труда и заработной платы. При увольнении или переводе табельный номер уволенного или

ров присваивают каждой букве алфавита, а каждую профессию внутри серии обозначают определенным шифром:

системе, он не превышает двух знаков. Серия номеров выделяется для характеристики видов оплат, вторая серия — для характери­ стики видов удержаний.

126

Так как расчетно-платежная документация изготовляется на бухгалтерской машине «Аскота», шифры видов оплат и удержаний соответствуют номерам счетчиков-регистров. Это позволяет при со­ ставлении расчетно-платежных документов одновременно накап­ ливать данные по видам оплат и удержаний:

127

К о д м а т е р и а л ь н ы х ц е н н о с т е й — четырехзначный, строится по серийной системе (табл. 2.17).

Т а б л и ц а 2.17

зывает, например, на какие счета относят израсходованные мате­ риалы. Код строят по двузначной системе. Шифры соответствуют номерам счетчиков барабанов (табл. 2.18).

Код балансовых счетов, субсчетов и шифров аналитического

знака. На всех первичных документах, передаваемых для обра­ ботки в машиносчетное бюро, работники соответствующих под­ разделений проставляют (или проверяют наличие) все необхо­ димые коды и сдают документы на обработку лишь после их предварительной проверки.

128

Г л а в а 3

МЕХАНИЗИРОВАННАЯ ОБРАБОТКА ПЕРВИЧНЫХ ДОКУМЕНТОВ ПО ОПЕРАТИВНОМУ УЧЕТУ ТЕХНИКО-ЭКСПЛУАТАЦИОННЫХ ПОКАЗАТЕЛЕЙ

ПЕРВИЧНЫЕ ДОКУМЕНТЫ, КОДЫ И ОБЪЕМ УЧИТЫВАЕМЫХ ПОКАЗАТЕЛЕЙ

Учетная информация о выполнении технико-эксплуатационных и ряда экономических показателей содержится в путевом листе автомобиля.

Рассмотрим методику заполнения этого документа.

Все предприятия, учреждения, организации и хозяйства обя­ заны при выпуске автомобиля из гаража выдавать водителю пу­ тевой лист. Выпуск автомобиля из гаража без путевого листа за­ прещается.

Путевые листы являются основными первичными документами учета работы подвижного состава автомобильного транспорта для всех министерств, ведомств, предприятий и организаций. Бланки путевых листов хранятся на общих основаниях наравне с другими бланками учета и отчетности и по мере потребности выдаются по требованиям лицу, ответственному за эксплуатацию подвижного состава (заведующему гаражом, диспетчеру и др.).

Путевые листы выдаются водителям уполномоченными на то лицами на один день или смену и при условии сдачи водителем предыдущего путевого листа. На более длительный срок путевые листы выдаются только в случае командировки. Выдаваемый во­ дителю путевой лист должен обязательно иметь порядковый номер по данному автотранспортному предприятию (начиная с 1 ян­ варя каждого года), дату выдачи, штамп и печать организации, которой принадлежит автомобиль.

В последнее время на многих предприятиях вводится практика выдачи двухнедельных и месячных путевых листов на автомобили, работающие из почасового расчета, на автобусы, легковые автомо­ били-такси и т. п.

При грузовых перевозках все сведения об автомобиле, расходе топлива и задание водителю по перевозкам записываются на ли­ цевой стороне путевого листа диспетчером. На оборотной стороне путевого листа в разделе «Выполнение задания» графы с «Номе­ ра ездок» по «Простой под разгрузкой» включительно заполняют­ ся водителем на основании товарно-транспортных документов или актов замера или взвешивания; все остальные графы заполняются соответствующими работниками автотранспортного предприятия. Г" В путевые листы запрещается включать перевозки грузов, не подтвержденные товарно-транспортными документами или актами