книги из ГПНТБ / Савицкий Б.П. Механизация и централизация учета в грузовых автотранспортных предприятиях

В практике часто встречаются такие работы, в которых многографные ведомости по каждой графе не заполняются.

Для устранения непроизводительных затрат времени оператора на холостые нажимы пусковой клавиши шину управления надо на­ строить на пропуск незаполняемых граф ведомости. Для этого в 16-м ряду шлицев шины управления устанавливается стопе 4 или стопе 3. Эти стопсы обеспечивают свободное передвижение карет­ ки от одной до другой заполняемой графы ведомости, не считаясь с установленными колонными упорами.

При установке на шине управления стопса 4 каретка будет сво­ бодно передвигаться для пропуска граф только при нажатии опе­ ратором клавиши пропуска, а при установке стопса 3 пропуск не­ заполняемых граф будет обеспечиваться как при нажатии клави­ ши пропуска граф, так и автоматически при нажатии пусковой клавиши.

Для остановки каретки в определенной графе ведомости при выполнении работы по первой программе устанавливается стопе 5 в 20-й ряд, а при работе по второй программе стопе 5 в 21-й ряд шлицев шины управления. Причем этот стопе должен устанавли­ ваться против упора, установленного для предыдущей графы ве­ домости.

Настройка шины управления на автоматический пропуск граф при списании итогов в шахматном порядке. Для автоматического пропуска граф следует установить в 16-й ряд шлицев шины управ­ ления стопе 3.

При такой настройке шины управления каретка будет останав­ ливаться при нажатии моторной клавиши только в тех графах ве­ домости, в которых остановка каретки предусмотрена настройкой шины управления, всегда пропуская определенные графы.

Такая настройка применяется главным образом при печатании итогов в шахматном порядке, когда ширина граф ведомости недо­ статочна и в них нельзя отпечатать многозначные итоги.

При составлении схемы настройки на выполнение машиной ра­ бот по составлению многографной ведомости необходимо на одной и той же шине управления программировать две настройки: по первой программе машина должна обеспечить накопление чисел в счетчиках, по второй — автоматическое списание итогов, накоп­ ленных в счетчиках.

Такой порядок печатания итогов можно обеспечить настройкой на автоматическую работу машины, но печатание итогов будет вы­ полняться машиной обязательно через графу, т. е. на первой строке будут автоматически печататься итоги четных граф, а на второй — нечетных или наоборот.

Если работа машины по автоматическому списанию итогов бу­ дет обеспечиваться настройкой шины управления по второй про­ грамме, то в этом случае в шине управления наряду со стопсом 3 в 16-м ряду шлицев для остановки каретки в нужной графе сле­ дует установить стопе 5в21-м ряду шлицев. Если работа машины по автоматическому списанию итогов по графам будет выполнять­

110

ся по первой программе, то в этом случае для автоматического пропуска граф устанавливаются стопе 3 в 16-й ряд шлицев и стопе 5 в 20-й ряд шлицев. Стопе 5 как в 20-м, так и в 21-м рядах шлицев устанавливается против колонного упора предыдущей гра­ фы ведомости.

Указанная схема настройки, созданная на одной шине управ­ ления работой машины, позволит оператору списывать подсчитан­ ные итоги автоматически без нажима против каждой графы ведо­ мости клавиши окончательного итога накапливающих счетчиков.

Настройка шины управления для работы по распределению (сортировке) сальдо. Многочисленные счетные работы при меха­ низированном учете с применением машин «Аскота-170» требуют выведения остатка (сальдо) по кредиту и по дебету с печатани­ ем в соответствующих графах так называемого развернутого сальдо.

Машина «Аскота-170» автоматически может распределять пе­ чатание получаемого в счетчике сальдо на конец отчетного перио­ да в соответствующих графах, при этом кредитовое сальдо будет отпечатано в графе «Кредит» красным цветом (при установке на машине двухцветной ленты). Автоматическое распределение саль­ до выполняется только при соответствующей настройке шины управления на машинах последнего выпуска как при настройке ее на первую программу, так и на вторую. При работе машины по распределению сальдо по второй программе штифт с пружиной, имеющийся в стопорном рычаге механизма распределения сальдо, должен быть механиком удален.

Так как это не всегда целесообразно, то обычно работы по ав­ томатическому распределению сальдо проектируются для настрой­ ки лишь по первой программе работы машины.

Для автоматического распределения печатания итога накопле­ ния в одном из сальдирующих счетчиков необходима обязатель­ ная настройка шины управления на сортировку сальдо (распреде­ ление) печати итога: положительного — в одной графе, отрицатель­ ного — в другой.

Ниже приведен пример настройки распределения сальдо саль­ дирующего счетчика /:

Общая эксплуатационная характеристика ТМ-20. Электронная умножающая приставка ТМ-20 предназначена для умножения чи­ сел, направляемых в нее машиной «Аскота-170».

ill

ТМ-20 производит умножение целых и дробных чисел. Можно умножать 10 разрядов на 10 и получить произведение 20 раз.

Количество отсекаемых знаков в произведении до 15.

ТМ-20 имеет 28 плат. Каждая плата вставлена в строго опреде­ ленное гнездо, и переставлять ее в другие гнезда нельзя. Всего в приставке — 36 гнезд, каждое под своим номером. ТМ-20 устанав­ ливается в тумбочку бухгалтерской машины «Аскота».

Работает бухгалтерская машина с ТМ-20 от настройки специ­ альной шины управления, которая устанавливается на машину с задней стороны каретки рядом с основной шиной.

Дополнительная шина управления имеет в передней части но­ мера делений с точками, соответствующими делениям основной шины управления, и восемь рядов для установки в них функцио­ нальных стопсов.

Подключение ТМ-20 к машине. Электронная умножающая при­ ставка может работать как с одной, так и с двумя машинами.

При подсоединении ТМ-20 к машине «Аскота» необходимо стро­ го соблюдать правила соединения штекерных колодок с соответ­ ствующими номерами выводов. В случае несоответствия подклю­ чения штекерных колодок с выводами транзисторная приставка ТМ-20 будет выведена из строя.

Шнур от машины «Аскота» с обыкновенной вилкой включают в стенную розетку, шнур со специальной вилкой — в розетку на ТМ-20.

При правильном подключении на ТМ-20 загорается лампочка и начинает работать вентилятор. Перед началом работы с ТМ-20 необходимо левый выключатель машины «Аскота» поставить на красную точку.

Чтобы подключить приставку к двум машинам, необходимо иметь распределяющий селектор. Двумя разъемами селектор на­ вешивают на ТМ-20. Разъемы одной машины соединяют соответ­ ствующими кабелями с разъемами первой пары селектора, а разъ­ емы второй ■— со второй парой разъемов селектора и обе машины включают в розетку сети ТМ-20, а шнур со специальной вилкой другой машины убирают в стол. Затем включают главный выклю­ чатель тока. При этом загорается контрольная лампочка и рабо­ тает вентилятор, после чего выключают левый выключатель тока и ТМ-20 готова к работе.

Принцип умножения. Для умножения необходимо множимое, множитель и произведение зафиксировать в машине, которая соединяется с приставкой ТМ-20.

У левого выключателя имеется матрица М-2 для одного из со­ множителей. На месте барабана 4 (см. рис. 2.10, б) установлена матрица М-1 для другого сомножителя. Результат после умноже­ ния поступает в накопитель.

Управляет умножением дополнительная шина управления, ко­ торая ставится на машину параллельно основной шине.

Деления дополнительной шины совпадают с делениями основ­ ной шины. Нумерация рядов ведется от 101 до 108.

112

Колонные упоры на дополнительной шине не ставятся.

Для настройки дополнительной шины имеются стопсы 33 и 44. Стопе 44 такой же, как и стопе 4, а стопе 33 такой же, как и стопе 3, но чуть выше, без срезанных углов, и имеет отверстие ■сбоку.

Под дополнительной шиной управления имеются восемь штиф­ тов, которые в графах с соответствующей настройкой поднима­ ются и прощупывают дополнительную шину.

Если в шине будут установлены стопсы, то создаются цепи для выполнения того или другого действия.

Команда на включение дополнительной шины дается установ­ кой в 22-м ряду стопса 6 на основной шине.

Для печати произведения необходимо в основной шине управ­ ления поставить стопе 6 в 36-м ряду, если накопитель нужно пога­ сить, и стопе 4 в 36-м ряду, если в накопителе нужно произве­ дение оставить.

Произведение можно печатать в нескольких графах, в этом слу­ чае уст)анавЛіИВаефся стопе 4 в 36-м ряду, а в последней графе стопе 6 в 36-м ряду для полного гашения накопителя.

Дополнительная шина дает следующие команды:

Для фиксации первого сомножителя в машине необходимо установить стопе 44 в 104-м ряду, а для фиксации второго со­ множителя — стопе 44 в 105-м ряду. Команда на умножение обеспечивается стопсом 44 в 106-м ряду.

Отсечение знаков в произведении. Отбрасывание ненужных зна­ ков в произведении осуществляется путем настройки дополнитель­ ной шины. Накопитель воспринимает 20 знаков.

Если знаков в произведении меньше 20, то в высших разря­ дах устанавливаются нули. Два последних знака машина отсечет всегда, а затем отбрасывается столько знаков, сколько задано программой.

* В скобках даны условные обозначения ряда.

113

Для отсечения необходимого количества знаков настройка де­ лается на дополнительной шине управления в графе с командой на умножение. Количество отсекаемых знаков настраивают до­ полнением до постоянного числа 16.

Например, в произведении надо отсечь два знака, для этого, нужно от постоянного числа 16 отнять 2 и полученную разность разложить на ряды от­ сечения знаков:

16 — 2 = 14(8 + 4 + 2).

В графе с командой на умножение устанавливают стопе 33 в 101-м ряду (101/33), стопе 33 в 102-м ряду (102/33), стопе 33 в 103-м ряду (103/33). Ко­ личество отсекаемых знаков указывают в схеме вместе с командой на умноже­ ние (УМ-2).

П р и м е р : а • в = с

Схема настройки дополнительной шины

ПРОЕКТИРОВАНИЕ МЕХАНИЗИРОВАННОЙ ОБРАБОТКИ УЧЕТНОЙ ИНФОРМАЦИИ

При механизации учетных работ целесообразно разработать единый проект, охватывающий весь комплекс вопросов по обра­ ботке учетной информации.

В проекте обосновывается выбор вычислительных машин для обработки информации, содержится единая система кодов учет­ ных номенклатур и разделы механизации отдельных участков учета. По каждому разделу приводятся необходимые коды (толь­ ко перечень), формы первичных документов, проектируются на­ копительные и группировочные сводки, отчетные регистры и тех­ нология механизированной разработки (инструкции и схемы настройки). Внедрение механизированного учета лучше всего ве­ сти поэтапно, по отдельным участкам, начиная с наиболее тру­ доемких (учет труда и заработной платы, материалов, технико­ эксплуатационных показателей) и кончая разработкой журналовордеров.

114

При разработке проекта необходимо исходить из реальных ус­ ловий, предусматривая, в первую очередь, использование машин, имеющихся на машиносчетной установке. Если проект разрабаты­ вается для вновь организуемого машиносчетного бюро, то необ­ ходимо предусмотреть приобретение машин наиболее совершен­ ных видов и моделей.

Одной из важнейших задач при механизации учета является разработка системы кодов учетных номенклатур. К о д о м назы­ вается совокупность шифров отдельной номенклатуры, построен­ ной по определенной системе. Коды бывают буквенные, цифровые и смешанные (буквенно-цифровые). При механизации учетно-вы­ числительных работ наиболее целесообразно пользоваться цифро­ выми кодами.

Обозначение позиций номенклатуры с помощью условного сим­ вола (цифрового, буквенного или смешанного) называется ш и ф- р о м. Шифры облегчают и упорядочивают учетную работу, они удобнее для запоминания и легче вводятся в машины. Применение шифров позволяет более точно и с меньшими затратами труда классифицировать и систематизировать различные объекты учета, быстрее составлять отчетные сводки и т. п. Особенно важное зна­ чение имеют шифры при использовании табличных машин.

Проектирование кодов является одной из начальных стадий ра­ боты по составлению проекта механизации учета. Систему кодов начинают разрабатывать с номенклатур общего назначения, кото­ рые используются по нескольким участкам учета, а затем проекти­ руют коды для отдельных разделов учета. По каждой номенклату­ ре выясняют количество позиций, частоту изменения и возмож­ ность увеличения числа шифров.

Коды проектируют по одной из следующих систем: порядковой, серийной, десятичной, комбинированной, натуральной (системе по­ вторения) и шахматной.

П о р я д к о в а я с и с т е м а к о д и р о в а н и я применяется при наличии в учетной номенклатуре небольшого перечня с обозначе­ нием каждой позиции. Порядковый код применяется для шифров­ ки малопозиционных стабильных номенклатур. Например, по по­ рядковой системе строится код категорий работающих, код единиц измерения и т. п. Недостатком порядковой системы кодирования является то, что при дополнении номенклатуры новыми позициями шифры располагаются с нарушением первоначально установлен­ ной классификации.

С е р и й н а я с и с т е м а к о д и р о в а н и я предусматривает шифровку отдельных позиций учетной номенклатуры в пределах группы номеров.

Серия номеров выделяется для определенных признаков та­ ким образом, что часть номеров резервируется на случай расши­ рения номенклатуры.

Серийная система является одной из самых распространенных, что объясняется легкостью ее построения.

115

Д е с я т и ч н а я с и с т е м а к о д и р о в а н и я 1 применяется в тех случаях, когда необходимо зашифровать несколько признаков номенклатуры. В этом случае для характеристики каждого из них отводится определенное количество разрядов. Десятичная система кодирования является наиболее стройной, логичной и легкозапоми­ наемой.

Ш а х м а т н а я с и с т е м а к о д и р о в а н и я используется в тех случаях, когда необходимо зашифровать две позиции: старше­ го и младшего признака. Для удобства пользования такой код це­

временно по нескольким системам (по порядковой и серийной, по десятичной и серийной и т. п.). Комбинированным кодом пользу­ ются для шифровки больших и сложных учетных номенклатур.

менклатуры уже выражены цифрами или цифровыми шифрами (например вес груза, размеры и т. п.). По такой системе строится код размеров материала, сменности, гаражных номеров автомо­ билей и т. п. Этот код наиболее нагляден и легко запоминается. Недостатками его является узкая сфера применения и сложность внесения изменений.

Коды учетных номенклатур должны быть построены таким об­ разом, чтобы они обеспечивали получение необходимых отчетных или других сведений и могли быть расширены при появлении но­ вых объектов планирования и учета.

Изменения и дополнения в номенклатурах действующих шиф­ ров производятся в необходимых случаях только по распоряжению главного бухгалтера предприятия или централизованной бухгал­ терии. По каждой номенклатуре составляют отдельную таблицу. Соответствующим службам (отделам) передают для руководства и использования по нескольку экземпляров таблиц каждого кода.

Проектирование форм первичных документов. Разработка форм первичных документов особенно по трудоемким разделам учета яв­ ляется ответственной частью проекта.

На автотранспортных предприятиях обращается множество форм первичных документов, созданных в разное время и часто дублирующих одни и те же показатели. Имеющиеся первичные документы не всегда пригодны для обработки на вычислительных машинах. Для унификации первичных документов и сокращения количества форм, а также для максимального упрощения каждого документа ЦСУ СССР разработало типовые формы по учету труда и заработной платы, материальных ценностей, основных средств

идр. Исходя из этого необходимо действующие формы первичных

1В литературе ее называют позиционной или поразрядной системой коди­ рования.

116

документов унифицировать применительно к типовым формам, утвержденным ЦСУ СССР. Примером унифицированного типового документа является, например, путевой лист.

Реквизиты в документах должны быть расположены в такой последовательности, чтобы по ним было удобно наводить нужные справки. Такие реквизиты, как табельный номер работающего, но­ менклатурный номер, шифр колонны, участка, целесообразно раз­ мещать в правом верхнем углу. Для удобства вычислительной об­ работки расценочные и количественные показатели должны рас­ полагаться рядом.

Разработка форм первичных документов находится в тесной связи с проектированием документооборота, т. е. прохождением документа по всем инстанциям и исполнителям, начиная с момен­ та поступления на предприятие или выписки и кончая моментом сдачи документа в архив.

Путь прохождения документа может быть разделен на три ча­ сти: от момента выписки до сдачи в МСБ; прохождение в МСБ; путь документа от МСБ до архива. При механизированной обра­ ботке путь документа с момента выписки до сдачи в машиносчет­ ное бюро должен быть максимально коротким исходя из того, что основную счетную обработку документ проходит в МСБ. При про­ ектировании документооборота нужно избегать обратного движе­ ния документа.

После обработки документа на машине его дальнейший путь обычно является коротким. В ряде случаев документ непосредст­ венно после механизированной обработки сдают в архив.

Проектирование форм накопительных или группировочных ре­ гистров и отчетных сводок. Этот этап работы является весьма важным. На основании анализа применяемых регистров проекти­ ровщик делает выводы о том, насколько они пригодны для меха­ низированной обработки, какие нужно внести в них изменения и на каких машинах их целесообразно изготовлять.

Основные накопительные регистры и отчетные сводки могут быть составлены на бухгалтерских или фактурных машинах. Ра­ бота по проектированию регистров и отчетных сводок начинается с выбора наиболее производительных типов, видов и моделей ма­ шин. Затем устанавливают содержание проектируемых форм, по­ рядок применения клавишных вычислительных машин и возмож­ ность замены двух-трех форм документов, составляемых вручную одной машинной формой. Иногда для этого можно использовать метод копиручета, при помощи которого получают за один прием два-три экземпляра документов, работу на маленьком валике и др.

После определения содержания регистра приступают к разра­ ботке соответствующих эскизов. Каждой форме присваивается точный заголовок (наименование формы и шифр). Исходя из не­ обходимых реквизитов и показателей определяют количество граф, их заголовки и расположение в сводке. Готовую форму вычерчи­ вают эскизно на бланке. При разработке формы сводки необходи­ мо иметь в виду, что расположение граф и текста должно быть

удобным для чтения и последующей обработки, а также соответ­ ствовать расположению информации в первичных документах или накопительных регистрах, на основании которых составляется сводка.

Горизонтальное графление бланков предусматривать не следу­ ет, так как бухгалтерские и фактурные машины имеют интерваль­ ный механизм. В отдельных случаях, когда применяют широко­ форматные регистры с печатанием в них заголовков типографским способом через один интервал, горизонтальная прографка целесо­ образна. Интервал между строками должен точно соответствовать получаемому на машине.

Следует видоизменить формы сводок применительно к услови­ ям обработки на машине (например, в расчетной ведомости из-за недостаточной ширины каретки бухгалтерской машины вводится графа «Прочие виды оплат и удержаний», что позволяет значи­ тельно сократить количество граф). Иногда в сводках целесооб­ разно поменять местами подлежащее и сказуемое.

Размеры бланка определяют следующим образом: длина для форм, заполняемых на бухгалтерских или фактурных машинах ис­ ходя из установленных стандартных форматов; ширина предопре­ деляется длиной валика каретки; ширина текстовых граф — коли­ чеством знаков в тексте, а счетных — значностью записываемых чисел (односчетчиковые бухгалтерские и фактурные машины). Ши­ рина счетной графы бланков, заполняемых на машинах «Аскота- -170», должна быть не менее трех делений шины управления, а графы, где настроено автоматическое списание итогов, должно быть не менее шести делений.

В связи с тем, что в большинстве накопительных регистров и отчетных сводок между показателями граф существует арифмети­ ческая зависимость, при проектировании форм сводок для выпол­ нения на тех или иных машинах определенных работ необходимо предусмотреть использование контрольного счетчика на машине «Аскота».

После определения содержания каждой формы, количества граф и их расположения вычерчивают точный образец формы, про­ веряют его по настройке машины и сдают в типографию.

Проектирование технологии механизированной обработки. При разработке проекта необходимо выбрать наиболее целесообразную технологию обработки учетной информации, обеспечивающую вы­ сокое качество работ при соблюдении сроков составления отчет­ ных документов.

Технологический процесс строится по функциональному (тех­ нологическому, пооперационному), предметному и смешанному принципу.

В МСБ технологический процесс обычно строится по функцио­ нальному принципу. Примерная схема такого процесса следую­ щая: прием исходной информации и ее формирование; арифмети­ ческая обработка (вычисления и суммирование, контроль арифме­ тической обработки); подсчет контрольных итогов, сортировка пер­

118

вичных документов, составление группировочных сводок; изготов­ ление отчетных сводок, их контроль и выпуск.

Кроме того, в МСБ предусматривается выполнение операций настройки табличных (бухгалтерских и фактурных) машин.

Предметный и смешанный принцип построения технологическо­ го процесса при использовании клавишных машин применяется весьма редко.

Последовательность операций технологического процесса зави­ сит от вида работ, форм документов и применяемой вычислитель­ ной техники. Например, при использовании бухгалтерских машин «Аскота-170/55» можно за один прием составить накопительные регистры (используя малый валик) и отчетные сводки, т. е. объе­ динить две операции. Агрегатирование бухгалтерской машины «Аскота-170/45» с электронной приставкой ТМ-20 позволяет объе­ динить три операции и производить за один прием таксировку дан­ ных, их накопление и получение сводных итогов в виде учетных регистров.

По операциям технологического процесса необходимо преду­ смотреть надежные методы контроля. Ошибки в работах вызыва­ ются рядом причин: недоброкачественным оформлением первич­ ных документов, плохой организацией рабочих мест операторов и их недостаточной квалификацией, неудовлетворительным техниче­

Методы контроля, наиболее часто используемые в МСБ, следу­ ющие: зрительный, логический, считка записей, повторное выпол­ нение работы (контроль дублированием), выполнение работы раз­ ными способами — метод контрольных чисел, балансовый.

Зрительный контроль предусматривает просмотр объектов ме­ ханизации по качеству заполнения (четкость записи, отсутствие помарок, качество печати и т. д.). Такой метод контроля приме­ няется обычно при приемке первичных документов.

Логический контроль является продолжением и дальнейшим развитием зрительного. При логическом контроле обращают вни­ мание на отсутствие увязки между показателями (например, не­ соответствие расценки и нормы времени, получение при таксиров­ ке непомерно высокой суммы заработной платы одного рабочего и т. д.). Логический контроль применяется на всех операциях ме­ ханизированной обработки.

Метод считки записей применяется при проверке записей на лентах, полученных на суммирующих машинах, с данными первич­ ных документов. Широко применяется этот метод при проверке текстовых записей в счетах-фактурах, табельных номеров, фами­ лий в расчетных и платежных документах и т. д.

Повторное выполнение работы (контроль дублированием) пре­ дусматривает вторичное выполнение операции теми же приемами, что и при первом выполнении. Такой контроль обычно использует­ ся для проверки операций таксировки и суммирования. Повторное

119