книги из ГПНТБ / Савицкий Б.П. Механизация и централизация учета в грузовых автотранспортных предприятиях

сосредоточить в централизованной бухгалтерии. В этом случае на предприятии производятся лишь денежные расчеты с рабочими и служащими по документам, изготовленным в централизованной бухгалтерии.

Всякого рода справки по заработной плате и отдельные расче­ ты (за время болезни, за время отпуска и т. п.) составляются в централизованной бухгалтерии по мере поступления с предприятий соответствующих документов (листков временной нетрудоспособ­ ности, заявлений, приказов и т. п.) в заранее согласованные сроки.

Такая организация расчетов возможна лишь при наличии чет­ кой и хорошо отлаженной системы связи (не только предприятия с централизованной бухгалтерией, но и предприятия с его отдельно расположенными подразделениями) и взаимной доставки первич­ ной документации.

Малейшее нарушение графика документооборота, несвоевре­ менная подача информации и задержка доставки первичных доку­ ментов с предприятия может затруднить работу централизованной бухгалтерии и привести к нарушению сроков выдачи заработной платы на предприятии.

Для крупных предприятий автомобильного транспорта с чис­ лом работающих 800—1000 чел. и более и расположенных на зна­ чительном расстоянии от обслуживающей их централизованной бухгалтерии (например, в Москве эти расстояния достигают 30— 40 км, а отдельные филиалы и грузовые станции расположены на расстоянии до 200 км) можно организовать на месте первичную обработку документов по расчетам с рабочими и служащими, на­ копление заработной платы, ведение лицевых счетов и составле­ ние расчетно-платежной документации.

Для выполнения этой работы, а также ряда других вычисли­ тельных работ непосредственно на предприятии могут быть орга­ низованы небольшие машиносчетные бюро (или филиалы цент­ ральной МСУ) с достаточным количеством клавишных машин.

Такая система, во-первых, позволяет оперативно и комплексно решать вопросы механизированной обработки путевого листа на месте без пересылки путевых листов на значительные расстояния, во-вторых, ускоряет учетный процесс и повышает качество получа­ емых учетных сводок и регистров, так как обработка документов связана с их постоянной проверкой, выяснениями и исправления­ ми, что легче сделать непосредственно на предприятии, и, в-треть­ их, что особенно важно, обработка документов по заработной пла­ те на месте, непосредственно в МСБ предприятия, позволяет при­ близить аналитический учет расчетов по заработной плате к кол­ лективу предприятия, создает удобства для каждого работающего в получении всякого рода справок, разовых выдач (больничные, отпускные и т. п.) и других контактов с работниками учетно-конт­

164

заработной платы не первичные документы (путевые листы, наря­ ды, приказы, справки и т. п.), а готовые регистры — расчетные, платежные и группировочные ведомости, составленные в МСБ предприятия по автоколоннам, мастерским и другим производст­ венным подразделениям, а также по категориям работающих и ви­ дам заработной платы. В отделе учета заработной платы и расчетов с рабочими и служащими централизованной бухгалтерии выпол­ няется следующая работа:

1.Ежедневно по мере поступления кассовых и банковских до­ кументов от автотранспортных предприятий производится выбор­ ка сумм платежных ведомостей, приходных, расходных кассовых ордеров, а также платежных поручений по выплате и перечисле­ нию заработной платы, отпусков, премий, т. е. выплат, проходя­ щих через балансовый счет 70 «Расчеты с рабочими и служащими».

Этот вспомогательный материал дает возможность следить за состоянием аналитического учета по счету «Расчеты с рабочими и служащими» и расшифровывает сальдо по заработной плате за вторую половину месяца и выплаты, проходящие в межрасчетный период.

2.Из приходных, расходных кассовых ордеров и платежных поручений по выплате и перечислению выбирают суммы оборотов по счету 70 «Расчеты с рабочими и служащими».

3.Производится выборка сумм разных депонентов (из платеж­ ных ведомостей).

Для расшифровки аналитических данных по балансовому сче­ ту 70 «Расчеты с рабочими и служащими» на машине «Аскота170/45» составляют ведомость. Настройка машины приведена в форме 4.1.

Такая ведомость разрабатывается примерно 3—4 раза в месяц на основании отчетов кассира и первичных документов, на кото­ рых проставлены шифры балансовых счетов и статьи расходов. На ведомостях, выписанных для выплаты заработной платы в межрас­ четный период, напротив каждой фамилии проставляется номер колонны, участка, цеха. На каждой ведомости подгруппировывают выплаченные суммы по колоннам, участкам, цехам и отделам. Сгруппированные суммы должны быть равны общему итогу ведо­ мости.

Выборки для учета и контроля оборотов по счету 70 «Расчеты с рабочими и служащими» составляются одновременно с группи­ ровкой по балансовому счету 50 «Касса», которая производится согласно отчету кассиров. Ведомость формы 4.1 составляют с ведо­ мостей, на которых проставлен балансовый счет 70.1 или 70.2 с указанием сумм выплаченных, депонированных и выплаченных в предыдущих периодах.

Оператор на цифровой клавиатуре набирает дату и нажимает моторную клавишу. Каретку машины передвигают в графу «Номер ведомости», который набирают на цифровой клавиатуре и нажи­ мают моторную клавишу. Напечатав номер ведомости, машина пе­ реключается на запись текста, а оператор печатает наименование

165

Ф о р м а 4.1

Ведомость

выборки для учета и контроля оборотов по счету 70 «Расчеты с рабочими

и служащими»

_________________ м-ц 197 . . . г.

цехов, участков, отделов и переключает машину на счет. В графе «Разные» на цифровой клавиатуре набирают сумму и нажимают моторную клавишу. Если нужно напечатать в графе «Разные» не­ сколько сумм, то следует нажать клавишу ограниченного возвра­ та каретки, переключить машину на счет и цифровой клавиатурой заполнить несколько строк. Все остальные графы, имеющиеся на бланке, заполняются цифровой клавиатурой.

Графа «Начислено за первую половину» машиной запол­ няется автоматически, а напечатанная сумма сверяется с ведо­ мостью. Если требуется печатать ведомости выплат, которые про­ шли за вторую половину, то заполняются следующие графы: дата, номер ведомости, наименование и подводят каретку табуляционной клавишей в графу «Начислено за вторую половину». Сумма набирается на цифровой клавиатуре и нажимается моторная клавиша. Сумма «Выдано» набирается на цифровой клавиату­ ре и нажимается моторная клавиша. Сумма депонентов набирает­ ся на цифровой клавиатуре и нажимается моторная клавиша. В графе «Ранее выдано» печатается ноль или сумма, если выплата производилась.

Для снятия 'итогов каретку следует установить в графе «Раз­ ные» и 8 раз нажать клавишу окончательного итога регистров. Графа «Начислено за первую половину» заполняется автомати-

166

чески по настройке шины управления. В графах «Начислено за вто­ рую половину», «Выдано» и «Депоненты» нажать клавишу оконча­ тельного итога регистров. В графе «Ранее выдано» автоматически печатается ноль или сумма, если выплата производилась.

При повторной разноске в машину следует ввести ранее по­ лученные итоги, что позволяет получить нарастающие итоги.

В конце ведомости следует расшифровать графы «Начислено за первую и вторую половину», т. е. напечатать текстовой клави­ атурой «Выдано» и «Депоненты» за каждую половину отдельно.

Если в ведомости на выплату заработной платы за вторую по­ ловину будет пометка «С», оператор текстовой клавиатурой или карандашом должен пометить «С», а по окончании разноски за

га регистров. Кроме того, сумму с пометкой «С» в соответствующих графах набрать на цифровой клавиатуре и нажать клавишу «Сторно». При списании окончательных итогов по этим трем гра­ фам предварительно следует выключить счетчики III и IV.

Весь вспомогательный материал, указанный в пп. 1—3, необ­ ходим для составления свода по заработной плате и аналитиче­ ских карточек с выведением сальдо по каждому балансовому сче­ ту, а также для сверки данной выборки с журналом-ордером № 1 и № 2 по балансовому счету 70 «Расчеты с рабочими и служа­ щими». Кроме того, аналитическая карточка по балансовому счету 69 «Расчеты по соцстраху» служит материалом для составления от­ чета по соцстраху.

4. По окончании текущего месяца с предприятий поступает группировочная ведомость, зашифрованная по видам начислений заработной платы и удержаний из заработной платы.

Прежде чем приступить к обработке ведомости, сотрудники от­ дела учета заработной платы и расчетов с рабочими и служащими централизованной бухгалтерии сверяют следующие суммы, ука­ занные в ведомости: аванс, межрасчетные выплаты, долг за рабо­ чими по заработной плате, сальдо на конец месяца. Суммы сверя­ ются с предварительной выборкой, которая была описана в пп. 1 —

3(на начало и конец месяца).

5.Согласно шифрам, указанным в ведомости, производится расшифровка: заработной платы, премии и прочих начислений, а также всех удержаний с последующим внесением их в свод начис­ ленной заработной платы по ее составу и категориям работников

ив сводку по расчетам с рабочими и служащими, где сосредото­ чены все начисления и удержания по расчетам с рабочими и слу­ жащими как по фонду заработной платы, так и начислениям, не входящим в фонд заработной платы, с последующим вынесением

сальдо на конец месяца.

6. После составления свода заработной платы по каждому предприятию составляется «Ведомость распределения начисленной заработной платы рабочих, ИТР, служащих и МОП» для отнесения

167

сумм начисленной заработной платы с кредита счета 70 «Расчеты

срабочими и служащими» на дебет соответствующих расходных

икалькуляционных счетов.

Введомости распределения заработной платы производится также расчет сумм соцстраха на все виды начисленной заработной платы, отчислений в резерв предстоящих платежей, т. е. резерва на отпуск по группе рабочих, и отчислений местному комитету на

культурно-массовые мероприятия.

7.Для учета хозрасчетных показателей и расходов составляет­ ся ведомость о фактических затратах по автоколоннам с отнесени­ ем затрат по видам перевозок (часовые, сдельные).

Распределение сумм начисленной заработной платы на часо­ вые и сдельные перевозки производится по признаку закрепления отдельных автомобилей, которые работают по часовому и сдель­ ному тарифу с корректировкой по фактически отработанному вре­ мени по путевым листам.

8.Для распределения сумм основной и дополнительной зара­ ботной платы административно-управленческого и цехового пер­ сонала, а также вспомогательных рабочих, МОП и учеников с на­ числениями на счет 27 «Накладные расходы» составляется справ­

ка-расчет.

9. После окончания обработки заработной платы составляются аналитические карточки с выведением сальдо по балансовым сче­ там: 69 «Расчеты по соцстраху»; 72.1 «Расчеты за товары, продан­ ные в кредит»; 73.5 «Расчеты с бюджетом по налогам с рабочих и служащих»; 76.3 «Депоненты», 22 «Затраты по эксплуатации авто-

Рис. 4.1. Схема документооборота в отделе учета заработной платы и расчетов с рабочими и служащими централизованной бухгалтерии

168

169

170

мобильного транспорта» (по статьям); 76.4 «Прочие дебиторы и кре­ диторы» и т. д.

Отдел учета заработной платы и расчетов с рабочими и служа­ щими централизованной бухгалтерии ведет синтетический и анали­ тический учет по следующим счетам: 69 «Расчеты по социальному страхованию»; 70 «Расчеты с рабочими и служащими»; 72 «Расче­ ты за товары, проданные в кредит»; 73.5 «Расчеты с бюджетом по налогам с рабочих и служащих»; 76.3 «Депоненты»; 76.4 «Расчеты с прочими дебиторами (кредитовые обороты)».

На рис. 4.1 показана схема документооборота в отделе учета заработной платы и расчетов с рабочими и служащими. Кроме то­ го. в табл. 4.1 приведен график движения документов и учетных регистров в отделе учета заработной платы и расчетов с рабочими и служащими ЦБ.

ПЕРВИЧНЫЕ ДОКУМЕНТЫ И ИХ ОБРАБОТКА НА КЛАВИШНЫХ ВЫЧИСЛИТЕЛЬНЫХ МАШИНАХ. СОСТАВЛЕНИЕ УЧЕТНЫХ РЕГИСТРОВ

Использование клавишных вычислительных машин позволяет механизировать расчеты по заработной плате, начиная с обработ­ ки первичных документов и кончая составлением отчетных сводок.

Механизированный учет труда и заработной платы организует­ ся с использованием кодов автоколонн, цехов и отделов АТП, ка­ тегорий работающих, фамилий работающих (табельных номеров), профессий, видов оплат и удержаний.

Для учета выработки и заработной платы на автотранспорт­ ных предприятиях применяются следующие первичные документы: путевой лист; наряд на сдельную работу; табель учета выхода на работу; листок нетрудоспособности; отпускная (увольнительная) записка; ведомость на выплату премии, ведомость сверхурочных часов; простойный листок. Путевой лист, являясь основным доку­ ментом по учету технико-эксплуатационных показателей транс­ портной работы, содержит также основные данные для начисле­ ния заработной платы водителю.

Наряд на сдельную работу (индивидуальный и бригадный, ти­ повая форма Т-41) используется для учета выработки рабочихсдельщиков и начисления сумм заработной платы.

Табель учета выхода на работу (типовая форма Т-12) служит документом, учитывающим количество отработанного времени все­ ми работниками автотранспортного предприятия, и используется при расчете заработной платы работникам с повременной оплатой труда и различных видов доплат.

Листок нетрудоспособности применяется для расчета пособия по временной нетрудоспособности (за дни болезни).

Отпускная записка (типовая форма Т-6) является основанием для начисления и выплаты расчета работникам, уходящим в от­ пуск, а увольнительная записка (типовая форма Т-8) — для на­ числения заработной платы работникам при увольнении.

171

Ведомости на выплату премий и других разовых выдач являют­ ся одновременной расчетной и платежной документацией.

Простойный листок (типовая форма Т-16) служит для расчета сумм заработной платы за дни (часы) вынужденного простоя.

Все первичные документы на заработную плату группируют в пачки по автоколоннам, цехам и отделам и сдают в МСБ согласно графику сдачи документов, утвержденному руководителем пред­ приятия и начальником (главным бухгалтером) централизованной бухгалтерии.

Таксировка указанных выше первичных документов по заработ­ ной плате, а также подсчет итогов по каждому документу или по группе однородных документов осуществляется на вычислитель­ ной и суммирующей машинах непосредственными исполнителями, создающими документ, либо операторами в МСБ.

Принятые документы регистрируют в журнале учета поступле­ ния и сдачи выполненных работ МСБ (форма 4.2).

Ф о р м а 4.2

Журнал приемки документов и контрольных чисел

Графы «Контрольные итоги» заполняются в момент приемки документов и проверяются путем сверки с данными сводок, со­ ставленных на основании этих документов.

Работники цехов (отделов) и участков автотранспортных пред­ приятий, которые оформляют документы (начальники колонн, дис­ петчеры, мастера, нормировщики и др.), должны хорошо знать на­ значение документов, а также содержание и назначение действу­ ющей в АТП номенклатуры шифров, обеспечивая полное и пра­ вильное заполнение всех предусмотренных в документах рекви­ зитов.

В МСБ на вычислительных и суммирующих машинах произво­ дят обработку первичных документов, а на бухгалтерских маши­ нах «Аскота» изготовляют накопительные и отчетные документы.

Это позволяет отменить ручное ведение бухгалтерских регист­ ров и сократить затраты времени бухгалтеров-расчетчиков на 30— 40%.

Сведения о заработной плате водителей накапливаются в те­ чение месяца в накопительных ведомостях.

Для учета оплат и удержаний служат лицевые счета работаю­ щих (форма 4.3). Они заводятся на каждого работающего сроком на два года и заполняются вручную.

172