книги из ГПНТБ / Савицкий Б.П. Механизация и централизация учета в грузовых автотранспортных предприятиях

применительно к типовому перечню, рекомендуемому архивным управлением местного исполкома.

Доставка учетных документов из управления (объединения) и его предприятий в централизованную бухгалтерию и обратно осу­ ществляется на закрепленных за централизованной бухгалтерией автомобилях.

Водитель автомобиля выполняет обязанности агента-экспеди- тора. Объезд предприятий осуществляется 1 раз в день по за­ крепленным за каждым автомобилем маршрутам. При этом води­ тель одновременно принимает учетные документы от управления (объединения) и от предприятий для обработки их в централизо­ ванной бухгалтерии и сдает документы, прошедшие обработку в централизованной бухгалтерии. Время объезда предприятий уста­ навливается графиком.

Для обеспечения сохранности перевозимых документов за уп­ равлением (объединением) и за каждым предприятием закреп­ ляются брезентовые замыкающиеся сумки (типа банковских ин­ кассаторских сумок).

Учетные документы направляются управлением (объединени­

Форма 1.1

Централизованная бухгалтерия___________

(наименование предприятия)

Сопроводительная ведомость № 27 сентября 1972 г.

на документы, направленные в Автожопедиционный комбинат № 8

Подписи лиц, ответственных за отправку документов ___

Документы для доставки принял

40

Ф о р м а 1.2

Книга регистрации документов

-Сопроводительную ведомость подписывают: на предприятии — начальник учетно-контрольной группы (отдела) или начальник МСБ, в централизованной бухгалтерии — работник экспедиции.

Первый экземпляр сопроводительной ведомости вкладывается

всумку вместе с отчетными документами, направляемыми управ­ лением (объединением) или предприятием в централизованную бухгалтерию и обратно из централизованной бухгалтерии, второй экземпляр сопроводительной ведомости остается у отправителя. Сумка закрывается на замок и вручается водителю-экспедитору, который расписывается на втором экземпляре сопроводительной ведомости. Водитель-экспедитор не проверяет наличие докумен­ тов, вложенных в сумку, и несет ответственность лишь за своевре­ менную доставку документов и за сохранность замка.

По приезде в централизованную бухгалтерию или на предпри­ ятие водитель-экспедитор сдает сумку с документами работнику экспедиции централизованной бухгалтерии или работнику учетно­ контрольной группы (отдела) предприятия.

Работник экспедиции централизованной бухгалтерии, получив от водителя-экспедитора сумку с документами, обязан проверить целость замка, вскрыть сумку, проверить соответствие вложенных

всумку документов с сопроводительной ведомостью, зарегистри­ ровать сопроводительную ведомость в специальной книге регист­ рации входящих учетно-отчетных документов (форма 1.2), раз­ ложить документы в соответствующие клетки стеллажа (по прин­ ципу их бухгалтерской обработки или по исполнителям), следить за тем, чтобы учетно-отчетные документы, поступившие с пред­ приятий в течение 30 мин после доставки, были взяты соответ­ ствующими отделами централизованной бухгалтерии (исполните­ лями) для обработки.

Вслучае недостачи учетных документов или несоответствия их

стем, что указано в сопроводительной ведомости, работник экс­ педиции по телефону выясняет с соответствующим предприятием причину расхождений.

Независимо от причины в каждом случае недостачи документов или несоответствия их с сопроводительной ведомостью состав­ ляется акт, который подписывают водитель-экспедитор и работ-

41

ник экспедиции централизованной бухгалтерии. Акт докладыва­ ется начальнику (главному бухгалтеру) централизованной бух­ галтерии, кроме того, делается соответствующая запись в книге регистрации.

При последующей досылке документов об этом в книге реги­ страции делается отметка в графе «Примечание».

Регистрация входящих учетно-отчетных документов. После про­ верки и бухгалтерской обработки в отделах централизованной бухгалтерии учетно-отчетные документы должны быть возвраще­ ны на предприятие.

Устанавливаются следующие сроки проверки и обработки учет­ но-отчетных документов отделами централизованной бухгалтерии и отдельными исполнителями:

Учетные документы управления (объединения) и предприятий, прошедшие проверку и бухгалтерскую обработку в отделах цент­ рализованной бухгалтерии, группируются исполнителями по от­ дельным предприятиям и передаются на отправку в экспедицию централизованной бухгалтерии.

Агент-экспедитор в конце рабочего дня составляет сопрово­ дительные ведомости на документы, возвращаемые предприятиям (на каждое предприятие отдельно), и регистрирует сопроводи­ тельные ведомости в книге регистрации исходящих учетно-отчет­ ных документов, форма которой аналогична форме 1.2.

Порядок отправки и приемки учетных документов в учетно­ контрольной группе (отделе) предприятия, а также порядок ве­ дения книг регистрации входящих и исходящих учетно-отчетных документов устанавливается тот же, что и для экспедиции цент­ рализованной бухгалтерии.

Вся текущая переписка как входящая (поступающая извне), так и исходящая (создаваемая аппаратом на месте) должна про­ ходить через специально -выделенного исполнителя, который яв­ ляется лицом, ответственным за надлежащее оформление доку­ ментов, их регистрацию, осуществляет контроль за исполнением, а также за сохранением исполненной входящей и исходящей пе­ реписки.

Основными регистрами для учета корреспонденции и контроля за ее исполнением и хранением являются: книга регистрации вхо­ дящей корреспонденции, книга регистрации исходящей корреспон­ денции, корреспондентская карточка, дела (папки) для хранения исполненной корреспонденции.

42

43

Корреспондентская карточка предназначена для учета прохож­ дения входящей корреспонденции по отделам и отдельным испол­ нителям и для контроля за своевременным исполнением доку­ мента. Карточка открывается на каждый отдельный документ, поступивший от корреспондентов (предприятий, учреждений и ор­ ганизаций, а также от частных лиц).

Корреспондентские карточки, находящиеся на контроле, хра­ нятся в картотеке, а исполненные вынимаются из картотеки и хранятся до конца отчетного года, после чего уничтожаются.

Исполненную входящую корреспонденцию и копии исходящей корреспонденции подшивают и хранят в папках (делах), которые ведут по тематическому признаку (табл. 1.3).

Учетные документы, а также текущая корреспонденция, пе­ реданные для исполнения работникам, хранятся ими в папках, называемых личными папками исполнителя. Каждая папка имеет порядковый номер и внутреннюю опись хранящихся в ней доку­ ментов (форма 1.3).

Исполнитель, получивший учетные документы или корреспон­ денцию, обязан занести их в опись и до исполнения хранить доку­ менты только в своей личной папке.

Не реже 1 раза в 10 дней каждый начальник отдела обязан в присутствии исполнителя проверить содержимое личных папок исполнителей с целью контроля за своевременной обработкой

44

различных видов учета и определяет необходимость перехода от децентрализации к полной централизации учетно-вычислительных работ и отчетности.

Организационными формами использования вычислительной техники являются машиносчетные бюро (МСБ), машиносчетные станции (МСС), вычислительные и информационно-вычислитель­ ные центры (ВЦ и ИВЦ).

Машиносчетные бюро являются наиболее распространенной формой использования вычислительной техники. Они создаются на предприятиях, оснащаются различными клавишными вычис­ лительными машинами и позволяют механизировать основные виды учетно-вычислительных работ и экономических расчетов.

Машиносчетные бюро могут быть или структурным подразде­ лением данного предприятия, или филиалами более крупных от­ раслевых машиносчетных установок (фабрик механизированного счета, вычислительных центров и т. п.).

Применение вычислительных машин позволяет: максимально повысить производительность труда учетных, плановых, эксплуа­ тационных и инженерно-технических работников; уменьшить тру­ доемкость массовых счетных работ путем выполнения их на клавишных машинах квалифицированными работниками; повы­ сить качество обработки первичной документации и составления учетно-отчетных регистров; сократить сроки представления бух­ галтерской, оперативной и статистической отчетности; высвободить часть счетно-экономического персонала и снизить стоимость учет­ ных работ и обработки экономической информации.

Машиносчетное бюро, входящее в структуру АТП, является самостоятельным отделом и административно подчиняется дирек­ тору (рис. 2.1). По методологии и порядку обработки и прохож-

Рис. 2.1. Структура машиносчетного бюро

46

дения учетной документации машиносчетное бюро руководствует­ ся указаниями вышестоящей службы, ведающей методологией и механизацией учета в управлении (объединении) либо в центра­ лизованной бухгалтерии.

Для выполнения задачи полной механизации учетно-вычисли­ тельных работ на МСБ возлагается:

получение от учетно-контрольных групп (отделов) и от других подразделений первичных документов, контроль за их качеством и своевременным поступлением, подготовка первичных документов для машинной обработки;

разработка рациональной техники механизированного учета по всем учитываемым объектам и экономическим группировкам, а также систематическое совершенствование технологии механизи­ рованной разработки экономической информации в целях повы­ шения производительности труда работников МСБ и снижения себестоимости машинного учета;

систематическое повышение квалификации работников машино­ счетного бюро.

В соответствии с этим МСБ на предприятии осуществляет ме­ ханизацию:

учета трудовых показателей выработки и заработной платы, включая обработку путевых листов, нарядов, составление группировочных ведомостей, выполнение всех расчетов и составление расчетно-платежной документации;

учета материалов (обработка первичных документов, состав­ ление группировочных и отчетных сводок по учету движения ма-. териалов на складах, распределению расхода материалов, рас­ четам с поставщиками и др.);

учета технико-эксплуатационных показателей работы подвиж­ ного состава автомобильного предприятия;

расчетов с заказчиками (выписка счетов, составление группи­ ровочных и отчетных регистров);

учета хозрасчетных показателей цехов, колонн, бригад и от­ дельных рабочих;

текущих вычислительных работ по ведению оперативного и статистического учета в службах и отделах автотранспортного предприятия.

Рассмотрим основные функции работников машиносчетного бюро.

Начальник МСБ в административном отношении подчиняется директору предприятия, а по вопросам организации, методологии и механизации учетно-вычислительных работ — начальнику (глав­ ному бухгалтеру) централизованной бухгалтерии. Начальник МСБ руководит работой бюро и несет полную ответственность за вы­ полнение всех работ, а также за техническое состояние и со­ хранность вычислительной техники.

Распоряжения начальника МСБ для его работников являются обязательными к исполнению. Начальник МСБ составляет гра­ фик работы, согласовывает его с начальником (главным бухгал­

47

тером) централизованной бухгалтерии и доводит до сведения ра­ ботников, контролирует ежемесячное выполнение графика и объ­ ема работ по качеству в установленные сроки, распределяет ра­ боту между операторами в соответствии с установленной очеред­ ностью и сроками обработки, а также принимает от них выпол­ ненную работу. Следит за состоянием трудовой и производствен­ ной дисциплины работников МСБ, состоянием рабочих мест операторов, помещения и соблюдением правил ухода за маши­ нами, наблюдает за точным выполнением операторами рабочих инструкций и правил внутреннего распорядка, инструктирует опе­ раторов по вопросам выполняемой работы и дает указания о по­ рядке и технике ее выполнения, ведет учет выработки операторов, утверждает разработанные механиком графики планово-предупре­ дительного, текущего и капитального ремонтов машин. Органи­ зует и обеспечивает хранение документов с момента их получения и до их возврата исполнителями, вносит предложения по меха­ низации новых участков учета, изменения и дополнения в дейст­ вующие инструкции, направленные на улучшение или повышение качества выполняемой работы. Принимает непосредственное уча­ стие в проектировании и освоении машиносчетным бюро новых работ. Внедряет рациональные методы работы операторов, прово­ дит в жизнь рационализаторские предложения, составляет отчеты о работе машиносчетного бюро по установленной форме. Осущест­ вляет подготовку и повышение квалификации кадров операторов и электромехаников.

Оператор (ст. оператор) подчиняется непосредственно началь­ нику МСБ. Все распоряжения и указания начальника МСБ явля­ ются для оператора обязательными. Оператор должен хорошо знать эксплуатационные свойства и способы рациональной рабо­ ты машин. Он работает только на машинах, закрепленных непо­ средственно за ним, а в случае их неисправности — на других по указанию начальника МСБ. Оператор обязан следить за чет­ кой и ясной печатью исходных данных и результатов подсчета на машинах.

Обработку документов производит согласно установленной тех­ нологии и графику или но указанию начальника МСБ.

Оператор выполняет работу качественно и в сроки, установлен­ ные графиком.

Оператор вычислительной машины обязан в совершенстве знать эксплуатацию вычислительной машины и содержать свое рабочее место и машину в чистоте, знать методы составления и обработки первичных документов, производить проверку, такси­ ровку и другую вычислительную обработку первичных докумен­ тов.

Оператор суммирующей машины должен хорошо знать экс­ плуатацию суммирующей машины, уметь работать на ней «сле­ пым» методом и содержать ее в чистоте, знать хорошо всю пер­ вичную документацию и выполняемые по ней работы.

48

Оператор бухгалтерской и фактурной машин обязан изучить эксплуатационные возможности этих машин, менять шины на­ стройки, знать порядок обработки документов и уметь составлять бухгалтерские ведомости и другие регистры по всем разделам учета.

Электромеханик машиносчетного бюро непосредственно под­ чиняется начальнику МСБ и несет ответственность за техническое состояние вычислительной техники. Он составляет график ре­ монтов вычислительных машин, обеспечивает хорошее техническое состояние всего парка вычислительных машин и энергохозяйства МСБ, производит профилактическое обслуживание и планово-пре­ дупредительный ремонт машин, наблюдает за выполнением опера­ торами правил эксплуатации машин и систематически проводит инструктаж операторов, следит за соблюдением правил техники безопасности. Он составляет заявки на необходимые запасные части к машинам и следит за их своевременным получением.

Следит за правильным использованием и хранением инстру­ ментов и оборудования мастерской, ведет техническую докумен­

потребного количества машин и персонала МСБ рассчитывают объем учетных, вычислительных и других работ, подлежащих ме­ ханизированной обработке.

Исходными данными для расчета объема работ являются: среднемесячное количество документов, количество строк и по­ казателей в одном документе, количество вычислений по одной строке, количество подсчетов по первичным документам, накопи­ тельным и группировочным ведомостям, среднее количество документострок по отчетным разработкам (сводкам).

Объем работ рассчитывают в следующих единицах измерения: при работе на суммирующих и вычислительных машинах — в дей­ ствиях, на бухгалтерских машинах — в документостроках или графостроках, на фактурных машинах -— в документостроках.

По видам машин объем работ определяют следующим обра­ зом:

на суммирующих машинах — путем умножения количества первичных документов на среднее количество строк, плюс ко­ личество суммирующих граф в отчетных сводках, умноженное на количество строк;

на вычислительных машинах — путем умножения количества документов на среднее количество действий по каждому виду до­ кументов;

на бухгалтерских машинах — путем умножения количества листов отчетных сводок, составляемых на этих машинах, на ко­ личество строк в каждом листе при среднем числе справочных и суммируемых граф;

на фактурных машинах — путем умножения количества доку­ ментов на среднее количество позиций (строк).

49