книги из ГПНТБ / Савицкий Б.П. Механизация и централизация учета в грузовых автотранспортных предприятиях

несет полную ответственность за достоверность данных, отражае­

мых в создаваемой на предприятии учетно-отчетной документа­ ции.

Для первичной обработки учетной информации в учетноконт­ рольных группах (отделах) используются клавишные вычисли­ тельные машины. На крупных автотранспортных предприятиях создаются небольшие машиносчетные бюро или филиалы маши­ носчетной установки объединения или управления.

Предприятия обязаны своевременно обеспечивать централизо­ ванную бухгалтерию необходимыми для бухгалтерского учета и контроля документами, приказами, постановлениями, а также до­ говорами и соглашениями, копиями планов и смет, условиями оп-

платы труда и материального стимулирования, нормативами и другими материалами.

Для обеспечения нормальной работы централизованной бух­ галтерии предприятия ежедневно передают ей для обработки, со­ ставления отчетности и анализа всю текущую учетную докумен­ тацию или накопительные сводки этой документации.

Централизованная бухгалтерия обязана своевременно представ­ лять предприятиям данные, необходимые для руководства финан­ сово-хозяйственной деятельностью предприятия, включая установ­ ленную отчетность.

Объем и сроки получения централизованной бухгалтерией от предприятий сводок и документов для учета, плановых и других материалов, а также сроки представления централизованной бух­ галтерией предприятиям учетных и отчетных данных устанавли­ ваются графиками, разработанными начальником (главным бух­ галтером) централизованной бухгалтерии по согласованию с руко­ водителями предприятий и утвержденными начальником управ­ ления (управляющим, директором) или объединения.

Разногласия между главным бухгалтером (начальником) цент­ рализованной бухгалтерии и руководителем предприятия разре­

в ее полном объеме целесообразно создавать постепенно по мере централизации отдельных участков бухгалтерского учета пред­ приятий. Так, на первый период в течение пяти-шести месяцев не­ обходимо всего 6—8 чел. Эта группа занимается подготовкой всех необходимых материалов по унификации первичных документов, подготовкой материальных ценников, учетных шифров и номенк­ латур, разработкой порядка и наиболее рациональных графиков документооборота, методологией комплексной бухгалтерской об­ работки документов по отдельным операциям и т. п. Одновремен­ но должна быть подготовлена группа механизаторов для работы на вычислительных фактурных и бухгалтерских машинах.

Постепенная централизация отдельных участков бухгалтерско­ го учета проходит строго по разработанному плану примерно в та­ кой последовательности:

10

обеспечивает снабжение запасными частями, бланками и другими необходимыми материалами для текущей эксплуатации вычисли­ тельных машин;

организует проведение среднего и капитального ремонтов машин;

составляет заявки на новые вычислительные машины, получает новые машины и распределяет их между предприятиями.

Отдел учета заработной платы и расчетов с рабочими и слу­ жащими:

ведет централизованный бухгалтерский учет основной и до­ полнительной заработной платы личного состава предприятий и управления, начисление и распределение основной и дополни­ тельной заработной платы;

организует централизованный учет начислений на заработную плату, пенсий, премий, пособий и других выплат;

ведет централизованный учет сумм удержаний из заработной платы, учет и контроль расчетов по исполнительным документам и кредитным обязательствам, с депонентами и т. п.;

осуществляет повседневный контроль за состоянием расчетов по заработной плате на предприятиях и в управлении или объ­ единении, контроль за правильным применением трудового зако­ нодательства и других директивных материалов по расчету зара­ ботной платы;

разрабатывает совместно с отделом проектирования, методоло­ гии и механизации учетно-вычислительных работ коды, шифры и наиболее рациональные формы учета и отчетности по заработной плате;

обеспечивает предприятия, обслуживаемые централизованной бухгалтерией, всей необходимой учетной и отчетной информа­ цией, анализами и справочными материалами по вопросам за­ работной платы;

составляет накопительные бухгалтерские записи и журналы, ор­ дера по операциям отдела и передает их отделу сводной отчет­ ности.

Отдел учета финансовых операций и централизованных расче­

тов:

осуществляет централизованные расчеты и централизованный бухгалтерский учет для всех предприятий, подведомственных дан­ ному управлению (объединению), по следующим операциям: рас­ четы с бюджетом по взносам отчислений от прибыли, платы за фонды и прочим платежам; расчеты с вышестоящими организа­ циями по установленным взносам и отчислениям; расчеты по взносам 2% отчислений на строительство дорог; расчеты со Строй­ банком по взносам амортизационных отчислений и других средств на капитальное строительство; расчеты с авторемонтными заво­ дами за капитальные ремонты автомобилей и агрегатов; расчеты с Главнефтеснабом по снабжению топливом и смазочными мате­ риалами; расчеты с органами материально-технического снабже­ ния за резину, запасные части, спецодежду и другие эксплуата­

12

ционные и хозяйственные материалы; расчеты с заказчиками (гру­ зоотправителями), с грузовыми автостанциями и автотранспорт­ ными предприятиями других ведомств;

осуществляет централизованный учет операций по подотчет­ ным лицам, кассе, по расчетным и другим счетам в банках;

составляет накопительные бухгалтерские записи и журналыордера по финансово-расчетным операциям и передает их отделу сводной отчетности.

наблюдает за состоянием финансовой и платежно-расчетной дисциплины на предприятиях и в управлении, проводит периоди­ ческую инвентаризацию расчетов с заказчиками, поставщиками, дебиторами и кредиторами и ведет переписку с ними;

подготавливает претензионные материалы и документы по су­ дебным и арбитражным делам, связанным с финансово-расчетны­ ми операциями.

Отдел учета основных средств, капитальных вложений и капи­ тальных ремонтов:

ведет централизованный синтетический и аналитический учет движения и остатков основных средств по всем предприятиям и управлению (объединению);

осуществляет совместно с работниками технических служб предприятий и управления (объединения) инвентаризацию, пере­ пись и переоценку основных средств как ежегодно, так и по спе­ циальным постановлениям правительства или решениям вышесто­ ящих органов;

ведет централизованный учет движения и остатков износа ос­ новных фондов, амортизационного фонда и других средств для финансирования капитальных ремонтов;

составляет ежемесячные расчеты по. начислению амортизаци­ онного фонда и резерва на износ шин по всем предприятиям и управлению (объединению);

составляет накопительные ведомости и журналы-ордера по операциям отдела (по учету основных средств, капитальных ре­ монтов, амортизационного фонда и износа шин) и передает их отделу сводной отчетности;

совместно с отделом проектирования, методологии и механи­ зации учетно-вычислительных работ разрабатывает наиболее ра­ циональные системы механизированного учета, коды и шифры учетных номенклатур по операциям отдела;

ведет бухгалтерский учет капитальных вложений и капиталь­ ных ремонтов по каждому предприятию и в целом по управле­ нию или объединению в разрезе отдельных объектов и источников финансирования согласно инструкциям Министерства финансов

СССР и РСФСР, ЦСУ, Стройбанка и Госбанка, а также в соот­ ветствии с указаниями вышестоящих органов;

составляет бухгалтерскую отчетность по капиталовложениям по установленным формам как сводную, так и по отдельным пред­ приятиям в разрезе объектов и источников финансирования,пред­

13

ставляет отчетность в установленных объемах и в установленные сроки вышестоящим организациям и банкам;

обёспечивает предприятия, обслуживаемые централизованной бухгалтерией, всей необходимой учетной и отчетной информацией, анализами и справочными материалами но учету основных средств, капиталовложений и капитальных ремонтов;

осуществляет контроль за своевременным взносом в банки собственных средств на финансирование капиталовложений, а так­ же за использованием средств финансирования;

осуществляет повседневный контроль за своевременностью и правильностью расчетов предприятий с подрядчиками по капи­ тальному строительству и капитальному ремонту, за оформлением

их взаимоотношений договорами, нарядами, процентовками, а так­ же проектно-сметной документацией.

Отдел учета материальных ценностей:

осуществляет централизованный учет движения и остатков материальных ценностей по предприятиям, централизованный учет износа малоценного инвентаря и спецодежды;

инструктирует работников предприятий по вопросам оформле­ ния документов для учета материальных ценностей и организации

бухгалтерией, всей необходимой учетной и отчетной информацией,

анализами и справочными материалами по учету движения и ос­ татков материальных ценностей;

принимает участие в проведении инвентаризаций и переоценок

материальных ценностей на предприятиях и в управлении или объединении;

разрабатывает номенклатурные ценники для учета материалов, внедряет наиболее рациональные формы количественного учета материалов на складах, отчетности складов, форм учета спец­

одежды, малоценных и быстроизнашивающихся предметов, нахо­ дящихся на окладах и в эксплуатации;

разрабатывает совместно с отделом проектирования, методоло­ гии и механизации учета единые шифры и коды учетных номенк­ латур в соответствии со счетным планом по группам материаль­ ных ценностей, статьям затрат с учетом механизированной обра­ ботки документов на счетно-вычислительных машинах;

составляет накопительные бухгалтерские записи и журналы-ор­ дера по операциям отдела по отдельным предприятиям и балан­ совым счетам и передает их отделу сводной отчетности.

Отдел учета расходов, фондов и результатов:

разрабатывает совместно с отделом проектирования, методо­ логии и механизации учета единые формы для учета и распреде­ ления расходов (по эксплуатации подвижного состава, транс­ портно-экспедиционным операциям, ремонтам и т. п.). Разраба­ тывает шифры статей затрат, коды учетных номенклатур, формы первичных документов и учетные регистры для механизированной

!4

обработки учетных данных и составления отчетных калькуляций и других форм отчетности;

осуществляет централизованный учет и составляет отчетность по видам расходов, фондов и результатам каждого предприятия; ведет учет хозрасчетных показателей работы колонн, мастер­

ских, бригад и отдельных водителей (автомобилей); выполняет централизованное начисление в соответствии с дей­

ствующими нормативами и учет движения остатков фондов эконо­ мического стимулирования предприятий, прочих спецфондов и ре­ зервов, контролирует расход средств специальных фондов;

обеспечивает предприятия, обслуживаемые централизованной бухгалтерией, всей необходимой учетной и отчетной информацией, анализами и справочными материалами;

составляет накопительные бухгалтерские записи и журналыордера по операциям отдела и передает их отделу сводной отчет­ ности.

Отдел сводной отчетности:

проверяет поступающие из отделов централизованной бухгал­ терии учетные регистры, журналы-ордера, вспомогательные ведо­ мости и приложенные к ним документы с точки зрения своевре­ менности сдачи документов в соответствии с утвержденным гра­ фиком, правильности заполнения журналов-ордеров и других ре­ гистров (в соответствии с методологией и корреспонденцией сче­ тов), наличия оправдательных документов, прилагаемых к журна­ лам-ордерам и вспомогательным ведомостям, правильности их составления, оформления и таксировки, правильности итоговых подсчетов журналов-ордеров и вспомогательных ведомостей;

ведет главные книги, составляет оборотные и сальдовые ба­ лансы, а также установленные формы месячной, квартальной и годовой отчетности по каждому предприятию и в целом по управ­ лению (объединению);

представляет бухгалтерские отчеты в установленные сроки и в необходимых объемах вышестоящим организациям, финансовым органам, банкам и предприятиям, обслуживаемым централизован­ ной бухгалтерией;

ведет текущий (оперативный) и последующий анализ произ­ водственно-финансовой деятельности предприятий и управления (объединения) в целом как по данным текущей учетной докумен­ тации, так и на основании бухгалтерской отчетности.

Отдел хозяйственного обслуживания:

отвечает за надлежащее содержание служебных помещений, оборудования и имущества централизованной бухгалтерии, его охрану, ремонт и своевременную замену;

обеспечивает работников централизованной бухгалтерии, опе­ ративно-учетных отделов (групп) и машиносчетных бюро на предприятиях бланками и учетными регистрами установленной формы, запасными частями и материалами для счетно-вычисли­ тельных машин, хранит, принимает и выдает перечисленные ма­ териалы и ведет надлежащий складской учет;

15

организует и учитывает работу закрепленных автомобилей по доставке учетной и денежной документации, запасных частей, ма­ териалов и т. п.;

осуществляет экспедицию документации, поступающей в цент­ рализованную бухгалтерию от предприятий и других организаций, и отправку этой документации по принадлежности;

организует хранение бухгалтерского архива, своевременную его обработку, переплет документов и сдачу документов с истек­ шим сроком хранения на уничтожение.

Учетно-контрольная группа (отдел) на предприятии:

документально оформляет хозяйственные операции, совершае­ мые на предприятии;

контролирует расходование и хранение денежных и материаль­ ных ценностей и целесообразное их использование;

контролирует состояние сметной и штатной дисциплины на предприятии;

проводит в установленные сроки совместно с другими служ­ бами предприятия переписи, инвентаризации и переоценки;

совершает в органах Госбанка СССР и других банков денеж­ ные и расчетные операции, необходимые для осуществления фи­ нансово-хозяйственной деятельности предприятия. Организует по­ лучение из кассы банка, хранение и выдачу наличных денег;

организует сбор, проверку, таксировку и группировку первич­ ных учетных документов;

составляет в своем машиносчетном бюро сводки и накопитель­ ные регистры по отдельным группам документов или показате­ лям;

обеспечивает руководство предприятия и его отдельные служ­ бы текущей оперативной информацией по отдельным вопросам производственно-финансовой деятельности (выполнение техникоэксплуатационных показателей, основных показателей плана, фи­ нансовых показателей — доходов и прибыли, учет работы авто­ колонн, цехов и мастерских и отдельных автомобилей и т. п.);

проверяет совместно с другими службами предприятия посту­ пающие претензии и исковые материалы и дает заключения по ним. В необходимых случаях участвует в разборе претензий и исков в судебных и арбитражных органах. Совместно с другими отделами и службами предприятия готовит материалы для предъ­ явления исков и претензий со стороны предприятия к другим организациям и лицам;

отправляет в централизованную бухгалтерию управления (объ­ единения) всю документацию, необходимую для ведения бухгал­ терского учета и составления отчетности, получает эту документа­ цию из централизованной бухгалтерии после обработки и хра­ нит ее в течение установленных сроков;

докладывает руководству предприятия периодические (месяч­ ные, квартальные и годовые) бухгалтерские балансы, отчеты и анализы, составленные в централизованной бухгалтерии.

16

носчетчиковые или многосчетчиковые машины типа «Аскота-170»), а по документам, не имеющим массового характера, следует предварительно разработать вспомогательные регистры и перио­ дически заполнять журналы-ордера. При этом в необходимых случаях одновременно печатают листки-расшифровки и вспомо­ гательные ведомости (например, по балансовым счетам 50, 51 и 67).

Заполняются журналы-ордера на бухгалтерских машинах не­ сколько раз в месяц. Для получения нарастающих итогов вна­ чале передают в счетчики итоги предыдущих разносок.

По окончании месяца итоговые данные разработанных ведо­ мостей и листков-расшифровок переносят в основные регистры с целью систематизации сумм по отдельным хозяйственным процес­ сам и группировки однородных данных.

Рис. 1.2. Принципиальная схема журнально-ордерной формы учета с исполь­ зованием клавишных вычислительных машин

18

Т а б л и ц а 1.1

19