книги из ГПНТБ / Савицкий Б.П. Механизация и централизация учета в грузовых автотранспортных предприятиях

Для расчета за отпуск, больничных листов и других расчетов

\

на основании других накопительных регистров, которые должны быть заполнены заранее.

Существует несколько вариантов механизированного учета за­ работной платы и составления расчетно-платежной документации. Рассмотрим некоторые из них.

П е р в ы й в а р и а н т . Расчетная ведомость изготовляется на бухгалтерской машине «Аскота-170/45» в двух экземплярах. Одно­ временно с основной ведомостью (с правой стороны) печатается платежная ведомость за вторую половину месяца. Бухгалтерская машина настраивается по схеме, приведенной в форме 4.5.

Первый экземпляр расчетной ведомости остается в МСБ и пе­ редается затем в учетно-контрольную группу предприятия. Второй экземпляр разрезается на ленточки и вклеивается в расчетный ли­ сток (форма 4.6), который выдается работающим. Платежная ведомость передается в кассу для выплаты заработной платы за вторую половину месяца.

Рассмотрим методику изготовления расчетно-платежной доку­ ментации.

Перед началом работы оператор заправляет соответствующий бланк, устанавливает каретку в позицию первой графы и нажима­ ет моторную клавишу до тех пор, пока каретка не пройдет до кон­ ца бланка. Рычаг переключения настроек опускают в нижнее поло­ жение (для работы по 2-й настройке). После этого нажимается моторная клавиша и машина за два рабочих хода очистит все на­ строенные счетчики и вернется в первую графу. Далее оператор га­ сит соответствующие счетчики барабанов, нажатые клавиши ре­ гистров и ставит все рычаги в исходное положение.

Прежде чем приступить к печатанию ведомости, оператор дол­ жен проверить, подобраны ли лицевые счета в возрастающем по­ рядке табельных номеров. В графы «Начислено» заносятся данные одноименных строк левой части лицевого счета (дни и сумма) и необходимые шифры прочих начислений.

При печати в графе «Фактически отработано» оператор на цифровой клавиатуре набирает цифры, соответствующие количе­ ству дней, начиная набор с высших разрядов числа (например, ко-

177

180

личество дней — 25, набирает сначала цифру 2, затем — 5) и на­ жимает моторную клавишу.

Моторная клавиша (средняя) включает ход машины, передает число в счетчики, печатает его и передвигает каретку в следую­ щую графу. Отпечатав дни, оператор на цифровой клавиатуре на­ бирает число, соответствующее сумме повременной заработной платы, и опять нажимает моторную клавишу. Таким же порядком заполняются все графы раздела «Начислено» расчетно-платежной ведомости.

Сумма прочей зарплаты печатается с предварительным на­ жимом номера счетчика. Итог в графе «Всего начислено» печата­ ется автоматически в соответствии с настройкой шины управления со знаком промежуточного итога.

В тех случаях, когда нужно пропустить одну или несколько граф (если сумма в данных графах по некоторым лицевым счетам отсутствует), нажимается клавиша пропуска, находящаяся справа от моторной клавиши.

После заполнения раздела «Начислено» заполняется правая часть ведомости «Удержано». Техника заполнения аналогична тех­ нике заполнения граф раздела «Начислено». Итог в графе «Всего удержано» печатается автоматически в соответствии с настройкой шины управления со знаком окончательного итога.

Сумма в графе «Долг на конец месяца» пропускается или пе­ чатается автоматически согласно настройке шины управления.

В графах «Табельный номер», «Фамилия, и., о.» рычаг пере­ ключения счета на печать также автоматически переключается в нижнее положение (со счета на печать). Оператор печатает та­ бельный номер и инициалы и поднимает рычаг вверх (положение «В»). После этого машина автоматически печатает сумму к вы­ даче.

Графы «Долг на конец месяца» и «Сумма к выдаче» оператор должен сверить с соответствующими итогами лицевых счетов.

Аналогично заполняют графы по следующему табельному но­ меру.

Для списания итогов рычаг переключения настройки опускают вниз (итоги списываются автоматически по 2-й настройке) и нажи­ мают 1 раз на моторную клавишу.

Машина за два хода каретки отпечатает все итоги по данному участку (отделу). По окончании снятия последнего итога печатает­ ся «О», если все итоги списаны правильно, или число, если допу­ щена ошибка. Рычаг переключения настройки вернуть в исходное положение (поднять вверх).

Для расшифровки графы «Прочая зарплата» следует: выклю­

181

счетчиков III—IV для печати итога по графе «Прочая зарплата». Этот итог сверяется с итогом ведомости. Равенство итогов сви­ детельствует о правильной работе по списанию итогов со счет­ чиков барабанов.

Графы «Прочие удержания» расшифровывают аналогично,- но данные списывают со счетчиков барабанов (36—49).

В т о р о й в а р и а н т . Лицевой счет (расчетный листок) и свод­ ная расчетно-платежная ведомость изготовляются одновременно за один прием на бухгалтерской машине «Аскота-170/45».

При этом на левой части валика печатается форма 4.7, которая является вкладышем в карточку лицевого счета и содержит дан­ ные о начисленной заработной плате, удержаниях и сумме к вы­ даче на руки (или долге за работающим) по каждому табельному номеру.

На правой части валика печатаются две ведомости: сводная расчетная и платежная. В расчетной ведомости отражается свод­

— --------

182

по каждому табельному номеру. Платежная ведомость содержит сведения о табельном номере, фамилии, инициалах работающего и сумме, причитающейся к выдаче. Настройка бухгалтерской маши­ ны приведена в формах 4.7 и 4.8.

После изготовления указанных документов оператор печатает (путем снятия итогов с регистров) по каждому цеху (отделу) рас­ шифровку всех видов оплат и удержаний. Такие данные необхо­ димы для планового отдела, бухгалтерии и заполнения справки по заработной плате для Госбанка.

Техника изготовления вклейки в лицевой счет по заработной плате на бухгалтерской машине «Аскота-170/45» заключается в следующем.

На цифровой клавиатуре оператор набирает табельный номер, начиная набор с высших разрядов числа (например, табельный но­ мер— 25; набирает цифру 2, а затем 5 и нажимает моторную кла­ вишу).

Оператор печатает табельный номер, часы и дни и опять нажи­ мает моторную клавишу. Напечатав часы и дни, машина остано­

183

вится в графе «Начислено», где нужно предварительно нажать но­ мер счетчика барабана, а затем вместе моторную и вертикальную клавиши. После этого нужно набрать новый шифр, сумму и пере­ дать моторной клавишей и т. д. Если по данному виду оплат нуж­ но напечатать часы, то надо клавишей ограниченного возврата вер­ нуть каретку в графу «Часы, дни», набрать часы и дни и нажать на моторную клавишу.

При печатании в графе «Начислено» последней суммы нажи­ мают только одну моторную клавишу. Машина напечатает сумму, шифр и каретка передвинется в графу «Удержано».

Данные в графе «Удержано» печатаются аналогичным образом. Итоги в графах «Долг за рабочим» и «Сумма к выдаче» печата­ ются автоматически в соответствии с настройкой. После заполне­ ния этих граф машина возвращается в первую графу.

Для получения итогов по каждому табельному номеру в графах «Начислено» и «Удержано» оператор опускает вниз рычаг пере­ ключения настройки, нажимает моторную клавишу и машина по второй настройке автоматически печатает месяц, год и итоги граф «Начислено» и «Удержано».

По окончании снятия последнего итога рычаг переключения настройки вручную поднимается вверх, а каретка перемещается к бланку расчетно-платежной ведомости. Здесь на цифровой кла­ виатуре следует набрать сумму, причитающуюся за разъездной ха­ рактер работы, взамен командировочных и нажать моторную кла­ вишу. Итоги в графах «Начислено», «Удержано», «Долг за рабо­ чим» печатаются машиной автоматически согласно настройке. Кроме того, автоматически печатается шифр табельного номера.

В графах «Фамилия, и., о.» рычаг переключения счета на пе­ чать также автоматически переключается в нижнее положение (со счета на печать), а оператор, напечатав фамилию и инициа­ лы, поднимает рычаг вверх (положение «В»),

После этого печатается автоматически «Сумма к выдаче» и ка­ ретка возвращается к разъемному валу.

Данные по следующему табельному номеру заполняют анало­ гично.

После окончания печати всех лицевых счетов по цеху (отделу

«Начислено» нажать клавишу окончательного итога III и IV счет­ чиков, в графе «Удержано» нажать клавишу окончательного итога счетчиков III—IV, в графах «Долг за рабочим» и «Сумма к вы­ даче» нажать клавишу окончательного итога регистров.

Для печатания итогов по видам оплат выполняют следующее: каретку устанавливают в графу «Начислено», рычаг V опускают вниз (для работы по вертикали), выключают счетчики контроль­ ный и II (рычаги опускают вниз), нажимают клавишу номера барабана начиная с 01 и до-25, клавишу номера счетчика и клави­ шу окончательного итога. После снятия итога о 25-го счетчика ры­

184

чагом V нужно погасить нажатые клавиши, нажать клавишу окон­ чательного итога счетчика 111 для печати итога «Начислено».

Этот итог сверяется с итогом ведомости. Равенство итогов сви­ детельствует о правильной работе по списанию итогов со счетчиков барабанов.

Аналогично списывают итоги по видам удержаний в графе «Удержано».

Платежную ведомость на выплату аванса составляют на бух­ галтерской машине «Аскота» по форме 4.9.

Ф о р м а 4.9

Автобаза Л?______ t автоколонна______________

В кассу для оплаты в срок с ______ д о ______

в сумме_____________

Директор_____________

Гл. бухгалтер _____________

/

Ведомость изготовляется на основании табелей, накопительных ведомостей или лицевых счетов, в которых из расчета отработан­ ного времени проставляется сумма аванса за первую половину ме­ сяца.

Одновременно с составлением ведомости на выплату аванса на бумажной ленте печатают суммы налогов, а машина подсчитывает их. Эти данные необходимы для перечисления сумм налогов.

Техника заполнения платежной ведомости и накопления сумм налогов сводится к следующему: на цифровой клавиатуре набира­ ют табельный номер работающего и нажимают моторную клави­ шу. Машина печатает табельный номер и автоматически переклю­ чается на запись текста.

Оператор печатает фамилию и инициалы и переключает ма­ шину на счет, затем на цифровой клавиатуре набирает «Сумму к выдаче» и нажимает моторную клавишу. Машина печатает сум­ му аванса и останавливается в графе «Подоходный налог» (на ленте).

На цифровой клавиатуре оператор набирает сумму подоходно­ го налога и нажимает моторную клавишу и клавишу перескока. Это производится по тем табельным номерам, где нет сумм налога на холостяков и малосемейных граждан. При наличии этого налога

. 185