книги из ГПНТБ / Савицкий Б.П. Механизация и централизация учета в грузовых автотранспортных предприятиях

нажимают одну моторную клавишу и далее печатают данные о на­ логе на холостяков и малосемейных граждан.

Сводная ведомость начисленной и удержанной заработной пла­ ты изготовляется на основании цеховых ведомостей. Для этого опе­ ратор передает в счетчики итоги по соответствующим цехам (ко­ лоннам) и списывает общие итоги по предприятию. Сводные ве­ домости передаются в централизованную бухгалтерию и использу­ ются для заполнения журналов-ордеров и выполнения соответству­ ющих расчетов, составления справки в Госбанк и т. п. (см. фор­ му 4.8).

Свод и распределение заработной платы по статьям расходов.

Сводные расчетные ведомости по предприятию составляются на основании выверенных итоговых данных расчетных ведомостей ав­ токолонн, мастерских, цехов и отделов по форме расчетной ведо­ мости (см. форму 4.5). В этой ведомости в графе «Фамилия, и., о.» печатают номер (шифр) и наименование подразделения, включен­ ного в сводную ведомость.

Итоги сводных ведомостей используются в отделе учета зара­ ботной платы и расчетов с рабочими и служащими ЦБ для за­ полнения соответствующих граф сводки начисленной заработной платы и вспомогательной ведомости к журналу-ордеру № 10.

Итоговые данные ведомости начисленной заработной платы ис­ пользуются для составления ведомости распределения заработной платы, отчислений на социальное страхование и резерва на опла­ ту отпусков, для заполнения отчета по труду (форма № 1-т), для составления справки Госбанку о начисленной и причитающейся к выдаче зарплате, для заполнения формы № 4 «Расчетная ведо­ мость на государственное социальное страхование», для расчетов с финансовыми органами по налогам с рабочих и служащих и т. п.

Ведомость распределения заработной платы, отчислений на со­ циальное страхование и резерва на оплату отпусков составляют по каждому отдельному предприятию на основании данных сводки начисленной заработной платы. По этой же ведомости производит­ ся распределение заработной платы и начислений по соответству­ ющим расходным и калькуляционным счетам баланса (22, 23, 27, 32, 69 и т. д.). Итоговые месячные данные ведомости распределе­ ния заработной платы переносят в журнал-ордер № 10. В цент­ рализованной бухгалтерии также составляют сводку начисленной заработной платы по ее составу и категориям работников.

Кроме того, в отделе учета заработной платы и расчетов с ра­ бочими и служащими ведутся аналитические карточки по балансо­ вым счетам:

73.5 «Расчеты с бюджетом по налогам» с вынесением итогов в журнал-ор­ дер № 8;

72.1 «Расчеты за товары, проданные в кредит» с вынесением итогов в жур­ нал-ордер № 10-ах;

76.3«Расчеты с депонентами» с вынесением итогов в журнал-ордер № 8;

76.4«Расчеты с прочими дебиторами и кредиторами» с вынесением итогов

вжурнал-ордер № 8;

73.7«Расчеты с бюджетом» с вынесением итогов в журнал-ордер № 8.

186

Ф о р м а 4.10

(наименование предприятия)

отчет за питание и мо­ локо

Аналитическая карточка (форма 4.10) предназначена для пере­ дачи соответствующих сумм по балансовым счетам из одного от­ дела централизованной бухгалтерии в другой.

Г л а в а 5

МЕХАНИЗИРОВАННЫЙ УЧЕТ МАТЕРИАЛЬНЫХ ЦЕННОСТЕЙ

ОРГАНИЗАЦИЯ МАТЕРИАЛЬНОГО УЧЕТА НА ПРЕДПРИЯТИИ И В ЦЕНТРАЛИЗОВАННОЙ БУХГАЛТЕРИИ

При разработке организационных форм и методологии учета материальных ценностей на автотранспортных предприятиях дол­ жны быть выполнены основные требования, предъявляемые к ма­ териальному учету в условиях социалистического хозяйства. К ним относятся: обеспечение сохранности материальных ценностей; свое­ временность и достоверность учетных записей; рационализация и унификация форм первичных документов и учетных регистров; со­ кращение количества первичных документов и объема учетных по­ казателей; максимальное использование средств вычислительной

187

техники для выполнения расчетов и получения необходимых ре­ гистров.

На складах и в цеховых кладовых среднего по размеру авто­ транспортного предприятия учитывается до 10 тыс. номенклатур­ ных номеров материальных ценностей, предназначенных для теку­ щей эксплуатации, технического обслуживания, содержания и ре­ монта подвижного состава, оборудования, зданий, сооружений и прочих основных фондов, а также для хозяйственных нужд пред­ приятия.

По движению (приходу и расходу) материальных ценностей на каждом автотранспортном предприятии ежемесячно выписывается и обрабатывается до 10 тыс. материальных требований и до 2 тыс. других документов (актов, накладных, заправочных ведомостей, счетов-фактур и т. п.).

Как правило, материальные документы проходят следующие стадии обработки: создание документа или его приемка от других организаций; оформление или проверка оформления документа; регистрация и шифровка; таксировка; группировка по номенкла­ турным номерам (видам материалов); разноска в регистры пер­ вичного складского учета; накопление количественных и суммовых данных по приходу и расходу, местам хранения и материально от­ ветственным лицам, группам и видам материалов, статьям расхо­ да, хозрасчетным объектам.

При помощи клавишных вычислительных машин можно меха­ низировать значительную часть указанной выше работы: таксиров­ ку первичных документов, составление накопительных и группировочных сводок, ведение учета заготовления материалов и расчетов с поставщиками, обработку данных инвентаризации материалов и другие расчеты.

Механизированный учет материалов с помощью однотипных машин (бухгалтерские типа «Аскота-170/45» с электронно-вычис­ лительными приставками, вычислительные и суммирующие) орга­ низуется по единой технологии, которая может быть применена на любом автотранспортном предприятии.

При использовании клавишных вычислительных машин учет движения материалов на складах целесообразно организовать с применением оперативно-бухгалтерского (сальдового) метода. Этот метод много лет применяется в МСБ Московского управления ав­ томобильных дорог Главмосавтотранса. Однако он имеет некото­ рые особенности, связанные с таксировкой данных на электронных вычислительных приставках к машине «Аскота-170».

На автотранспортном предприятии, обслуживаемом централи­ зованной бухгалтерией и имеющем собственное МСБ, документо­ оборот по учету материальных ценностей целесообразно организо­ вать так, как показано на рис. 5.1.

Для организации учетного процесса по созданию, проверке и обработке материальных документов и ведению первичного мате­ риального учета на автотранспортных предприятиях разрабатыва­ ются единая номенклатура и учетные цены на материальные цен-

188

189

СО

СО

СО

ности, шифры и коды учетных номенклатур, устанавливаются при­ казом по предприятию график движения документов и сроки про­ хождения и обработки документации по учету материалов (табл;. 5.1), а также время работы складов по приему и выдаче материалов и объявляется приказом по предприятию круг долж­ ностных лиц, которые имеют право подписывать материальные до­ кументы; одновременно с этим разрабатывается график докумен­ тооборота но учету материалов между предприятием и центра­ лизованной бухгалтерией (рис. 5.2), на предприятии организуется

Документы, накопительные ведомости и учетные регистры

Отдел учета материальных ценностей ЦБ

Журналы-ордёра и вспомогательные ведомости

Отдел учета расходов, фондов и результатов ЦБ

Журналы-ордера и вспомогательные ведомости

_____________ 1______________

Отдел сводной отчетности ЦБ

Рис. 5.2. Документооборот по учету материальных ценностей

складской учет движения и наличия материальных ценностей; соз­ дается и оформляется первичная документация по приходу и рас­ ходу материальных ценностей; в МСБ предприятия производится таксировка документов, группировка их по балансовым счетам, ви­ дам материалов и статьям расхода; составляются накопительные учетные регистры по движению и остаткам материалов для цент­ рализованной бухгалтерии.

В отделе учета материальных ценностей централизованной бух­ галтерии на основании поступивших от предприятия отдельных до­ кументов, накопительных сводок и учетных регистров выполняется следующая работа: арифметическая проверка поступивших от предприятий документов, накопительных сводок и учетных регист­ ров; проверка указанных документов с точки зрения правильности шифровки отдельных ценностей по учетным признакам (счетам ба­ ланса); взаимная увязка оборотов по приходу материальных цен­ ностей с оборотами по централизованным расчетам, осуществляе­ мым централизованной бухгалтерией с поставщиками; распреде­ ление расхода материалов по счетам баланса и калькуляционным статьям; составление журналов-ордеров, вспомогательных ведомо­

194

стей и аналитических карточек и ведение синтетического учета по балансовым счетам и субсчетам:

05.1 —■ сырье и материалы; 05.3 — вспомогательные материалы; 06 — топливо; 08.1 — запасные части; 08.4 — автомобильные шины; 12.1 — мало­ ценные и быстроизнашивающиеся предметы на складе; 12.2 — малоценные и быстроизнашивающиеся предметы в эксплуатации; 13 — износ малоценных и быстроизнашивающихся предметов; 60 — расчеты с поставщиками и подрядчиками; 60.1 —■ расчеты с поставщиками по топливо-смазочным материалам; 60.3 — расчеты по неотфактурованным поставкам.

Кроме выполнения работы по бухгалтерскому учету, сотрудни­ ки отдела учета материальных ценностей централизованной бух­ галтерии осуществляют непосредственно на предприятии повсе­ дневный контроль за условиями хранения материальных ценностей, состоянием складского хозяйства, своевременностью и качеством складского учета, наличием сверхнормативных запасов материа­ лов, а также за качеством проводимых инвентаризаций, переписей и переоценок.

ПЕРВИЧНЫЕ ДОКУМЕНТЫ И КОДЫ УЧЕТНЫХ НОМЕНКЛАТУР

Большое значение для совершенствования учета материалов и его механизации имеет рационализация форм первичных докумен­ тов. В этой связи можно рекомендовать использование типовых форм первичных документов, принцип однократной записи, раз­ личные технические средства для изготовления и выписки доку­ ментов.

Известно, что при использовании КВМ однострочные и одно­ позиционные документы облегчают группировку информации по различным аналитическим признакам. Однако применение для со­ ставления накопительных регистров бухгалтерских машин «Аско­ та-170» дает возможность легко группировать данные многостроч­ ных документов, используя, например, работу с разъемным вали­ ком или путем закрепления определенных счетчиков за учетными позициями. Кроме того, применение машин «Аскота-170» позволяет уменьшить количество первичных документов и снизить трудоем­ кость их заполнения. Рассмотрим наиболее часто употребляемые типовые формы первичных документов.

Приходный материальный ордер (типовая форма № М-3) слу­ жит "для оформления приемки на склад материальных ценностей, поступивших со стороны. Он выписывается в двух экземплярах кладовщиком склада в день поступления материалов. При обнару­ жении расхождений между фактическим количеством и количест­ вом, указанным в сопроводительном документе, составляется (с участием специальной приемочной комиссии) акт, в котором ука­ зывают недостающее количество, состояние упаковки и другие све­ дения. В приходном ордере кладовщик обязательно указывает да­ ту приемки, номенклатурный номер материала, единицу измерения, а также порядковый номер записи в карточке складского учета.

Сдаточная накладная (типовая форма № М-12) используется для оформления приемки на склад материальных ценностей, посту­ пивших от цехов, отделов и других хозяйств предприятия. Она вы­ писывается в двух экземплярах. Кладовщик расписывается в при­

та. В накладной указывают номенклатурный номер, учетную це­ ну, единицу измерения, количество отпущенного или принятого то­ вара (материала).

Товарно-транспортная накладная (типовая форма № М-5) яв­ ляется приходным документом на поступившие материальные цен­ ности, доставленные автомобилями поставщика (грузоотправите­ ля). Она выписывается грузоотправителем, вручается водителюэкспедитору, который при сдаче груза получает расписку о достав­ ке материальных ценностей в двух экземплярах, а третий экземп­ ляр передает получателю груза в качестве сопроводительного до­ кумента. Водитель-экспедитор сдает поставщику (грузоотправите­ лю) один экземпляр с распиской получателя, а второй — в авто­ транспортное предприятие для расчета за перевозку груза.

При наличии расхождений между количеством, указанным в этом документе, и фактически принятым во всех экземплярах то­ варно-транспортной накладной указывают фактически принятое количество и оформляют недостачу в установленном порядке.

Накладная на перемещение материалов (типовая форма № М-13) применяется для оформления перебросок материальных ценностей внутри предприятия из одного склада в другой. Наклад­ ная выписывается на складе, отпускающем материалы, в двух эк­ земплярах. Один экземпляр с распиской получателя остается на складе сдатчика, а второй передается вместе с материалом на склад получателя. Порядок оформления накладной на перемеще­ ние материалов (данные о номенклатурном номере, учетной цене, порядковом номере записи в карточке складского учета и т. п.) аналогичен оформлению других документов по учету материаль­ ных ценностей.

Акт о приемке материалов (типовая форма № М-7) служит для оформления приемки материальных ценностей на склад при отсутствии сопроводительного или расчетного документа на посту­ пившие материальные ценности, а также при недостаче или несо­ ответствии качества материалов техническим условиям поставки, при порче их и при необходимости технической приемки поступив­ ших ценностей.

Акт составляется приемной комиссией с участием кладовщика и представителя поставщика или представителя незаинтересован­ ной организации.

Лимитно-заборная карта (типовые формы № М-8 и М-9) ис­ пользуется для оформления отпуска со склада материалов для производственно-эксплуатационных нужд. Она выписывается в двух экземплярах на один номенклатурный номер для определен­ ного цеха. По лимитно-заборной карте цех может получать мате­

196

риалы со склада многократно в пределах указанного в ней лими­ та. По выборке лимита отпуск материала цеху прекращается. В конце каждого месяца лимитно-заборные ка^рты закрываются,

ипа следующий месяц каждому цеху выписывают новые карты. Один экземпляр лимитно-заборной карты передается на склад,

авторой ■— цеху-получателю. Каждый отпуск материала кладов­ щик фиксирует в своей карте, на которой расписывается получа­ тель, и в карте цеха, на которой расписывается кладовщик склада.

Возврат материала цехом на склад фиксируется в лимитной карте и на возвращенное количество уменьшают отпущенное в отчетном месяце количество. Увеличение лимита определенного материала может быть оформлено только по разрешительной надписи глав­ ного инженера или директора.

Требование (типовые формы № М-10 и М-11) служит для офор­ мления разового отпуска материалов со склада на производствен­ ные и эксплуатационные нужды, а также в случае отпуска мате­ риала сверх лимита. Требования выписывают цехи-потребители в двух или трех экземплярах, из которых один или два экземпляра остаются на складе с расписками получателя, а один экземпляр возвращается в цех с распиской кладовщика и с указанием коли­ чества отпущенного материала.

Накладная на отпуск материалов на сторону (типовые формы № М-14 и М-15) применяется для оформления реализации мате­ риалов со склада сторонним организациям или отпуска их в пере­ работку. Выписывают накладную в трех экземплярах, из которых один является сопроводительным документом и сдается получате­ лю, второй остается на складе с распиской получателя, а послед­ ний используется как пропуск для вывоза груза с территории пред­ приятия, для чего на нем ставится штамп, разрешающий вывоз груза. Сторожевая охрана проверяет по пропуску груз, делает в пропуске отметку о том, что груз вывезен, после чего сдает пропуск в учетно-контрольный отдел (группу) предприятия.

На некоторых предприятиях в целях сокращения количества применяемых форм первичных документов заполняют одну форму для двух видов операций. Так, вместо накладной на перемещение материальных ценностей со склада на склад пользуются матери­ альным требованием.

Карточка складского учета материалов (типовая форма № М-17) используется для текущего учета движения материалов на складах. Однако эту форму карточки целесообразно несколько видоизменить, разделив ее расходную часть «а несколько граф, где каждая графа отводится для определенного цеха, автоколон­ ны, отдела или статьи расхода (форма 5.1).

Для каждого склада карточки открывает учетно-контрольная группа (отдел) предприятия. Кладовщик хранит их на складе в картотеке в порядке номенклатурных номеров. Карточки по груп­ пам материалов отделяются картонными или пластмассовым« кар­ тами-разделителями со специальными выступами, на которых ука­ зывают шифр группы.

197