книги из ГПНТБ / Савицкий Б.П. Механизация и централизация учета в грузовых автотранспортных предприятиях

153

Данные для заполнения графы «Командировочные» берут с пу­ тевого листа, сумму набирают на цифровой клавиатуре и нажи­ мают моторную клавишу.

Графа «Итого» печатается автоматически согласно соответству­ ющей настройке шины управления. Графа «Результат» заполняет­ ся в конце месяца после начисления резерва отпусков и на соци­ альное страхование.

Все графы заполняются только в рублях с предварительным округлением копеек.

Списание итогов сводится к следующему. В графах «Часы в на­ ряде и простое» необходимо нажать клавишу окончательного итога регистров. «Часы в движении» печатаются автоматически согласно соответствующей настройке шины управления.

Во всех счетных графах до графы «Остаток при выезде» надо нажать клавишу окончательного итога регистров. В графах «Оста­ ток при выезде» и «Остаток при возврате» счетчик не настроен и клавишу окончательного итога регистров не нажимают. В графе «Заправлено» нужно выключить счетчик 1 (рычаг опустить вниз) и нажать клавишу окончательного итога регистров.

В графах «По норме» и «Фактически» нажать клавишу оконча­ тельного итога регистров с выключенным счетчиком I. В графе «Результат (экономия, перерасход)» вернуть рычаг счетчика / в ис­ ходное положение. Эта графа заполняется автоматически согласно настройке шины управления. В графах «Доходы» и «Расходы» нуж­ но нажать клавишу окончательного итога регистров, в графе «Ито­ го» — моторную клавишу.

При повторных разносках перед записью в накопительную ве­ домость данных с путевых листов необходимо вначале ввести в

счетчики итоги предыдущего периода.

Сумму расходов по каждой ездке (путевому листу) грузового автомобиля можно определить двумя способами. Первый способ: часть расходов — заработную плату водителя и командировочные расходы определяют на основании фактических данных, имеющих­ ся в путевом листе, остальные расходы на основе нормативов, рас­ считываемых работниками планового отдела и бухгалтерами АТП. Основанием для расчета служат: действующие цены на топливо­ смазочные материалы, запчасти и другие эксплуатационные и ре­ монтные материалы; сложившиеся расходы по доставке, погрузке, выгрузке и хранению материалов; действующие нормативы для на­ числений на заработную плату, резерва на отпуска и другие виды начислений и доплат; сложившийся уровень расходов на техниче­ ское обслуживание и ремонт отдельных марок автомобилей и при­ цепов; фактически достигнутый уровень продолжительности экс­ плуатации автомобильных шин и их износа; сложившаяся стои­ мость износа малоценного инвентаря и спецодежды, а также раз­ мер накладных расходов АТП, падающих на перевозки.

Стоимость топливо-смазочных материалов определяют по спе­ циальной таблице расхода топлива, рассчитанной по действующим нормам и ценам.

154

При этом на автомобили, работающие на дизельном топливе, а также на автомобили ЗИЛ-130 и ЗИЛ-130В приведены отдельные таблицы, а по остальным грузовым автомобилям, работающим на бензине марки А-72, стоимость расхода бензина определяют по од­ ной таблице, рассчитанной по усредненным нормам.

Второй способ определения расходов: все расходы по данному путевому листу определяют по средневзвешенному нормативу, рас­ считанному по маркам автомобилей и в зависимости от расстояния перевозки. Второй способ наиболее прост и удобен, и, как показа­ ла практика, он дает незначительные отклонения от бухгалтерских отчетных данных. В машиносчетных бюро Московского управления автомобильных дорог Главмосавтотранса применяются таблицы для определения стоимости израсходованного бензина автомоби­

155

П р и м е ч а н и е . Стоимость расхода смазочных материалов определяют в размере 5% от стоимости топлива.

норм выработки, расценок, разного рода доплат, утвержденных размеров отчислений в резерв на износ шин и в амортизационный фонд.

Для определения количества израсходованного дизельного топ­ лива на автомобили марок Шкода и МАЗ принимается средняя норма 37 л/100 км пробега плюс 1,5 л на 100 ткм. При этом на за­ городный пробег (междугородный) покилометровая норма расхода снижается на 10%.

На автомобилях-рефрижераторах марок Шкода и МАЗ имеют­ ся холодильные установки, для которых используется бензин по норме 4 л на каждый час работы.

Количество часов работы холодильной установки указывается водителем в путевом листе. Эти данные утверждаются при провер­ ке путевого листа в отделе эксплуатации.

Показатели расхода дизельного топлива и бензина в путевом листе записываются дробью, где числителем является дизельное топливо, а знаменателем — бензин. Учет расхода дизельного топ­

156

лива и бензина в МСБ ведется на двух карточках. Расход дизель­ ного топлива учитывается на карточке учета работы автомобиля вместе с эксплуатационными показателями, а на расход бензина открывается дополнительная карточка на данный гаражный номер автомобиля, в которой указывается номер путевого листа, дата, фамилия, имя, отчество, табельный номер водителя и движение бензина.

Для составления накопительной карточки по заработной плате шину управления бухгалтерской машины «Аскота» настраивают по определенной схеме (форма 3.7).

Путевые листы группируются по колоннам в возрастающем по­ рядке табельных номеров. Накопительные ведомости следует за­ полнять 4—5 раз в месяц. В заголовке формы на текстовой клавиа­ туре печатается номер АТП, номер колонны, месяц, год, фамилия, имя, отчество, табельный номер, марка автомобиля. Рычаг пере­ ключения на счет ставится в положение «В».

Верхним должен лежать путевой лист, имеющий наиболее ран­ нюю дату выполнения работ. В первой графе оператор на цифро­ вой клавиатуре набирает порядковый номер и нажимает моторную клавишу. Каретка передвигается в графу, где печатается дата. На­ бирает ее на цифровой клавиатуре и нажимает моторную кла­ вишу.

В графе «Номер путевого листа» также набирают число и на­ жимают моторную клавишу.

157

• Данные граф «Часы, дни работы» и «Сумма зарплаты по видам оплат» берутся с путевого листа, при этом минуты переводятся в десятые доли часа и передаются с одним десятичным знаком.

В графе «Прочая зарплата» следует нажать номер барабана, номер счетчика регистра (согласно шифрам видов оплат), на циф­ ровой клавиатуре набрать сумму и нажать моторную клавишу.

Графа «Итого» заполняется автоматически в соответствии с на­ стройкой шины управления.

Сумму графы «Командировочные» набирают на цифровой клавиатуре и нажимают моторную клавишу. Напечатав сумму, машина вернется в первую графу для заполнения данных сле­ дующего путевого листа.

При списании итогов следует во всех счетных графах нажать клавишу окончательного итога регистров. В графе «Прочая зар­ плата» оператор должен опустить вниз рычаг работы по вертика­ ли. Нажать номер барабана, номер счетчика (шифр) и клавишу окончательного итога регистров. После снятия итога с последнего счетчика рычагом V погасить нажатые клавиши.

Графа «Итого» печатается автоматически.

В графе «Командировочные» необходимо нажать клавишу окон­ чательного цтога регистров.

Перед записью в накопительную ведомость данных с путевых листов за второй период предыдущие итоги надо вновь ввести в

счетчики.

При работе на бухгалтерской машине «Аскота» и при печата­ нии накопительных ведомостей возможны следующие ошибки.

1.Неправильный ввод чисел в машину до передачи в счетчик. Исправляют при помощи клавиши «С» корректуры.

2.Ошибка обнаружена после передачи числа в счетчик. Исправление:

вернуть каретку в графу, где была допущена ошибка; на цифровой клавиатуре набрать разницу между неправильно

напечатанной суммой и правильной; нажать моторную клавишу, если число нужно увеличить;

нажать клавишу «Сторно», если число нужно полностью снять или частично уменьшить.

3. Ошибка обнаружена только после автоматического снятия итога.

Исправление:

вернуть каретку в графу, где была допущена ошибка; выключить счетчик I (рычаг опустить вниз);

на цифровой клавиатуре набрать разницу между неправильно напечатанной суммой и правильной;

нажать моторную клавишу, если число нужно увеличить; нажать клавишу «Сторно», если число нужно уменьшить; в графе «Итого» разницу также нужно напечатать, нажав мо­

торную клавишу или клавишу «Сторно»; рычаг счетчика / вернуть в исходное положение.

160

Сводную ведомость по расходу топлива можно составлять од­ новременно с разработкой карточек технико-эксплуатационных по­ казателей или отдельно. В последнем случае сводную ведомость печатают па машине «Аскота» по схеме, которая приведена в фор­ ме 3.9.

Итоги списывают вручную при выключенных счетчиках / и //.

Т р е т и й в а р и а н т . Для транспортных предприятий, имею­ щих автомобили, работающие из покилометрового расчета (автомо­ били-такси), целесообразно разрабатывать на машине «Аскота170/45» ежедневную суточную ведомость. Схема настройки при­ ведена в форме 3.10.

В этой форме имеются данные по учету работы автомобиля, по сдаче денег и т. д.

Для этого шины управления (основная и дополнительная) на­ страиваются по специальной схеме. Путевые листы проверяются контролерами и подбираются в возрастающем порядке номеров автомобилей. Кассиры проверяют кошельки, заполняют контроль­ ные талоны и выводят разницу, если такая имеется. Контрольные талоны подбираются в возрастающем порядке номеров автомоби­ лей и сдаются в МСБ. Суточные ведомости работы легковых такси открываются в отделе эксплуатации. Диспетчеры заполняют следу­ ющие графы: «Городской номер автомобиля»; «Фамилия водите­ ля»; «Смена работы»; «Выезд по графику»; «Возврат по графику». Если в суточной ведомости была записана фамилия водителя, за­ крепленного за данным номером автомобиля, но по каким-то при­ чинам выезжал другой водитель, то исправляется фамилия води­ теля и выписывается разовый путевой лист, показания которого вписываются затем в основной путевой лист. Если автомобиль остался в ремонте, то об этом делает пометку диспетчер.

Перед заполнением суточной ведомости для подсчета выручки по автомобилю-такси оператор устанавливает кареткѵ машины на 154-е деление. На цифровой клавиатуре набирает цифру 10 и на­ жимает моторную клавишу. Каретка передвигается в следующую графу, а оператор на цифровой клавиатуре набирает цифру 9 и нажимает моторную клавишу. Каретка возвращается в первую графу суточной ведомости. Если на машине заполняют только су­ точную ведомость, то вводить в машину цифры 10 и 9 не следует, они постоянно будут сохраняться в счетчиках III и IV.

В первой графе на цифровой клавиатуре набирают «Время воз­ врата» и нажимают моторную клавишу. Число не печатается, но каретка передвигается в следующую графу. На цифровой клавиа­ туре набирают «Время выезда» и нажимают моторную клавишу. Число не печатается, а каретка передвигается в следующую гра­ фу. На цифровой клавиатуре набирают «Время обеда» и нажима­ ют моторную клавишу, если был простой, то моторную клавишу нажимают одновременно с вертикальной, чтобы в этой графе на­ брать время простоя. Запись чисел выключена. Графа «Время от­ работанное» машиной заполняется по настройке шины управления

автоматически. Каретка передвигается в графу «Смена работы». На цифровой клавиатуре набирают цифру 1, если работа произво­ дилась в первую смену, и нажимают моторную клавишу; при ра­ боте во вторую смену нажимают моторную клавишу без набора цифры 2. Время простоя на линии набирают на цифровой кла­ виатуре и нажимают моторную клавишу.

Для записи причин простоя машину вручную переключают на запись текста, печатается причина простоя:

1.Опоздание с выездом: заявочный ремонт; шины; аккумуляторная бата­ рея; таксометр; электрооборудование; авария (буксир).

2.Простои на линии: заявочный ремонт; шины; аккумуляторная батарея; таксометр; электрооборудование; авария (буксир).

3.Ранний возврат с линии: заявочный ремонт; шины; аккумуляторная бата­ рея; таксометр; электрооборудование; авария (буксир).

После этого машина переключается на счет. Данные графы «Причины простоя» используются для заполнения формы «Потери линейного времени».

Графы «Километраж общий и платный» заполняются цифро­ вой клавиатурой, а каретка автоматически проходит две графы, не печатая чисел, но делая вычисления. Графы «Касса» и «Посадки» оператор заполняет цифровой клавиатурой. После печати данных в графе «Посадки» машина автоматически проходит четыре гра­ фы, делая вычисления, но не печатая чисел, а в пятой автоматиче­ ски печатает сумму платного простоя и сумму выручки по таксо­ метру, а оператор записывает напечатанные суммы в путевой лист. С контрольных талонов оператор заполняет графы «Сдано в кассу деньгами и талонами». Графы «Излишки» и «Недостачи» машиной печатаются автоматически по настройке шины управления.

Для списания итога по марке автомобиля машину следует пе­ реключить на вторую настройку и нажать моторную клавишу. За два рабочих хода в шахматном порядке машина напечатает итоги по всем графам и автоматически переключается для работы по первой настройке.

Для списания итогов по автоколонне следует выключить ТМ-20 и все счетчики (рычаги опустить вниз). Нажать барабан 2 и 10 раз нажать клавишу окончательного итога регистров. Нажать бара­ бан 1 и 1 раз нажать клавишу окончательного итога регистров. Из-за недостаточного количества счетчиков графы «Излишки» и «Недостачи» машина не считает, поэтому следует сложить итоги на суммирующей машине по маркам автомобилей и записать их вручную в суточной ведомости.

Для печати итогов по предприятию следует выключить ТМ-20 и все счетчики. Нажать барабан 3 и 10 раз клавишу окончатель­ ного итога регистров. Вернуть все рычаги в исходное положение. Три последние графы из-за недостаточного количества счетчиков остаются без подсчета, поэтому на суммирующей машине следует сложить итоги всех колонн по соответствующим графам и запи­ сать их вручную.

162

Проверяют суточную ведомость так: сумма по таксометру плюс излишки минус сумма, имеющаяся в талонах, минус недостача. Результат должен равняться графе «Сдано в кассу деньгами».

По итогам колонны проверяют суточную ведомость следующим образом: платный километраж умножают на 10 коп. и прибавляют количество посадок, умножая на 9 коп., плюс платный простой. Полученная сумма должна быть равна общей сумме по колонне.

Г л а в а 4

УЧЕТ ЗАРАБОТНОЙ ПЛАТЫ И РАСЧЕТЫ С РАБОЧИМИ И СЛУЖАЩИМИ С ИСПОЛЬЗОВАНИЕМ ВЫЧИСЛИТЕЛЬНОЙ ТЕХНИКИ

ОРГАНИЗАЦИЯ РАСЧЕТОВ С РАБОЧИМИ И СЛУЖАЩИМИ

Учет выработки и заработной платы является одним из наибо­ лее трудоемких и ответственных участков бухгалтерского учета. Правильно организованный учет выработки и заработной платы призван содействовать повышению производительности труда, улуч­ шению использования рабочего времени и снижению стоимости транспортных работ.

При выборе наиболее целесообразной организационной струк­ туры расчетов с рабочими и служащими на автотранспортном предприятии и в централизованной бухгалтерии, а также для наи­ более правильного распределения между ними учетных и расчет­ ных функций необходимо учитывать условия и особенности рабо­ ты каждого предприятия: отдаленность предприятия от централи­ зованной бухгалтерии и существующую систему связи между ни­ ми; численность работающих на предприятии; наличие подразде­ лений, подведомственных данному предприятию (филиалы, от­ дельные автоколонны, грузовые станции, агентства и т. п.), их тер­ риториальное расположение и условия связи с предприятием и с централизованной бухгалтерией; профиль работы данного пред­ приятия, виды заработной платы и других начислений и выплат; объем первичной документации и способы ее обработки, наличие средств механизации учета (клавишных или других машин).

В условиях, когда предприятия, обслуживаемые централизован­ ной бухгалтерией, находятся в непосредственной близости от нее, то независимо от остальных условий механизированную обработку первичных документов по начислению всех видов заработной пла­ ты, удержаний из нее, начислению резерва на отпуска и по расче­ там с соцстрахом, расчету налогов и других начислений и удержа­ ний, а также ведение лицевых счетов по расчетам с рабочими и служащими, составление расчетной и платежной документации и бухгалтерский учет операций по заработной плате целесообразно