541

Эсаулова И.А. Управление персоналом. Электронный учебник Модуль 2. Технология управления персоналом Лекция 2. Анализ работы

2.3. НЕОБХОДИМАЯ ИНФОРМАЦИЯ

Прежде чем приступить к анализу работы, необходимо собрать достаточное количество нужной информации. Ниже приведен примерный перечень сведений, без которых трудно получить достоверную картину деятельности, осуществляемой работником на конкретном рабочем месте (слайд 6).

Рабочий процесс – информация о действиях, необходимых для выполнения работы. Кроме того, в описании рабочего процесса должны содержаться сведения о том как, когда и где должна выполняться данная работа.

Характеристики рабочего поведения – информация о специфике выполнения работы и связанными с ней особенностями поведения работника. Например, коммуникации, принятие решений и т.п.

Требуемое оборудование, используемые материалы и инструменты.

Стандарты исполнения работы – показатели, определяющие количественные и качественные результаты работы.

Требования к работнику – информация, дающая сведения о том, какими знаниями, навыками, умениями, физическими и интеллектуальными способностями должен обладать исполнитель данной работы.

Рабочие условия – информация о рабочей среде, в которой выполняется работа.

2.4.МЕТОДЫ СБОРА ИНФОРМАЦИИ О РАБОТЕ

Как видите, для анализа работы требуется очень много разной информации. Где ее можно получить? Источников несколько – это положения о подразделениях предприятия; должностные инструкции, описывающие содержание деятельности исполнителя работы; стандарты исполнения работы; положения об организационных процессах; правила внутреннего распорядка и охраны труда. Но, очевидно, что эти документы дают только часть необходимых данных, а, кроме того, в некоторых организациях такие регламенты просто не существуют. Поэтому часто применяются такие методы, как собеседование (устное и письменное – анкетирование) и наблюдение (стороннее

Эсаулова И.А. Управление персоналом. Электронный учебник Модуль 2. Технология управления персоналом Лекция 2. Анализ работы

и самонаблюдение). На практике целесообразно применять одновременно не менее двух методов сбора информации о работе. В противном случае увеличивается вероятность получения неполных или недостаточно достоверных данных (слайд 7).

Собеседование (устный опрос) проводится для уяснения со-

держания и особенностей работы с позиции ее исполнителя (или группы исполнителей) и руководителя. Как метод получения информации для анализа работы, собеседование может быть организовано в виде индивидуального или группового интервью. Важные сведения о работе может предоставить как ее исполнитель, так и его руководитель. Поэтому собеседование должно проводиться и с тем, и с другим.

Анкетирование (письменный опрос) проводится с той же це-

лью, что и собеседование. Однако при проведении анкетирования есть вероятность того, что часть необходимых сведений не будет получена в силу того, что при заочном опросе работников нет возможности вносить уточнения по ходу обследования.

Наблюдение – это метод сбора первичной информации о ра-

боте путем прямой и непосредственной регистрации событий и условий на рабочих местах. Другими словами, применение этого метода позволяет получить информацию о том, что делает работник в выбранном для анализа интервале времени, а также зафиксировать частоту выполнения тех или иных видов работ. Однако этот метод сбора информации может быть применим только к ограниченному кругу работ.

Самонаблюдение состоит в том, что исполнитель работы

ежедневно в течение определенного периода времени ведет записи о том, какие виды работ он выполняет. Этот метод очень эффективен, поскольку позволяет выявить также скрытые потери рабочего времени, случаи дублирования функций и проблемы, связанные с неправильной организацией труда. Однако в ходе самонаблюдения возникает опасность искажения информации о работе со стороны ее исполнителя.

2.5. ОПИСАНИЕ РАБОТЫ И СПЕЦИФИКАЦИЯ ИСПОЛНИТЕЛЯ

В результате анализа работы могут быть составлены два документа – описание работы и спецификация исполнителя, которые содержат весь комплекс необходимой информации для организации

Эсаулова И.А. Управление персоналом. Электронный учебник Модуль 2. Технология управления персоналом Лекция 2. Анализ работы

работ, проведения процедур подбора, оценки, обучения, продвижения, а также разработки программ мотивации и развития персонала.

Описание работы – документ, представляющий всестороннюю информацию о содержании конкретной работы и ее параметрах.

Содержание работы – это состав и объем трудовых функций, действий работника, определяющих профессионально-квалификаци– онные требования к нему.

Параметры работы – масштаб, сложность и рабочие связи, складывающиеся в процессе реализации трудовых функций.

Структура документа «Описание работы»:

наименование работы (рабочего места);

определение должностного лица, которому подчиняется работник;

определение круга лиц, за деятельность которых непосредственно отвечает работник;

установление круга лиц, которые замещают работника во время его отсутствия;

установление круга лиц, которых замещает работник во время их отсутствия;

формулировка общей цели работы;

перечень основных направлений деятельности (обычно не более 3);

круг задач, решаемых на данном рабочем месте по основным направлениям деятельности (не более шести);

характеристика рабочих контактов – перечень наиболее значимых связей работника как внутри организации, так и вне ее, обусловленных данной работой;

количественные и качественные критерии оценки эффективности работы (за подчиненных, показатели результатов работы и т.д.);

характеристика рабочих условий – режим труда и отдыха, вредные воздействия, используемое оборудование и т.д.

Эсаулова И.А. Управление персоналом. Электронный учебник Модуль 2. Технология управления персоналом Лекция 2. Анализ работы

Спецификация исполнителя работы (личностная спецификация, карта компетенций)

– документ, определяющий главные деловые и личностные характеристики работника, необходимые для выполнения данной работы на заданном уровне.

Структура документа «Спецификация исполнителя»:

Профессиональная подготовка (образование, специальное обучение и т.п.).

Опыт работы – продолжительность профессиональной самореализации.

Знания – обладание теми или иными конкретными знаниями в определенной области.

Навыки – уверенное применение на практике определенных методов и приемов выполнения работы.

Умения – навыки, не используемые в работе, но необходимые для профессионального развития.

Способности – потенциальные возможности, необходимые для развития навыков и достижения заданных результатов.

Физические характеристики, необходимые для выполнения работы (возрастные и медицинские ограничения).

Результаты труда, которые должны быть достигнуты в ходе выполнения работы.

Персональная ответственность за результаты деятельности подразделения и подчиненных.

Необходимость наличия специальных допусков к работе.

Готовность к гибким условиям работы (командировки, ненормированный рабочий день, скользящий график и т.п.).

Эсаулова И.А. Управление персоналом. Электронный учебник Модуль 2. Технология управления персоналом Лекция 2. Анализ работы

НУЖНО ЗНАТЬ

Дополнительный раздел

Многие организации используют в процессах управления персоналом регламенты, основанные на компетенциях исполнителей работ. Есть множество мнений относительного определения того, что считать компетенцией. Вот одно из них:

«Компетенции – это поведенческие модели, которые демонстрируют люди, эффективно выполняя рабочие задачи в организацион-

ном контексте» ((Whiddett, Steve and Hollyforde, Sarah (2003)

Как видите, под компетенцией понимается то, что привносится человеком в деятельность организации, то есть все то, что создает индивидуальные отличия эффективного работника от среднего. Другими словами, компетенция описывает конкретные действия работника, приводящие к наилучшим результатам.

Например, формулировка компетенции «умение работать

вкоманде» может иметь следующий вид:

предлагает собственные идеи по поводу решения задачи;

проявляет интерес к точке зрения членов команды;

помогает группе достичь результата;

ценит вклад других;

стремится к достижению консенсуса;

в случае возникновения конфликта стремится его разрешать конструктивно и др.

Еще один пример:

Компетенция «Гибкость» : способность адаптироваться и эффективно работать в самых различных ситуациях, с самыми разными людьми или группами предполагает понимание и принятие во внимание различных, в том числе противоположных мнений о проблеме,

Эсаулова И.А. Управление персоналом. Электронный учебник Модуль 2. Технология управления персоналом Лекция 2. Анализ работы

адаптацию собственного подхода в соответствии с требованиями изменившейся ситуации, а также способность инициировать или с готовностью воспринимать изменения в своей организации или в своей работе.

Уровень 1. С готовностью изменяет собственные мнения и представления, получив новую информацию или факты, радикально меняющие положение дел. Понимает точку зрения других людей. Легко приспосабливается к изменениям на работе.

Уровень 2. Гибко применяет установленные стандартные правила и процедуры в соответствии с конкретной ситуацией. Принимает изменения в потребностях бизнеса или рабочем окружении и начинает двигаться в новом направлении.

Уровень 3. Адаптирует тактику своих действий. Действует в соответствии с конкретной ситуацией или особенностями поведения того или иного человека.

Уровень 4. Адаптирует стратегию своих действий, меняет подходы или стратегию в соответствии с требованиями ситуации.

Разумеется, одной компетенцией невозможно описать всю деятельность сотрудника, поэтому если уж в организации применяется этот подход, то мы имеем дело с моделями компетенций, включающими самые разные характеристики поведенческих особенностей, необходимых для качественного исполнения работы на конкретной должностной позиции.

Методики разработки компетенций всегда основаны на детальном анализе работ, однако они достаточно сложны и требуют специальной подготовки для тех, кто будет это делать. Но, как правило, применение моделей компетенций в процессах подбора, адаптации, оценки, обучения и продвижения персонала позволяет значительно повысить не только качество этих процедур, но и эффективность труда персонала.

А теперь вам следует на практике освоить и закрепить навыки анализа работы.

Технология управления персоналом

Лекция 2

АНАЛИЗ РАБОТЫ

Основные вопросы:

1.Понятие анализа работы

2.Этапы анализа работы

3.Необходимая информация

4.Методы сбора информации о работе

5.Описание работы и спецификация исполнителя

Анализ работы – это процесс исследования содержания работы, направленный на определение ее наиболее существенных характеристик (функциональных обязанностей и необходимых профессиональных навыков), а также требований к исполнителям данной работы

АНАЛИЗ РАБОТЫ