7.37. Таблица ошибок импортирования
При возникновении ошибки Access создает таблицу ошибок ИмяТаблицы_ОшибкиИмпорта (ИмяТаблицы_ImportErrors), чтобы вы могли определить, какие данные вызвали ошибки. Открыв таблицу ошибок, можно определить причину возникновения ошибки. Если причина ошибки во внешних данных, отредактируйте их. Если записи добавляются в существующую таблицу, причина может быть в ней: возможно, существующую таблицу необходимо модифицировать (изменить тип данных или переупорядочить поля). После исправления ошибок следует удалить таблицу ошибок и импортировать файл снова.
Access пытается импортировать все записи, которые не вызвали ошибки. Перед повторным импортированием данных необходимо очистить существующую таблицу или вновь созданную таблицу Access от данных, добавленных при первом импортировании. Если этого не сделать, в таблице появятся повторяющиеся данные.
Если импортирование данных из текстового файла занимает неоправданно много времени, это может быть связано с большим количеством ошибок. Прервать процесс импортирования данных можно с помощью комбинации клавиш <Ctrl+Break>.
7.38. Экспорт данных
Данные можно не только импортировать, но и копировать из таблицы Access или запроса в новый внешний файл. Этот процесс переноса данных из таблицы Access во внешний файл называется экспортом данных.
При экспортировании данных из таблицы Access во внешний файл исходная таблица не удаляется и не разрушается. Это означает, что вы получаете две копии данных: в оригинальном файле Access и во внешнем файле данных.
Вы можете экспортировать объекты из текущей базы данных в другую неоткрытую базу данных Access. В этом случае объектами могут быть таблицы, запросы, формы, отчеты, макросы или модули. Для экспортирования объектов базы данных Access выполните перечисленные ниже действия.
Откройте базу данных, содержащую необходимый объект, выделите в окне базы данных этот объект и выберите команду меню Файл- Экспорт (FileExport).
Access откроет окно, очень похожее на стандартное для Windows диалоговое окно сохранения, — одно из тех, которые появляются, когда вы сохраняете файл под другим именем. Отличие состоит в том, что вы можете определить различный формат, выбрав его в поле Тип файла (Save as type). Выберите в этом списке значение Microsoft Access (*.mdb;*.adp;*.mda;*.rnde), выберите базу данных, в которую хотите экспортировать объект (если необходимо, найдите нужную папку), и активируйте кнопку Экспорт (Export). Access откроет окно Экспорт (Export), в котором вы сможете ввести имя объекта, а в случае экспорта таблицы — выбрать, экспортировать структуру и данные или же только структуру таблицы. После щелчка на кнопке OK Access сохранит объект под указанным именем в заданной базе данных.
После того как Access скопирует выбранные объекты в другую базу данных, она возвратит вас к окну текущей базы данных.
Если экспортировать объект в базу данных Access, которая уже имеет объект такого же типа и с тем же названием, Access выдаст предупреждение. В этом случае вы можете выбрать: отменить операцию или перезаписать объект.
Экспортирование объектов в другие базы данных, таблицы Excel, текстовые или HTML-файлы
Вы можете экспортировать данные в базы данных другого типа (такие как ODBC, Paradox, dBASE и FoxPro) или текстовые файлы (с разделителями или фиксированной шириной полей). Для этого выполните следующие действия.
Выделите в окне базы данных нужный объект, а затем выберите команду меню Файл-Экспорт (File-Export).
В диалоговом окне экспортирования выберите тип файла, в который вы хотите экспортировать объект, и укажите имя файла.
Активируйте кнопку Экспорт (Export).
Если вы сохраняете данные в формате HTML, Access создаст HTML-документ и, если вы установили в окне экспортирования флажки опций Сохранить формат (Save formatted) и Автозагрузка (Autostart), запустит ваш броузер для просмотра. На рис. 7.26 показана таблица Customer, экспортированная в формате таблицы HTML и автоматически отображенная в окне броузера.
Рис. 7.26. Броузер Internet Explorer отображает таблицу Customer, экспортированную в HTML-файл