4.4. Построитель выражений

При создании выражений для таблиц, запросов и других объектов Access следует использовать построитель выражений. Для вызова построителя нужно сначала щелкнуть по ячейке, в которую будет вводиться выражение, а затем по кнопке Построить на панели инструментов или по кнопке, обычно появляющейся справа от ячейки ввода. На экране появится окно Построитель выражений (рис. 4.1), содержащее четыре поля.

В верхнем поле располагается создаваемое выражение, а три нижних используются для выбора нужных элементов. Для выбора любого элемента в этих полях нужно сделать двойной щелчок по соответствующему имени. Левое поле отображает иерархию папок, содержащих основные типы компонентов выражений. После выбора элемента (папки) из левого поля в среднем поле будет выведен либо список его элементов (поля таблицы или запроса), либо список подтипов (элементы управления формы, категории функций и т.п.). При выборе подтипа в правом поле появится список его элементов (поля, функции, свойства элементов управления).

Чтобы ввести в формируемое выражение ссылку на имя поля таблицы или запроса, нужно выбрать в левом поле таблицу или запрос, а затем в среднем поле нужное поле.

Для ввода функции следует выбрать в левом поле папку Функции, а затем Встроенные функции. В среднем поле нужно выбрать категорию, а затем, прокрутив список в правом поле, — нужную функцию.

Для ввода оператора (+, >, And и др.) щелкните по соответствующей кнопке в окне построителя. Если требуемого оператора на кнопках нет, следует открыть в левом поле папку Операторы. Затем в среднем поле выбрать категорию или вариант <Все>, а в правом поле — нужный оператор. Access часто вставляет в создаваемое выражение вместе с выбранным элементом один или несколько прототипов, заключенных в кавычки («выражение», «number» и т.п). В этом случае нужно либо ввести вместо прототипа соответствующее значение, либо выделить прототип и заменить его элементом из правого списка, либо просто удалить его.

Для вставки элемента в выражение можно использовать кнопку Вставить. Чтобы отменить ошибочный ввод, нужно активировать кнопку Назад. Создание выражения завершается нажатием кнопки ОК.

Рис. 4.1. Окно Построитель выражений

;Пример 4.1. Нужно создать выражение, которое подсчитывает суммарную стипендию, полученную каждым студентом за сентябрь и октябрь. Информация о стипендии содержится в таблице Стипендия. Само выражение имеет следующий вид:

[Стипендия]![Сентябрь] + [Стипендия]![Октябрь]1

Его можно ввести вручную, но лучше воспользоваться построителем выражений. После вызова построителя нужно выбрать в левом поле папку Таблицы, а затем — Стипендия. После щелчка по этой папке в среднем поле появится список полей таблицы Стипендия. Теперь нужно последовательно вставить в создаваемое выражение следующие элементы: поле Сентябрь, знак "+" и поле Октябрь, а затем активировать кнопку ОК. Это выражение не будет давать правильный результат в ситуации, когда студент в одном из месяцев не получал стипендию. Поэтому более корректная форма его записи должна иметь следующий вид:

Nz([Стипендия]![Сентябрь]) + Nz([Стипендия]![Октябрь])

Следует отметить, что функция Nz, заменяющая пустые значения нулевыми, отсутствует в списке функций построителя выражений Access и ее нужно вводить вручную.