7.27. Импортирование таблиц из других бд
Access допускает непосредственное импортирование данных из двух основных типов БД:
xBASE (dBASE, FoxPro);
Paradox.
Эти базы данных могут быть непосредственно импортированы в таблицу Access. При этом их собственные типы данных конвертируются в типы данных Access.
Можно импортировать любую таблицу из баз данных Paradox (от версии 3.0 до 7/8), dBASE Ш, dBASE IV, dBASE V, FoxPro и Visual FoxPro. Для такого импортирования сначала выберите соответствующий тип файла во время процесса импортирования, а затем файл с данными для импортирования.
Многие файлы FoxPro могут импортироваться подобно файлам dBASE, поскольку они имеют сходную с xBASE структуру. Если же необходимо импортировать таблицу FoxPro, использующую новый формат, то тогда нужно импортировать ее с использованием метода драйверов ODBC.
Если вы попытаетесь импортировать зашифрованную таблицу Paradox, Access запросит у вас пароль. Введите пароль и активируйте кнопку ОК для импортирования шифрованных таблиц.
Когда Access импортирует поля xBASE, она конвертирует их из текущего типа данных в типы данных Access. В табл. 7.2 приведен список типов данных xBASE и их эквивалентов в Access.
Таблица 7.2. Конвертирование типов данных из xBASE в Access |
|
Тип данных xBASE |
Тип данных Access |
Character |
Текстовый (Text) |
Numeric |
Числовой, Двойное с плавающей точкой (Number, Double) |
Float |
Числовой, Двойное с плавающей точкой (Number, Double) |
Logical |
Логический (Yes/No) Date |
Date |
Дата/время (Date/Time) Memo |
Memo |
Поле MEMO (Memo) |
При импортировании файла базы данных xBASE в многопользовательском окружении вы должны иметь монопольные права на доступ к файлу (если другие пользователи работают с ним в настоящий момент, вы не сможете его импортировать).
При импортировании данных Paradox (так же, как и при импортировании таблиц xBASE) типы данных Paradox конвертируются в типы данных Access. В табл. 7.3 перечислены правила конвертирования в этом случае.
Таблица 7.3. Конвертирование типов данных из Paradox в Access |
|
Тип данных Paradox |
Тип данных Access |
Alphanumeric |
Текстовый (Text) |
Number |
Числовой, Двойное с плавающей точкой (Number, Double) |
Short Number |
Числовой, Целое (Number, Integer) |
Currency |
Числовой, Двойное с плавающей точкой (Number, Double) |
Date |
Поле MEMO (Memo) |
Memo |
Поле MEMO (Memo) |
Blob (Binary) |
Поле объекта OLE (OLE Object) |
7.28. Импортирование данных электронной таблицы
Access позволяет импортировать данные из электронных таблиц Excel и Lotus 1-2-3 в новую или уже существующую таблицу. При импортировании данных из электронных таблиц необходимо, чтобы эти данные были представлены в табличном формате (по столбцам). Во всех ячейках каждого столбца таблицы должны содержаться данные одного типа. В таблице 7.4 представлены правильный и неправильный форматы столбцов таблицы.
Можно импортировать или связать все данные из электронной таблицы или только данные из именованного диапазона ячеек. В последнем случае процесс импорта в Access может значительно упроститься. Часто электронные таблицы бывают отформатированы в группы ячеек. Например, одна группа может содержать список продаж для конкретного клиента. Раздел, расположенный под списком продаж, может включать итоги продаж по всем клиентам, итоги по типу товара или итоги продаж за месяц. Именуя диапазоны для каждой группы ячеек, можно ограничить импорт всего одним разделом электронной таблицы.
Табл. 7.4 представляет собой электронную таблицу с ячейками в диапазоне A1-F7. Обратите внимание на то, что данные в столбцах А, В, С и D имеют одинаковые типы (в строке 1 содержатся названия полей) и будут импортированы в таблицу Access. Столбцы Е и F содержат данные различных типов в пределах столбца, что вызовет проблемы при импортировании этих данных в таблицу Access.
Таблица 7.4. Содержимое таблицы |
|||||
A |
B |
C |
D |
E |
F |
1 |
TYPE |
WEIGHT |
BDATE |
JUNK |
GARBAGE |
2 |
DOG |
122 |
12.02.1992 |
123 |
YES |
3 |
CAT |
56 |
02.04.1989 |
22 |
134.2 |
4 |
BIRD |
55 |
05/30/90 |
01.01.1991 |
DR SMITH |
5 |
FROG |
12 |
02/22/88 |
TEST |
$345.35 |
6 |
FISH |
21 |
01.04.1993 |
====== |
== |
7 |
RAT |
3 |
02/28/93 |
$555.0 |
<===TOTAL |
На рис. 7.17 показана электронная таблица Excel MЕTОДИКА.13.XLS. На самом деле электронная таблица содержит те же поля с теми же данными, что и остальные таблицы базы данных Mountain Animal Hospital.
Рис.7.17. Электронная таблица Excel для импорта в таблицу Access
Для импортирования файла электронной таблицы Excel METОДИКА.13. XLS выполните следующие действия.
Откройте базу данных Access Import-Export.mdb и выберите пункт меню Файл — Внешние данные — Импорт (File—Get External Data—lmport).
В диалоговом окне импортирования данных выберите тип файла Microsoft Excel (*.xls).
Дважды щелкните на файле METОДИКА.13. XLS.
Access закроет диалоговое окно и покажет первое окно мастера импортирования электронных таблиц (рис. 7.18). На экране будут представлены образцы нескольких первых строк и столбцов таблицы (вы можете прокрутить окно для просмотра всего содержимого). Используйте первую строку импортируемых данных в качестве имен полей таблицы (для этого необходимо установить соответствующий флажок).
Установите флажок Первая строка содержит заголовки столбцов (First Row Contains Column Headings).
Активируйте кнопку Далее (Next) для вывода следующего окна мастера. Это окно позволит определить, куда будут записаны импортируемые данные — в новую или в существующую таблицу.
Активируйте кнопку Далее (Next), чтобы принять выбранный по умолчанию переключатель в новой таблице и отобразить третье окно мастера.
Это окно (рис. 7.19) позволит с помощью щелчка на каждом столбце подтвердить его наименование, изменить его при необходимости и определить, должен ли он быть индексированным. Тип данных определяется мастером автоматически. Вы можете также отказаться от импортирования определенных столбцов.
Рис. 7.18. Первое окно мастера импортирования электронных таблиц
Активируйте кнопку Далее (Next) для вывода следующего окна мастера.
Рис. 7.19. Определение имен полей и индексов
Это окно позволит определить поле для первичного ключа. Вы можете поручить Access создать новое поле-счетчик (выбрав переключатель автоматически создать ключ (Let Access add primary key)), ввести ваш собственный первичный ключ (выбрав переключатель определить ключ (Choose my own primary key) и выбрав в раскрывающемся списке один столбец) или отказаться от его создания. На рис. 7.20 показано соответствующее окно мастера.
Выберите переключатель определить ключ (Choose my own primary key) и поле Customer Number.
Активируйте кнопку Далее (Next) для вывода последнего окна мастера, которое позволит ввести имя для импортируемой таблицы и при необходимости вызвать мастер анализа таблиц.
Примите предложенное по умолчанию имя METОДИКА.13 и активируйте кнопку Готово (Finish) для импортирования таблицы. Access сообщит вам об успешном завершении операции. Активируйте кнопку ОК в окне этого сообщения, чтобы вернуться к окну базы данных.
Рис. 7.20. Определение первичного ключа
После этого имя импортированного файла появится в окне базы данных Access, что свидетельствует о создании стандартной таблицы Access из исходного файла электронной таблицы.