7.21. Использование внешних таблиц в запросах

Используя запросы, можно объединить внешнюю таблицу с другой таблицей (внешней или внутренней), чтобы расширить возможности при работе с запросами. На рис. 7.13 показан запрос, использующий несколько источников баз данных.

• Электронная таблица Excel (Medications).

• Документ HTML (States).

• Таблицы Access

• Таблица Paradox (VisitDtl).

• Таблица dBASE 5 (Pets).

• Текстовый файл (Animals).

Заметьте, что в запросе, изображенном на рис. 7.13, имеются линии объединений между всеми таблицами. Такой запрос может получать информацию из всех таблиц и отображать данные приблизительно так, как показано на рис. 7.14.

7.22. Изменение имени таблицы

Имена внешних таблиц можно изменять, если для них установлена связь. Поскольку Access допускает использование в именах таблиц до 64 символов (включая пробелы), для большей информативности можно изменить имя таблицы, с которой установлена связь. Например, можно изменить имя таблицы Pets на Pets Table from dBASE.

Для изменения имени файла можно выбрать пункт меню Правка Переименовать (Edit Rename). Другой, более быстрый способ — щелкнуть на имени файла, а затем после паузы щелкнуть еще раз и ввести новое имя. При изменении имени связанной таблицы Access не изменяет имя внешнего файла, используя новое имя только в своем внутреннем списке табличных объектов.

Рис. 7.12. Окно Схема данных

Рис. 7.13. Запрос, использующий несколько внешних связанных таблиц

7.23. Оптимизация связанных таблиц

При работе со связанными таблицами Access выбирает записи из другого файла. Это может занять много времени, особенно если таблица размещена в сети или базе данных SQL. Существует несколько путей оптимизации работы с внешними данными, которые перечислены ниже.

• Избегайте использования функций в критериях запроса. Особенно это относится к сложным агрегатным (статистическим) функциям типа DTotal или DCount, которые автоматически выбирают все записи из связанной таблицы, а затем выполняют запрос.

• Ограничивайте количество просматриваемых записей. Создавайте запросы с критерием, ограничивающим количество выводимых из внешней таблицы записей. Этот запрос может затем использоваться другим запросом, формой или отчетом.

• Избегайте чрезмерных пересылок данных. Просматривайте только необходимые данные. Не листайте страницы и не переходите к первой или последней записи в очень больших таблицах (это не относится к добавлению новых записей во внешней таблице).

• При создании новой записи во внешней таблице создайте форму для добавления записей и установите для ее свойства Ввод данных (DataEntry) значение Да (Yes). Таким образом, вы можете создавать формы для ввода данных, которые начинаются с пустой записи, при каждом их запуске.

• При работе с таблицами в многопользовательской среде минимизируйте количество блокированных записей. Это позволит использовать эти записи другим пользователям.

Рис. 7.14. Результат выполнения запроса, изображенного на рис. 7.13