7.5. Данные в неподдерживаемых программах

Хотя и редко, но могут возникать ситуации, когда необходимо работать с данными базы данных или файла неподдерживаемого формата. В таких случаях следует с помощью исходного приложения экспортировать или преобразовать эти данные в один из форматов, поддерживаемых Access. Для использования подобных данных преобразуйте необходимые файлы в "подходящий" формат, а затем импортируйте их в Access. В большинстве приложений файл можно экспортировать в формат dBASE. Если формат dBASE недоступен, в большинстве программ, даже предназначенных для работы в других операционных системах, преобразовать данные в текстовые файлы с разделителями или фиксированной ширины, которые затем можно импортировать в Access. Однако следует помнить, что при экспортировании в текстовые файлы будут утеряны все индексы, ассоциированные с таблицами.

7.6. Автоматизация операции импортирования

Для частого импортирования данных из одного источника этот процесс автоматизируют создавая макрос или процедуру VBA. Это может быть очень полезно, если необходимо регулярно импортировать данные из внешнего источника или если имеются сложные требования, которые необходимо выполнить для импортирования данных.

7.7. Связывание внешних данных

Поскольку рынок баз данных продолжает неуклонно расширяться, получение данных из различных источников становится все более актуальным. Конечно, если информация уже существует в таблицах СУБД другого формата (например, SQL Server или Paradox), то ее незачем заново вводить при использовании Access. Идеально было бы иметь доступ к информации из таблиц в их оригинальном формате, не прибегая к копированию данных или разработке специальных программ для их конвертирования. Для многих фирм первостепенной задачей является получение доступа к информации, хранящейся в различных форматах БД.

Копирование или преобразование данных из одного формата в другой — трудоемкая задача. Следовательно, необходимо иметь среду, способную связывать разнородные СУБД и их данные. Access решает эту задачу путем связывания таблиц.

В Access можно непосредственно связаться с таблицами нескольких СУБД как индивидуально, та и одновременно. После связывания с внешним файлом в Access создается и сохраняется связь с таблицей. Базу данных Access можно разделить на отдельные базы для более простого использования в многопользовательской среде или среде клиент/сервер.

В примерах этой главы используется база данных Access Import- Export, mdb.

7.8. Типы субд

Возможно связываться не только с одной таблицей любой из выше перечисленных СУБД, но и сразу с несколькими. При связывании с внешним файлом Access отображает его имя в окне базы данных (так же, как при связывании с любой другой таблицей Access), но пиктограмма связи будет другой. Перед пиктограммой появится стрелка, направленная вправо. Пиктограмма в виде таблицы говорит о том, что связь установлена с таблицей Access, а пиктограмма в виде букв dB указывает на связь с таблицей dBASE. На рис. 7.1 изображено несколько связей с таблицами. Все они являются внеш

Рис. 7.1. Связанные таблицы в базе данных

ними таблицами, связанными с текущей БД. Заметьте, что все связанные таблицы имеют пиктограммы со стрелками (пиктограмма указывает на тип файла, с которым установлена связь).

На рис. 7.1 связанные таблицы можно определить по стрелкам на пиктограммах, размещенным слева от их названий. Кроме того, по значку возле стрелки можно определить тип связанного файла. Например, Excel соответствует символ Х в прямоугольнике, Paradox — буквы Рх, таблицам dBASE — буквы dB, таблицам HTML — страница с изображением глобуса, текстовым файлам — пиктограмма блокнота.

После связывания таблицы с базой данных Access можно использовать ее как любую другую таблицу. На основе ее полей можно создавать запросы, связывать ее с другими таблицами и т.д. На рисунке показан запрос, для создания которого использовалось несколько связанных таблиц: Customer (из текущей базы данных), Pets (из таблицы dBASE 5), Visits (из другой базы данных Access), VisitDtl (из таблицы Paradox), Treatments (из текущей базы данных) и Medications (из электронной таблицы Excel).

Рассмотренный запрос будет сформирован позже, после объединения всех таблиц в базе данных Access Import-Export. При его работе будут отображены данные из всех таблиц. На рис. 7.2 показан результирующий динамический набор данных, отображенный в режиме таблицы.

Рис. 7.2. Запрос созданный с использованием связанных внешних таблиц

Рис. 7.3. Набор результатов с данными из внешних таблиц

На рис. 7.3 для заголовков столбцов набора результатов запроса используются названия полей связанных внешних таблиц. Например, название второго столбца, исходит из названия поля в таблице Pets базы данных dBASE 5. Название поля TYPE_OF_AN исходит из этой же таблицы. Можно назначать столбцам запроса более понятные имена, для этого необходимо указать новое название в бланке запроса при его разработке.

После связывания с внешней таблицей нельзя перемещать файл таблицы на другой диск или в другой каталог. На самом деле Access не переносит файл в свой собственный .mdв- файл, а лишь сохраняет в нем имя и путь к связываемому файлу. Если файл с внешней таблицей оказался перемещенным, необходимо возобновить связь, используя диспетчер связанных таблиц.