6.2. Создание отчета

Отчеты, как и формы, можно создавать с помощью мастеров или самостоятельно. Источником данных для отчета также являются таблицы и запросы. Если в отчете требуется представить данные из разных таблиц, имеет смысл предварительно создать многотабличный запрос, а затем строить отчет на его основе. Чтобы создать отчет, нужно в окне БД перейти на вкладыш Отчеты и нажать кнопку Создать. Появится окно диалога Новый отчет. Оно аналогично окну создания формы. Ваши действия начинаются с выбора таблицы/запроса.

Предусмотрено автоматическое создание двух типов отчетов: ленточного и в один столбец.

В этих отчетах имеется заголовок, содержащий имя отчета, совпадающее с названием таблицы или запроса, и дата создания отчета.

Рис. 6.2. Окно диалога Новый отчет

Нижний колонтитул содержит номер страницы. В области данных содержатся все поля таблицы (запроса), расположенные в один столбец или в табличном виде (в ленточном отчете). На одной странице реализуется несколько записей таблицы (запроса). Пример ленточного отчета приведен на рис.6.2.

6.2.1. Создание отчета с помощью Мастера отчетов

Использование мастера по разработке отчетов является быстрым и защищенным от ошибок способом создания нового отчета. Отчет, созданный мастером, можно использовать в том виде, в котором он был создан, или улучшить путем внесения изменений.

Чтобы создать отчет с помощью мастера по разработке отчетов, надо:

1. Находясь в окне базы данных, указать на корешок Отчет и нажать кнопку мыши (или выбрать Отчеты в меню Вид).

2. Нажмите кнопку Создать (или нажать кнопку Новый объект на панели инструментов, а затем выбрать Отчет. На экране появится окно диалога Новый отчет.

3. Из списка выбрать таблицу/запрос, содержащий данные, которые следует представить в отчете.

4. Выбрать способ создания отчета — Мастер отчетов. На экране появится первое окно диалога Создание отчета.

5. Переслать необходимые для отчета поля из списка Доступных полей в список Выбранных.

6. В следующем окне задать необходимые уровни группировки.

7. Данные в отчете можно отсортировать. Можно задать сортировку до четырех уровней, по убыванию или возрастанию.

8. На следующем этапе задается макет отчета. Он может быть табличный, в один столбец или выровненный. Вид выбранного макета появляется на экране. Здесь же можно задать ориентацию данных в отчете — книжную или альбомную. Если в отчете выводится много полей, можно задать настройку ширины полей для размещения их на странице. Но при этом в ходе просмотра образца отчета можно ожидать что либо в заголовках полей, либо в информации будут выводиться неполные данные. Придется эти поля форматировать в режиме конструктора.

9. В следующем окне диалога выбирается стиль оформления. Он может быть выделенным, компактным, простым, строгим, формальным или черно-белым. Выбранный стиль отображается на экране.

10. В последнем окне нужно задать имя отчета.

Создание отчета мастером закончено. Вы можете просмотреть образец отчета. Для этого можно нажать кнопку или выполнить пункт Предварительный просмотр меню Файл. Если отчет нужно несколько изменить, воспользуйтесь Конструктором.