Информационные системы менеджмента - Бажин И.И

12 Часть 1. Новые принципы работы

ния как науки всегда было тесно связано с успехами в таких областях, как со­ временное естествознание, математика, комплекс технических наук, психология, социология.

Развитие менеджмента как самостоятельной области человеческой дея­ тельности выкристаллизовало к середине двадцатого века четыре достаточно четко различимых направления: научное управление, административная школа, школа психологии и человеческих отношений и школа науки управления. Эти школы довольно четко выстраиваются в хронологическом порядке, очерчивая этапы развития менеджмента и надежды приверженцев этих направлений на то, что именно им удалось найти ключ к наиболее эффективному управлению. Кратко охарактеризуем особенности каждой из школ.

Научное управление (1885 - 1920 гг.)- Основной фазой методологии науч­ ного управления был анализ содержания работы и определение ее основных компонентов. Здесь производились всякого рода измерения: хронометраж, кино­ съемки производственных операций и т.п. Эта информация использовалась для усовершенствования многих операций ручного труда, для более эффективного их выполнения. Классической стала задача одного из основоположников этого направления Ф.У.Тейлора - так называемая "задача о землекопе", в которой Тейлор установил оптимальные размеры лопаты с точки зрения повышения производительности труда. Возможно, есть основания считать, что это была первая в истории решенная практически задача оптимизации.

Появление концепции научного управления стало переломным этапом, бла­ годаря которому впервые произошло осознание того, что методы и подходы, ис­ пользуемые в науке и технике, могут быть с успехом внедрены в практику дос­ тижения целей организации, т.е. в управление. Именно с успехами этой методо­ логии можно связать признание управления как самостоятельной области ис­ следований. Вместе с тем, исследования этой школы, в основном, посвящались непосредственно управлению производственными операциями, то есть они за­ нимались повышением эффективности на уровне, ниже управленческого в сего­ дняшнем понимании этого слова.

Административная школа (1920 - 1950 гг.). Специалисты этой школы (часто называемой классической, создание которой связывают с именем фран­ цузского ученого Анри Файоля, нередко признаваемого отцом менеджмента), стали последовательно вырабатывать подходы к совершенствованию управле­ ния организацией в целом.

Целью классической школы было создание на основе определения общих характеристик и закономерностей организаций универсальных принципов управления, следование которым, по мнению приверженцев этого направления, несомненно, приведет организацию к успеху. Эти принципы затрагивали два ос­ новных аспекта: первый - разработка на основе определения главных функций бизнеса рациональной функциональной схемы управления организацией,

обеспечивающей лучший способ разделения ее на функциональные подразде­ ления и рабочие группы, второй - построение организационной структуры управления работниками.

Основной вклад этой школы в теорию управления состоит в представлении управления как универсального процесса, состоящего из нескольких взаимо-

связанных функций. Вместе с тем, приверженцы классической школы (как, впрочем, и последователи упомянутого научного управления) не придавали большого значения социальным аспектам управления, и, кроме того, их работы в немалой степени не базировались на научной методологии исследований.

Школа человеческих отношений (1930 - 1950 гг.). Хотя авторы научного управления и классического подхода в принципе признавали значение челове­ ческого фактора в задачах управления, их дискуссии ограничивались такими ас­ пектами, как справедливая оплата, материальное стимулирование и установле­ ние формальных функциональных отношений. Следует иметь в виду, что в это время практическая психология находилась еще в зачаточном состоянии, и но­ вая для начала 20-го века концепция З.Фрейда о работе подсознания вызывала серьезные сомнения. Поэтому движение за человеческие отношения зароди­ лось в ответ на неспособность полностью осознать человека как основной эле­ мент эффективной организации. Поскольку оно возникло как реакция на недос­ татки классического подхода, это направление иногда называют неоклассиче­

ской школой.

Самыми крупными авторитетами в развитии школы человеческих отноше­ ний называют Мери Паркер Фоллет и Элтона Мэйо. Именно М.Фоллет первой определила менеджмент как "обеспечение выполнения работы с помощью дру­ гих лиц". Последователи этой школы полагали, что мотивами поступков людей являются, в основном, не экономические факторы, как считали сторонники шко­ лы научного управления, а различные потребности, которые лишь частично и косвенно могут быть удовлетворены с помощью денег.

Основываясь на этих выводах, исследователи школы человеческих отно­ шений полагали, что увеличение производительности может быть достигнуто за счет повышения уровня удовлетворенности работников, когда руководство про­ являет о них большую заботу. Рекомендовалось в управлении использовать ас­ пекты человеческих отношений, включающие более эффективные действия не­ посредственных начальников, консультации с работниками и предоставление им психологического комфорта путем более широких возможностей общения на ра­ боте.

Поведенческие науки (1950 г. - по настоящее время). Развитие таких на­ ук, как психология и социология и совершенствование методов исследования сделало изучение поведения на рабочем месте в большей степени научным. Ученые исследовали различные аспекты социального взаимодействия, мотива­ ции, характера власти и авторитета, коммуникации в организациях, лидерства, качества трудовой жизни.

Школа поведенческих наук значительно продвинулась вперед по сравнению со школой человеческих отношений, сосредоточившейся, прежде всего на ме­ тодах налаживания межличностных отношений. Новый подход стремился в большей степени помочь менеджеру в осознании своих собственных возможно­ стей на основе применения концепций поведенческих наук к построению и управлению организациями. В целом основная цель этой школы - повышение эффективности организации за счет повышения эффективности ее челове­

ческих ресурсов.

Популярность поведенческого подхода в 60-е годы привела к его практиче­ ски повсеместному внедрению в область управления. Главный постулат этой школы (как и другие, отстаивавшей, что это направление - "единственный наи­ лучший путь") состоит в том, что правильное применение науки о поведении всегда будет способствовать повышению эффективности как отдельного ра­ ботника, так и организации в целом. Вместе с тем, несмотря на многие важные положительные результаты поведенческий (бихевиористический) подход иногда оказывается несостоятельным в ситуациях, которые отличались от исследован­ ных приверженцами этого направления.

Наука управления (1950 г. - по настоящее время). Среди первых работ, которые могут быть отнесены к науке управления, следует отметить разработку профессором Ленинградского университета Л.В.Канторовичем еще в 1939 г. ме­ тода линейного программирования. В 1975 г. Л.В.Канторович совместно с аме­ риканским ученым Т.Купмансом был награжден Нобелевской премией за вклад в теорию оптимизации распределения ресурсов. Применение количественных ме­ тодов в управлении получило развитие после второй мировой войны, когда вы­ яснилось, что научные методы и опыт, накопленный группами исследования операций в армии США, эффективно может быть использован и в мирной дея­ тельности. Получила развитие особая область науки - исследование операций.

Следует обратить внимание на различия в содержании внешне похожих понятий: "научное управление" (scientific management) и "наука управления" (management science). Первое понятие в американской литературе обычно связывают с "тейлоризмом", второе же - "наука управления" - MS. которое сводится к применению методов исследования опера­ ций (operation research - OR). В этом значении часто применяется аббревиатура MS/OR.

С 1950-х годов для обоснования решений сложных проблем политического, социального, военного, экономического, научного и технического характера ста­ ла применяться совокупность методологических средств, получившая название системный анализ. Он приложим к решению таких задач, как распределение мощностей между различными видами изделий, определение потребности в но­ вом оборудовании и в рабочей силе той или иной квалификации, прогнозирова­ ние спроса на различные виды продукции, а также развитие и техническое ос­ нащение вооруженных сил, освоение космоса и т.д. Системный анализ базиру­ ется на ряде прикладных математических дисциплин, в первую очередь - на ис­ следовании операций.

Ключевой характеристикой науки управления является замена словесных рассуждений и описательного анализа моделями, символами и количественны­ ми значениями. Самый крупный толчок к применению количественных методов в управлении дало появление компьютеров, позволивших применить исследова­ ние операций для создания математических моделей возрастающей сложности.

Вместе с тем, влияние науки управления было значительно меньшим, чем влияние бихевиористического подхода. В какой-то мере можно утверждать, что надежды, возлагавшиеся на науку управления, оправдались не в полной мере. Это объясняется двумя обстоятельствами. Первое из них - недостаточная ква­ лификация управленцев, не позволяющая им в полной мере использовать дос­ тижения исследования операций в управлении своей организацией. Второе об­ стоятельство - довольно существенные объективные трудности реализации

формализованных методов в конкретных задачах управления, в частности, свя­ занные с отсутствием достаточного количества специализированных программ­ ных средств для внедрения компьютерных технологий. Следует однако отме­ тить, что в последние годы в этом направлении имеются положительные сдвиги, открывающие новые возможности повсеместного использования методов ис­ следования операций в управлении.

Успехи каждого из рассмотренных направлений развития менеджмента, в конечном счете, сформировали различные подходы к пониманию самого про­ цесса управления Если с позиций различных школ, выделяющих (и в какой-то мере абсолютизирующих) тот или иной аспект управления, такое объединение не просматривается, то современный этап развития науки управления характе­ ризуется последовательной интеграцией всех научных и практических достиже­ ний менеджмента

Зародившийся в период 20-х годов, но получивший полноценное развитие лишь с 50-х процессный подход в первую очередь подразумевает управление как непрерывный процесс, реализующий комплекс взаимосвязанных управ­ ленческих функций Эта концепция явилась крупным достижением управлен­ ческой мысли и имеет широкое применение и в настоящее время

Достижения теории систем, разработанной в точных науках и технике, и ус­ пехи применения исследования операций в управлении открыли новую страницу в подходах к пониманию процесса управления - это системный подход. Изна­ чальный недостаток подходов различных школ к управлению заключается в том, что они сосредотачивают внимание только на каком-то одном важном элементе, а не рассматривают эффективность управления как результирующую, завися­ щую от многих различных факторов. В противовес этому системный подход рас­ сматривает любой объект управления как систему, то есть некоторую целост­ ность, состоящую из взаимосвязанных компонентов, изменение в одной части которой неизбежно влечет за собой изменение в другой ее части.

Применение теории систем к управлению дает возможность руководителю увидеть организацию в единстве составляющих ее частей, которые неразрывно переплетаются с окружающей средой. Именно системный подход в наибольшей степени определил интеграцию вкладов всех школ, которые, как отмечалось выше, доминировали в разное время в теории и практике управления.

Важно отметить, что-системный подход-это не набор каких-то руководств или инструкций для менеджеров - это способ мышления по отношению к ор­

ганизации и управлению.

Дальнейшим вкладом исследования операций в управление является ис­ пользование в менеджменте, начиная с 60-х годов, так называемого ситуаци­ онного подхода (contingency approach - вероятностный, зависящий от слу­ чайностей, от ситуации). Центральным моментом ситуационного подхода явля­ ется ситуация, то есть конкретный набор обстоятельств, которые существенно влияют на организацию в данное конкретное время и которые могут возникать с той или иной вероятностью. Такой подход подчеркивает значимость "ситуа­ ционного мышления". Можно сказать, что ситуационный подход является при­ ложением особенностей системного подхода к конкретной ситуации. Он увязы-

вает конкретные методы, модели и концепции с определенными конкретными ситуациями и позволяет определить, какие приемы будут в большей степени способствовать достижению целей организации в тех или иных конкретных об­ стоятельствах. Такой подход особенно актуален в современном динамичном мире, развивающемся по пути создания сложных, естественно изменяющихся и непрерывно трансформируемых систем и системокомплексов.

1.2. ФУНКЦИИ УПРАВЛЕНИЯ

Всякий процесс управления, будучи целенаправленным действием, содер­ жит две основополагающие, неразрывно связанные части: первая - субъект управления, т.е. та часть, которая собственно производит указанные целена­ правленные действия, и вторая часть — объект управления (ОУ), - которая является предметом приложения этих действий. Субъектом управления может быть как некое техническое устройство (в технических системах), так и отдель­ ный руководитель (менеджер) или коллегиальный орган управления (система управления). По отношению к управленческим действиям, направленным на объект управления, представляющий собой техническую систему, обычно упот­ ребляют термин "управление". Если же объект управления представляет со­ бой не техническую систему, а организационную структуру (организацию), имеющую в качестве компонентов и людские ресурсы, то применительно к тако­ му виду управления чаще употребляется термин "менеджмент".

В процессном подходе, как уже отмечалось, процесс управления представ­ лен как выполнение совокупности взаимосвязанных действий -управленческих функций. Различные авторы, исследующие эту проблему, приводят различные перечни основополагающих функций, среди которых упоминают следующие: планирование, организация, распорядительство (или командование), мотивация, руководство, координация, контроль, коммуникация, исследование, оценка, при­

принято считаются применимыми ко всем организациям.

Это четыре первичных функции управления: планирование, организация, мотивация и контроль, связанные в единый процесс управления - воздейст­ вия на объект управления (рис. 1.1).

Руководство (лидерство) рассматривается как самостоятельная деятель­ ность, которая предполагает возможность влияния на отдельных работников и группы работников таким образом, чтобы они работали в направлении достиже­ ния целей организации.

Планирование

Функция планирования предполагает принятие решения о том, какими должны быть цели организации, и что должны делать члены организации для достиже­ ния этих целей. В общих чертах функция планирования должна отвечать на следующие основные вопросы:

•Где находится организация в настоящее время? Руководство должно оценивать сильные и слабые стороны организации в части финансов, маркетинга, производства, научных исследований, трудо­ вых ресурсов.

•Куда должна двигаться организация? Оценивая возможности ор­ ганизации и таящиеся в окружающей ее среде опасности, такие как конкуренция, законы, политические и экономические факторы, техно­ логия, снабжение, клиенты, социальные и культурные аспекты, руко­ водство должно определить, какими должны быть цели организации и оценить, что может помешать их осуществлению.

•Каким образом организация будет добиваться целей? Руково­ дство должно решить как в общих чертах, так и конкретно, что долж­ ны делать члены организации, чтобы достичь выполнения намечен­ ных целей.

Именно посредством планирования, выбирая те или иные целевые установ­ ки и пути достижения поставленных целей, руководство стремится определить основные направления усилий и конкретные шаги, которые обеспечат единство целей для всех членов организации.

Следует особо подчеркнуть, что планирование в организации не является одноразовым завершенным актом. Это определяется двумя существенными об­ стоятельствами. Во-первых, достигнув поставленной цели, организация, как правило, использует полученные результаты как средство достижения но­ вых целей, превращая тем самым планирование в непрерывный процесс, раз­ двигающий горизонты развития организации. Нередко бывает, что в таком про­ цессе движения организация коренным образом меняет область своей деятель­ ности. Так, например, фирма, начавшая свою деятельность с выпуска реклам­ ных плакатов, достигнув определенного уровня доходов, учреждает собствен­ ную газету, а в дальнейшем, завоевав устойчивую позицию на рынке средств массовой информации, использует сформированный капитал и имеющуюся сеть коммуникаций для организации скоростной доставки почты.

Вторая причина необходимости непрерывного планирования заключается в закономерной изменчивости окружающей среды и внутреннего состояния орга­ низации, что влечет за собой устойчивую неопределенность будущего. В

связи с этим действительные события могут развиваться не так, как это виде­ лось при разработке планов, что вызывает необходимость пересмотра намечен­ ных ранее планов с целью их согласования с реальностью. Например, руково­ дство организации планировало через три года выкупить в собственность арен­ дуемое помещение и произвести в нем капитальный ремонт, используя для это­ го часть планируемой прибыли. Однако изменившаяся налоговая политика пра­ вительства, увеличивающиеся темпы роста инфляции привели к тому, что уро­ вень ожидаемой прибыли не был достигнут. Это привело руководство к необхо­ димости пересмотреть планы и отодвинуть задуманную реконструкцию здания на более поздние сроки.

Организация

Организовать - значит создать некую структуру и определить роли и задачи каждого из элементов этой структуры. Даже само название организацией

объединения людей с определенной целью отражает эту важную функцию. Чтобы организация могла выполнять свои планы и тем самым достигать по­ ставленных целей, необходимо структурировать множество элементов деятель­ ности, представляющих конкретные задания организации. Совершенно очевид­ но, что эффективная организация работы позволяет группе работников добиться гораздо большего, чем если бы эта организация была не слишком удачной или, хуже того - дело было бы пущено на самотек. Именно с осознания этого обстоя­ тельства, по сути, началась промышленная революция.

Поскольку работа в организации выполняется людьми, то организационная структура призвана определить, кто именно должен выполнять каждое конкрет­ ное задание из большого числа имеющихся в рамках организации задач, в том числе и работу по собственно управлению. Руководитель подбирает людей для конкретной работы, делегируя отдельным людям задания и полномочия или права использовать ресурсы организации. Эти субъекты делегирования прини­ мают на себя ответственность за успешное выполнение своих обязанностей, тем самым они признают право руководителя давать им задания и соглашаются считать себя подчиненными по отношению к руководителю. Концепция внесения такого системного начала расширяется до создания структуры организации в целом.

Мотивация

Руководителю всегда необходимо помнить, что и прекрасно составленные пла­ ны, и продуманная до мелочей организация работы, могут не привести к желае­ мым результатам, если кто-то на определенном участке не выполнил поручен­ ную ему фактическую работу организации. И задача функции мотивации за­ ключается именно в осуществлении действий, обеспечивающих выполнение ра­ боты всеми членами организации в соответствии с делегированными им слу­ жебными обязанностями и сообразуясь с планом. Конечной целью функции мо-

тивации является создание внутреннего побуждения к необходимым дей­

ствиям.

Зачастую многие руководители на интуитивном уровне осуществляют эту функцию, сами не подозревая об этом. При этом более или менее спонтанно формируется определенный стиль руководства. Это или "грозный начальник", добивающийся результатов с помощью жесткой системы наказаний за невыпол­ нение работы, либо "человечный" руководитель, как правило, не упускающий случая положительно отметить достижения работника, либо "реалист", осущест­ вляющий мотивацию путем внедрения политики "кнута и пряника": наказание - за нарушение, поощрение - за успех.

С конца XVII 1-го и по ХХ-й век была распространена концепция, утверждаю­ щая, что люди всегда будут работать больше и лучше, если у них имеется воз­ можность больше заработать. Такой подход определял задачу мотивации ра­ ботника, как простой вопрос, который сводится к предложению соответствующих материальных благ за прилагаемые усилия в работе.

Исследования в области поведенческих наук в полной мере показали несо­ стоятельность такого чисто экономического подхода к людским ресурсам. Стало ясно, что мотивация является результатом сложной совокупности потребностей, которые постоянно меняются, и поэтому для того, чтобы мотивировать работни­ ков, руководителю следует определить, каковы же на самом деле эти потребно­ сти, и обеспечить способ для работников удовлетворять эти потребности при качественном выполнении работы.

Контроль

Непредвиденные обстоятельства могут заставить организацию отклониться от основного курса, намеченного руководством первоначально в планах, обращен­ ных в будущее. В планах, где намечается достичь цели в определенное время, зафиксированное в виде точной даты или месяца, или года, или более отдален­ ного отрезка времени. За период от начала планирования до намеченной даты осуществления планов обстоятельства могут существенно измениться, в том числе и в неблагоприятную сторону. Например, могут быть приняты законы, за­ прещающие действия, которые намечены руководством, на рынке может поя­ виться сильный конкурент, наконец, просто работники могут совершить ошибку или не вполне добросовестно выполнить порученную им работу.

И если руководство окажется неспособным своевременно обнаружить и ис­ править эти отклонения, то достижение целей, а возможно, и само существова­ ние организации будет поставлено под угрозу. Таким образом, для предотвра­ щения подобных ситуаций необходима функция контроля - то есть процесс

обеспечения того, что организация действительно достигает своих целей.

Именно поэтому на рис. 1.1. стрелка от контроля направлена к планированию, что приводит к непрерывной взаимосвязи всех функций управления.

Существует три аспекта управленческого контроля. Первый аспект - уста­ новление стандартов - это точное определение целей, которые должны быть достигнуты в обозначенный отрезок времени. Этот аспект основывается на пла­ нах, разработанных в процессе планирования. Второй аспект - это измерение

того, что было действительно достигнуто за определенный отрезок времени, и сравнение достигнутого с ожидаемыми результатами. Если обе эти фазы вы­ полнены правильно, то руководство организации не только знает, что в органи­ зации существует проблема, но также знает источник этой проблемы. Это необ­ ходимо для реализации третьего аспекта - осуществления необходимых действий для коррекции серьезных отклонений от первоначального плана. Одно из возможных действий - пересмотр целей с позиций придания им боль­ шей реалистичности и соответствия конкретной ситуации.

1.3. АЛГОРИТМЫ УПРАВЛЕНИЯ

Термин "алгоритм управления" применяется здесь в значении опреде­ ленной последовательности действий, выбираемой руководителем или группой управления с целью преобразования исходной ситуации в желаемый, соответ­ ствующий поставленной цели результат. "Алгоритмизация" деятельности при­ менима к любой из рассмотренных функций управления и призвана ответить на вопрос, какие именно действия должны быть включены в стратегию управления при осуществлении той или иной функции. Решение о целесообразном алгорит­ ме может быть принято с самого начала, либо же можно менять направлен­ ность действий в зависимости от результатов, полученных после выполнения предыдущих шагов управления. Не следует под алгоритмом понимать исполь­ зование конкретного метода или функции управления, хотя в конкретной задаче и может сложиться ситуация, когда может быть использован конкретный метод. Лучше всего понимать алгоритм управления как намеченную последователь­ ность методов при решении той или иной управленческой проблемы.

Выбор того или иного алгоритма определяется степенью заданное™ про­ ектной ситуации. Бывают ситуации, в которых процесс управления происходит в знакомых ситуациях, когда эта заданность практически исключает необходи­ мость новаторской дея­ тельности. В таких си­ туациях эффективным может быть алгоритм управления, называе­ мый линейным. Этот алгоритм отражает управление, состоящее из цепочки последова­ тельных действий, в ко­

торой каждое действие зависит от исхода предыдущего, но не зависит от ре­ зультатов последующих действий (рис. 1.2).

Если после получения результатов на одной из стадий приходится возвра­ щаться к одному из предыдущих этапов, то такой алгоритм становится цикли­ ческим. Встречаются случаи, когда две или несколько петель обратной связи охватывают друг друга (рис. 1.3). Наибольшая опасность в таких управленческих