2.3. Бухгалтерские документы и формы бухгалтерского учета. Порядок исправления ошибочных записей в регистрах бухгалтерского учета

Юридическая полноценность и доказательная достоверность информации, получаемой в бухгалтерском учете, основана на документальном (имеются в виду бухгалтерские документы) подтверждении каждой хозяйственной операции, отражаемой в счетах.

Бухгалтерские документы подразделяются: по назначению, месту возникновения, объему содержания, способу использования и по качественным признакам.

По назначению документы делятся на распорядительные (платежное поручение), исполнительные (документы, в которых отражены законченные хозяйственные операции) и документы учетного оформления (проводки, накопительные ведомости и т. д.).

По месту возникновения документы подразделяются на внутренние (создаются внутри учреждения) и внешние (поступают из других организаций и учреждений).

По объему содержания документы делятся на простые (кассовый ордер, простое платежное поручение и т. д.) и сводные.

По способу использования документы делятся на разовые (накладная, выписка банка и др.) и накопительные (лимитная карта на выдачу материалов со склада и др.).

По качественным признакам все документы подразделяются на полноценные (в которых содержатся все необходимые реквизиты) и неправильно оформленные (документы, в которых отсутствуют необходимые реквизиты), которые не должны принимать к исполнению.

Чтобы бухгалтерские документы выполняли свои информационные функции, необходимо обеспечить надлежащий порядок их оформления, контроля, обработки и хранения, что достигается соблюдением документооборота. Под документооборотом понимают последовательность технических операций по составлению, утверждению, исполнению и бухгалтерской обработке документов - весь путь, который проходят документы от их составления до поступления в архив для хранения.

С целью установления реальных данных бухгалтерского учета о наличии всех видов средств учреждения проводится инвентаризация.

Инвентаризацией называется проверка наличия имущества и финансового состояния учреждения на определенный момент путем пересчета, обмера, сверки расчетов и последующего сопоставления наличия средств и их источников с учетными данными.

Количество инвентаризаций в отчетном году и даты их проведения устанавливаются учреждением, кроме случаев, когда проведение инвентаризаций обязательно.

Проведение инвентаризаций обязательно:

• при передаче имущества учреждения в аренду, выкупе или продаже;

• перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, кроме имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 1 октября отчетного года (инвентаризация зданий, сооружений и других неподвижных объектов основных средств может проводиться один раз в три года, а библиотечных фондов - один раз в пять лет);

• при смене материально ответственных лиц (на день приемки-передачи дел);

• при установлении фактов хищений, злоупотреблений, а также порчи ценностей;

• в случае пожара или стихийных бедствий.

На основе переписи материальных ценностей или денежных средств составляют сличительные ведомости, в которых определяют расхождения фактического наличия с учетными данными, выявляют причину этих расхождений и порядок их регулирования.

Выявленные расхождения фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учета регулируются в следующем порядке:

• основные средства, материальные ценности, денежные средства и другое имущество, оказавшееся в излишке, подлежит оприходованию и зачислению на увеличение финансирования с последующим установлением причин излишка и виновных лиц;

• недостачи материальных ценностей, денежных средств и другого имущества, а также порча сверх норм естественной убыли - относятся на виновных лиц. В тех случаях, когда виновники не установлены или во взыскании с виновных лиц отказано судом, убытки от недостач и порчи списываются на уменьшение финансирования.

При изучении данной темы необходимо знать по какой форме осуществляется ведение бухгалтерского учета в органах управления и подразделениях ГПС.

Под формами бухгалтерского учета понимается процесс обработки учетной информации при различном сочетании регистров аналитического и синтетического учета, их взаимосвязь и последовательность записи в них.

В подразделениях ГПС бухгалтерский учет осуществляется по журнально-ордерной форме.

Журнально-ордерная форма основана на использовании шахматного принципа регистрации операций и их накапливании за каждый отчетный месяц. Шахматная форма записи означает, что за один рабочий прием сумма хозяйственных операций фиксируется по дебету и кредиту корреспондирующих счетов, т.е. реализуется способ двойной записи. Это возможно потому, что все журналы-ордера построены по кредитовому признаку, в корреспонденции - по заранее установленным (типовым) дебетуемым счетам.

Данные проверенных и принятых к учету первичных учетных документов систематизируются по датам совершения операций (в хронологическом порядке) и отражаются накопительным способом в следующих регистрах бюджетного учета:

• Журнал операций по счету «Касса»;

• Журнал операций по банковскому счету;

• Журнал операций расчетов с подотчетными лицами;

• Журнал операций расчетов с поставщиками и подрядчиками;

• Журнал операций расчетов с дебиторами по доходам;

• Журнал операций по заработной плате, денежному довольствию и стипендиям;

• Журнал операций по выбытию и перемещению нефинансовых активов;

• Журнал по прочим операциям;

• Главная книга.

Записи в журналы операций осуществляются по мере совершения операций, но не позднее следующего дня после получения первичного учетного документа, как на основании отдельных документов, так и на основании группы однородных документов. Корреспонденция счетов в журнале операций записывается в зависимости от характера операций по дебету одного счета и кредиту другого счета.

Журналы операций подписываются главным бухгалтером и бухгалтером, составившим журнал операций. По истечении месяца данные оборотов по счетам из журналов операций записываются в Главную книгу.

В процессе изучения этой темы слушатели должны обратить внимание на способы исправления ошибочных записей в учетных регистрах.

Для исправления ошибок в бухгалтерском учете применяются два способа - корректурный и красное сторно.

Ошибка за отчетный период, обнаруженная до момента представления бухгалтерского баланса и не требующая изменения данных в журналах операций, исправляется путем зачеркивания тонкой чертой неправильных сумм и текста так, чтобы можно было прочитать зачеркнутое, и написания над зачеркнутым исправленного текста и суммы. Одновременно в регистре бюджетного учета, в котором производится исправление ошибки, на полях против соответствующей строки за подписью главного бухгалтера делается надпись «Исправлено».

Ошибочная запись, обнаруженная до момента представления бухгалтерского баланса и требующая изменений в журнале операций, в зависимости от ее характера, оформляется по способу «Красное сторно» и дополнительной бухгалтерской записью последним днем отчетного периода.

Ошибка, обнаруженная в регистрах бюджетного учета за отчетный период, за который бухгалтерская отчетность в установленном порядке уже представлена, оформляется по способу «Красное сторно» и дополнительной бухгалтерской записью датой обнаружения ошибки.

Дополнительные бухгалтерские записи по исправлению ошибок, а также исправления способом «Красное сторно» оформляются Справкой (ф.0504833), в которой делается ссылка на номер и дату исправляемого журнала операций, документа, обоснование внесения исправления.

При способе «красного сторно» неправильная запись повторяется красными чернилами (красной пастой) во всех учетных регистрах на основе специальной исправительной проводки. Суммы, занесенные в регистры красными чернилами, при подсчете не суммируются, а вычитаются, в связи с чем неправильная запись погашается исправительной.