2. Документальное оформление приемки товаров со станции железной дороги

Основным документом, сопровождающим груз по железной дороге, является железнодорожная накладная в комплекте с дорожной ведомостью. При сдаче товаров к перевозке на станции отправления грузоотправителю передается грузовая квитанция, а станции отправления  корешок дорожной ведомости.

Товары от органов железной дороги и водного транспорта должен получать специально подготовленный работник-агент или экспедитор.

После уплаты причитающихся с него по окончательному расчету платежей и расписки в дорожной ведомости, предъявив доверенность и паспорт, экспедитор получает от станции назначения железнодорожную накладную. Затем он должен проверить исправность вагона или контейнера, целостность пломб, ясность оттисков на них, а затем в присутствии представителей железной дороги принимает товары по количеству товарных единиц, а в нужных случаях  по массе. Незатаренные грузы при приемке перевешивают, при этом выписывается специальный документ – приходный грузовой отвес (ф. № ТОРГ-17), в котором указывается состояние груза, его количество, согласно транспортным документам и по факту).

Об исправности вагона или контейнера представителем станции назначения делаются отметки в железнодорожной накладной. Если в ходе осуществления такого контроля никаких повреждений не обнаружено, то об этом также отмечается в железнодорожной накладной. В этом документе фиксируется факт выдачи груза без проверки массы. При обнаружении недостачи в пределах норм естественной убыли при перевозках станция назначения делает соответствующую запись на обороте накладной. Такая недостача возмещается, как правило, за счет покупателя и включается в состав расходов на продажу.

При неисправности вагона или контейнера, отсутствии или повреждении пломбы, неясности оттиска на ней, при повреждении, недостаче груза по количеству или массе экспедитор должен потребовать от станции назначения составления Коммерческого акта (ф. № ГУ-23) и получить его копию. Коммерческий акт  документ, являющийся юридическим основанием для предъявления претензий транспортной организации.

При отказе станции назначения составить коммерческий акт экспедитор (агент) должен принять груз с участием представителя отдела торговли органа местной исполнительной власти или железнодорожной милиции и составить Акт о результатах приемки (ф. № ТОРГ-2, ТОРГ-3). Отказ станции назначения составить коммерческий акт необходимо обжаловать в установленном порядке. В тех случаях, когда выявленные недостачи не превышают установленных норм естественной убыли при перевозках, коммерческий акт не составляется, а о недостаче делают отметку в железнодорожной накладной. Такая недостача возмещается, как правило, за счет организации-покупателя и относится к расходам на продажу.

Для доставки товара на склад покупателя экспедитор выписывает товарную накладную.

3. Документальное оформление приемки товаров на складе поставщика

Для получения товаров на складе поставщика выписывается доверенность.

Согласно п.1 ст.185 ГК РФ доверенностью признается письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому лицу для представления перед третьим лицом.

Порядок оформления доверенностей и получения по ним товаров установлен Инструкцией о порядке выдачи доверенностей на получение товарно-материальных ценностей, утвержденной Минфином СССР от 14.01.67 № 17. Доверенности выдаются лицам, с которыми заключен договор о материальной ответственности. При выдаче доверенности не материально ответственному лицу необходимо взять подписку о том, что полученные им ценности будут доставлены. Выдача доверенностей лицам, не работающим на предприятии, не допускается.

Доверенность является бланком строгой отчетности и выписывается в одном экземпляре под расписку получателя на срок не более 15 дней. Подписывают доверенность руководитель предприятия и главный бухгалтер. Подписи скрепляются печатью предприятия. Регистрацию выдачи и отметку об использовании доверенности делают на ее корешке или регистрируют в специальном журнале.

При выписке доверенностей следует иметь в виду, что перечень подлежащих получению товарно-материальных ценностей, предусмотренных на оборотной стороне доверенности, заполняется в случаях, когда в документе на отпуск, указанном на лицевой стороне, не приведены наименования и количество ценностей, подлежащих получению. Если в указанных документах приводятся наименования и количества ценностей, подлежащих получению, перечень ценностей на оборотной стороне доверенности прочеркивается.

Бухгалтер осуществляет контроль за использованием доверенностей на основании товарных документов, подтверждающих получение товара, в которых поставщик указывает номер доверенности. Материально- ответственное лицо, получившее товар, обязано не позднее следующего дня сдать в бухгалтерию документы, на основании которых бухгалтер делает отметку о получении товара. Неиспользованные доверенности возвращаются в бухгалтерию, о чем также делается отметка.

На складе поставщика товар получают, как правило, в тех случаях, когда поставщик местный. Если поставщик иногородний, то товар, как правило, принимают в тех случаях, когда необходимо проверить его качество.

Товары на складе поставщика получают по доверенности и по предъявлению паспорта. Затем товар принимается на соответствии данных сопроводительных документов, и материально ответственное лицо расписывается в получении товара. При приемке товара в закрытой таре на сопроводительных документах необходимо сделать надпись: «Товар принят по массе брутто (количеству мест) без фактической проверки» и «Товар принят по качеству согласно документам поставщика без фактической проверки» за подписями лиц, сдавших и принявших ценности. Эти отметки лишают поставщика возможности отрицать факт недостачи, несоответствия качества, комплектности ценностей, которые могут быть установлены покупателем после вскрытия тары.

Если при приемке установлена неисправность тары и маркировки, получатель должен потребовать вскрытия тары и проверки содержимого по количеству товарных единиц, массе нетто и качеству (по товарам, где такая проверка представляется возможной).

Если водитель автотранспортного предприятия перевозит товары без сопровождения его экспедитором грузоотправителя (грузополучателя), то при приеме товаров к перевозке шофер-экспедитор автотранспортного предприятия предъявляет грузоотправителю служебное удостоверение и путевой лист, заверенный печатью автотранспортного предприятия.

Прием грузов к перевозке оформляется подписью шофера-экспеди­тора на всех экземплярах товарно-транспортной накладной, один из которых остается грузоотправителю.

Шофер-экспедитор выдает товары в пункте назначения грузополучателю. Получение товаров оформляется подписью и штампом грузополучателя на трех экземплярах товарно-транспортной накладной, два из которых остаются у шофера-экспедитора.