Вариант № 26

Открытие документа

В окне диалога Open (Открытие документа) нажмите New Search (Восстановить) для удаления всех критериев поиска, кроме расположения и типа файла. Попробуйте определить разные критерии перед нажатием кнопки Find Now (Найти).

Из списка File types (Типы файлов) выберите значение All files (Все файлы).

Для поиска во вложенных папках нажмите кнопку Commands and Settings (Команды и режимы) в окне диалога Open (Открытие документа) и установите флажок Search Subfolders (Просматривать подкаталоги).

При появлении на экране сообщения "Find files that match these criteria (plus criteria in the Advanced Find)" в окне диалога Open (Открытие документа) нажмите кнопку Advanced (Отбор) и в окне диалога Advanced Find (Отбор файлов, удовлетворяющих условиям) проверьте критерии.

Файл может быть скрыт. Для отображения файлов всех типов, включая файлы типа *.dll и *.sys, нажмите кнопку Windows'95 Start (Пуск), выберите команду Programs (Программы), а затем — Windows Explorer (Проводник). В меню View (Вид) выберите команду Options (Параметры), а затем установите флажок Show all files (Отображать все файлы). Поиск документов, созданных в других приложениях, занимает много времени.

Убедитесь, что в системе установлен конвертер файлов, необходимый для преобразования файлов, для которых следует создать индекс Find Fast.

Создайте индексы Find Fast для всех типов файлов вместо индексов только для документов MS Office.

Просмотр документов и их свойств

После добавления к файлу сведений о его свойствах становится легче найти сам файл или сведения о нем. Свойства файла включают в себя заголовок, имя автора, тему и ключевые слова, по которым можно определить содержание или другие важные сведения. Можно также создать специальные свойства и связать их с частью содержимого файла. Статистические сведения, такие как размер файла, даты его создания и последнего изменения, создаются автоматически.

Для предварительного просмотра содержимого и свойств файла выберите в меню File (Файл) команду Open (Открыть). Из списка Look in (Папка) выберите диск и папку, содержащие файл, который следует просмотреть. Выберите нужный файл. Если файл отсутствует его можно найти с помощью поиска. Для просмотра содержимого файла перед его открытием необходимо нажать кнопку Preview (Вывод содержимого). Для просмотра таких параметров файла, как размер и дата внесения последних изменений, нажмите кнопку Details (Таблица).

Вариант № 27

Свойства документа

Для создания специальных свойств с меню File (Файл) выполните команду Properties (Свойства), а затем выберите вкладку Custom (Настройка). В поле Name (Имя) введите название специального свойства. Для присвоения имени, которое не будет отображаться в других приложениях, начните его с символа подчеркивания (_). Из списка Туре (Тип) выберите нужный тип свойства. В поле Value (Значение) введите значение для свойства и нажмите кнопку Add (Добавить). Введение значение должно соответствовать выбору из списка Туре (Тип). Например, если из списка Туре (Тип) выбран тип Number (Число), в поле Value (Значение) должно быть введено число. Значения, не соответствующие типу, сохраняются в виде текста.

Для поиска файла и просмотра сведений о нем можно использовать такие свойства файла, как заголовок, имя автора или ключевые слова. Можно также создавать специальные свойства. Специальные свойства можно связать с частью содержимого файла, например с закладками в MS Word 7.0, а затем использовать эти свойства для поиска содержимого.

Для просмотра специальных свойств и сортировки или классификации файлов по их свойствам можно использовать Microsoft Exchange. Например, можно создать список всех файлов бухгалтерского учета, в которых итог превышает 5000000 рублей, или список таких файлов, отсортированных по возрастанию итогов.

Для просмотра файлов по их свойствам можно использовать Microsoft Exchange, для этого переместите или скопируйте файлы в папку Microsoft Exchange. Перейдите в программу Microsoft Exchange. В меню View (Вид) выберите команду Column (Столбцы). В поле Change Column (Имеющиеся столбцы) введите нужное свойство для файла, который следует просмотреть. Если это свойство является специальным, выберите тип данных и нажмите кнопку Ок. Нажмите кнопку Add (Добавить).

Если вам необходимо получить справку по конкретной пиктограмме, нажмите кнопку Help (Справка) в стандартной панели инструментов, курсор примет вид стрелки со знаком вопроса и указав стрелкой на объект, вы получите необходимую информацию об этом объекте. Если курсор со знаком вопроса зафиксировать на тексте, то появится подсказка, содержащая информацию о стилях оформления абзаца и шрифта.

Быстрая помощь в MS Word 7.0

При форматировании документа, пользователь может столкнуться с неизвестной ему командой или опцией. Для быстрого получение информации о команде, опции или пиктограмме следует нажать на клавишу помощи F1 или в меню Help (Справка) запустить команду Microsoft Word Help Topics (Вызов справки).