4.4 Базы данных

Базы данных, как правило, имеют прежде всего справочную ценность. Они предназначены для поиска информации по нескольким параметрам (ключам) и вывода ее в форме итоговых отчетов. Поэтому данные хранятся в специфичных форматах, сочетающих символьные и двоичные коды, и тесно увязаны с программным обеспечением (СУБД). Отчеты, как правило, представляют собой обычные тексты или таблицы в символьном формате. Информация, содержащаяся в базах данных, может представлять историческую ценность, что требует их архивного хранения. При этом возможны три варианта:

• хранение базы данных вместе с исходным программным обеспечением;

• хранение содержания базы в фиксированном текстовом формате;

• периодическая конвертация базы для новых поколений СУБД с воссозданием поисковых средств на базе исходного алгоритма.

Первый из этих вариантов является полностью программно-зависимым. Информация базы данных будет оставаться доступной лишь до тех пор, пока удастся поддерживать эмуляцию СУБД и созданных с ее помощью поисковых программ в новой информационной среде. Поэтому данный вариант может применяться только как временная мера при непродолжительном (порядка нескольких лет) ведомственном хранении. Даже в этом случае рекомендуется одновременно хранить содержимое базы в фиксированном текстовом формате.

Второй вариант является менее програмно-зависимым. Например, файлы DBF-формата, создаваемые с помощью СУБД класса dBASE, могут быть преобразованы в текстовые файлы с помощью параметра SDF (System Data Format) команд СУБД, изначально предназначенного для организации обмена данными с другими СУБД, программами LOTUS 1-2-3, Word и т.д.. В результате создается файл в фиксированном формате, который является разновидностью формата ASCII и содержит логические записи фиксированной длины, состоящие из полей фиксированной длины.

В случае сложной многофайловой структуры базы необходимо осуществить предварительное формирование отчета, содержащего в одной или нескольких таблицах полную информацию из всех полей и записей базы данных, имеющих историческую ценность. Затем сводные таблицы преобразуются в фиксированный формат. ИПХ при этом должна содержать полное описание структуры с указанием названия каждого поля и его длины в байтах, чтобы иметь возможность найти любую ячейку, отсчитав нужное число байтов от начала файла. В последующем можно восстановить всю таблицу и при желании отформатировать ее. Данный вариант аналогичен вышеизложенному способу хранения простых текстов и близок к идеалу программно-независимого хранения данных. Его единственным недостатком является то, что утрачиваются богатые возможности поиска информации по нескольким ключам одновременно, которыми обладала исходная база данных. Тем не менее сохраняется возможность доступа к данным посредством программ обработки текстов, включая их поисковые средства.

Третий вариант требует конвертации файлов данных в форматы новых версий наиболее перспективных СУБД и одновременной перенастройки, а иногда и полной переделки поисковых программ. Технически эта задача вполне разрешима (при наличии четкого описания алгоритмов поиска и структуры базы), но требует больших трудозатрат и наличия квалифицированных кадров. Поэтому к данному варианту стоит прибегать только в случае особо ценной информации, пользующейся высоким спросом в течение долгого времени.