3.2 Планирование жизненного цикла эд

Планирование жизненного цикла ЭД предусматривает определение требований к ЭД таким образом, чтобы они были доступными и воспроизводимыми на всех стадиях жизненного цикла.

В процессе планирования должны принимать участие:

• специалисты по проектированию или внедрению информационных систем, в среде которых происходит создание и/или обращение ЭД;

• специалисты службы нормоконтроля и специалисты, ответственные за хранение ЭД в организации;

• специалисты государственного органа по архивам и делопроизводству или уполномоченной им организации.

Планирование жизненного цикла ЭД осуществляется на основании перечня типовых ЭД, образующихся в процессе деятельности организации. Перечень, согласованный с государственным органом по архивам и делопроизводству Республики Беларусь, должен быть утвержден ее вышестоящим органом государственного управления.

Процесс планирования включает:

• установление порядка согласования, утверждения и регистрации ЭД;

• классификацию ЭД в соответствии с перечнем типовых ЭД;

• предварительную экспертизу ценности ЭД по видам документов в соответствии с классификацией ЭД и определение сроков их хранения;

• выработку требований по защите ЭД и определение порядка доступа к ним;

• определение порядка резервного копирования и хранения резервных копий ЭД;

• установление порядка хранения, внесения изменений и тиражирования ЭД, а также уничтожения ЭД, не подлежащих постоянному хранению;

• определение процедур передачи ЭД на ведомственное хранение и создания сопроводительных документов, согласование форматов ЭД и дополнительных реквизитов ИПХ;

• определение порядка ведомственного хранения и передачи ЭД на государственное хранение.

Одной из задач, решаемых при планировании жизненного цикла ЭД, является выбор форматов файлов ЭД, которые обеспечивали бы не только потребности создателей и пользователей ЭД, но и учитывали бы требования государственного архива к форматам файлов ЭД, передаваемых в архив.

4 Выбор оптимальных форматов файлов электронных документов

4.1 Характеристика проблемы

Рынок программного обеспечения предполагает большое количество программ для обработки текстов, хранения информации в базах данных, проведения расчетов в электронных таблицах и обработки графических изображений. Однако часто данные, обрабатываемые каким–либо продуктом, хранятся в специфическом формате и поэтому недоступны для других программ. Иногда об этом просто не задумываются, хотя порой создатели и заказчики информационных систем умышленно проводят политику неразглашения сведений о внутренней организации данных. Достигаемый при этом выигрыш может быть полностью сведен на нет в случае устаревания информационной среды (так называемой «платформы», т.е. операционной системы в сочетании с определенными аппаратными средствами), в которой функционируют такие программы и системы. В итоге пользователь окажется привязан к программе, работающей, например, только на платформе MS DOS, лишая себя преимуществ более современной информационной среды Windows. Если же в будущем новые поколения операционных систем перестанут поддерживать эмуляцию DOS, данные вообще могут быть утрачены вместе с устаревшим оборудованием.

Поэтому одной из важнейших задач является выбор форматов файлов ЭД, которые обеспечивали бы не только текущие потребности создателей и пользователей ЭД, но и были бы пригодны для последующей конвертации и миграции данных в случае модернизации аппаратного или программного обеспечения. Как правило, для этого пригодны только широко распространенные и стабильные форматы, нередко являющиеся стандартами де-факто для определенных типов данных. При выборе формата следует учитывать, как долго предстоит хранить документ (т. е. относится он к документам временного или постоянного хранения), как часто он используется и с какими целями.

Сроки хранения ЭД предварительно определяются на основании Перечня типовых ЭД, образующихся в процессе деятельности организации путем проведения экспертизы ценности на стадии планирования его жизненного цикла. При отборе ЭД на архивное хранение проводится повторная экспертиза ценности, в ходе которой сроки хранения конкретных документов могут быть уточнены. От сроков хранения зависит степень программной и аппаратной независимости, которую должен обеспечивать формат файлов. Для хранения ЭД с постоянным сроком хранения должны использоваться форматы файлов, согласованные с государственным архивом, либо к моменту передачи в государственный архив ЭД должны быть преобразованы в установленные форматы.

Частота использования ЭД определяет требования к тому, насколько легко данные должны преобразовываться при воспроизведении, а также к возможностям поиска информации внутри документа. Очевидно, что часто используемые документы требуют мощных поисковых средств, которые, как правило, применимы только при хранении информации в определенных символьных или двоичных форматах.

Цели использования ЭД на стадии архивного хранения также влияют на выбор формата. Если использование документа ожидается исключительно с целью удостоверить факт какого-то действия или события (например, факт совершения платежа или зачисления сотрудника в штат организации), предпочтителен формат, обеспечивающий надежную защиту информации и ее отображение в форме, максимально близкой к первоначальной. Если же ЭД может использоваться в научных целях или при создании других документов, желательно иметь возможность редактировать данные или экспортировать их в программы работы с текстом, графикой и т. п.

В данном документе приводятся характеристики некоторых форматов, использование которых сегодня представляется наиболее перспективным, хотя и не избавленным от проблем.