50

ГОСУДАРСТВЕННЫЙ КОМИТЕТ ПО АРХИВАМ И ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ

РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ

УТВЕРЖДАЮ

Председатель Госкомархива

А.Н. Михальченко

24.12.1998

Архивное хранение электронных документов Методические рекомендации

Минск 1998

Содержание

Введение 4

5

1 Назначение и область применения 6

2 Особенности электронных документов 7

2.1. Воспроизведение электронных документов 8

8

2.2 Структура электронных документов 8

2.3. Критерии аутентичности электронных документов 9

2.4 Сохранение электронных документов во времени 11

3 Обеспечение сохранности и доступности электронных документов в организациях 13

3.1 Общие требования 13

3.2 Планирование жизненного цикла ЭД 14

4 Выбор оптимальных форматов файлов электронных документов 16

4.1 Характеристика проблемы 16

4.2 Текст 17

4.3 Электронные таблицы 23

4.4 Базы данных 23

4.5 Графика 25

4.6 Звук 29

4.7 Видео 30

4.8 Вопросы компрессии данных 31

5 Учет и хранение электронных документов в ведомственном архиве и передача в государственный архив 32

Приложение 35

Термины и определения 44

Перечень сокращений 48

Перечень литературы 49

Введение

В результате интенсивного применения информационных технологий во всех областях деятельности общества, на предприятиях, в ведомствах, учреждениях и организациях во все больших масштабах накапливаются массивы данных на машинных носителях - электронные документы, которые содержат научно-техническую, производственную и управленческую информацию.

Однако до сих пор не существует единого представления о том, что такое электронные документы. Иногда под ними понимают только электронные версии отчетов, писем, платежных поручений, квитанций и другие унифицированные формы текстовых документов, созданные с помощью текстовых процессоров или сканеров, а также полученные посредством электронной почты. Это понятие приемлемо для систем делопроизводства, но оно не включает такие продукты информационных технологий, как базы и банки данных, проектная, конструкторская документация, звуковые файлы, видеофильмы, Web-страницы Internet и другие.

Следует учитывать также, что не всякая совокупность машиночитаемых данных может считаться документом. Согласно словарю архивной терминологии, изданному Международным советом архивов в 1988 г., под документом понимается сочетание носителя и записанной на нем информации, имеющей доказательную или справочную ценность [1]. Согласно Закону Республики Беларусь «Об информатизации» документ (документированная информация) определяется как зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Именно наличие этих реквизитов превращает набор данных в документ, а их утрата превращает документ в случайный фрагмент информации, подлинность которой невозможно проверить.

Под электронным документом (ЭД) далее понимается идентифицированная информация, записанная на машинный носитель. В свою очередь под машинным носителем информации понимается материальный носитель, предназначенный для записи и воспроизведения информации средствами вычислительной техники, а также комплексируемых с ними устройств.

Одна из главных проблем, связанная с ЭД, заключается в создании официальных, подлинных, воспроизводимых электронных документов, пригодных для сохранения во времени.

Необходимость сохранения доступа к ЭД, обладающим долговременной ценностью, и их воспроизведения не только на стадии оперативного обращения, но и архивного хранения требуют согласованных действий организаций и архивов в этом направлении.

При создании и оперативном обращении ЭД разработчики часто не задумываются о структуре и форматах файлов данных ЭД, так как документы функционируют в рамках конкретных информационных систем. В случае выхода из оперативного обращения, ЭД уже через несколько лет могут стать либо полностью недоступными в рамках новых информационных технологий, либо доступ к ним окажется слишком дорогим. В качестве примера можно привести судьбу первого поколения ЭД, в свое время созданных и используемых с помощью ЭВМ класса БЭСМ и ЕС-ЭВМ. По мере выхода таких ЭВМ из эксплуатации оказались утраченными все данные, не переведенные сразу же в новые форматы и на носители последующих поколений.

Для документов, предназначенных для архивного хранения, первостепенное значение имеет возможность их воспроизведения, открытость форматов данных для преобразования в более современные форматы, а также наличие дополнительной информации: сведений о месте, времени и обстоятельствах их создания, описания структуры и форматов данных, способа визуализации и т. п. Эти метаданные должны храниться вместе с ЭД. В необходимых случаях должно сохраняться также уникальное программное обеспечение, необходимое для воспроизведения ЭД.