Термины и определения

Автоматизированная или автоматическая информационная система – совокупность информационных ресурсов, информационных технологий и комплекса программно-технических средств, осуществляющих процессы в человеко-машинном или автоматическом режиме.

Архив - организация или ее структурное подразделение, осуществляющие прием и хранение документов с целью использования ретроспективной документной информации (ГОСТ 16487).

Архивной фонд - учетная и классификационная единица Государственного архивного фонда, представляющая собой часть документального фонда, принятую на государственное хранение, либо сформированную в архиве обособленную совокупность документов, исторически и/или логически связанных между собой (ГОСТ 16487).

Аутентификация – определение подлинности документа. Подлинность документа означает, что документ в действительности был создан той организацией или лицом, которые значатся его авторами, и в него не были внесены несанкционированные изменения.

База данных - совокупность данных, организованных по определенным правилам, предусматривающим общие принципы описания, хранения и манипулирования данными, независящих от прикладных программ.

Система управления базами данных - комплекс программ и языковых средств, предназначенных для создания и использования баз данных.

Ведомственный архив – архив, находящийся в непосредственном подчинении соответствующей организации, не входящий в систему государственной архивной службы, либо являющийся структурным подразделением организации (ГОСТ 16487).

Ведомственное хранение электронных документов – хранение электронных документов какой либо организацией в течение установленных сроков.

Государственный архив – архив, непосредственно подчиненный какому-либо органу управления архивным делом (ГОСТ 16487).

Государственное хранение документов – постоянное хранение архивных документов, осуществляемое государственными архивами, а также некоторыми другими организациями, имеющими на это право (ГОСТ 16487).

Государственное хранение электронных документов – постоянное хранение электронных документов, осуществляемое государственными архивами, а также некоторыми другими организациями, имеющими на это право.

Документирование – создание документов (ГОСТ 16487).

Документ – материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве (ГОСТ 16487).

Жизненный цикл электронного документа - стадии создания, оперативного обращения и архивного хранения или утилизации электронного документа.

Защита информации – совокупность действий по обеспечению сохранности информационных ресурсов от внутренних и внешних угроз (СТБ 982).

Идентификация – определение объекта в ряду подобных с помощью уникальных имен и реквизитов.

Информационный процесс – совокупность процессов получения, накопления, обработки и передачи информации (СТБ 982).

Информационная технология; технология информационного процесса – совокупность методов, способов, приемов и средств, реализующих информационный процесс в соответствии с заданными требованиями (СТБ 982).

Информационно-поисковая характеристика – совокупность атрибутов, позволяющих идентифицировать, учитывать и обрабатывать электронный документ на стадии архивного хранения.

Информация – сведения о фактах, событиях, явлениях, процессах, понятия или команды. Информация воспринимается от окружающей среды, выдается в нее, преобразуется или сохраняется внутри некоторой системы и передается с помощью носителей какой-либо физической природы в виде графических, звуковых и световых сигналов, энергетических и нервных импульсов (СТБ 982).

Материальный носитель информации – материал с определенными физическими свойствами, который может быть использован для записи и хранения информации.

Машинный носитель информации – материальный носитель, предназначенный для записи и воспроизведения информации средствами вычислительной техники, а также комплексируемых с ними устройств.

Опись электронного документа – архивный справочник, представляющий собой систематизированный перечень заголовков электронных документов архивного фонда (далее по тексту опись).

Официальный документ – документ, созданный организацией или должностным лицом и оформленный в установленном порядке. Под должностным лицом понимается лицо, которое осуществляет функцию представителя власти или занимает должность, связанную выполнением организационно-распорядительных или административно-хозяйственных обязанностей (ГОСТ 16487).

Официальный электронный документ – электронный документ, отвечающий определению официального документа.

Программные средства (информационной технологии) – совокупность алгоритмов и программ, используемых при реализации информационного процесса с помощью вычислительной техники (СТБ 982).

Сменный машинный носитель – машинный носитель информации, который можно хранить отдельно от технических устройств чтения/записи информации, заменять на другой носитель того же типа, использовать в разных информационных системах.

Технические средства (информационной технологии) – совокупность механических, электрических, электронных и иных приспособлений, обеспечивающих реализацию информационного процесса (СТБ 982).

Файл – идентифицированный объект хранения информации на машинном носителе, поддерживаемый операционной системой, в среде которой осуществляется создание файла и/или обеспечивается доступ к нему.

Формат файла – способ организации элементов информации (битов, байтов) в файле.

Удостоверяющий лист – документ, предназначенный для подтверждения юридической силы одного или нескольких электронных документов.

Хранение информации – совокупность действий по поддержанию состояния информации и носителей, обеспечивающего доступность информации в течение заданного времени (СТБ 982).

Электронный документ – идентифицированная информация, записанная на машинном носителе и отвечающая определению документа.

Электронная цифровая подпись – закодированная особым способом информация, подтверждающая подлинность документа с помощью программно-технических средств, которые имеют сертификат соответствия или удостоверение о признании сертификата, выданного в национальной системе сертификации Республики Беларусь.

Экспертиза ценности электронных документов – определение ценности электронных документов в целях отбора их для хранения или установления сроков их хранения (далее по тексту экспертиза ценности).

Стандарты ISO – стандарты Международной организации по стандартизации (ISO), которые включают и стандарты по стандартизации архитектуры электронных документов и обменным форматам.