2.4 Сохранение электронных документов во времени

Традиционно, при сохранении документов главное внимание уделялось долговечности физического носителя, на котором записан документ. Архивы сохраняли содержание, структуру, контекст и аутентичность документов путем сохранения носителя, на котором документы записаны, в том порядке, в котором документы использовались и накапливались. В случае электронных документов, этот подход не решает задачу обеспечения доступа к ним через длительные интервалы времени.

Это связано с тем, что технологические средства, необходимые для воспроизведения документов, изменяются быстрее, чем разрушаются сами носители. С точки зрения обеспечения доступа к архивным электронным документам, одно из решений состоит в сохранении этих документов вместе с технологической средой. Однако для государственных архивов было бы очень дорого содержать все возможные конфигурации аппаратного и программного обеспечения. Такой подход может привести к нерациональному расходованию ресурсов, без гарантии того, что документы останутся доступными при необходимости в будущем.

Так же непрактично было бы осуществлять преобразование всего объема поступающих в государственный архив документов в один стандартный формат. Стандарты программного и аппаратного обеспечения содействуют повышению совместимости и длительной доступности, но сами стандарты изменяются с течением времени в ответ на коммерческие и промышленные потребности, поэтому они сами по себе не обеспечивают продолжительной доступности в периоды времени, требуемые для архивов. Такой подход не является наиболее эффективным по стоимости решением и может использоваться только в тех случаях, когда другие способы не дают результатов.

Поэтому одной из важнейших задач является выбор форматов файлов ЭД, которые бы отвечали не только текущим потребностям, но и были бы пригодны для последующей конвертации и миграции данных. Этим требованиям отвечают только широко распространенные и стабильные форматы.

3 Обеспечение сохранности и доступности электронных документов в организациях

3.1 Общие требования

Проблема обеспечения доступности ЭД, предназначенных для длительного хранения, должна решаться еще до их создания, иначе принятые меры могут не дать желаемого результата. Уже при проектировании или внедрении системы, предназначенной для создания и обращения ЭД в организации, необходимо осуществлять планирование жизненного цикла ЭД. Цель этого мероприятия – обеспечение создания официальных, подлинных, воспроизводимых и пригодных для хранения ЭД.

ЭД на протяжении всего жизненного цикла должны иметь реквизиты, позволяющие их идентифицировать.

Подлинность официальных ЭД должна быть удостоверена в установленном порядке.

ЭД должны быть защищены от хищения, утраты, искажения, подделки и несанкционированного доступа.

Все санкционированные изменения ЭД (исправления, дополнения и т. п.) подлежат учету и регистрации.

ЭД, вышедшие из оперативного обращения, должны храниться в ведомственном архиве или в подразделении, выполняющем функции ведомственного архива.

Для отбора ЭД на архивное хранение должна проводиться экспертиза ценности. Порядок проведения экспертизы ценности регламентируется нормативно-методическими документами государственного органа по архивам и делопроизводству Республики Беларусь.

По истечении срока хранения в ведомственном архиве ЭД с временным сроком хранения уничтожаются, ЭД с постоянным сроком хранения передаются на государственное хранение.