4.8 Вопросы компрессии данных

В компрессии (архивировании) данных различают два основных понятия: упаковка (обьединение нескольких файлов в один с возможностью обратного разбиения на составляющие части) и сжатие (уменьшение первоначального размера файла с помощью кодирования).

Обе указанные процедуры или, чаще, их сочетание широко используются на стадии оперативного обращения ЭД. Сжатие предназначено прежде всего для экономии места, занимаемого ЭД на машинном носителе. Упаковка в чистом виде не приводит к существенному сокращению места, но облегчает учет файлов и дает выигрыш времени на открытие и закрытие большого числа файлов. Существует множество программ, предназначенных для сжатия и упаковки данных, называемых архиваторами (ARC, ARJ, RAR, ZIP, ZOO и др.). Они используют сочетание различных алгоритмов компрессии данных, различающихся по быстродействию и компактности физической структуры файлов.

При архивном хранении ЭД факторы компактности и быстроты обращения с файлами являются вторичными по сравнению с фактором надежности. Следует учитывать, что любая процедура компрессии данных и обратной декомпрессии таит в себе потенциальную возможность сбоя и, следовательно, утраты части данных. К тому же это влечет за собой необходимость хранить программу-архиватор и поддерживать ее работоспособность в условиях постоянной эволюции операционных систем. В силу этих соображений использование дополнительных процедур (помимо сжатия, изначально заложенного в основу многих графических форматов) в процессе архивного хранения представляется нежелательным. Они могут применяться в процессе передачи ЭД на архивное хранение, но затем файлы с данными следует распаковать, проверить на целостность и хранить в одном из форматов, указанных выше в разделе 4.2.

5 Учет и хранение электронных документов в ведомственном архиве и передача в государственный архив

Порядок учета, хранения, уничтожения и утилизации ЭД в ведомственном архиве определяется организацией, осуществляющей ведомственное хранение ЭД, и согласовывается с государственным органом по архивам и делопроизводству Республики Беларусь.

Форматы хранения ЭД должны обеспечивать доступ к ЭД, их визуализацию, распространение и сохранение во времени. Для хранения ЭД с постоянным сроком хранения должны использоваться форматы файлов, согласованные с государственным архивом. В противном случае ЭД должны быть преобразованы в требуемый формат к моменту передачи в государственный архив.

На ЭД постоянного хранения в ведомственном архиве должны составляться описи и сопроводительные документы.

Ведомственный архив должен хранить ЭД в специализированном хранилище или в специально выделенных помещениях, предназначенных для длительного хранения информации, записанной на машинных носителях. Регламентом работ ведомственного архива должно предусматриваться создание резервных копий ЭД, которые должны храниться отдельно (территориально) от ЭД, с которых были сделаны копии.

В хранилище или специально выделенных помещениях должны соблюдаться требования пожарной безопасности, предусмотренные ГОСТ 12.1.004 "ССБТ. Пожарная безопасность. Общие требования" и типовыми правилами пожарной безопасности для промышленных предприятий.

Ответственным за обеспечение сохранности ЭД должно быть лицо, назначаемое руководством организации.

По истечении срока хранения в ведомственном архиве ЭД с временным сроком хранения уничтожаются, ЭД с постоянным сроком хранения передаются на государственное хранение. Срок хранения ЭД в ведомственном архиве определяется законодательными актами Республики Беларусь.

Передача ЭД на государственное хранение должна осуществляться специалистами ведомственного архива совместно с представителями государственного архива на основании графика и согласно требованиям, разработанным государственным архивом.

В государственный архив принимаются ЭД, состоящие из одного или нескольких файлов, размещенных на машинных носителях различных типов. Форматы файлов и типы машинных носителей должны соответствовать требованиям государственного архива и обеспечивать доступ к ЭД и их визуализацию. В отдельных случаях допускается прием ЭД вместе с программными средствами визуализации ЭД.

На государственное хранение принимаются ЭД, используемые в оперативном обращении, либо формируемые по содержанию используемых в оперативном обращении баз данных, электронных таблиц и т.п..

ЭД должны передаваться в государственный архив согласно описи с сопроводительными документами.

Формы описи и сопроводительных документов, порядок их утверждения и согласования определяются нормативно-методическими документами государственного органа по архивам и делопроизводству Республики Беларусь.

Более детально вопросы, связанные с учетом ЭД, организацией их ведомственного хранения и передачей на государственное хранение, освещены в нормативных документах: “Примерная инструкция по работе с машиночитаемыми документами в организациях, на предприятиях и в ведомственных архивах Республики Беларусь" и “Правила учета и передачи электронных (машиночитаемых) документов на государственное хранение”.

Приложение