- •Архивное хранение электронных документов Методические рекомендации
- •Содержание
- •Введение
- •1 Назначение и область применения
- •2 Особенности электронных документов
- •2.1. Воспроизведение электронных документов
- •2.2 Структура электронных документов
- •2.3. Критерии аутентичности электронных документов
- •2.4 Сохранение электронных документов во времени
- •3 Обеспечение сохранности и доступности электронных документов в организациях
- •3.1 Общие требования
- •3.2 Планирование жизненного цикла эд
- •4 Выбор оптимальных форматов файлов электронных документов
- •4.1 Характеристика проблемы
- •4.2 Текст
- •Хранение простых текстов
- •4.2.2 Сохранение внешнего оформления (форматирования) текста.
- •4.2.3. Сохранение гипертекста.
- •4.3 Электронные таблицы
- •4.4 Базы данных
- •4.5 Графика
- •4.5.1 Хранение эд в виде изображений.
- •4.6 Звук
- •4.7 Видео
- •4.8 Вопросы компрессии данных
- •5 Учет и хранение электронных документов в ведомственном архиве и передача в государственный архив
- •Форматы файлов, поддерживаемые Microsoft Word 97
- •Форматы текстовых файлов
- •Форматы графических файлов
- •2.1 Форматы графических файлов, поддерживаемые Microsoft Word 97
- •Графические фильтры для Microsoft Word 97
- •Термины и определения
- •Перечень сокращений
- •Перечень литературы
Форматы файлов, поддерживаемые Microsoft Word 97
Учитывая широкую распространенность текстового редактора Microsoft Word, он в ближайшей перспективе может рассматриваться как одно из основных средств обеспечения доступа к электронным документам, находящимся на архивном хранении. Ниже приводятся сведения справочной системы Microsoft Word 97 об основных форматах файлов, которые могут быть открыты и просмотрены с помощью этого редактора. Это означает, что документы в указанных форматах могут храниться в ведомственном архиве, пока поддерживается работоспособность редактора Microsoft Word 97 как средства доступа к ним.
Форматы текстовых файлов
Microsoft Word 97 обеспечивает преобразование файлов как с использованием встроенных функций, так и с помощью внешних конвертеров.
Форматы, преобразование которых осуществляется без использования внешних конвертеров:
Только текст. Сохранение текста без форматирования. Все разрывы страниц, разделов и строк преобразуются в символы конца абзаца. Текст записывается в кодировке ANSI. Этот формат имеет смысл использовать только в том случае, если конечная программа не распознает другие форматы файла.
Текст MS-DOS. Файл преобразуется так же, как в формат «Только текст». Текст записывается в кодировке ASCII, которая является стандартной для программ MS-DOS. Этот формат можно использовать для обмена текстами между Word и программами, не предназначенными для Windows.
Текст с разбиением на строки. Текст сохраняется без форматирования. Все символы конца строки, разрывы страниц и разделов преобразуются в символы конца абзаца. Этот формат можно использовать, если требуется сохранить имеющееся разбиение на строки - например, при передаче документа по электронной почте.
Текст с сохранением макета. Разбиение на строки сохраняется. Для эмуляции отступов, таблиц, интервалов, интервалов между абзацами и табуляции используются пробелы. Разрывы страниц и разделов преобразуются в символы конца абзаца. Этот формат используется, если документ требуется преобразовать в текстовый формат с сохранением разметки документа.
Текст в формате RTF. Все форматирование сохраняется. Форматирование преобразуется в команды, которые позволяют открывать и просматривать документ в других программах, в том числе совместимых с Microsoft
Файлы Unicode. Преобразование из формата Unicode во внутренний формат Word и наоборот.
Word 97 включает программы преобразования файлов для программ, а также для различных текстовых форматов:
HTML. Преобразует документы из и в формат HTML. Распознает все версии вплоть до HTML 2.0, некоторые расширения Internet Explorer и Netscape.
WordPerfect. Версии 5.x и 6.0 (позволяет только открывать, но не сохранять документы в формате версии 6.0)
Microsoft Excel. Версии 2.x, 3.0, 4.0, 5.0, 95 и 97 (позволяет открывать документы в этом формате, но не сохранять).
Microsof Word для Windows. Версия 2.x (позволяет сохранять документы в этом формате. Для открытия документа Word 2.x в Word 97 не требуется программа преобразования). Версии Word 6.0 и Word 95 (позволяет сохранять документы в этом формате). При сохранении документа Word 97 в формате Word 6.0/95 фактически документ сохраняется в формате RTF. Однако тип файла (.doc) указывает на то, что файл является документом Word. Это различие становится заметным только в том случае, если на вкладке «Общие» (меню «Сервис», команда «Параметры») установлен флажок «Подтверждать преобразование при открытии». Если этот флажок установлен, в диалоговом окне «Преобразование файла», которое появится при открытии документа, будет указан формат RTF. Чтобы открыть документ, нажмите кнопку OK.
Microsoft Word для Macintosh. Версии 4.x и 5.x (может быть использован для сохранения файлов в этих форматах; для открытия такого документа в Word 97 не требуется программа преобразования).
Microsoft Works. Версия 3.0 для Windows, версия 4.0 для Windows 95.
Lotus 1-2-3. Версии 2.x, 3.x, 4.0 (применяется только для открытия документа, но не для сохранения).