2.1. Воспроизведение электронных документов

Для воспроизведения электронных документов необходимо иметь соответствующие программные и технические средства, которые позволили бы не только выполнять правильные преобразования данных, но и обеспечили бы контроль достоверности информации.

Если для воспроизведения ЭД требуются специфические технические средства (определенный тип процессора, дисковода, монитора, звуковоспроизводящего устройства и т. п.), такие ЭД являются аппаратно-зависимыми.

ЭД, для воспроизведения которых требуется специфическое программное обеспечение (определенная операционная система, текстовый или графический редактор и т. п.), являются программно-зависимыми.

Очевидно, что ЭД, предназначенные для длительного хранения, должны быть как можно менее зависимы от конкретных программных и технических средств, а в идеале – быть программно и аппаратно независимыми. Постепенное достижение этой цели возможно при появлении и использовании информационных технологий, соблюдающих стандарты ISO .

2.2 Структура электронных документов

ЭД предполагают наличие определенной физической и логической структуры.

Физическая структура ЭД определяется способом размещения данных на машинных носителях и зависит от используемых программных и технических средств и от имеющегося пространства на конкретном машинном носителе. ЭД в зависимости от его объема и емкости машинного носителя может располагаться на носителе (носителях) различными способами:

• ЭД может быть записан на нескольких машинных носителях, в том числе разных типов;

• на одном машинном носителе может находиться один или несколько ЭД.

Логическая структура ЭД определяет смысловые взаимосвязи между различными частями документа, которые могут содержать данные различных типов. Элементами логической структуры являются текст (заголовки, разделы, абзацы, примечания и пр.), таблицы, изображения ( карты, чертежи, рисунки, фотографии и пр.), аудио и видео записи, анимационные вставки и т. п. Воспроизведение элементов ЭД в форме и последовательности, заложенной при создании документа, обеспечивается информационной технологией.

Физическая структура ЭД может меняться без изменения логической структуры.

Все необходимые данные о физической и логической структуре и средствах воспроизведения ЭД должны быть отражены в обязательных реквизитах, которые являются неотъемлемой частью ЭД. Обязательные реквизиты должны позволять идентифицировать, обрабатывать и учитывать электронный документ на всех стадиях его жизненного цикла – стадиях создания, оперативного обращения и архивного хранения. Обязательные реквизиты должны включать: обозначение и наименование документа, дату создания, сведения о создателях, сведения о защите ЭД, сведения о технических и программных средствах, необходимых для воспроизведения ЭД, сведения о составе ЭД.

2.3. Критерии аутентичности электронных документов

В отличие от традиционных бумажных документов, ЭД не связаны постоянно с конкретными материальными носителями. В процессе жизненного цикла ЭД, как правило, неоднократно переносятся с одних носителей на другие. Обычно они создаются на жестком магнитном диске компьютера, а затем могут быть переписаны на любой тип сменных носителей или переданы по каналам связи на диск другого компьютера. Перенос ЭД с одного носителя на другой осуществляется, чаще всего, при выполнении:

• копирования – перезаписи с сохранением исходного формата данных и типа носителя (например, с одной дискеты на другую);

• конвертации – перезаписи на другой тип носителя, преобразования ЭД в другой формат (например, перезапись с магнитного диска на оптический, выгрузка из базы данных в текстовый файл и т. п.);

• миграции – преобразования ЭД для переноса в другую информационную среду (например, преобразование текстового файла операционной системы UNIX в текстовый файл операционной системы Windows).

При передаче на архивное хранение также происходит перезапись ЭД на носители архива. В процессе хранения, по мере физического или морального устаревания носителей, ЭД могут неоднократно перезаписываться на новые типы носителей.

Конвертация и особенно миграция ЭД предполагают неизбежное преобразование информации, что может повлечь за собой изменение его содержания. Возможно также умышленное или неумышленное изменение информации в процессе использования ЭД человеком. В процессе переноса ЭД с одного носителя на другой или передачи по каналам связи данные могут подвергнуться искажениям в силу помех, сбоев аппаратуры и т.п. При этом не исключен риск потери части информации.

По этим причинам возникает проблема удостоверения подлинности и полноты ЭД.

Критерий подлинности означает, что документ в действительности был создан той организацией или лицом, которые значатся его авторами и в него не были внесены несанкционированные изменения. Подлинность ЭД подтверждается электронной цифровой подписью или сопроводительным документом (удостоверяющим листом) в бумажной форме, оформленным в соответствии с действующими нормативами. Электронная цифровая подпись признается при наличии программно-технических средств, обеспечивающих идентификацию подписи и имеющих сертификат соответствия или удостоверение о признании сертификата, выданного в национальной системе сертификации Республики Беларусь.

Критерий полноты означает, что сохранены все элементы логической структуры документа и имеются все реквизиты, позволяющие установить время, место и обстоятельства его создания, а также историю последующего обращения и хранения. Этот критерий относится не только к ЭД, но и к его сопроводительным документам: информационно-поисковым реквизитам, согласованиям, визам, резолюциям и т. п., которые могут храниться в отдельных файлах (в виде текста или факсимильного графического образа) или прилагаться к ЭД в бумажной форме.

Для предотвращения утраты, искажения, подделки ЭД и других несанкционированных действий по их уничтожению, модификации, копированию собственники, владельцы и пользователи ЭД должны осуществлять мероприятия по защите ЭД.

Все санкционированные изменения ЭД (исправления, дополнения и т. п.) подлежат учету и регистрации.

Все системы, обеспечивающие создание, обращение и хранение ЭД, должны быть снабжены специальными аппаратными и программными средствами защиты (контрольные протоколы, ключи, пароли и т. п.). Для предотвращения искажений в процессе перезаписи должны соблюдаться меры, аналогичные тем, которые применяются в системах телекоммуникаций (сверка контрольной суммы битов и т. п.). Эти меры особенно необходимы для ЭД, имеющих доказательную ценность – например, финансовых или образуемых в процессе делопроизводства государственных учреждений. Средства защиты других видов ЭД (например, баз данных, имеющих справочную ценность) могут быть менее строгими, но в любом случае должны соблюдаться организационные меры, исключающие несанкционированный доступ к данным.