Наложение условия по списку
Иногда необходимо отфильтровать числовые поля так, чтобы показать на экране наибольшие или наименьшие значения. Например, вам нужно определить список пяти менеджеров, продавших наибольшее количество товара. Конечно, можно прибегнуть к помощи пользовательского автофильтра, но тогда вам придется указать количество, от которого следует вести отсчет и которое вы можете не знать. Выход простой - использовать опцию Первые 10,которая расположена в группе Числовые фильтры
Название Первые 10 - это просто общепринятый термин, действие же опции не ограничивается поиском только 10 "наибольших" элементов. На самом деле ее действие даже не ограничивается поиском только наибольших элементов. При выборе опции Первые 10 появится диалоговое окно Наложение условия по списку (рис.13.6).
Рис. 13.6 Наложение условия по списку
С его помощью вы можете выбрать наибольшие или наименьшие элементы из списка, а также указать их количество. Например, если вам необходимо получить список пяти менеджеров, сделавших наибольшее количество продаж, выберите опцию Наибольших в списке поля Количество и задайте число 5. Таким образом, вы отфильтруете список, и в нем будут показаны пять строк с наибольшими значениями этого поля. В этом диалоговом окне можно также выбрать опцию % от количества элементов. Например, можно отобрать 5% наибольших элементов поля.
Построение диаграммы по данным отфильтрованного списка
Для создания некоторых интересных многоцелевых диаграмм используются данные отфильтрованного списка. Этот способ весьма эффективен, так как только диаграмма позволяет наглядно увидеть картину, представленную теми или иными данными. При изменении критерия автофильтра диаграмма автоматически изменяется и показывает значения, взятые только из "видимых" ячеек.
Расширенная фильтрация
Часто для обработки списка бывает вполне достаточно автофильтра. Но если необходимо выполнить операцию, выходящую за рамки возможностей автофильтра, то придется прибегнуть к помощи средств расширенной фильтрации. Расширенный фильтр гораздо более гибкий, чем автофильтр, однако при его использовании требуется выполнять больше подготовительных действий. Расширенный фильтр позволяет выполнить следующее:
Определить более сложный критерий фильтрации.
Установить вычисляемый критерий фильтрации.
Перемещать копии строк, отвечающих определенному критерию, в другое место.
Установка диапазона критериев
Прежде чем использовать средство расширенной фильтрации, необходимо задать диапазон критериев. Это специально отведенная область рабочего листа, отвечающая определенным требованиям. Диапазон критериев используется Excel для фильтрации списка и должен отвечать следующим требованиям:
Должен состоять по крайней мере из двух строк, первая из которых должна содержать все или некоторые названия полей списка.
Остальные строки должны содержать критерии фильтрации.
Хотя вы можете отвести для диапазона критериев любое место на рабочем листе, желательно не задействовать при этом строки, используемые списком.
Поскольку некоторые из строк списка будут скрыты при фильтрации, может оказаться, что ваш диапазон критериев стал невидимым после фильтрации. Поэтому размещайте диапазон критериев над или под списком. Поля, не используемые при фильтрации, можно не помещать в диапазон критериев.
В этом примере диапазон критериев содержит только одну строку критериев. Поля в каждой строке диапазона критериев (исключая заглавную строку) соединены оператором И. Поэтому в отфильтрованном списке показаны только те строки, у которых одновременно поле Менеджер содержит фамилии, начинающиеся с буквы "Б", и в поле Всего содержится значение, превышающее 1000.
Чтобы выполнить фильтрацию, выберите команду Дополнительно, которая находится в группе Фильтр во вкладке Данные. Появится диалоговое окно Расширенный фильтр (рис.13.7).
Рис. 13.7 Расширенный фильтр
Определите диапазон списка и диапазон критериев и убедитесь, что установлен переключатель Фильтровать список на месте. Щелкните на кнопке ОК, и список будет отфильтрован по заданным критериям.