Фильтрация списков
Фильтрация списка - это процесс сокрытия всех строк, кроме тех, которые удовлетворяют определенным критериям. Например, если у вас есть список клиентов, его можно отфильтровать так, чтобы видеть фамилии только тех из них, которые живут в определенном городе. Фильтрация - весьма распространенная и очень полезная операция. В Excel списки можно фильтровать двумя способами.
Автофильтр используется для фильтрации по простым критериям.
Расширенный фильтр применяется для фильтрации по более сложным критериям.
Автоматическая фильтрация
Чтобы автоматически отфильтровать список, сначала установите табличный курсор на одну из его ячеек. Затем выполните команду фильтр, которая находится на вкладке Данные в группе Сортировка и Фильтр. Excel проанализирует список и добавит в строку заголовков полей кнопки раскрывающихся списков (кнопки автофильтра), как показано на рис.13.4.
Рис. 13.4 Автофильтр
Когда вы отфильтруете список, в строке состояния появится сообщение о том, сколько строк отобрано. Кроме того, изменится цвет кнопки раскрывающегося списка, чтобы напомнить вам, что список отфильтрован по значениям, содержащимся в этом столбце.
Автоматическая фильтрация имеет ограничения. В раскрывающемся списке появляются только первых 999 различных значений. Если число элементов в вашем списке превышает указанный предел, можно использовать средства расширенной фильтрации, которая будет описана ниже.
Для отмены режима Автофильтр и удаления кнопок раскрывающихся списков в именах полей выберите команду Данные/Фильтр повторно. В результате будет удален флажок у пункта меню Автофильтр и список вернется в обычное состояние.
Не забывайте, что если у вас есть формулы, в которых используются ссылки на ячейки отфильтрованного списка, то после выполнения фильтрации значение, вычисляемое по таким формулам, не изменяется. Другими словами, в формулах не могут быть использованы лишь значения из отфильтрованных ячеек. Например, если в ячейку введена формула суммирования значений в столбце С, то после фильтрации будет продолжаться суммирование всех значений в столбце С, а не только элементов в видимых строках.
Автоматическая фильтрация по значениям в нескольких столбцах
Предположим, вам необходимо просмотреть записи, относящиеся к продажам в феврале, выполненным менеджером Голубковым. Другими словами, вам нужно исключить все записи, кроме тех, которые в поле Месяц содержат Февраль, а в поле Менеджер-Голубков.
Сначала включите режим Фильтр. Затем щелкните на кнопке раскрывающегося списка в поле Месяц и выберите Февраль. Из списка будут отобраны записи, в которых поле Месяц имеет значение Февраль. Затем щелкните на кнопке раскрывающегося списка в поле Менеджер и выберите Голубков. Список будет отфильтрован еще раз — по значениям в двух столбцах.
Можно отфильтровать список по любому количеству столбцов. Цвет кнопок раскрывающихся списков, к которым применен фильтр, становится другим.
Пользовательский автофильтр
Обычно автоматическая фильтрация заключается в выборе одного значения в одном или нескольких столбцах. Если выбрать опцию Условие в раскрывающемся списке, то можно осуществить фильтрацию более гибким способом. При выборе опции Числовые фильтры/Настраиваемый фильтр... появится диалоговое окно Пользовательский автофильтр (рис.13.5). Это окно позволяет фильтровать списки с использованием нескольких критериев.
Рис.13.5 Пользовательский автофильтр
Значения больше или меньше установленного. Например, можно выбрать записи, указывающие на объемы продаж, превышающие 1 000.
Значения в интервале. Например, отобрать все записи, указывающие на объемы продаж, превышающие 1 000 И не превышающие 2 000.
Два отдельных значения. Например, отобрать записи, в которых находится информация об объеме продаж в январе ИЛИ феврале.
Можно использовать символы подстановки “*” и "?", чтобы отфильтровать список более гибким способом. Например, чтобы вывести на экран записи только о тех менеджерах, фамилии которых начинаются с буквы В, используйте шаблон В*.
Пользовательский автофильтр может быть весьма полезным средством, но он имеет определенные ограничения. Например, с его помощью нельзя отфильтровать по трем и более значениям (например, вывести записи, в которых представлена информация о продажах только за январь, февраль или март). Для выполнения задач такого типа необходимо использовать средство расширенной фильтрации.