Лабораторная работа №13 Тема: Списки
По существу, список - это упорядоченный набор данных. Обычно список состоит из строки заголовков (описания данных) и строк данных, которые могут быть числовыми и текстовыми. Список можно считать табличной базой данных, чем он, в сущности, и является.
В Excel используется термин список для обозначения базы данных, хранящейся в рабочем листе, а термин база данных - для таблиц с информацией, которая находится во внешнем файле.
На рис.13.1 показан список, находящийся на рабочем листе. В первой строке этого списка расположены заголовки, а в следующих строках - данные.
Рис. 13.1 Список на рабочем листе
Список занимает шесть столбцов. Обратите внимание на несколько разных типов данных, содержащихся в этом списке: текст и числа (возможны, и даты). В столбце F находится формула, полученная на основе данных, введенных в столбцы D и Е.
Столбцы списка часто называют полями, а строки - записями. Исходя из принятой выше терминологии, можно сказать, что данный список содержит шесть полей (Менеджер, Месяц, Товар, Цена, Количество и Всего) и пятнадцать записей.
Размер списка ограничен размерами одного рабочего листа. Другими словами, список может иметь не больше 16384 столбцов и не больше 1048576 строк.
Что можно делать со списком
В Excel есть несколько средств, предназначенных для работы со списками. Они могут быть использованы для самых разных целей. Для одних пользователей список — это способ простого хранения набора данных (например, список клиентов), другие используют его для хранения таких данных, которые в конечном итоге должны быть включены в отчет. Ниже приведены операции, которые обычно выполняются над списками.
Ввод данных в список.
Фильтрация списков для выборочного отображения строк (по определенному критерию).
Сортировка списка.
Вставка формул для подведения промежуточных итогов.
Создание формул для вычисления результатов в списке, отфильтрованном по определенным критериям.
Создание итоговой сводной таблицы на основе данных списка.
Планирование списка
Excel - довольно гибкая система в отношении хранения информации в списках, однако получить начальное представление о том, как организовать эту информацию, нелегко. Вот основные рекомендации, о которых следует помнить, создавая списки:
Помещайте заголовки (по одному для каждого столбца) в первую строку списка, которая называется строкой заголовков. Если заголовки длинные, используйте текстовый формат с переносом слов, тогда вам не придется расширять столбцы.
В каждом столбце должна содержаться однотипная информация. Например, не следует смешивать в одном столбце даты и обычный текст.
Можно применять формулы, использующие значения из других полей этой же записи. Если формула ссылается на ячейку, расположенную вне списка, сделайте ссылку на эту ячейку абсолютной, иначе результаты при сортировке списка могут быть непредсказуемыми.
Не используйте пустых строк в списке. При проведении операций над списком Excel определяет его границы автоматически, при этом пустая строка означает конец списка.
Рекомендуется помещать список на отдельный лист. Если на этот лист надо поместить еще другую информацию, помещайте ее ниже или выше списка. Не используйте для этого ячейки слева или справа от списка.
Используйте команду Закрепить области на вкладке Вид в группе Окно, чтобы заголовки были всегда видны при прокручивании листа списка
Старайтесь предварительно отформатировать весь столбец, чтобы данные всегда имели один и тот же формат. Например, если столбец содержит даты, выберите необходимый формат для отображения дат в этом столбце.
Для того чтобы в столбец списка заносились только определенные данные, с помощью команды Работа с данными/Проверка данных можно задать проверку вводимых данных.
Одной из наиболее привлекательных особенностей электронных таблиц является возможность простого структурирования таблиц. Это, конечно же, относится и к спискам. Например, если к созданному списку необходимо добавить еще один столбец (или, другими словами, поле), то здесь нет ничего сложного: просто вставьте новый столбец, дайте ему заголовок - и ваш список расширен. Если вы когда-нибудь работали с программой управления базами данных, то сможете по достоинству оценить такую возможность.