Ввод данных в список
Данные можно ввести в список тремя способами.
Вручную, используя стандартные методы ввода данных.
Импортировать или скопировать данные из другого файла.
Использовать форму ввода.
Ввод данных вручную
В операции ввода данных в список нет ничего особенного. Перемещаясь по таблице, вы вводите данные в нужные ячейки.
В Excel есть два средства, которые помогают избежать выполнения скучной операции ввода однообразных данных.
Автозаполнение. Когда вы начинаете вводить данные, программа просматривает столбец, чтобы выяснить, сможет ли она узнать то, что вы набираете. Если Excel находит закономерность, то заполняет остаток ячеек автоматически. Чтобы завершить ввод данных, нажмите клавишу <Enter>. Можно включать или отключать эту возможность с помощью опции Автозавершение значений ячеек на вкладке Правка диалогового окна Параметры.
Выбор из списка. Щелкните правой кнопкой мыши на ячейке и выберите из появившегося контекстного меню команду Выбрать из раскрывающегося списка. Excel выведет список со всеми элементами, находящимися в столбце (рис.13.2). Выберите из списка нужный элемент, и он появится в ячейке (при этом ничего набирать не нужно!).
Рис.13.2 Выбор из списка
Ввод данных с помощью формы ввода
Если вы предпочитаете вводить данные, используя форму, то Excel предоставляет вам и эту возможность. Чтобы вывести на экран форму для ввода данных, поместите табличный курсор в каком-нибудь месте списка и выполните команду Данные/Форма. (Если такой кнопки нет, то нужно включить Настройка панели быстрого доступа/Другие команды…/Выбрать команды из:/Все команды/Формы/Добавить/ОК >кнопка появится на панели быстрого доступа) Excel определит размер вашего списка и выведет диалоговое окно, в котором будет находиться каждое поле списка (рис.13.3). Поля, содержащие формулу, в форме ввода отображаются, но их значения нельзя изменить.
Когда появится форма, в ней будет показана первая запись списка. Обратите внимание, что индикатор в правом верхнем углу формы показывает номер выбранной записи и общее число записей в списке.
Чтобы ввести новую запись, щелкните на кнопке Добавить, таким образом в форме очистятся все поля.
Рис. 13.3 Поле списка
Теперь можно вводить новую информацию в соответствующие поля. Используйте клавишу <ТаЬ> или <Shift+Tab> для перемещения от одного поля к другому. После щелчка на кнопке Добавить или Закрыть введенные данные появятся в конце списка. Можно также нажать клавишу <Enter>, что эквивалентно щелчку на кнопке Добавить. Если список содержит формулы, то они автоматически появятся в новых записях.
Форму ввода можно использовать не только для ввода данных. Она позволяет редактировать существующие записи, просматривать их, удалять и выборочно отображать записи по определенному критерию.
Форма ввода содержит несколько кнопок:
Удалить. Удаляет текущую запись.
Вернуть. Отменяет все внесенные в текущую запись изменения. Эта кнопка работает до тех пор, пока вы не щелкнете на кнопке Добавить.
Назад. Осуществляется переход к предыдущей записи списка. Если установлен критерий отбора, то произойдет переход к предыдущей записи, удовлетворяющей данному критерию.
Далее. Осуществляется переход к следующей записи списка. Если установлен критерий отбора, то произойдет переход к следующей записи, удовлетворяющей данному критерию.
Критерии. Очищает поля для ввода критерия, по которому будут отбираться записи. Например, чтобы найти все записи, в которых значение, находящееся в поле Количество, больше 10, введите >10 в поле Количество формы. После этого можно использовать кнопки Назад и Далее, чтобы найти подходящую запись.
Закрыть. Закрывает форму и записывает введенные данные (конечно, если вы их ввели) в рабочий лист.