Тема 12 основная функция – контроль

12.1 Сущность, задачи и необходимость контроля

12.2 Виды и формы контроля и их характеристика

12.3 Методы контроля

12.4 Основные этапы процесса контроля

12.5 Поведенческие аспекты контроля

12.6 Контроль и требования к его эффективности

12.1 Сущность, задачи и необходимость контроля

Контроль является одной из основных функций управления.

Контроль — процесс измерения и оценки результатов реализации стратегий и планов организации, выполнения необходимых корректирующих действий, обеспечивающих достижение установленных целей.

Цель контроля заключается в том, чтобы предупреждать возникновение кризисных ситуаций.

В организации контроль выступает как функция обратной связи в процессе управ­ления: информационные потоки направлены от объекта к субъекту управ­ления. Контроль завершает управленческий цикл и связывает результаты анализа отклонений от желаемого состояния объекта со всеми основными функциями менеджмента.

Контроль - комплексная функция, включающая в себя функции уче­та, оценки, анализа.

Задачи контроля:

- сбор и систематизация информации о фактическом состоянии деятельности и ее результатах (функция - учет);

- оценка состояния и значимости полученных результатов деятель­ности, выявление отклонений от стандартов, плановых заданий, нормати­вов (функция - оценка);

- анализ причин отклонений и дестабилизирующих факторов, влияющих на результаты деятельности (функция - анализ);

- прогнозирование последствий сложившейся ситуации и обосно­вание необходимости принятия корректирующих воздействий.

Необходимость контроля заключается в следующем:

1 Контроль предупреждает возникновение кризисных ситуаций. Позволяет выявить проблемы, когда они еще находятся в стадии зарождения и скорректировать параметры объекта управления до того, как эти проблемы перерастут в кризис организации в целом.

2 Контроль уменьшает степень неопределенности внешней среды организации. В современной организации, действующей в условиях сложной и нестабильной окружающей среды, контроль должен служить эффективным механизмом оценки возможных изменений окружающей среды.

3 Контроль поддерживает сильные стороны организации. Сопоставляя реально достигнутые результаты с запланированными, определяя причины успехов и неудач, руководители получают возможность адаптировать организацию к динамичным требованиям внешней среды и обеспечить продвижение к целям организации.

Для осуществления контроля необходимо:

1) наличие планов, поскольку невозможно определить эффективность чьей-либо деятельности, если неизвестны ее цели;

2) наличие организационной структуры, поскольку для осуществления контроля необходимо знать, кто отвечает за данный участок работы.

Являясь составной частью функции управления, контроль направлен на решение стратегических задач, стоящих перед предприятием, и выполняет несколько важнейших функций, а именно:

1) информационную функцию, которая заключается в том, что информация, полученная в результате контроля, является основанием для принятия соответствующих управленческих решений, обеспечивающих нормальное функционирование контролируемого объекта;

2) профилактическую функцию, заключающуюся не только в выявлении недостатков, хищений, злоупотреблений, но и в устранении и недопущении выявленных нарушений в дальнейшей работе хозяйствующего субъекта;

3) мобилизующую функцию, заставляющую субъекты хозяйствования ответственно выполнять свои обязательства, в том числе перед государством.

Существует четыре основные сферы контроля:

1 Ресурсы организации (человеческие ресурсы, финансовые ресурсы, физические ресурсы, информационные ресурсы).

2 Организационная среда (внутренняя (технологии, культура, структура…) и внешняя (потребители, поставщики, конкуренты…)).

3 Организационные и управленческие процессы (планирование, организация, мотивация).

4 Результаты деятельности организации (товары, услуги).

Система контроля - это совокупность субъектов, объектов, предметов и средств контроля, направленных на установление степени соответствия достигнутых результатов принятым решениям и оценку состояния объекта контроля на основе сопоставления поставленной цели с фактическим положением дел, выработки регулирующих мер и корректирующих воздействий. При этом для каждой конкретной системы контроля должны быть определены субъект, объект, предмет и средство контроля.

Субъект контроля – это органы, организации, подразделения и лица, осуществляющие функции контроля и являющиеся носителями практической деятельности по осуществлению контроля, права, обязанности и ответственность которых регламентируются нормативными правовыми актами.

Каждый субъект контроля обеспечивается соответствующими властными полномочиями, необходимыми для достижения целей, поставленных перед контролем. Множественность органов, осуществляющих контрольную деятельность, позволяет выделить критерии их систематизации:

- по характеру властных полномочий;

- организационно-правовым формам проведения контроля;

- направленности контрольной деятельности, характеру соединения юрисдикционных и организационных способов воздействия;

- юридическим последствиям контроля;

- контролю со стороны государственных и негосударственных контрольных органов;

- контролю со стороны правоохранительных органов.

Объектом контроля признается предмет, на который направлено воздействие. Объектами контроля могут быть как экономическая система в целом, отдельные отрасли, регионы, организации, так и процессы, происходящие внутри этих объектов, или отдельные элементы, относящиеся к объектам контроля (средства и предметы труда, персонал, производственные и управленческие процессы).

Средства контроля представляют собой методы, приемы и процедуры, позволяющие выявлять и предупреждать возникновение в состоянии объектов контроля несоответствий действующему законодательству и принятым управленческим решениям.

Таким образом, контроль является процессом, обеспечивающим достижение поставленных целей организации путём сравнения фактического состояния объекта контроля с желаемым.