Тема 7. Система важнейших принципов теории организации и необходимость опоры на них в процессе жизнедеятельности компании

 

Вопросы:

1.  Понятие «принципы» и их роль в теории организации.

 

Существует причинно-следственная связь в выявлении и формировании (формулировании) законов (вы рассмотрели её на лекции):

 

 

Кто мне объяснит этот рисунок?

Принципы являются исходным моментом в опоре на практику и эмпирическое познание законов природы. На них как на «простейшие рычаги» опирается человек и постепенно, продолжая познание окружающего мира, начинает наблюдать повторяемость причинно-следственной связи окружающих его явлений и, анализируя эти закономерности, человек формулирует закон. Однако на этом процесс не заканчивается. Человек, опираясь на уже открытые им законы, продолжает изучать окружающую его действительность и выявляет новые принципы. Этот процесс обусловлен эволюцией цивилизации человека, протекающей во времени.

 

Существует «многосложность принципов теории организации».

Каждое теоретическое направление, «формирующее» теорию организации опирается на собственные характерные принципы. Поэтому принципы теории организации опираются на принципы: социальной психологии и экономики, теории систем и кибернетики.

Кроме того, каждая из социальных групп в бизнес-процессах опирается на свои принципы: собственников ресурсов 

 

Кто мне объяснит фразу: «В принципе, я на твоей стороне, но ведь есть и закон»? Или: «Я хочу, чтобы меня судили по совести или по справедливости, а не по закону.  Жить по принципам или по понятиям – это одно и то же?

 

1. Понятие «принципы» и их роль в теории организации

 

Принцип есть не что иное, как исходное положение, правило действия, вытекающее из закона, существующего в мире.

Принцип – (от лат. Principium) – начало, основа; исходное положение какой – либо теории, науки или следствие, вытекающее из закона.

Принципы организации – это общие правила (положения) образования и формирования систем в природе и обществе, обеспечивающие их упорядоченность и целесообразность функционирования.

Принцип и законы отражают один и тот же фрагмент действительности. Отличие принципа от закона заключается в том, что он является как бы следствием и может быть сформулирован на основе не одного, а нескольких законов, а так же той или иной всеобщей формы бытия или свойства материальных и идеальных образований.

Всё многообразие принципов организации можно классифицировать по ряду признаков (рис.1).

 

Рис.1. Классификация принципов организации

 

По степени обоснованности выделяют научные и обыденные принципы. К научным относятся принципы, которые могут быть сформулированы на основе познания законов и закономерностей организации и содержат в себе определённые требования к мыслящему объекту, ориентирующие его на познавательную деятельность. К обыденным относятся в основном те правила и действия, которые сформулированы человеком на основе собственного восприятия действительности, традиций и интуиции. Они почти все субъективны и не несут достаточной научной обоснованности.

По степени универсализации принципы организации можно разделить на  универсальные (общие), специфические (особенные) и ситуационные (частные). К универсальным относятся: правила формирования самых разнообразных систем в природе и обществе; к специфическим – действующие в отдельных сферах природной и человеческой действительности; к ситуационным – лишь те, которые характерны для конкретных ситуаций.

По способу реализации можно выделить принципы, реализуемые природой без какого-либо участия человека; при взаимодействии природы и человека и только человеком посредством индивидуальной, коллективной или при помощи совокупной общественной деятельности.

По масштабу действия принципы делятся на действующие в отдельных элементах системы, на уровне работника предприятия (принцип индивидуальной работы); между элементами системы внутри организации (принцип коррелятивной связи субъекта и объекта управления, принцип обратной связи); между системами (между предприятиями, отраслями народного хозяйства).

На основании представленной классификации можно объединить принципы организации в единую систему. Основанием иерархической структуры принципов организации в этой системе образуют универсальные принципы, используемые в масштабах природы и общества. Они являются исходными для формирования специфических и ситуационных.

К числу основных универсальных принципов организации, действующих в природе и обществе можно отнести принципы: цепной связи, ингрессии, подбора (отбора), подвижного равновесия, слабого звена и др.

Принцип цепной связи гласит, что всякое соединение компонентов происходит через общие звенья, образующую цепную связь. Цепная связь может неограниченно развёртываться по самым различным направлениям и с постоянно меняющимися связующими элементами. В окружающей нас действительности существует причинно-следственная связь: одни явления обусловливают возникновение других. В голове человека одни образы или ассоциации рождают другие образы, это явление носит название ассоциативного мышления, таким образом, воссоздавая в своей памяти цепочку образов, человек может вспомнить давно забытые факты или происшествия в своей жизни. Примерами цепной связи могут быть: круговорот воды в природе, взаимосвязь людей в обществе, где А и В соединяют общие вкусы, В и С – общие задачи, С и Е – проблемы, а Е и А могут любить друг друга.

Но для цепного соединения двух компонентов (явлений, образов и т.д.) требуется такое их изменение, чтобы в них получились общие элементы, соответствующие данному организационному процессу.

Принцип ингрессии как раз и состоит в образовании этих соединительных элементов из соединяемых компонентов (образов).

Примером применения принципов цепной связи и ингрессии может служить сложная система машин, организованная в поточную линию и работающая в едином ритме. А связующим элементом в этой цепочке является всё более изменяющаяся деталь (продукт). Нужна длинная и сложная цепь ингрессии, чтобы вода, поступающая на лопасти турбины гидроэлектростанции, вырабатывала электроэнергию и приводила в движение станки, электровозы, осветительные приборы и т.п. Связующим элементом в этой цепочке является энергия. Материальный продукт, энергия, информация – формы существования материи.  

Принцип подбора (отбора) является фундаментальным принципом организации. Он сводит организационные процессы к дилемме (выбору): сохранения или уничтожения различных целостных образований. «Закономерное сохранение или уничтожение – это есть первая схема универсального регулирующего механизма», - А.А. Богданов.

Примеры принципа подбора  встречаются повсеместно: и в стихийной деятельности природы по естественному отбору, возникающему из-за борьбы за существование (Ч. Дарвин) и в социальной борьбе за жизнь, отражаемой в доктрине Мальтуса. Рынок и конкуренция и другие факторы внешней среды  определяют, кто из компаний будет процветать, а кто разорится. Адаптация к внешней среде позволяет компаниям продлить свой жизненный цикл.

Человечество в своей практике постоянно использует принцип подбора, выполняя искусственный подбор, проводя селекцию животных и растений, подбор кадров в организацию и т.п. В человеческой деятельности подбор связан с репрезентацией, т.е. сознательным обобщением полезных свойств, наиболее часто встречающихся в массе рассматриваемых явлений.

Принцип подвижного равновесия заключается в том, что всякое сохранение организационных форм должно рассматриваться как подвижное равновесие изменений. Любой организм в процессе жизни постоянно затрачивает или теряет свои ресурсы, отдавая их окружающей среде в виде энергии, вырабатываемой собственными органами из составляющего их вещества (всего, что может отдать клетка). Однако это не мешает ему в течение некоторого времени оставаться практически тем же самым, т.е. сохраняться, получая взамен затраченного пищу, кислород и энергию из внешней среды. Это и есть пример подвижного равновесия. Оно бесконечно распространено в природе от атома до солнечной системы всё находится в подвижном равновесии.

Всякое подвижное равновесие можно рассматривать как практическое относительное равенство двух процессов: ассимиляции и диссимиляции.

Ассимиляция – усвоение элементов из внешней среды, при котором они, входя в состав данного комплекса, образуют в нём группировки, употребляются им.  Диссимиляция – потеря элементов, передача их во внешнюю среду, причём впоследствии они вступают в новые сочетания, не сходные с прежними, не подобные им.

Ещё Ломоносов писал: «В одном месте убавится, – в другом присовокупится». Этот принцип вытекает из закона сохранения материи и энергии.

Принцип слабого звена вытекает из технологического закона и определяет, что организационная целостность любой системы определяется устойчивостью её относительно слабого звена. Определение слабых звеньев, «узких мест» и разработка эффективных мер по их устранению представляют одну из наиболее важных функций руководства на любом уровне. Руководствуясь этим принципом, можно решать важные задачи политической и хозяйственной деятельности, военной тактики и т.д.

Рассмотренные принципы организации представляют собой совокупность исходных положений и правил, отражающих механизмы формирования, регулирования и сохранения организованности различных форм окружающей нас действительности. Теперь рассмотрим специфику их проявления в организующей деятельности человека. С этой точки зрения они могут трактоваться как общие правила, используемые при построении и функционировании организации. Но поскольку организация рассматривается нами в статике (как упорядоченное состояние целого), в динамике (как процесс по упорядочению) и прогрессивном развитии, то принципы организации можно условно разделить на две группы:

  принципы организационной статики, определяющие правила построения структур (структуризации);

  принципы организационной динамики как общие правила формирования организационных процессов;

  принципы рационализации как общие правила совершенствования статики и динамики организации.

Статика организации.

Структура как внутренняя организация системы.

Как важнейшая организационная характеристика структура представляет собой совокупность связей и отношений, сложившихся в системе между элементами. Кроме того:

1.  Структуру организации составляют только связи и отношения, формирующие согласованное единство элементов в рамках целостной системы. Разрыв этих связей и отношений нарушает целостность и равновесие системы.

2.  По своему содержанию и функциональному связи и отношения, составляющие структуру организации, подразделяются на три группы:

  связи непосредственного взаимодействия, обеспечивающие формирование у системы новых системных свойств, отсутствующих у отдельных составляющих её элементов (например, взаимодействие между цехами смежниками даёт возможность предприятию производить готовую продукцию);

  отношения соподчинённости, устанавливающие иерархическую зависимость строения организации (например, предприятие – цех – участок; директор – начальник цеха – мастер);

  соотношения, устанавливающие пропорциональность строения организации и обеспечивающие соответствие количественных и качественных параметров отдельных составляющих системы между собой (например, соответствие производственных мощностей разных цехов предприятия, численности занятых в этих цехах работников и объём выпускаемой в них продукции).

3.  Структура – устойчивая характеристика системы, основа её собственной стабильности и равновесия. Поэтому её формируют только устойчивые связи и отношения. Случайные, эпизодические, одномоментные связи и отношения в состав структуры организации не входят.

4.  Составляющие структуру связи должны быть чёткими, достаточно выраженными и сильными, а отношения ясными, определёнными и однозначными. Слабость взаимодействий, размытость, неясность и неопределённость отношений ведут к нарушению внутреннего равновесия, что предполагает для системы два основных варианта исхода:

  полная дезорганизация и разрушение данной системы как таковой;

  создание из хаоса новой упорядоченности, диссипативной структуры, требующей для поддержания своего равновесия большей энергии по сравнению с той структурой, на смену которой она приходит.

 

Итак, структура – это организационная характеристика системы, представляющая собой совокупность устойчивых системообразующих связей и отношений, обеспечивающих стабильность и равновесие системы, взаимодействие, соподчинённость и пропорциональность между составляющими её элементами.

Структура находится в тесной взаимосвязи с составом системы, определяется им сама, и, в свою очередь, в значительной степени определяет его. Состав – это совокупность элементов, образующих структуру. Состав включает только элементы, являющиеся компонентами первого уровня. Например, в состав предприятия входят цехи, но не входят производственные участки. Однако обстоятельное исследование системы предполагает также и углубленное изучение составляющих её элементов – компонентов второго, а затем третьего и других уровней. В этом смысле состав предприятия может включать и цехи, и участки, и бригады.

Очевидно, что определённый состав организации предопределяет возможные варианты формирования её структуры. В свою очередь, определённой структуре соответствуют и конкретные варианты компонентного состава организации.

Однако соответствие между составом  структурой организации не является полным, отсутствует жёсткая закреплённость конкретной структуры за определённым составом организации. При одном и том же составе элементов могут быть разные, иногда и значительно различающиеся структуры. Например, уголь, графит, и алмаз являются разновидностями одного и того же вещества – углерода и имеют одинаковый химический состав, но различную структуру, что и обусловливает существенное различие их физико-химических свойств.

Организация может иметь разный компонентный состав даже в пределах одной и той же целевой ориентации, одного и того же функционального назначения, одних и тех же условий деятельности. Например, предприятия, имеющие тождественные цели и выпускающие идентичную продукцию, могут иметь разный состав подразделений.

Отсюда можно предположить, что все возможные варианты структуры существенно различаются между собой по уровню рациональности. Поэтому существует задача: сформировать такую структуру, которая позволит обеспечить наилучшую реализацию целей организации.

Выделяют два направления формирования рациональной структуры организации:

1.  Рационализация структуры в рамках данного компонентного состава. Имеет место, когда компонентный состав является наилучшим для реализации цели данной организации или когда его трудно изменить (например, если изменение состава производственных подразделений предприятия требует очень значительных затрат). Состав в этом случае является исходным, а структура – производной от него.

2.  Рационализация структуры за пределами существующего компонентного состава. Наблюдается в том случае, если это является целесообразным для функционирования организации. Состав и структура организации определяются исходя из установленных целей, функционального назначения и условий деятельности.

Осуществление рационализации структур как в одном, так и в другом направлении основывается на классификации самих структур, а также составляющих и формирующих их связей и соединений.

Классификация межкомпонентных связей может быть осуществлена по следующим признакам:

1.  По направленности воздействия: прямые и обратные связи.

Прямая связь представляет собой первичное исходное воздействие на определённый объект. Обратная связь – это отражение данным объектом оказанного на него прямого воздействия, направленное на источник данного воздействия. Прямая и обратная связи часто находятся в разных сферах деятельности. Например, поставки ресурсов – прямая связь в структуре материальных потоков; подтверждение поставок – обратная связь в структуре информационных потоков.

 

2. По роли и месту в структуре могут быть выделены: основные, дополняющие, дублирующие,  контрольные и корректирующие связи.

Основные связи определяют строение системы и формируют главный контур структуры. Остальные виды связей устанавливают вторичный контур структуры, назначение которого – обеспечить функционирование главного контура структуры.

Дополняющие связи создают условия для эффективной реализации основных связей. Например, основные связи между смежными производствами должны дополняться связями этих производств с транспортным участком.

Дублирующие связи обеспечивают гарантированность осуществления определённых функций системы и её отдельных подразделений в случае нарушения обеспечивающих их реализацию связей. Они подразделяются на постоянно действующие (например, постоянное дублирование определённой информации) и резервные, действующие только в условиях нарушения основных связей (например, дополнительные каналы поставки ресурсов при срыве поставок по основным каналам). 

Эффективное и целесообразное функционирование главного контура структуры организации опирается на чёткий контроль. Реализация контрольных связей позволяет обеспечить рациональность как отдельных межкомпонентных связей, так и всей структуры организации в целом.

Корректирующие связи обеспечивают внесение изменений в реализацию межкомпонентных связей организации, позволяют устранить отклонения, возникающие в процессе функционирования системы, и адаптировать существующую структуру к новой ситуации. Корректирующая связь осуществляется обычно по тем же каналам, что и прямая первичная связь, но может осуществляться и по другим каналам. Например, вышестоящий руководитель может непосредственно внести коррективы в указания, данные подчинённым другими руководителями (см. схему).

 

3. По характеру воздействия выделяют положительные, отрица-тельные и нейтральные связи.

Характер воздействия проявляется в изменении уровня организованности объекта (компонента системы), на который производится воздействие, а также значимости его в данной системе. Положительные связи повышают организованность и значимость соответствующего компонента системы, отрицательные – понижают, нейтральные – к существенным изменениям не приводят.

 

4. По пространственной ориентации связи подразделяют на вертикальные и горизонтальные.

Горизонтальными являются связи между компонентами одного уровня организации (цех – цех; сотрудник – сотрудник), вертикальными – между компонентами разных уровней организации (предприятие – цех; руководитель – подчинённый). Вертикальными могут быть не только отношения иерархической соподчинённости, но и любые другие межуровневые отношения (технологические, социальные и пр.).

 

5. По прерывистости связи делятся на непрерывные и дискретные.

Непрерывные связи составляют основу организации, обеспечивают стабильность её структуры. Непрерывными являются, например, отношения иерархической соподчинённости или отношения между цехами смежниками.

Дискретные связи предполагают наличие определённых временных интервалов в реализации. Они подразделяются на периодические и ситуативные. Периодические связи характеризуются цикличностью в реализации (например, отношения между бухгалтерией и складом по поводу инвентаризации имеющегося имущества). Ситуативные связи устанавливаются по мере возникновения соответствующей ситуации.

 

6. По вербальности связи подразделяются на инвариантные и вариабельные.

Инвариантными являются связи, которые могут оставаться практически неизменными при различном изменении ситуации и условий функционирования организации. Инвариантность может быть обусловлена:

во-первых, сущностными характеристиками системы, её целевой ориентацией и функциональным назначением (например, стандартность технологии во многих производствах предопределяет инвариантность связей между технологическими переходами);

во-вторых, спецификой реализации связей в данной конкретной организации (так, высокий управленческий догматизм обусловливает жёсткую однозначность связей между руководителем и подчинённым).

 

Вариабельными являются связи, которые при определённом изменении ситуации также изменяют свои характеристики. Вариабельность связей может проявляться в изменении их содержательной насыщенности, а также в переходе из одних классификационных групп в другие. Прямая связь может переходить в обратную, а обратная – в прямую; основная – в дополняющую, а дополняющая – в основную и т.д. Такие вариабельные связи могут существовать, например, между службой маркетинга и основным производством (Софрино, отдел реализации – увеличение производства востребованных изделий или закрытие цеха). Связь может становиться непрерывной (когда необходимо постоянное наблюдение или действие), то периодической (когда устанавливается чёткая цикличность в функционировании и изменении состояния среды; см. основную схему – К₁, К ₃), то ситуативной (когда возникает необходимость «экономии связи» (ресурсов) и когда на первое место выходит задача адаптации организации к изменяющейся ситуации).

Внутрисистемные межкомпонентные связи составляют структуру организации, однако, до конца не определяют её строение. Основой строения структуры является соединение – узел связи со всей совокупностью входящих и исходящих из него каналов. Соединение (узел) устанавливает связь данного «узлового» элемента с другими элементами системы.

 

Существует следующая типология соединений:

Последовательное соединение, при котором узел связи имеет один вход и один выход, например, последовательная информационная связь одних членов организации с другими (рис.1а).

Встречное соединение, при котором у данного узла связи в рамках данной структуры отсутствует выход, но имеются два – простое встречное (рис.1б) или более – многоканальное встречное (рис.1в) – каналов входа (например, в рамках информационной структуры связь нескольких подразделений, поставляющих информацию, с конкретным исполнителем, использующим информацию в производственном процессе).

Расходящееся соединение, при котором данный узел связи в рамках данной структуры не имеет входа, но имеет два – простое расходящееся (рис.1г) или более – многоканальное расходящееся (рис.1д) – каналов выхода. Примером может быть прямая связь руководителя организации со своими подчинёнными.

Простое многоканальное соединение, при котором каждый узел имеет несколько каналов входа (рис.1е). Существует два основных варианта соединения данного типа:

  Узел соединения является простым ретранслятором связи. Определённый канал входа продолжается в соответствующем канале выхода. По сути, в одном узле интегрировано несколько последовательных соединений. Пример: несколько производственных потоков проходят через один пост межоперационного контроля;

  Каналы входа не находят прямого продолжения в каналах выхода. На выходе устанавливаются новые связи и отношения с другими компонентами системы. Например, управление цехом получает производственные задания от нескольких функциональных служб предприятия, на основе которых устанавливает задания аналогичному количеству производственных участков.

 

Сужающееся соединение, при котором количество выходов данного узла связи меньше, чем входов (рис.1ж). Частным вариантом является конвергентное соединение, имеющее только один канал выхода (рис.1з).

В рамках информационной структуры таким узлом связи может быть участок промежуточной переработки информации, поступающей от разных подразделений для последующей передачи её руководству.

Расширяющееся соединение, при котором количество входов данного узла связи меньше, чем выходов (рис.1и). Частным вариантом является дивергентное соединение, имеющее только один канал входа (рис.1к). Например, одноканальная связь руководителя цеха с руководством предприятия и многоканальная с руководителями участков.

На основе указанных видов соединений может быть построено большое количество разнообразных структур.

Выделяют три основных направления классификации структур:

1)  по способу связи;

2)  по содержанию и функциональному назначению;

3)  по объектам формирования.

 

Способ связи элементов определяет строение структуры, её организационную форму. Основной характеристикой, в соответствии с которой осуществляется классификация структур по способу связи, является их конфигурация. Формирование любых структур основывается на определённых базовых типах конфигурации. Простые структуры имеют строение какой-то определённой базовой конфигурации. Сложные – формируются на основе нескольких таких конфигураций.

Известны следующие типы конфигурации структур.

Цепная. Разомкнутая конфигурация. Основана на линейной связи. Может иметь различную пространственную ориентацию: вертикальную (рис.2а), горизонтальную (рис.2б) и вертикально-горизонтальную (рис.2в). Она может базироваться как на последовательном, так на встречном и расходящемся соединениях.

 

Кольцевая. Звездная. Конфигурация «колесо». Сотовая конфигурация. Веерная конфигурация.

 

Э. Смирнов.

Система принципов для организаций в динамике:

Для менеджеров организаций характерна необходимость постоянной опоры на принципы функциональной деятельности: приоритетности; соответствия; рационализации; устойчивости; подвижности; непрерывности (постоянства) изменений и др.

 

Принципы приоритета.

Принцип приоритета цели: в системе цель – задача – функция наивысший приоритет имеет цель, затем задача и далее функция.

Принцип приоритета функций над структурой при создании организаций: создание новых организаций осуществляется для реализации определённого набора целей.

Принцип приоритета структур над функциями в действующих организациях: в реально действующих организациях со временем отлаживаются взаимосвязи между элементами структуры, лишние постепенно отмирают, а недостающие постепенно появляются.

Принцип приоритета субъекта управления над объектом управления при создании структурного подразделения (звена): при создании организации собственник или учредители должны подбирать «под себя» персонал, выпускаемую продукцию, местоположение организации, технологию и т.д.  

Принцип приоритета объекта управления над субъектом для действующих организаций: руководители и главные специалисты организации должны подбираться под конкретные структурные подразделения с учётом их совместимости.

 

Принципы соответствия.

Принцип соответствия между поставленными целями и выделенными ресурсами: каждой цели должен соответствовать набор материальных, финансовых и кадровых ресурсов, призванных обеспечить выполнение набора задач.

Принцип соответствия распорядительства и подчинения: у каждого работника должен быть один линейный руководитель и любое количество функциональных.

Принцип соответствия эффективности производства и экономичности: для каждой организации должно быть найдено соответствие между эффективностью и затратами.

Принцип прямоточности: производственные и информационные процессы должны идти по кратчайшему пути с минимальным количеством вспомогательных операций.

Принцип ритмичности: производственные и информационные процессы должны идти равномерно по заранее заданным временным интервалам.

Принцип пропорциональности: производственные и информационные процессы должны идти по графику, чтобы не было простоев и затоваривания.

Принцип синхронизации (системный принцип): среди производственных и информационных процессов необходимо выделить постоянный или временный центр синхронизации, под который должна подстраиваться работа других подразделений.

 

Для упрощения использования принципов (опоры на них) можно использовать матричный подход (таб.1).

Существует принцип – аксиома: все элементы целого должны соответствовать друг другу, иметь между собой определённые связи, иерархию и способствовать достижению общих целей.

 

Таблица 1