Витяг із протоколу № 4-е засідання кафедри історії України хну ім. В. Каразіна від 27.11.06

2. СЛУХАЛИ:

Замєсов Я. Г. — затвердження теми кандидатської дисертації. УХВАЛИЛИ:

1. Затвердити тему кандидатської дисертації асп. Замєсова Якова Григоровича в такому формулюванні: «Порівняльний підхід у дослідженні постаті гетьмана Мазепи».

2. Призначити науковим керівником акад. Пилинського Кирила Семеновича.

Зав. кафедри (підпис) В. Д. Сльозко

Секретар (підпис) К. А. Рибакова

30.11.0

6Резолюція — документ, який фіксує рішення, постанову, ухва­лені на зборах, конференціях, з’їздах. Вона зазвичай є додатком по протоколу або його останнім складником.

Резолюція містить вступну (констатуючу) і директивну (ре- юлютивну) частини. У констатуючій частині зазначають досяг- ік-ііня щодо питань, які розглядали, та вказують вади (якщо є).

4. директивній частині узагальнено висновковують, поціновують певну роботу, планують конкретні заходи з кожного питання,

■ 11 римовані на виконання поставлених завдань, усування вияв- іц'ііих вад, визначають відповідальних осіб.

Службові листи (офіційна кореспонденція¹)

(■’ два види офіційної кореспонденції:

І. офіційне листування міждержавних установ чи чужозем­них представництв у дипломатичній практиці:

а) листування між окремими особами або установами;

б) сукупність поштових відправлень (листи, телеграми тощо);

п) окреме поштове відправлення (лист, поштівка тощо);

г) замітка, допис, повідомлення, надіслані кореспондентом до редакції часопису;

ділове (комерційне) листування напівофіційного штибу для ділових контактів між фірмами, установами, закладами тощо.

('лужбовий лист — це один із різновидів інформаційних доку­пи | ін для писемного спілкування та оперативного управління процесами діяльності організацій, установ і їх структурних під- ро їді лі в. Загальноусталений принцип побудови змісту службо- иого листа: вступ, докази, висновки й закінчення. Використо- иунаиня ж усіх цих компонентів зумовлене специфікою листа

о конкретними обставинами справи.

Вступ містить виклад причин і безпосереднього приводу, що

• попу кав написати листа. Докази з наведенням фактів, циф- роних даних і логічних висновків мають переконати адресата у правомірності поставлення питання й потреби його позитивного р< > иґизання. Визначальним і неодмінним структурним складни-

Корсспонденція (від латин, correspondeo — відправляю, повідомляю) — мі листування між окремими особами або установами;

11) сукупність поштових відправлень (листи, телеграми тощо); ні окреме поштове відправлення (лист, поштівка тощо);

ї ї м ітка, допис, повідомлення, надіслані кореспондентом до редакції часопису

.ком змісту листа є висновок (закінчення), де викладають суть питання, головну думку: згоду чи відмову, пропозицію чи про­хання тощо.

За функційними ознаками службові листи поділяють на два типи:

1. Листи, що потребують відповіді — листи-запити, листи- прохання, листи-пропозиції, листи-звернення, листи-вимоги.

2. Листи, що не потребують відповіді — листи-відповіді, листи- попередження, листи-розпорядження, листи-відмови, листи-нага- дування, листи-подяки, листи-підтвердження, листи-запрошен- ня, комерційні, супровідні, гарантійні, рекламні, рекомендаційні й інформаційні листи.

За кількістю адресатів розрізняють звичайні, циркулярні й колективні листи.

Звичайний і колективний листи надсилають на одну адресу, але другий укладають від імені кількох організацій чи установ.

Циркулярний — завжди надсилає керівна установа до своїх структурних підрозділів, філій тощо.

Текст службового листа має бути простим і розкривати бажа­но лише одне питання. Це спрощує його реєстрацію й контроль за проходженням. Якщо ж лист містить кілька питань чи тем, які контролюють різні відділи, то його слід копіювати.

Головна мета листа — поінформувати, пояснити, упевни­ти, довести і спонукати до потрібної дії адресата (одержувача). Службовий лист є документ, тому він повинен бути виразним, небагатослівним, зрозумілим, не містити нічого зайвого, що

б заважало сприйманню основної інформації.

Але оскільки лист усе ж відмінний від наказу, акта чи дору­чення, то ваше письмове спілкування з адресатом може не об­межуватися лише сухими канцеляризмами. Добирати потрібні слова й тон ви маєте залежно від мети листування, ступеня зна­йомства, віку, статі та потреби дотримування субординації. Без­перечна умова — дотримуйтесь міри, доречності й такту.

За законами психології на формування поглядів партнера знач - ною мірою впливає інформація, що надходить першою. Отже, ділові взаємини доречно розпочинати з особистого, безпосеред­нього спілкування і вже потім можна продовжувати закріплюва­ти контакти діловим (службовим) листуванням. Оскільки лис­тування виключає вербальні контакти спілкування, доцільно до тексту листів уводити деякі словосполуки і звороти, які засвід­чують ваше ставлення до партнера. Із тексту сучасного службо­вого листа повинен вимальовуватися образ автора — надійного партнера, постійного клієнта, чесного конкурента й т. ін. Корес- ипнденція — ваша візитівка та обличчя установи, фірми, компа­нії, яку ви репрезентуєте.

Останнім часом ділове листування відходить від сухої офі­ційності та обміну надто заштампованими канцеляризмами, на­ші нжаючись до приватної кореспонденції й навіть розмовного

і гилю, проте ще є досить умовностей, додержувати яких конче потрібно. Це передовсім стосується структури службового листа: ипі'ічних складників змісту та правил його оформлювання.

Реквізити:

1. Назва міністерства (для державних структур).

2. Назва й адреса адресанта (ліворуч або посередині).

3. Нумер і дата листа.

4. Назва й адреса установи (закладу) адресата, його посада,

11 рі іиищє та ініціали (праворуч).

5. Заголовок листа «про...».

6. Текст (зміст).

7. Перелік додатків (що надсилають) із зазначенням кількості г горінок.

8. Посада; звання; ранг; статус адресанта (ліворуч).

9. Підпис, ініціали та прізвище адресанта (праворуч).

10. Відбиток печатки (якщо потрібно).

11. Віза виконавця, підпис на копію (якщо потрібно).

Ось кілька порад, які допоможуть вам досягти мети:

будьте малослівні. Намагайтеся викладати інформацію ви­разно й по суті, не зловживаючи чужим часом і увагою;

• пишіть коротко і просто. Але небагатослівність не має бути самоціллю і стати на заваді вишуканості й емоційності мови; слідкуйте за логічністю й послідовністю викладу. Основну увагу — найістотнішому, а розбивши текст на змістові аб­заци, ви полегшите його сприймання адресатом;

• уникайте багатозначності й не переобтяжуйте лист чужо­мовними словами. Суть справи слід викладати виразно, зрозуміло, без двозначностей, які можуть викликати сум­ніви чи запитання.

Вудьте ввічливі. Стежте за стилем вашої кореспонденції. Уни­кніте категоричності. Не забувайте про вступний і завершаль­ний компліменти.

неправильно правильно

Добрий ранок! Доброго ранку!

Доброго дня! Добрий день! (Добридень!)

Доброго вечора! Добрий вечір! (Добривечір!)

Доброї (спокійної) ночі! На добраніч! (Добраніч!)

Завершальні речення можуть містити: повторну подяку, ви­словлення сподівання чи надії, запевнення у співпраці чи на­дійності, прохання дати відповідь, зателефонувати тощо, виба­чення за турботу чи затримку відповіді.

Прощальні фрази добирають залежно від рівня стосунків (партнерства) на зразок:

Завжди щиро Ваш ...

Найліпші побажання ...

Щиро відданий Вам ...

Бажаємо успіхів ...

Із повагою ...

Залишаємося з повагою ...

Із вдячністю й повагою ... й под.

Уже написаний лист не надсилайте одразу, відкладіть, щоб потім ще раз перечитати. Пам’ятайте: бездоганно оформлена ділова кореспонденція — це свідчення вашої поваги до адре­сата!

Оскільки метою офіційного листування є засвідчування адре­сатові поваги з безумовним урахуванням рангів, воно має грун­туватися на принципах поваги та обопільної коректності.

Існують певні правила реагування на листи за термінами. Відповідь слід дати не пізніше, ніж за десять днів. Якщо запит, прохання тощо потребує ґрунтовнішого вивчення, то протягом трьох днів сповіщають адресатові, що інформацію отримано й над розв’язанням питання вже працюють. Остаточну відпо­відь слід дати не пізніше, ніж за місяць.

Зазвичай службові листи укладають на бланку, що містить надруковані реквізити установи, закладу, організації. Щодо типу інформації листи поділяють на кілька груп.

Ініціативні листи містять прохання, пропозицію, звернення чи запит до адресата.

Зразок листа-прохання:

Міністерство освіти і науки України Харківський державний технічний університет будівництва й архітектури 61040, Харків-40, вул. Сумська, 42, тел. 740-29-11, 740-21-04 Р/р 10364105 в Укрінбанку м. Харків МФО № 442071 E-mail: http://www

№01-6/24 11.01.0

6Міністерство у справах молоді та спорту Оргкомітет Спартакіади 2006 п. Семибрату В. Г. про умови проведення спартакіади серед вищих навчальних за­кладів

Просимо надіслати пакет документів щодо умов проведення загальнодержавної спартакіади серед вищих навчальних закладів 2006-го року.

Додатки на 10 с. в 1 пр.

1. характеристика та стан спортивної бази;

2. перелік і характеристика спортивних секцій;

3. список студентів-спортсменів, розрядників, призерів.

11 повагою завідувач навчально-виховною

роботою проф. (підпис) В. С. Микитенко

Листи-відповіді залежні від ініціативних листів, оскільки їх гема і тип були вже задані запитом, проханням та ін., на дату

іі нумер яких має бути неодмінне посилання. Лист-відповідь ви­кладає характер проблеми чи розв’язання питання, прийняття чи відмову пропозиції тощо, заявлених в ініціативному листі.

Найголовніші умови, що висувають до змісту листа-відповіді, полягають у виразності формулювань щодо попередніх прохань (запитів), міри чи ступеня, часу та якості її виконання. Відмову, іміну обсягу робіт, послуг і часу їх виконання слід викладати обгрунтовано й коректно.

Зразок листа-відповіді: