6. М. Харків

ДОВІДКА № 203

Пан Леонтович Валерій Йосипович мешкає від 09.04.69 за адре­сою: м. Харків-22, вул. Тарасівська, 8, к. 3. Займає загальну жит­лову площу 38 м².

Видано до відділу обліку й розподілу житлової площі виконкому Харківської міської ради народних депутатів.

Начальник ЖЕУ (підпис) Б. В. Дерегус

(відбиток печатки)

» 4

ГМіністерство культури і туризму України Харківська державна наукова бібліотека ім. В. Короленка вул. Помаранчева, 2, м. Харків, 61003 Тел.: 744-66-20, 744-60-43

6. № 97

ДОВІДКА

Пані Кравець Галина Гордіївна працює завідувачем відділу комп­лектації фондів. Її посадовий оклад становить 950 (дев’ятсот п ятдесят) грн на місяць.

Видано до дит ’ясел № 301.

Директор (підпис) В. Л. Чикова

Голов. бухгалтер (підпис) 3. О. Вовк

(відбиток печатки)

Міністерство освіти і науки України Харківський національний університет ім. В. Каразіна майд. Свободи, 4, м. Харків, 61022 Тел.: 745-76-62, 745-36-20

17.05.06

ДОВІДКА № 79

Студ. Тельфер Ірина Семенівна навчається на IV курсі еконо­мічного ф-ту.

Видано до ЖЕ У-17.

Цекан ф-ту (підпис) Г. В. Каменєв

( 'екретар (підпис) А. О. Єршова

(відбиток печатки)

Службові записки

Доповідна записка — це документ на ім’я керівного посадовця \і інітом про виконання певної роботи, завдань, службового до­ручення, узятих на себе зобов’язань; може містити висновки та пропозиції укладача.

Доповідну записку укладають за вказівкою керівника або

і і ініціативи її автора. Цей документ може також містити по­ні момлення про наявний факт, подію, ситуацію, що склалася ' укиадачем, його підлеглими чи на підприємстві, дільниці то­що Здебільшого мета ініціативної доповідної записки — спону- ' 11 п керівника до прийняття конкретних рішень.

и

105

(Іушшіа ділова мова

Доповідні записки поділяють:

1. За походженням на внутрішні, що адресують керівникові організації або підрозділові, де працює укладач, і зовнішні, що адресують керівництву, якому підпорядкована дана орга­нізація.

Внутрішні доповідні записки підписує той, хто їх укладає.

Зовнішні оформляють на службовому бланку організації з підписом автора та його керівника.

2. За призначенням на звітні, інформаційні й ініціативні.

Пропозиція — документ, що є різновидом доповідної записки

й містить перелік конкретних пропозицій із певних питань.

Укладають пропозиції аналогічно доповідним запискам, але зазвичай після вказівки керівництва. Текст пропозиції не містить аналітичної частини, а лише вступну (обґрунтування) й виснов- кову (перелік пропозицій).

Реквізити:

1. Місце укладання — повна назва організації, від імені якої укладають записку, та її реквізити (для зовнішніх).

2. Адресат — посада, звання, прізвище й ініціали посадовця, якому подають записку, у Д. відмінку.

3. Адресант — посада, назва підрозділу, дільниці (для внут­рішніх), звання, прізвище, ім’я й по батькові особи, яка подає записку, у Р. відмінку.

4. Назва документа, нумер (для внутрішніх).

5. Заголовок («про...»).

6. Текст має такі частини:

а) загальну — малослівний і точний виклад суті події, ін­формації, пропозиції;

б) описову — аргументоване пояснення причини, факту, учинку, події; з’ясування певних положень основного до­кумента (плану, звіту, проекту тощо);

в) висновкову — конкретні пропозиції щодо оптимальних способів розв’язання, подолання чи усунення заявлених в описовій частині фактів.

7. Додаток (якщо є) із зазначенням кількості сторінок, при­мірників тощо.

8. Посада автора (якщо її не зазначено в п. 3) — ліворуч, під­пис укладача (для внутрішніх), керівника організації (для зов­нішніх) — праворуч і розшифрування підпису.

9. Дата укладання (якщо її не зазначено в п. 1) — цифрами.

Пояснювальну записку укладають на вимогу очільника, керів­ної організації або ж із власної ініціативи й вона має реквізити, аналогічні доповідним запискам.

Пояснювальна записка може бути:

1. Службовим складником чи додатком, доповненням іншого документа (плану, проекту, пропозиції, звіту, програми тощо). У ній укладач або організація обґрунтовує мету, актуальність, новизну й перелік дії основного документа. Викладає структуру, іміст, функційне призначення й термін його дії з поясненням можливих позитивних чи негативних наслідків.

2. Документом особистого штибу, у якому аргументовано

іі доказово пояснено певні дії укладача або його підлеглих чи мричини якихось подій, фактів, провин та ін.

Зразки:

Директорові харківської ЗОШ № 144 п. Колінько В. О. класного керівника 10-Б класу Осташа Олексія Юхимовича

ДОПОВІДНА ЗАПИСКА про участь в олімпіаді

Згідно з наказом № 7-6 від 19.03.06 я, учитель історії України Осташ О. Ю., очолював учнівську делегацію у складі 10 осіб до м. Києва, де 24—27.03.06 відбувалася національна шкільна олімпі­ада з історії.

Учні 10-Б кл. Галич В. Д., Киричук О. М. й учениця 8-А кл. Фсдоровська С. Ю. стали переможцями олімпіади й посіли відпо- підно I, II та III місця.

Прошу розглянути питання про заохочення зазначених учнів. Уважаю, що вони гідне репрезентували рідну школу, місто й об­пить на олімпіаді такого високого рівня.

.’9.03.06 (підпис)

Макіївський коксохімічний Заступникові директора

комбінат з адміністративно-виробничих

питань п. Ревенкові А. Р.

ДОПОВІДНА ЗАПИСКА

відповідно до розпорядження Кабміну України підготовлені звіт­ні матеріали за II півріччя й за весь 2005р.

Для якісного виконання та пришвидшення опрацювання значного пОсягу інформаційного матеріалу, а також у зв’язку із плановим переобладнанням ОЦ комбінату, виникла нагальна потреба залу­чити інші ОЦ. За попередньою домовленістю з керівництвом Доне­цького ОЦ вони спроможні виконати цей обсяг робіт.

Прошу Вас погодити це питання з керівництвом ОЦ м. Донецьк.

10.01.06

Начальник ОЦ комбінату (підпис) П. О. Сич

Деканові географічного ф-ту ОДУ

професору Литвиновій Я. В. студ. гр. ГУ—43 Кременя Дмитра Павловича

ПОЯСНЮВАЛЬНА ЗАПИСКА

Від 05.11 до 28.11.06 я не відвідував заняття, оскільки допомагав усунути наслідки стихійного лиха, що сталося за місцем мешкання батьків (м. Тересва Закарпатської обл.).

6. (підпис)

Міністерство харчової промисловості України

Директорові п. Бондар О. Г. об'єднання «Харківський хлібозавод № 8»

ПОЯСНЮВАЛЬНА ЗАПИСКА № 16

про порушення технічної дисципліни

Доводжу до Вашого відома, що 17.11.06 у зв’язку з вимкненням електроенергії в загальній мережі заводу від 20.00 до 24.00 було припинено випікання партії хліба, яка складала 150 (сто п’ятде­сят) кг.

Мною, нач. цеху № 2 Пасько В. Ю., щодо цього факту було укла­дено акт, який додаю.

Здійснено відповідний запис технологічного чергового жур­налу, напівфабрикати хліба передано до складу № 4, накладну до­дано.

Додатки: